Formación en seminarios web: una guía completa

¿Está pensando en organizar un seminario web de formación para su equipo, sus clientes o sus clientes potenciales? Está ante una gran oportunidad. Los seminarios web son una de las formas más rentables de formar a personas a gran escala. Pero aquí está el problema: la mayoría de los seminarios web de formación son tremendamente aburridos, están mal planificados y, en última instancia, son ineficaces.

¿Cómo evitar unirse a las filas de los seminarios web formativos olvidables y que no vale la pena ver? ¿Cómo crear contenido educativo que la gente realmente vea, aprenda y aplique?

Eso es exactamente lo que tratamos en esta guía. Aprenderá qué hace que los seminarios web formativos sean eficaces, por qué merecen su tiempo y dinero y, lo más importante, un proceso probado de cinco pasos para organizar seminarios que realmente eduquen y atraigan a su público.

Empecemos.

Ideas clave

• Los seminarios web eliminan los costosos gastos generales: no hay que alquilar salas, ni pagar catering, ni gastos de desplazamiento. Puede formar a cientos de personas desde una simple oficina.
• La formación digital suele aumentar el interés en lugar de reducirlo: los participantes pueden centrarse en el contenido sin distracciones presenciales, además de que usted tiene acceso a sondeos, encuestas y herramientas de interacción en tiempo real.
• Grabe una vez, eduque para siempre: las grabaciones de los seminarios web se convierten en recursos de formación atemporales que puede reutilizar como contenido bajo demanda durante meses o años.
• Cuatro formatos de formación para diferentes necesidades: los seminarios web en directo generan entusiasmo e interacción en tiempo real, los seminarios bajo demanda ofrecen flexibilidad, los seminarios automatizados combinan ambas ventajas y las grabaciones de seguimiento garantizan que nadie se pierda nada.
• Las funciones de participación transforman a los espectadores pasivos en alumnos activos: las encuestas, las sesiones de preguntas y respuestas, el uso compartido de pantalla y el contenido visual mantienen la atención y garantizan una alta retención de la información.
• Los análisis revelan lo que funciona: realice un seguimiento de las tasas de asistencia, los niveles de participación y la duración de las visualizaciones para mejorar continuamente la eficacia de su formación.

¿Qué es una formación mediante seminarios web?

La formación mediante seminarios web es cualquier contenido educativo (conferencias, talleres, tutoriales, sesiones de desarrollo de habilidades) que se imparte a través de software para seminarios web. No importa si se transmite en directo o bajo demanda. Si enseña a las personas algo valioso a través de un formato de seminario web, es una formación mediante seminario web.

Piense en la formación mediante seminarios web como la evolución digital del aprendizaje en el aula. En lugar de reunir a todo el mundo en una sala de conferencias, usted lleva el aula a ustedes, estén donde estén y cuando mejor les venga.

Las empresas utilizan la formación mediante seminarios web para todo tipo de fines: incorporar a nuevos empleados, enseñar a los clientes a utilizar los productos, generar clientes potenciales cualificados, crear autoridad de marca e incluso aumentar directamente las ventas educando a los clientes potenciales sobre las soluciones.

¿Cuál es la ventaja de la formación mediante seminarios web? Se adapta fácilmente. Tanto si enseña a cinco personas como a cinco mil, el esfuerzo por su parte es prácticamente el mismo.

Tres ventajas de la formación mediante seminarios web

¿Debería su organización invertir tiempo y recursos en la formación mediante seminarios web? Por supuesto, si quiere reducir costes, aumentar el compromiso y multiplicar la productividad de su equipo sin trabajar más.

He aquí por qué la formación mediante seminarios web ofrece un retorno de la inversión tan elevado:

1. Asequibilidad

¿Recuerda la última vez que asistió a una formación presencial? Sume el alquiler del local, el catering para el almuerzo, los materiales impresos, los gastos de desplazamiento de los ponentes y el tiempo que todos dedicaron fuera del trabajo. Ese solo día probablemente costó miles, quizá decenas de miles, de dólares.

La formación mediante seminarios web elimina casi todos esos gastos. Puede organizar la formación desde su oficina, su casa o cualquier lugar con una conexión a Internet decente. Los participantes se unen desde sus escritorios o sofás. Sin gastos de viaje. Sin gastos de alquiler del local. Sin facturas de catering.

Lo que antes costaba 10 000 dólares por una sola sesión de formación, ahora cuesta lo mismo que la suscripción al software de seminarios web. Y ese mismo seminario web grabado puede formar a cientos de personas más sin ningún coste adicional.

2. Participación

Hay algo que sorprende a la mayoría de la gente: los seminarios web suelen aumentar la participación de los asistentes en comparación con la formación presencial.

¿Cómo? En un aula física, los participantes se distraen con conversaciones paralelas, gente que pasa por delante, sillas incómodas y la persona de al lado mirando su teléfono. En un seminario web, esas distracciones desaparecen. Los participantes pueden centrarse por completo en su contenido.

Además, las plataformas de seminarios web modernas incluyen potentes herramientas de participación. Puede compartir su pantalla para mostrar exactamente lo que está explicando. Realice encuestas y sondeos para comprobar la comprensión en tiempo real. Abra sesiones de preguntas y respuestas en las que incluso los participantes más tímidos se sientan cómodos haciendo preguntas a través del chat.

¿El resultado? Las personas prestan más atención, retienen más información y se sienten más cómodas participando.

3. Productividad

Aquí es donde la formación mediante seminarios web se vuelve realmente poderosa. Cree la formación una vez y utilícela indefinidamente.

Grabe su seminario web en directo. Conviértalo en un módulo de formación bajo demanda. ¿Tiene nuevos empleados que empiezan el mes que viene? Que vean la misma formación. ¿Un cliente necesita formación sobre el producto? El mismo vídeo. ¿Un cliente potencial quiere saber más antes de comprar? Lo ha adivinado: el mismo contenido.

Una hora de esfuerzo creando un seminario web puede formar a cientos o miles de personas durante meses o años. Eso es multiplicar la productividad, no sumarla.

Empiece con la formación mediante seminarios web

Esas tres ventajas (asequibilidad, compromiso y productividad) explican por qué las empresas inteligentes están pasando a la formación basada en seminarios web. Pero conocer las ventajas no es suficiente. Necesita un proceso práctico para crear una formación que realmente funcione.

Siga estos cinco pasos y podrá organizar seminarios web de formación que eduquen de forma eficaz al tiempo que construyen su marca y su negocio.

1. Aprenda de los expertos

Antes de planificar su primera formación, estudie a las personas que ya lo hacen bien. ¿Por qué reinventar la rueda cuando puede aprender de expertos que ya han descubierto lo que funciona?

Aquí tiene dos opciones excelentes:

1. Estudie a sus educadores favoritos: ¿quién enseña en su sector o nicho? ¿A qué creadores de contenido sigue? Inscríbase en sus seminarios web y analice todo: su estilo de presentación, cómo estructuran el contenido, cuándo utilizan elementos visuales, cómo gestionan las preguntas y respuestas, qué llamadas a la acción utilizan. Tome notas detalladas sobre lo que le mantiene interesado y lo que le parece aburrido.
2. Explore los ejemplos de seminarios web de ClickMeeting: visite el centro de prensa de ClickMeeting para ver seminarios web producidos profesionalmente en diferentes sectores. Vea cómo los formadores eficaces estructuran su contenido, captan la atención de su público y aportan valor.

No se limite a verlos de forma pasiva. Pregúntese: ¿Qué hace que esto sea atractivo? ¿Por qué lo han estructurado de esta manera? ¿Qué haría yo de forma diferente? Este aprendizaje activo acelera drásticamente sus propias habilidades para impartir seminarios web.

2. Elija su formato de formación

Una vez que haya estudiado algunos ejemplos, es el momento de planificar su propia formación. Empiece por decidir qué formato se adapta mejor a sus objetivos y a su público.

Tiene cuatro opciones sólidas, cada una con ventajas distintas:

• Seminarios web retransmitidos en directo: crean urgencia y emoción. «Únase a nosotros en directo este jueves» resulta más atractivo que «véalo cuando quiera». Los seminarios web en directo también permiten la interacción en tiempo real: puede responder a las preguntas de inmediato, ajustar su presentación en función de las reacciones del público y utilizar encuestas para evaluar la comprensión. ¿La desventaja?Todo el mundo tiene que asistir a la misma hora, lo que limita la accesibilidad.
• Seminarios web bajo demanda: ofrecen a los participantes la máxima flexibilidad. ¿Tiene una agenda apretada? Véalo a medianoche. ¿Tiene dudas sobre algún concepto? Vuelva a ver esa sección tres veces. Para los formadores, «bajo demanda» significa grabar una vez y formar para siempre. Los nuevos empleados pueden completar la formación inicial cualquier día del año. ¿La contrapartida? Menos urgencia y ninguna interacción en tiempo real.
• Seminarios web automatizados: considérenlos como seminarios web bajo demanda programados. Graba previamente su formación y luego la programa para que se ejecute en momentos específicos, por ejemplo, los martes a las 2 p. m. y los jueves a las 7 p. m. Esto combina la urgencia de «aparecer a una hora específica» de los seminarios web en directo con la eficiencia de «grabar una vez, usar para siempre» de los seminarios bajo demanda. Los participantes obtienen una experiencia más realista, aunque esté grabada.
• Grabaciones de seguimiento: ¿alguien se inscribió en su formación en directo pero no pudo asistir? Envíeles la grabación después. Esto garantiza que siga ofreciendo valor a todos los que mostraron interés, aunque no pudieran asistir. No es un formato en sí mismo, sino un respaldo crucial que maximiza el valor de sus formaciones en directo.

Aquí tiene un consejo profesional: comience con la formación en directo y luego reutilícela. Organice una sesión en directo para evaluar la reacción del público y perfeccionar su contenido. A continuación, convierta esa grabación en una formación bajo demanda o automatizada. Lo mejor de ambos mundos.

Opinión de los expertos

El error más común en la formación mediante seminarios web es intentar abarcar demasiado. Los formadores incluyen 40 diapositivas en una sesión de 60 minutos, repasan el contenido a toda velocidad y abruman a los participantes. Pero una formación eficaz no se basa en la cantidad, sino en la retención. Prefiero cubrir tres conceptos a fondo, con ejemplos y prácticas, que pasar rápidamente por diez temas que la gente olvidará al día siguiente. Cuando planifique su formación, pregúntese: ¿cuáles son las tres cosas más importantes que quiero que la gente recuerde la semana que viene? Construya toda la sesión en torno a esas tres cosas.

3. Cree contenido atractivo

¿Ha elegido el formato? Genial. Ahora viene la parte más importante: crear contenido que realmente eduque y atraiga.

Esto es lo que debe tener claro antes de empezar a grabar:

• Elija un tema concreto: su tema de formación debe ser lo suficientemente específico como para aportar un valor real, pero lo suficientemente amplio como para atraer a su público objetivo. «Marketing por correo electrónico» es demasiado vago. «Cómo escribir líneas de asunto que dupliquen sus tasas de apertura» es específico y práctico. Elija temas que le interesen a su público Y que estén relacionados con sus objetivos comerciales.
• Cree una agenda clara: planifique la estructura de su formación antes de grabar nada. Su agenda tiene dos funciones: le mantiene centrado durante la presentación y proporciona a los participantes una hoja de ruta a seguir. Divida su tema en secciones lógicas con estimaciones de tiempo para cada una. Comparta esta agenda con los participantes de antemano para que sepan qué esperar.
• Utilice imágenes impactantes: su cerebro procesa la información visual 60 000 veces más rápido que el texto. No haga que la gente se quede mirando su cabeza mientras habla durante 45 minutos.Incluya diapositivas con imágenes claras, gráficos, tablas y capturas de pantalla relevantes. Muéstrelo, no se limite a contarlo. Demostrar un proceso con su pantalla es infinitamente más eficaz que describirlo.
• Incorpore la interacción: la observación pasiva conduce al aprendizaje pasivo. La participación fomenta la retención. Programe encuestas a lo largo de la formación para comprobar la comprensión. Incluya secciones de preguntas y respuestas en las que los asistentes puedan plantear sus dudas. En el caso de la formación bajo demanda, aborde las preguntas más comunes que suele recibir su equipo. Utilice las funciones de encuestas y sondeos de ClickMeeting para facilitar la participación.
• Termine con una llamada a la acción clara: ¿qué deben hacer los participantes después de completar la formación? ¿Solicitar esa certificación avanzada? ¿Programar una consulta? ¿Descargar materiales complementarios? ¿Probar su producto? Toda formación necesita un siguiente paso claro. Indíquelo explícitamente al final. Facilite su realización. Haga un seguimiento de quiénes toman medidas.

4. Promocione su seminario web

Ha creado un contenido de formación brillante. Ahora necesita que la gente asista.

Ni siquiera la mejor formación del mundo ayudará a su negocio si nadie acude. Promocionar su seminario web es tan importante como crearlo. A continuación le indicamos cómo llenar esos asientos virtuales:

• Envíe un correo electrónico a su lista: sus suscriptores de correo electrónico ya le conocen y confían en usted. Son su público más receptivo. Envíe una invitación atractiva explicando lo que aprenderán y por qué es importante para ellos. No envíe solo un correo electrónico, programe una serie: la invitación inicial, un recordatorio una semana antes, otro recordatorio el día anterior y un mensaje final «comienza en una hora». Cada correo electrónico debe destacar diferentes beneficios para mantener el interés.
• Aproveche las redes sociales: promocione en las plataformas sociales donde pasa el tiempo su público objetivo. Para la formación B2B, LinkedIn es oro. Para la educación del consumidor, pruebe Facebook o Instagram. Cree varias publicaciones con diferentes ángulos: una que destaque lo que aprenderán los participantes, otra que comparta testimonios de formaciones anteriores y otra que cree urgencia sobre las plazas limitadas. No se limite a publicar y olvidar: interactúe con los comentarios y las preguntas.
• Asóciese con personas influyentes: ¿conoce a personas respetadas en su sector? Pídales que promocionen su formación entre su público. Su respaldo tiene peso porque sus seguidores ya confían en ellos. Considere la posibilidad de invitar a una persona influyente a copresentar, lo que le dará una razón para promocionar de forma agresiva. Prepárese para compensarlos u ofrecerles algo a cambio.
• Invierta en publicidad de pago: ¿quiere llegar más allá de su público actual? Facebook Ads y Google Ads le permiten dirigirse a grupos demográficos específicos con precisión. Diríjase a ellos por cargo, tamaño de la empresa, sector, intereses y mucho más. Empiece con un presupuesto reducido, pruebe diferentes variantes de anuncios y amplíe lo que funcione. Realice un seguimiento del coste por inscripción para garantizar un retorno de la inversión positivo.
• Promocione en persona: no pase por alto las redes tradicionales. Mencione su próxima formación en eventos del sector, conferencias y reuniones locales. Las tarjetas de visita y las conversaciones informales siguen dando resultados. Solo hay que saber leer el ambiente: a nadie le gusta la autopromoción agresiva en los eventos de networking.

Empiece a promocionar la formación al menos dos semanas antes de que se celebre. Cuantos más puntos de contacto tengan las personas con su invitación, más probable será que se acuerden de asistir.

5. Analice sus formaciones anteriores

Su primer seminario web no será perfecto. Tampoco lo será el décimo. La clave está en la mejora continua basada en datos reales, no en suposiciones.

Después de cada sesión de formación, analice las cifras y los comentarios de los participantes:

¿Cuántas personas se inscribieron y cuántas asistieron realmente? Una gran diferencia significa que necesita mejores correos electrónicos de recordatorio o razones más convincentes para asistir en directo. ¿Cuánto tiempo permanecieron los participantes? Si todos se van después de 20 minutos, su contenido no es lo suficientemente atractivo o no está cumpliendo sus promesas.

¿Qué temas generaron más preguntas? Estas son áreas en las que necesita explicaciones más claras o una cobertura más profunda. ¿Qué dijeron los participantes en las encuestas posteriores a la formación? Estos comentarios directos revelan lo que funcionó y lo que no mejor que cualquier métrica.

¿La gente respondió a su llamada a la acción? Si no es así, o bien la llamada a la acción no era lo suficientemente atractiva o clara, o bien no se ganó la confianza suficiente durante la formación. Revise si está eligiendo los temas adecuados para su público objetivo. Analice si los formatos en directo o bajo demanda funcionan mejor para su situación específica.

Utilice estos datos para mejorar su próxima formación. Las pequeñas mejoras se acumulan con el tiempo y dan lugar a formaciones mucho más eficaces.

Organice su próximo seminario web con ClickMeeting

Ahora tiene una hoja de ruta completa para organizar seminarios web de formación eficaces. Pero hay otro ingrediente fundamental: la plataforma tecnológica que lo hace todo posible.

Necesita un software que sea fiable, rico en funciones y realmente fácil de usar. Por eso, casi 150 000 clientes han elegido ClickMeeting para organizar cursos de formación para más de 17 millones de asistentes solo en el último año.

¿Por qué ClickMeeting funciona tan bien para la formación?

Porque combina un precio asequible con funciones profesionales que realmente mejoran el aprendizaje:

• Seminarios web automatizados: cree su formación una vez y déjela funcionar en piloto automático. Suba su grabación, encuestas, sondeos y llamadas a la acción a la línea de tiempo. Programe cuándo se ejecutará. Nuestro sistema de seminarios web automatizados se encarga de todo mientras usted se centra en otras tareas. Es como tener una formación que enseña mientras duerme.
• Personalización de marca: su formación debe parecer que proviene de su empresa, no de una plataforma genérica de seminarios web. ClickMeeting le permite personalizarlo todo: añada su logotipo, utilice los colores de su marca y cree una experiencia profesional que refuerce su marca en cada punto de contacto.
• Herramientas de participación que realmente funcionan: mantenga a los participantes aprendiendo activamente con nuestra pizarra digital para explicaciones visuales, la pantalla compartida para demostraciones paso a paso, las encuestas en tiempo real para comprobar la comprensión, las encuestas para obtener comentarios y chat privado para preguntas. No se trata de trucos, sino de herramientas probadas que aumentan la retención de información.
• Transmisión multiplataforma: no todo el mundo se unirá a su formación en su sitio web. Por eso le permitimos transmitir simultáneamente a Facebook Live y YouTube Live. Llegue a los participantes dondequiera que prefieran ver la formación. Amplíe el alcance de su formación sin esfuerzo adicional.
• Analíticas que importan: nuestro detallado panel de control de analíticas le muestra todo: quiénes asistieron, cuánto tiempo vieron, qué dispositivos utilizaron, dónde se encuentran, cuándo participaron en las encuestas y qué preguntas hicieron. Utilice estos datos para mejorar continuamente la eficacia de su formación.

ClickMeeting no es solo para formación. Úselo para reuniones de empresa, demostraciones de productos, presentaciones de ventas y mucho más. Es la solución integral para eventos profesionales en línea.

Transforme su formación con seminarios web

La formación mediante seminarios web ofrece algo poco habitual en el mundo empresarial: una forma de mejorar drásticamente los resultados y reducir los costes. Puede formar a más personas, de forma más eficaz y con menos gastos que con los métodos de formación tradicionales.

El proceso de cinco pasos que hemos descrito le ofrece todo lo que necesita para empezar:

1. Aprenda de expertos que ya lo hacen bien
2. Elija el formato de formación que se adapte a sus objetivos
3. Cree contenidos atractivos con una estructura clara y que fomenten la interacción
4. Promocione su formación a través de múltiples canales
5. Analice los resultados y mejore continuamente

No lo piense demasiado. Su primer seminario web no será perfecto, y eso está bien. La clave es empezar, aprender de cada sesión y mejorar con el tiempo.

Preguntas frecuentes: formación mediante seminarios web

¿Cuál es la duración ideal de una sesión de formación mediante seminario web?

Las formaciones en seminarios web más eficaces duran entre 45 y 60 minutos. Esto le da tiempo suficiente para cubrir el material a fondo sin abrumar a los participantes. Si tiene más cosas que enseñar, considere la posibilidad de dividirlo en una serie de sesiones más cortas en lugar de un seminario web maratoniano. Las personas retienen mejor la información de varias sesiones cortas que de una sola larga. Para desarrollar habilidades rápidamente, las formaciones específicas de 30 minutos también funcionan bien.

¿Debo ofrecer formación en seminarios web en directo, bajo demanda o ambas cosas?

Empiece con la formación en directo para probar su contenido y recopilar comentarios en tiempo real. Grabe esa sesión en directo y luego reutilícela como formación bajo demanda para las personas que no pudieron asistir o que desean volver a verla. Esto le ofrece lo mejor de ambos mundos: el compromiso y la urgencia de los eventos en directo, además de la escalabilidad y la flexibilidad del contenido bajo demanda. Los seminarios web automatizados programados a horas específicas son una buena solución intermedia.

¿Cómo mantengo el interés de las personas durante la formación en seminarios web?

Utilice la regla de los 10 minutos: introduzca algún elemento interactivo al menos cada 10 minutos. Puede ser una encuesta, una pregunta al público, una demostración compartiendo la pantalla o un breve descanso para preguntas y respuestas. Varíe los tipos de contenido: alterne entre diapositivas, pantallas compartidas, explicaciones en la pizarra y vídeos. Y lo más importante, céntrese en la aplicación práctica más que en la teoría. Muéstreles exactamente cómo hacer algo, no se limite a explicar conceptos.

¿Cuál es la mejor manera de medir la eficacia de la formación en seminarios web?

Haga un seguimiento de tres métricas clave: la tasa de asistencia (inscripciones frente a asistentes reales), la tasa de participación (cuánto tiempo permanecieron las personas y cómo interactuaron) y la tasa de aplicación (si realizaron la acción que usted deseaba después de la formación). Las encuestas posteriores a la formación en las que se pregunta «¿Qué hará de forma diferente después de esta formación?» revelan el aprendizaje real mejor que «¿Le ha gustado?». Haga también un seguimiento de los resultados empresariales: si está formando a los clientes sobre las características de los productos, ¿utilizan más esas características después de la formación?

¿Cuánto debo invertir en software de formación para seminarios web?

Las plataformas de seminarios web de calidad cuestan entre 25 y más de 200 dólares al mes, dependiendo de las características y el tamaño de la audiencia. Para la mayoría de las empresas, la inversión en un software fiable y con numerosas funciones, como ClickMeeting, se amortiza inmediatamente gracias al ahorro de tiempo y a los mejores resultados de la formación. No escatime en tecnología: un audio deficiente, un vídeo con fallos o unas funciones limitadas socavarán incluso el mejor contenido. Una plataforma profesional mejora su credibilidad y garantiza que los participantes puedan centrarse en el aprendizaje en lugar de luchar con la tecnología.