Estamos en 2021 y las reuniones virtuales ya forman parte de la nueva normalidad. Ya sea por las restricciones relacionadas con la pandemia de COVID-19, el auge de las oportunidades de teletrabajo o por cualquier otro motivo, cada vez más gente utiliza soluciones informáticas para mantener el contacto con sus equipos.
¡Y eso es bueno! No obstante, como es un medio nuevo para mucha gente, el protocolo de las reuniones virtuales a menudo se malinterpreta o, peor aún, se ignora por completo. ¡Nuestro objetivo es cambiarlo!
Sigue leyendo para conocer la importancia de seguir el protocolo de las reuniones virtuales y obtener 10 consejos a aprovechar para asegurar la constante profesionalidad de los encuentros digitales con los compañeros.
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¿Por qué es importante seguir el protocolo de las reuniones virtuales?
El protocolo de las reuniones virtuales garantiza el transcurso ininterrumpido de los encuentros en línea. Sin este conjunto de reglas, tus encuentros virtuales estarán desorganizados y serán contraproducentes, los asistentes tendrán que levantar la voz para ser escuchados y las personalidades chocarán resultando en una cultura pésima de la organización.
Sin embargo, al priorizar el protocolo de las reuniones virtuales, tu equipo podrá realizar su trabajo en el plazo establecido y todos los asistentes se sentirán apreciados y respetados en el proceso.
Además, el protocolo de las reuniones virtuales hará que los encuentros en línea parezcan más como los presenciales que han de sustituir. Esto puede hacer que los empleados que teletrabajan sientan más compañerismo y unión que, de lo contrario, igual no llegarían a sentir con respecto a los demás compañeros.
10 consejos del protocolo de las reuniones a distancia
¿Cómo hacer que las reuniones virtuales sean productivas y que todos los asistentes puedan disfrutarlas? Sigue los 10 consejos del protocolo de las reuniones a distancia presentados a continuación, que hemos dividido en tres categorías: antes de la reunión, durante la reunión y después de la misma.
Veamos…
Antes de la reunión
El protocolo adecuado de las reuniones virtuales empieza a aplicarse mucho después del propio encuentro. Existe una serie de medidas a tomar por parte de los organizadores y los asistentes antes de reunirse:
- Prepara un programa de la reunión
Si estás organizando una reunión virtual, prepara un programa y envíalo a tu equipo. Esto garantizará que las reuniones se mantengan productivas y no se desvíen de los temas a tratar. Además, los asistentes se podrán preparar para la reunión digital y organizar cualquier documentación que puedan necesitar.
Lo último que quieres es perder el tiempo valioso de tu equipo. Al crear un programa de la reunión, garantizarás que los 30 minutos o la hora que dure la reunión sea un tiempo bien aprovechado.
Hablando de perder el tiempo de la gente, invita solamente las personas que realmente deben participar en la reunión. No tiene sentido pedir que Juan asista a una reunión de ventas, si trabaja en la oficina de atención al cliente. Reiteramos: siempre respeta el tiempo de tu equipo.
- Prueba tu equipamiento
Luego, deberás probar tu equipamiento para asegurar su buen funcionamiento antes de empezar una videoconferencia con los compañeros. Nada es más molesto durante una reunión virtual que los problemas técnicos.
¿De qué se trata? Si la reunión va a ser por teléfono, comprueba el aparato y la cobertura. ¿Es lo suficientemente fuerte la señal como para atender la llamada? Si la reunión va a ser a través de un software para videoconferencias como ClickMeeting, asegúrate de saber cómo iniciar la sesión, que la cámara, el micrófono y los altavoces funcionan y que tienes una señal fuerte de la Wi-Fi.
- Viste una ropa adecuada
Solo porque estés teletrabajando no quiere decir que esté bien vestir un pijama durante una reunión virtual. Eres profesional y tu ropa debe reflejarlo, al menos delante de tus compañeros. De lo contrario, tu equipo podrá pensar que no aprecias su tiempo.
Siguiendo la misma línea, acuérdate de peinarte, lavar la cara, cepillar los dientes etc. para que tu aspecto físico no sea una distracción durante la reunión.
Antes de presentarte a una videoconferencia, hazte la siguiente pregunta: ¿me sentiría cómodo/a si viniera así a la sede de la empresa? Si la respuesta es afirmativa, probablemente estés listo/a para empezar. Si es un “no”, arréglate antes de unirte a la reunión virtual.
- Comprueba el entorno
Una vez que te hayas asegurado de estar presentable, mira el entorno. ¿Hay algunos pósteres raros en la pared de atrás? ¿Hay ropa sucia amontonada en el suelo que tus compañeros puedan ver? Si es así, limpia el área para minimizar las posibles distracciones.
Además, piensa en el ruido de lugar desde el que te vas a unir a la reunión. Deberás elegir un sitio que sea lo más silencioso posible, es decir, no debe ser la cafetería local. Si compartes piso con familiares, tampoco debe ser el salón o la cocina.
Busca un sitio tranquilo y silencioso para atender a la reunión y no tener que gritar para que te oigan los demás compañeros.
Durante la reunión
Has creado el programa de la reunión, has probado el equipamiento y te has asegurado de que tanto tú como tus alrededores están listos para una reunión eficiente con el equipo. ¿Ahora qué? Ten en cuenta los siguientes consejos a la hora de comunicarte con los compañeros:
- Introduce a los asistentes
Este consejo se refiere más que nada al organizador de la reunión. Antes de adentrarte en el tema del encuentro y hablar de proyectos específicos, estrategias y otros temas empresariales importantes, comienza garantizando que todo el mundo haya sido introducido.
¿Por qué es importante? Porque es difícil trabajar con gente completamente desconocida. Una vez que todos conozcan los nombres y las responsabilidades de los demás participantes de la reunión, van a poder comunicarse con mayor eficacia y la reunión será más productiva.
Cuando todos hayan sido introducidos, recuerda a los asistentes el motivo de la reunión y los objetivos planteados. De esta manera, todo el mundo partirá de la misma base.
- Presta atención
Durante una reunión presencial no vas a estar mirando el móvil o el correo, ¿verdad? Entonces, ¿por qué tanta gente piensa que está bien hacerlo durante una videoconferencia? No está nada bien.
Presta la máxima atención a la persona que hable durante la reunión. Además de demostrar el respeto y la profesionalidad, también podrás realmente contribuir al tema. No vas a poder añadir nada de valor a una conversación que realmente no has estado escuchando.
Si tienes que tener algo que hacer con las manos durante la reunión, toma apuntes. De hecho, puedes ofrecerte voluntariamente a tomar notas durante la reunión para ayudar a todo el equipo.
- No interrumpas a los demás
No deberíamos ni tener que mencionarlo, pero por si acaso: no interrumpas mientras hablen tus compañeros, incluso cuando tengas algo muy importante que decir. Es que no es más que mala educación.
Además, sienta un peligroso precedente. Si los asistentes pueden interrumpirse mientras hablan en cualquier momento, nadie va a poder hablar libremente. Peor aún, los que son menos atrevidos a la hora de hablar durante las conversaciones, ahora no van a sentirse cómodos de hablar nunca.
Si eres el organizador de la reunión virtual, debes imponer unas reglas de no interrupción de estricto cumplimiento. Si asistes a una reunión organizada por otra persona, espera con tu intervención hasta que sea tu turno de hablar.
- Silencia tu micrófono
El único momento en el que debes deshabilitar el modo silencio de tu micrófono durante una reunión es cuando vas a hablar. Cuando otra persona tiene la palabra, dale al botón “silenciar”.
Esto permitirá evitar el eco causado por varios micrófonos activos. Además, se evitarán ruidos del fondo que pudieran distraer al equipo.
A lo mejor has elegido un lugar tranquilo de la casa para participar en la reunión. Pero, ¿qué pasa si el perro del vecino empieza a ladrar? ¿O tu bebé se pone a llorar sin parar en la habitación de al lado? Lo único que tienes que hacer es silenciar tu micrófono y el resto de los asistentes ni se va a enterar.
Por último, silenciar el micrófono también desanima de interrumpir a los demás compañeros. Si tienes que desactivar el modo silencio para hablar, vas a recordar mejor que debes esperar tu turno.
Después de la reunión
Tu reunión está a punto de terminar, pero existen unos cuantos consejos más que te van a ser útiles y que vamos a comentar en esta breve sección:
- Pide preguntas
Antes de terminar oficialmente la reunión y cerrar la sesión, acuérdate de preguntar a tu equipo si tienen dudas o preguntas. ¿Todo el mundo tiene claro lo que debe hacer? ¿Cada persona ha entendido el objetivo global del equipo?
A nadie le gusta la confusión. Al pedir preguntas del equipo, permitirás que la gente presente sus dudas y reciba las respuestas necesarias para sentirse cómoda con las tareas asignadas.
Este consejo también tiene mucho sentido desde el punto de vista empresarial. Si tu equipo no entiende lo que deben hacer, no lo van a poder hacer de una manera eficiente, lo cual resultará en una reducción de la productividad y la motivación del equipo. Asegúrate de que los empleados conozcan sus tareas y harás que aumenten los beneficios.
- Lleva un seguimiento después de la reunión
Por último, pero no de menos importancia, el protocolo adecuado de las reuniones virtuales incluye el seguimiento por el organizador después de la reunión. Tómate el tiempo necesario para enviar los apuntes de la reunión, tareas individuales y todo lo demás que se te ocurra como relevante para los distintos asistentes de la videoconferencia.
De esta forma, todo el mundo tendrá sus tareas indicadas por escrito y sabrá exactamente en qué debe centrar sus esfuerzos hasta la próxima reunión.
ClickMeeting simplifica el protocolo de las reuniones virtuales
El software para reuniones como ClickMeeting puede facilitar mucho la implementación y el cumplimiento del protocolo de las reuniones virtuales que hemos comentado. Es una de las razones por las que nuestro programa sea la solución preferida de cientos de miles de personas alrededor del mundo.
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Permitir que cada asistente pueda tomar la palabra
Con ClickMeeting, incluso 25 personas se pueden reunir al mismo tiempo. Además, todos los asistentes pueden escuchar, hablar y comunicarse de otra manera con los demás participantes de la videoconferencia. Esto significa que cada asistente pueda intervenir durante la reunión.
Pero no te preocupes, los organizadores de la reunión mantienen el control sobre el transcurso de la misma. Los organizadores pueden asignar ponentes, gestionar chats por privado, moderar debates bloqueando y desbloqueando a los asistentes elegidos, y mucho más.
Garantizar una participación activa de tus asistentes en línea
La clave de una reunión exitosa es la interacción de los asistentes, sobre todo si quieres asegurar el respeto y la participación activa durante todo el encuentro.
ClickMeeting incluye múltiples funciones que fomentan la interacción, tales como la opción de compartir la pantalla, pizarras blancas digitales, opciones de chat públicas y privadas, así como la posibilidad de realizar pruebas y encuestas. Cada una de estas cosas ayuda a mantener la concentración y la participación activa de los asistentes durante la reunión.
Consultar las estadísticas de la reunión virtual
Finalmente, todas las reuniones organizadas a través de ClickMeeting incluyen un panel analítico que se puede aprovechar para evaluar las reuniones virtuales y mejorarlas de cara al futuro.
¿Cuánto tiempo duró la última reunión? ¿Se consiguió mantener la participación activa de los asistentes durante todo ese tiempo o se pudo notar cada vez menos atención? Utiliza ClickMeeting para responder a estas preguntas y ajustar los futuros encuentros para hacerlos más productivos.
Mejora tu protocolo de las reuniones virtuales
Seguir el protocolo de las reuniones virtuales es esencial tanto para los asistentes como los organizadores. Si el equipo no consigue comunicarse de una manera productiva y respetuosa a través de un software para videoconferencias, va a ser difícil que la empresa realmente pueda progresar.
Por suerte, seguir el protocolo de las reuniones virtuales no es difícil. Basta con seguir los 10 consejos que hemos presentado en este artículo. Con ellos, tus reuniones digitales se desarrollarán mucho mejor: ¡lo garantizamos!
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