Hoy en día, la realización de grandes e importantes proyectos requiere que todos los empleados de la empresa arrimen el hombro. Esto significa la selección de los mejores profesionales de cada departamento y su incorporación en un único equipo basado en la colaboración transversal.
En este artículo, hablaremos del concepto de la colaboración transversal y de los retos relacionados con la misma, presentaremos un marco de colaboración transversal de probada eficacia y comentaremos cuatro maneras de mejorar este tipo de colaboración en tu empresa.
¡A por ello!
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¿Qué es la colaboración transversal?
La colaboración transversal tiene lugar cuando los empleados de distintos departamentos de una organización unen esfuerzos para conseguir un objetivo concreto.
Por ejemplo, si una empresa decide organizar una conferencia digital, sus gerentes probablemente tengan que consultar al equipo de gestión de finanzas para determinar el presupuesto del evento, a los profesionales del servicio de atención al cliente para entender a quién debe dirigirse el contenido a presentar, y al departamento de marketing para elaborar estrategias eficaces para promocionar el evento.
Si estos tres equipos no unen fuerzas y no actúan como una sola unidad, la conferencia digital puede acabar siendo un fracaso. Desgraciadamente, la colaboración transversal no siempre es un mar de rosas…
3 retos que supone la colaboración transversal
La colaboración transversal, a pesar de su importancia, a menudo es difícil de conseguir. ¿Por qué? Porque los profesionales involucrados tienen distintas prioridades, preferencias de comunicación y secuencias de tareas que los demás individuos con los que de repente tienen que cooperar.
Profundicemos en cada uno de estos tres retos:
1. Prioridades
Cada departamento de una organización debe cumplir con determinados objetivos. Marketing necesita generar clientes potenciales. Ventas debe conseguir que estos se conviertan en clientes reales. El servicio de asistencia debe velar por la satisfacción de los clientes para animar la fidelidad y repetición de las transacciones…
Dado esto, los equipos transversales a menudo se enfrentan a un diferencia de prioridades. Cada miembro del equipo está tan acostumbrado a los objetivos específicos de su departamento que le puede resultar difícil ajustarse a la nueva realidad.
Por suerte, la clave para superar este reto es sencilla: indicar claramente el/los objetivo(s) del equipo transversal nada más empezar el proceso colaborativo. Cuando todo el mundo entienda el objetivo global, le va a ser más fácil hacer lo que le corresponda.
2. Comunicación
Tu equipo transversal también puede encontrar problemas de comunicación.
Esto suele pasar cuando los miembros del equipo utilizan jerga propia de sus departamentos para comunicarse con los demás. Si trabajas en RR.HH., a lo mejor no sabes lo que son los USP y CTA. Si un profesional de marketing se empeña en utilizar estos términos, vas a acabar confundido y frustrado.
Igual que en el caso anterior, este reto también es bastante fácil de superar. Basta con pedir al equipo que eviten el uso de jerga en la comunicación. Y animarles a hacer preguntas cuando no entiendan algo que haya dicho otro compañero.
3. Secuencias de tareas
Finalmente, los equipos transversales también deben solucionar problemas a nivel de las secuencias de tareas a realizar.
Es muy probable que a cada miembro de tu equipo le guste hacer las cosas de una manera concreta. A lo mejor tienen unas herramientas informáticas que les gusta usar. O unas opiniones firmes acerca de la manera en la que deben desarrollarse las reuniones internas. La lista sigue.
Pero para que tu nuevo equipo transversal pueda brillar, deberás crear unas secuencias de tareas estándares para que todo el mundo las pueda seguir. De nuevo, lo que importa es la claridad. Explica tus secuencias de tareas al equipo al principio de la colaboración para que todo el mundo pueda partir de la misma base.
Un marco probado de colaboración transversal
Cada equipo transversal se enfrentará a los retos anteriormente mencionados. La clave para superarlos es establecer un marco probado que se apoye en los siguientes tres pilares:
Estrategia
Necesitas crear un plan válido para tu equipo transversal. ¿Qué queréis conseguir? ¿Cuánto os queda para lograrlo? ¿Qué compañeros de tu organización pueden ayudarte a alcanzarlo de la manera más rápida y más eficiente posible?
Sin una estrategia robusta, acabarás perdiendo el tiempo valioso de todos.
Una vez entendidos los objetivos finales, crea unos hitos para poder llevar un seguimiento del proceso. Solo asegúrate de que cada hito esté acompañado de una fecha límite e insiste en el cumplimiento. Esto garantizará que el trabajo se realice en el tiempo previsto y dentro del presupuesto contemplado.
Liderazgo
La colaboración transversal siempre necesita poner a alguien a cargo. Hazte un favor y nombra a un líder del equipo nada más empezar la colaboración.
Esta persona debe contar con el respeto de todos y ser totalmente digna de confianza. Además, debe saber comunicarse con los demás, inspirar y motivar a la gente a su alrededor. Dicho de otra manera, debe demostrar los atributos estándares de liderazgo (cosa que no debe extrañar).
Asimismo, el líder que designes para gestionar tu colaboración transversal debe entender los objetivos principales de la empresa, así como los objetivos específicos con los que el nuevo equipo deba cumplir. De esta manera, podrá transmitir información a los demás.
Software
Por último, invierte en algunas soluciones informáticas para mejorar la eficacia de la colaboración transversal. Existen dos tipos concretos de software que podemos recomendar:
Software para gestión de proyectos
Las aplicaciones para la gestión de proyectos mantienen la organización del trabajo de los equipos y llevan un seguimiento de sus esfuerzos. Existe toda una serie de soluciones disponibles en el mercado, aunque nosotros sugerimos alguna de las siguientes aplicaciones:
- Trello: Trello es un programa informático popular para la gestión de proyectos, basado en la metodología Kanban. Permite crear fácilmente nuevos proyectos y cooperar con otros miembros del equipo. Además, proporciona una gran visibilidad que suelen apreciar muchos usuarios. Y lo mejor de todo: muchas de las funciones principales de Trello se pueden utilizar con el plan gratuito del programa.
- Asana: Asana es una aplicación para la gestión de proyectos algo más tradicional que Trello. Como tal, ofrece una multitud de opciones a sus usuarios: múltiples vistas del cronograma, hitos del proyecto, comunicación interna, gestión de la carga de trabajo, automatización y mucho más. Todas estas funciones se traducen en la necesidad de invertir más tiempo en conocerlas, lo cual también hay que tener en cuenta.
- Airtable: Airtable combina las características de una hoja de cálculo común con el poder de una base de datos creando una solución única para la gestión de proyectos. Puede servir perfectamente para la colaboración transversal porque es una solución muy flexible y permite a los miembros del equipo personalizar su manera de trabajar sin interrumpir las secuencias de tareas estándares.
Software para la comunicación
La comunicación clara es esencial para una colaboración transversal eficiente. Por suerte, existen muchas herramientas informáticas que te pueden ayudar a conseguirla:
Correo electrónico Todo el mundo utiliza el correo electrónico de toda la vida, por lo que es una herramienta muy útil en la colaboración transversal. No es exactamente “última tecnología”, pero al menos no tienes que organizar cursos de formación dedicados a su uso. Además, el correo electrónico permite guardar las conversaciones anteriores para consultarlas en caso de necesidad. ¡No descartes el correo electrónico!
Slack: Slack es una herramienta de mensajería muy popular en el mundo de los negocios. Aunque no ha logrado eliminar el correo electrónico tradicional según prometía (ver arriba), es un programa muy útil que acelera y facilita la comunicación. Además, permite consultar rápidamente las conversaciones anteriores y enviar y recibir grandes documentos en muy poco tiempo.
ClickMeeting: En cuanto a la comunicación visual, no te puedes equivocar con ClickMeeting. Nuestra plataforma reúne a miles de clientes de 125 países del mundo permitiéndoles organizar reuniones en línea, seminarios web, e incluso conferencias virtuales integrales. Entre las funciones principales para los equipos transversales destaca la opción de compartir la pantalla, pizarras blancas digitales, salas para grupos y grabaciones de las reuniones. Y lo mejor de todo: ¡puedes empezar a utilizar ClickMeeting gratis ahora mismo! Regístrate para conseguir un período de prueba de 30 días gratis (no se requieren datos de la tarjeta de crédito) y probar la plataforma por tu cuenta.
Cómo mejorar la colaboración transversal
Inevitablemente, la colaboración transversal eficiente requiere algo de práctica. Pero existen unas cuantas cosas que te pueden ayudar en el proceso. A la hora de trabajar con profesionales de otros departamentos, siempre ten en cuenta los siguientes cuatro aspectos:
1. Fomenta la diversidad
La diversidad en el entorno de trabajo aporta un montón. Distintas experiencias vitales, perspectivas contrarias y toda una serie de competencias solo harán que tu equipo transversal sea más fuerte. Siempre con una buena gestión, claro. Por eso, debes fomentar la diversidad.
A la hora de construir tu equipo, consulta los recursos de toda la empresa para encontrar la gente adecuada, es decir, personas que puedan aportar algo diferente. Solo asegúrate de que los miembros del equipo se complementen. Lo último que quieres es un ambiente de hostilidad.
Por lo general, los equipos que saben reflexionar sobre un problema desde todos los ángulos posibles son más exitosos porque están preparados para cualquier posibilidad. ¡Construye un equipo de esos!
2. Confía en tu equipo
Es difícil confiar plenamente en una persona con la que jamás hemos trabajado. Y cuando colaboramos en equipos transversales, estamos rodeados de caras nuevas: algunas ni siquiera nos suenan. De eso realmente se trata, ¿verdad? Pero no es nada fácil…
Por eso, debes generar confianza en tu equipo. Empieza con algunas tareas simples para que todo el mundo se pueda conocer. Y siempre celebra los éxitos. La colaboración construye el compañerismo que rápidamente se transforma en relaciones basadas en la confianza.
Si eres el líder del equipo, también deberás evitar microgestionar a tus empleados. Esto sería como si les estuvieras diciendo que no te parecen lo suficientemente competentes para realizar las tareas por cuenta propia. En lugar de hacer las cosas así, confía en su capacidad de conseguir el resultado deseado.
3. Ofrece incentivos
También puedes ofrecer incentivos a tu equipo transversal para mejorar su rendimiento y eficiencia. La mayoría de las personas se esfuerza más al tener un motivo personal para hacerlo, es decir, una razón aparte de lograr mejores resultados para la empresa.
Ahora bien, los incentivos ofrecidos no tienen que ser premios estándares, aunque si te parece que las tarjetas de regalo podrían ayudar a motivar al equipo, ¡no dudes en usarlas! No obstante, todo el mundo debe saber cuál será su beneficio.
Por ejemplo, ¿podría mejorar la reputación de tus empleados en la oficina y ayudarles a lograr ese ascenso deseado, si trabajan en tu equipo transversal? ¿Será un reto atractivo a superar y les ayudará a evitar un trabajo monótono y ajetreado?
Siempre busca las maneras de incentivar al equipo y ayudarles a alcanzar su máximo potencial.
4. Crea manuales de estrategias
Por último, pero no de menos importancia, sugerimos preparar un manual de estrategias con información útil acerca del proyecto: secuencias de tareas, procedimientos, plazos, herramientas informáticas, etc.
Y lo mejor sería dejar el manual abierto para que los miembros del equipo lo puedan ir actualizando y añadir contenidos que les parezcan relevantes. Cuando tu equipo pueda compartir sus pensamientos e ideas libremente, estará más involucrado y se podrán difundir los conocimientos.
En resumen
La colaboración transversal permitirá a tu empresa lograr cosas nuevas y maravillosas: siempre que se haga bien. En este tipo de entorno de trabajo existen muchos retos a superar. No obstante, si adoptas un marco probado, inviertes en los programas informáticos adecuados y sigues los consejos de este artículo, todo debería ir bien.
Por cierto, hablando de programas informáticos, no te olvides de ClickMeeting. Nuestra aplicación ayudará a tu equipo transversal mantener la organización y el rendimiento adecuado proporcionando una manera de comunicación fiable. ¡Empieza el período de prueba de 30 días gratis hoy mismo!
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