No sé si te has dado cuenta, pero el sector de las videoconferencias ha experimentado una explosión en los últimos años. Y no solo por la COVID-19…

Según Globe Newswire, las reuniones por videoconferencia estaban a un nivel del 48 % antes del inicio de la pandemia. Ahora, por el distanciamiento social y el trabajo a distancia, se han convertido en algo habitual. Y no hay ningún indicio que apunte a que vayan a dejar de serlo por el momento.

Así que la pregunta es: ¿cómo puedes crecer en esta nueva realidad de reuniones virtuales? ¡Sencillo! Construye una sala de videoconferencias para ti o para tu equipo.

Tu sala de videoconferencias puede ser tan sencilla o compleja como tú quieras. A muchas personas les va bien con sus portátiles y un software asequible; otras invierten en opciones de hardware caras para subir el nivel de las reuniones virtuales.

En este artículo, hablaré de todo lo relacionado con el software, hardware y el entorno, para que puedas crear una sala de videoconferencias adaptada a tus necesidades.

Tu sala de videoconferencias: software

Además de tener un buen ordenador, que seguramente ya tengas, el software de videoconferencias es lo único que tu sala de videoconferencias realmente necesita. Todo lo demás es un extra.

En lo que se refiere al software de videoconferencias, con ClickMeeting acertarás seguro. Nuestra plataforma es asequible, potente y ya tiene contentos a miles de usuarios en todo el mundo. También es facilísima de usar, lo que es un factor muy importante para mucha gente.

Con ClickMeeting, obtendrás acceso a una gran variedad de funciones de alto nivel, como:

  • Personalización de marca: Haz que tu espacio digital sea único añadiendo logotipos y ajustando los esquemas de color. Esto es una característica especialmente importante si lo que planeas es organizar eventos públicos —y no solo reuniones internas— en tu sala de videoconferencias.

  • Modo presentación: Con esta función, puedes cargar contenido digital, como tablas y gráficos, para apoyar tus presentaciones, compartir tu pantalla fácilmente con tus compañeros y trabajar conjuntamente con otros asistentes gracias a la pizarra digital.

  • Sondeos y encuestas: La clave para una videoconferencia de éxito es la participación. ClickMeeting permite que los anfitriones de la conferencia lancen sondeos y encuestas digitales, lo que ayuda a mejorar la participación de los asistentes y ofrece ideas valiosas a sus procesos mentales.

  • Múltiples opciones de chat: Si planeas organizar eventos públicos, las funciones de chat de ClickMeeting te serán de gran utilidad. Los chats moderados permiten que se generen conversaciones públicas sin interrumpir el ritmo de la reunión; los chats privados permiten entablar conversaciones privadas entre dos personas.

  • Retransmisión en redes sociales: ¿Qué pasa si quieres organizar una gran conferencia en línea en tu sala de videoconferencias con la que quieres llegar al máximo de personas posible? Usa ClickMeeting para retransmitir tu evento en Facebook o YouTube y aumentar tu público.

  • Análisis del webinar: Si usas ClickMeeting para organizar webinarios, seguro que sabrás apreciar el panel de análisis, que te dice quién ha participado, desde dónde, su información de contacto y si les ha gustado tu evento.

  • Grabación de las reuniones: Independientemente de si has organizado una conferencia digital para 1000 personas o una reunión interna para dos, siempre es una buena idea darle a grabar para que tus conversaciones estén disponibles para consulta en el futuro. Con ClickMeeting, las grabaciones son coser y cantar.

Existen muchos softwares de videoconferencias disponibles, pero ninguno como ClickMeeting, ya que combina funciones del más alto nivel con una interfaz intuitiva y a un precio asequible.

Empieza tu periodo de prueba de 30 días gratis de ClickMeeting para probar el software por tu cuenta. ¡Ni siquiera te pediremos tu número de tarjeta! Si te gusta nuestra herramienta, regístrate y disfrútala por tan solo 25 $ al mes para convertir tu portátil en una sala de videoconferencias altamente funcional.

Tu sala de videoconferencias: hardware

Como hemos mencionado anteriormente, un software fiable es lo único que tu sala de videoconferencias necesita. Pero si lo que quieres es subir el nivel de experiencia o reunir a varias personas en una misma sala al mismo tiempo, echa un vistazo a estas soluciones audiovisuales para tu sala de conferencias:

Auriculares

Los auriculares mejorarán tu experiencia en las reuniones virtuales, porque ayudan a minimizar el eco.

Cuando sale audio por los altavoces de tu ordenador, existe una posibilidad de que tu micrófono capte este sonido y lo ejecute a través del sistema. Esto genera un eco perceptible que puede ser altamente molesto durante las conferencias virtuales.

Por suerte, seguramente ya tengas todo lo necesario para evitar estos problemas. Un par de cascos inalámbricos, como los AirPods de Apple funcionan estupendamente, igual que otras opciones más económicas como el modelo Elite 65t de Jabra. Básicamente, cualquier tipo de auricular, tanto los clásicos audífonos como los de diadema, es mejor que usar los altavoces de tu ordenador.

Cámara externa

Las cámaras web que vienen integradas en la mayoría de portátiles son mediocres. Si quieres mejorar la calidad de tu transmisión de vídeo, invierte en una buena cámara externa. Te presentamos un par de opciones:

  • Cámara web de calidad: La cámara web Logitech C920e es una opción increíble que puedes conseguir por unos 70 $. ¿Se te va de presupuesto? Prueba la cámara web Logitech C310. Igual que cualquier cámara web externa, va a ser mejor que la que venga integrada en tu ordenador.

  • Cámara web independiente: Si la calidad de vídeo es algo que te preocupa, te recomendamos que inviertas en una cámara independiente. Asegúrate de que puedes conectarla fácilmente a tu ordenador y que es compatible con el software de videoconferencias que elijas. Atención: No recomiendo esta opción a menos que realmente necesites vídeo en alta definición… La mayoría no lo necesita.

Recuerda, una cámara externa NO ES NECESARIA. Una gran mayoría de profesionales utiliza las cámaras integradas en sus ordenadores para participar en videoconferencias sin ningún problema.

La única excepción en la que sí recomendaría invertir en una solución externa es si el vídeo en alta definición es realmente importante para ti o si planeas crear una sala de videoconferencias especializada con muchos asistentes al mismo tiempo. En este caso, cómprate una cámara externa.

Micrófono externo

La calidad de tu audio durante la videoconferencia es importante y la mejor forma de mejorarlo es haciéndote con un micrófono externo. Igual que con las cámaras externas, tienes varias opciones:

    • Micrófonos USB: La opción de micrófono más sencilla y popular para las salas de videoconferencia es un micrófono USB. Lo único que tienes que hacer es conectarlo para que tu audio mejore. Plantéate comprar el Blue Yeti o el Shure MV5.

    • Micrófono de solapa: Un micrófono de solapa (de esos pequeños de pinza que te colocas en la camisa) es otra opción que puedes adquirir por tan solo 20 $. Recomiendo el Rode Lavalier GO si no te molestan los cables y la opción Rode Wireless GO si lo prefieres inalámbrico.

    • Micrófonos «shotgun»: Un micrófono de este estilo con calidad de transmisión te dará la mejor calidad de audio, aunque es posible que tengas que invertir en un panel de control para usarlo. En este caso, también me gusta la oferta de Rode. Elige la opción de la gama VideoMic que mejor se ajuste a tus necesidades y a tu bolsillo.

El tipo de micrófono externo que elijas dependerá de tus objetivos. Si estás construyendo una sala de videoconferencias personal, un micrófono USB probablemente sea la mejor opción.

Pero si estás construyendo una sala de videoconferencias de gran tamaño que vayan a usar varios miembros del equipo al mismo tiempo, un micrófono «shotgun» (o alguno por el estilo) es la mejor opción.

Monitores, altavoces y paneles de control

Hemos agrupado los monitores, los altavoces y los paneles de control en un mismo lugar porque solo son necesarios si lo que quieres es construir una sala de videoconferencias especializada. Si no, puedes saltarte esta sección sin problema y pasar directamente a la siguiente, donde hablaremos del entorno en el que puedes construir tu sala de reuniones.

¿Sigues ahí? Bien, pues hablemos de cómo convertir tu espacio de oficina vacío en la sala de videoconferencias en mayúsculas para reuniones de grupo y conferencias virtuales.

Monitores

Un monitor grande permitirá que todas las personas en tu sala de conferencias vean el material que aparece en pantalla y puedan participar. Te mostramos un par de aspectos a tener en cuenta al comprar un monitor:

  • Tamaño de pantalla: ¿Cómo de grande debe ser? La sabiduría popular dice que la longitud diagonal de tu pantalla debería ser la mitad de la longitud de tu sala. Así que si tu sala tiene 3 metros de largo, la pantalla tiene que ser de 60 pulgadas. En resumen, elige un tamaño de pantalla que permita a todos los participantes ver el material sin dificultad.

  • Altura de la base: En segundo lugar, piensa en la disposición de tu sala de videoconferencias. Tu disposición indicará la altura de la base de tu monitor. Por ejemplo, si tu sala incluye una mesa de conferencias y sillas, monta tu pantalla de tal forma que los asistentes a tu reunión puedan ver de forma fácil y cómoda la pantalla mientras estén sentados.

Altavoces

La siguiente cuestión que debes tener en cuenta es la ubicación de los altavoces en tu sala de conferencias. Existen infinidad de opciones disponibles, dependiendo de la forma en la que organices tu sala.

Si es pequeña, por ejemplo, una barra de sonido, montada debajo de tu monitor, debería ser suficiente; para salas más grandes, plantéate usar altavoces de mesa. O si quieres ir a por todas, instala los altavoces en el techo de tu sala de videoconferencia.

Pero siempre recuerda que el volumen no es lo más importante: elige altavoces que alcancen un buen volumen, pero que a su vez ofrezcan un audio de alta calidad sin ecos, retorno ni demás molestias.

Paneles de control

Finalmente, céntrate en los paneles de control para tu sala de videoconferencias especializada, que facilitará mucho tu experiencia a la hora de organizar buenas reuniones virtuales. ¿Pero cuál debes elegir?

En primer lugar, comprueba que el software de videoconferencias que elijas tiene una opción preferente. Si es así, seguramente sea la mejor elección. Si no, plantéate hacerte con un ATEM Mini. Solo te costará 295 $ y te permitirá mostrar imágenes y vídeos, trabajar con empleados que estén en remoto y activar múltiples cámaras, todo ello desde la comodidad de un dispositivo pequeño y de escritorio.

Tu sala de videoconferencias: entorno

Después, piensa en el espacio en el que vas a construir tu sala de videoconferencias. Si es ruidosa, tiene poca luz o distrae a otros asistentes de cualquier otra forma, tus reuniones virtuales no serán tan efectivas como podrían haber sido. Veamos estos elementos en detalle:

Un espacio silencioso

Que tu «sala» de videoconferencias consista en un portátil y un par de auriculares no significa que no puedas organizar reuniones desde donde tú quieras.

Elige un espacio silencioso para que las personas al otro lado de la pantalla puedan oírte alto y claro. En otras palabras, no te unas a las reuniones en cafeterías o en medio de tu espacio de trabajo compartido favorito. Hay demasiadas distracciones en estos sitios.

Ten esto en cuenta también si estás construyendo una sala de videoconferencias completa. Prueba a crear tu sala de conferencias lejos del alboroto habitual de tu oficina. Si fuese necesario, considera insonorizar las paredes de alguna manera para mantener alejado cualquier sonido no deseado.

Buena luz

Una buena iluminación mejorará la calidad de tus transmisiones más que cualquier cámara o micrófono externos de primera calidad. Por suerte, la iluminación es fácil de ajustar.

A veces, lo único que tienes que hacer es encender las luces de tu sala y abrir una ventana. Si esto no funciona, hazte con una lámpara y colócala detrás de la cámara que esté apuntando a tu cara. ¿Aún no te parece suficiente? Cómprate un set de iluminación en Amazon y utilízalo como se indica en las instrucciones.

Un fondo limpio

Y por último, pero definitivamente no por ello menos importante, echa (literalmente) la vista atrás antes de iniciar una videoconferencia. ¿Hay ropa sucia por el suelo? ¿Tienes posters en la pared que podrían suponer una distracción? Hazles a todos un favor y muéstrales un fondo limpio durante tus reuniones virtuales.

Esto puede ser tan fácil como ordenar tu espacio. Y si eso es demasiado engorroso (y tu software de videoconferencias ofrece esta opción), elige un fondo digital sencillo para mostrar.

Organiza mejores reuniones y eventos virtuales

Si organizas una reunión virtual de forma habitual, deberías crearte tu propia sala de videoconferencias. Por suerte, no es una tarea complicada. Todo lo que debes hacer es poner a punto tu ordenador, invertir en ClickMeeting y asegurarte de que tu entorno de trabajo para reuniones es profesional.

Por supuesto, siempre puedes actualizar tu hardware para mejorar la calidad de tus reuniones. Si lo haces o no, depende únicamente de tus objetivos, pero elijas lo que elijas, esperamos que esta guía de salas para videoconferencias te haya sido útil. ¡Suerte!

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Autor Jacob Thomas

Content writer @ ClickMeeting

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