2020 fue el año de las videoconferencias y los webinars. Entre la multitud de trastornos económicos y sociales causados por el brote de COVID-19, el teletrabajo y la educación en línea se han convertido en la nueva normalidad. Y ese fue el momento en que las reuniones en línea, las videoconferencias y los webinars acudieron al rescate. ¿Cómo es este nuevo panorama? Averigüémoslo en nuestro último informe State of Online Events 2021.

 

Las nuevas posibilidades de los eventos en línea

De la noche a la mañana, nos topamos con una realidad en la que los educadores debían enseñar a sus alumnos y estudiantes en aulas virtuales. Lo mismo ocurría con los cursos y sesiones de capacitación profesionales.

Además, las conferencias tradicionales han convertido sus últimas ediciones en digitales y los encuentros en línea han sustituido a las reuniones ordinarias en las oficinas de las empresas de todo el mundo.

Estos cambios trascendentales explican el incremento del 366% en el número de eventos organizados globalmente en la plataforma de ClickMeeting en 2020, en comparación con 2019.

En determinados mercados también hemos observado un aumento notable en ambas variables: la cantidad de eventos en línea y el número de asistentes. En España, hablamos de un incremento del 448% de las personas que asistieron a reuniones virtuales. Esto significa que el año 2020 ha superado al año anterior en casi un 450%, teniendo en cuenta solamente el número de asistentes del mercado español.

 

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Conclusiones principales

  • En 2020 se celebraron 316.074 eventos en línea en la plataforma de ClickMeeting, que congregaron a una audiencia total de 30.779.244 asistentes.

  • Los tipos de eventos en línea más populares fueron los webinars en vivo, con un resultado de 541.925, las reuniones en línea, con un total de 649.367 y los webinars automatizados, que ascendieron a 106.478.

  • La duración media de los webinars fue de 99 minutos, mientras que la de las reuniones en línea fue de 65 minutos.

  • El tiempo que, de promedio, los participantes dedicaron a asistir a webinars fue de 40 minutos, mientras que las reuniones en línea mantuvieron a sus asistentes en la sala del evento durante una media de 35 minutos.

  • Los martes, los miércoles y los jueves fueron los días preferidos para organizar eventos en línea.

  • La herramienta preferida por los organizadores de los eventos en línea fue la de Presentación (que permite realizar presentaciones de PowerPoint, hojas de cálculo, PDF, archivos de documento y otros formatos de contenidos): esta función se utilizó en el 53% de los eventos en línea en 2020. El segundo lugar del podio lo ocupó el Uso compartido de pantalla, que se utilizó durante el 18% de las conferencias web.

  • 234.124,62 $ es la cantidad total de dinero ganada en todo el mundo gracias a la organización de webinars de pago.

 

El mundo se apresuró a recurrir los eventos en línea

La exigencia de “quedarse en casa” obligó a millones de personas de todo el mundo a trasladar las actividades realizadas in situ a la realidad virtual.

Desde las lecciones y las clases, pasando por las reuniones de negocios, hasta las conferencias sectoriales, todas ellas tuvieron que transformarse en eventos virtuales.

Este importante cambio está respaldado por las cifras: en 2020, se organizaron 2.316.074 eventos en línea en la plataforma de ClickMeeting que congregaron a 30.779.244 asistentes.

Para poner este dato en perspectiva, en 2019 contabilizamos 627.033 eventos con una audiencia general de 8.504.770 asistentes.

 

 

Tomando como referencia los eventos online realizados en 2020, podemos decir que el ClickMeeting fue una plataforma en la que se organizaron organizaciones de todo el mundo:

  • 367 reuniones en línea – como una forma de reunirse y colaborar en grupos de hasta 25 personas. Es una solución que responde a la necesidad de reunirse con los miembros del equipo, los miembros del consejo de administración, los directivos, los empleados, los clientes, los cursillistas o los alumnos.

  • 666.584 webinars – la utilización generalizada de los webinars se debe a que los organizadores pueden congregar hasta mil asistentes en una sala de eventos virtual y transmitir sus contenidos utilizando el audio y el vídeo, compartiendo su presentación y otros formatos de archivo, exponiendo sus productos y ofertas mediante el uso compartido de sus pantallas y creando una comunicación bidireccional a través del chat, las encuestas y sondeos y el modo de preguntas y respuestas.

  • 842 eventos virtuales multitudinarios, también conocidos como difusiones web – si consideramos las reuniones en línea para 25 personas como una microescala, ha llegado el momento de pasar a la macroescala y destacar la tecnología de las difusiones web, que permite retransmitir contenidos a una friolera de 000 espectadores. Los eventos virtuales multitudinarios se concibieron como respuesta para el sector de los eventos, que se vio muy perjudicado por los confinamientos.

 

Tipos de seminarios web en 2020

A lo largo de los años, la tecnología ha evolucionado y nos ha permitido crear nuevos tipos de webinars, aparte de los webinars convencionales en vivo.

 

Webinars en vivo

Como su nombre indica, los webinars en vivo se celebran en tiempo real, lo que permite a los organizadores interactuar con una amplia audiencia sobre la marcha. Los webinars en vivo son ideales para la integración de nuevos empleados en las empresas, así como para fines de formación, eventos de ventas y marketing y demostraciones de productos.

Esta versión clásica de los webinars sigue siendo la más popular: en 2020, se celebraron 1.541.925 webinars en vivo en ClickMeeting.

 

Webinars bajo demanda

Con este tipo de webinars, los organizadores graban sus webinars con antelación para divulgarlos entre sus contactos, clientes potenciales o alumnos de modo que puedan verlos en cualquier momento y lugar que deseen.

Los webinars bajo demanda son la mejor solución para generar clientes potenciales o impartir cursos en línea. Depende de si el webinar bajo demanda es gratuito o con acceso de pago, pero hablaremos de ello más adelante.

En este caso, se ha calculado una cifra de 8.759 webinars bajo demanda gratuitos en 2020. Cabe destacar que esta opción es aún relativamente nueva y se encuentra en la fase inicial de adopción.

 

Webinars automatizados

A diferencia de los eventos bajo demanda, los webinars automatizados (también con dos variantes: gratuitos o de pago) se celebran en una fecha y hora concretas. Sin embargo, al igual que en el caso anterior, los organizadores deben disponer primero del material grabado y, a continuación, enriquecerlo con una Llamada a la acción, un clip de vídeo o una encuesta.

Este tipo de evento se retransmite de manera totalmente automática, lo que permite a los organizadores dedicar a otras cosas el tiempo que se han ahorrado. No obstante, también existe un modelo híbrido: los webinars automatizados en los que el organizador puede intervenir para moderar el chat y responder a las preguntas en tiempo real.

Si volvemos a fijarnos en nuestros datos, podemos ver que, en 2020, tuvieron lugar nada menos que 106.478 webinars automatizados gratuitos.

 

Webinars de pago

Una de estas soluciones son los webinars de pago que, mucho antes de la pandemia, demostraron su valor como forma directa de organizar sesiones de formación comercial o cursos en línea.

De una forma muy sencilla, los profesores, formadores o escuelas privadas podían ganar dinero con su oferta educativa, independientemente de la ubicación geográfica de sus clientes (alumnos o cursillistas). La nueva realidad ha reforzado este tipo de webinars como herramienta para rentabilizar los conocimientos y aptitudes.

Dejemos que hablen de nuevo las cifras:

  • El número de webinars en vivo de pago en 2020: 6.201

  • El número de webinars automatizados de pago en 2020: 1.431

  • El número de webinars bajo demanda de pago en 2020: 948

Aunque los webinars en vivo vuelven a tomar la delantera, el análisis muestra claramente que muchos empresarios emplearon la automatización (los webinars bajo demanda y automatizados se celebran automáticamente) para ganar dinero en esos tiempos difíciles.

 

Propósitos de la celebración de eventos en línea en 2020

Ahora examinaremos con detalle los eventos en línea en lo que a sus objetivos se refiere. No cabe duda de que el teletrabajo y la educación en línea han predominado en los medios tradicionales y las redes sociales desde marzo de 2020, pero echemos un vistazo a nuestros datos sobre los propósitos empresariales que se esconden tras las videoconferencias.

 

Cursos y sesiones de capacitación en línea

Uno de los aspectos más destacados de estos tiempos de COVID-19 es que las escuelas y universidades tuvieron que cerrar sus instalaciones y continuar sus programas docentes en aulas virtuales.

De la noche a la mañana, el aprendizaje electrónico tuvo que sustituir a la enseñanza tradicional, una necesidad que incumbía también al sector de la formación y a las academias privadas que imparten cursos profesionales.

Nuestros datos confirman esta realidad. El 44,2% de los eventos en línea organizados en ClickMeeting en 2020 fueron cursos en línea (15,1%) y sesiones de capacitación (29,1%). Tenga en cuenta que, dentro de la categoría de formación, también incluimos los eventos de capacitación interna y las sesiones de integración en la empresa de nuevos empleados.

 

Eventos de marketing y demostraciones de productos

La segunda categoría más importante es la tradición de la última década de utilizar los webinars con fines de ventas y marketing. Establecer contacto con los clientes potenciales y existentes, independientemente de su ubicación, es ante todo la principal razón de la organización de eventos en línea, y el distanciamiento social tan solo ha incrementado una tendencia previamente establecida.

Dicho esto, hemos constatado que el 36,5% de los eventos en línea celebrados en 2020 estaban relacionados con las ventas y el marketing. Esta categoría se desglosa en demostraciones de productos (22,5%), que son una solución excelente para presentar y vender tanto productos virtuales como tangibles, y en eventos de marketing (14%), que consisten en compartir conocimientos valiosos para generar y fomentar el interés de los clientes potenciales.

 

Reuniones de negocios en línea

En 2020 entramos en una era en la que la comunicación y la colaboración en línea se convirtieron en inevitables para el sostenimiento de todo tipo de compañías, desde los emprendedores individuales hasta las grandes corporaciones, pasando por las empresas de nueva creación y las pequeñas y medianas empresas.

Las aplicaciones y plataformas de videoconferencia se han convertido en las herramientas principales para actividades diarias tales como las reuniones de equipo diarias o semanales, las videollamadas de selección de personal, las juntas de consejos de administración o las pequeñas conferencias web organizadas para celebrar talleres, cerrar tratos de ventas o presentar ideas a inversores privados.

De entre todos los eventos en línea que se transmitieron en 2020, el 19% se clasifican como reuniones de negocios en línea.

 

Eventos en línea en 2020: ¿con qué frecuencia, durante cuánto tiempo y cuándo?

Examinemos más a fondo al aspecto temporal de la celebración de conferencias web.

 

¿Cuál es la duración media de un evento en línea?

En la vida real, podemos encontrarnos con reuniones en línea que duran unos 10 minutos, pero también hay conferencias programadas para transmitirse durante varias horas.

Esta ha sido la duración media de los eventos en línea en 2020:

  • Reuniones en línea – 54 minutos: reflejo de las reuniones estándar de 1 hora que recordamos de los días de trabajo en la oficina.

  • Webinars – 65 minutos: lo que respalda la opinión acerca de este tipo de videomarketing como contenido de larga duración.

 

¿Cuánto tiempo permanecieron los asistentes en los eventos en línea?

En épocas anteriores de normalidad, los webinars han perdurado como un tipo de contenido de vídeo de larga duración que motiva a los asistentes a quedarse hasta el final del evento.

En el informe de este año, analizaremos este aspecto en ambos casos: las reuniones en línea y los webinars. Y esta es la visión de conjunto:

  • Reuniones en línea: 35 minutos
  • Webinars: 40 minutos

He aquí un desglose del tiempo de permanencia en los eventos en línea en varios países:

 

El primer puesto del podio de los webinars es para Estados Unidos y Canadá. Podemos interpretarlo como una prueba de la mayor experiencia de estos países en la organización y asistencia a webinars.

 

Los días más populares para celebrar eventos en línea

¿Cuál es el mejor día para organizar una conferencia web? Hemos analizado nuestros datos y debemos decir que todos los días de la semana obtuvieron resultados, pero hay tres líderes indiscutibles (en este orden, por la cantidad media de eventos transmitidos):

  1. Martes
  2. Miércoles
  3. Jueves

 

Obviamente, el fin de semana se encuentra al final de la lista, pero sin resultados nulos. Los lunes y los viernes estuvieron bastante concurridos, pero no tanto como los tres mosqueteros citados anteriormente.

 

Las horas más populares para celebrar eventos en línea

Bien, ahora que sabemos qué días han salido victoriosos de esta comparación, examinemos las horas del día.

Estas son las 10 horas con los resultados más significativos:

 

  1. 15:00 h
  2. 08:00 h
  3. 07:00 h
  4. 14:00 h
  5. 09:00 h
  6. 13:00 h
  7. 12:00 h
  8. 16:00 h
  9. 11:00 h
  10. 10:00 h

 

Así pues, la conclusión es que el horario de oficina y las primeras horas de la mañana son el mejor momento para organizar una reunión virtual.

 

Las funciones preferidas en los eventos en línea

La enorme demanda de plataformas de reuniones en línea y webinars en 2020 no salió de la nada. Para que los educadores enseñen y formen, para que los profesionales del marketing compartan contenidos interesantes y para que los miembros del equipo y los directivos colaboren de forma eficaz, no basta con las videollamadas.

La variedad de funciones multimedia e interactivas que todos los profesores y profesionales pueden aprovechar durante las videoconferencias es el aspecto que marca la diferencia.

En este apartado ofreceremos un resumen de las funciones de ClickMeeting en 2020, dividiéndolas en las siguientes categorías.

 

Participación e interacción

La función Presentación es la herramienta más utilizada por los organizadores y presentadores durante el 53% de los eventos.

El segundo lugar lo ocupa la función Uso compartido de pantalla (18%) con una aplicación universal para la colaboración en línea, la formación o las ventas y el marketing.

A continuación, tenemos la Pizarra interactiva (6,7%), perfecta para que los educadores escriban notas, dibujen elementos visuales para explicar temas complejos, y la función de YouTube (6,4%), que permite reproducir clips de vídeo elegidos directamente desde YouTube pero dentro de la sala del evento.

Las herramientas Encuestas (5%) y Llamada a la acción (2,6%) parecen aún infravaloradas y en proceso de ser descubiertas como funciones muy prácticas para recabar valiosos comentarios de los asistentes (Encuestas) y fomentar los resultados de ventas (botón de Llamada a la acción).

 

 

Comunicación por correo electrónico

Organizar webinars y cumbres virtuales no solo consiste en preparar los contenidos del evento.

Dicho esto, hemos puesto bajo la lupa el uso de la comunicación por correo electrónico disponible en ClickMeeting.

Distinguimos tres tipos de mensajes que los organizadores de eventos pueden enviar a sus asistentes, antes y después de un evento:

  • Invitaciones: en 2020, nada menos que 18.076.014 invitaciones enviadas por correo electrónico llegaron a las bandejas de entrada de los destinatarios.

  • Recordatorios de invitaciones: hablamos de la asombrosa cantidad total de 44.435.097 correos electrónicos enviados para recordar a los destinatarios los próximos eventos.

  • Correos electrónicos de agradecimiento: se han enviado 17.423.043 correos electrónicos a los asistentes a los eventos tras su finalización. Los correos electrónicos de agradecimiento de ClickMeeting incluyen un texto personalizado, los archivos cargados y un enlace a la grabación del evento (siempre y cuando la grabadora estuviera activada).

 

Eventos de pago en línea: una máquina de ganar dinero

La venta de conocimientos teóricos y prácticos a través de webinars de pago, cursos en línea y sesiones de capacitación surge de nuestro análisis como grandes ganadores.

En nuestro informe sobre el Estado de los Webinars del año pasado, destacamos que todos los webinars de pago organizados en 2019 en la plataforma de webinars de ClickMeeting habían generado un total de 366.000 $.

Esto es ya de por sí impresionante, pero comparémoslo ahora con todos los eventos de pago organizados en 2020. Estamos hablando de la asombrosa cifra total de 2.034.124,62 $ ganados en todo el mundo, ¡lo que supone un incremento del 465%!

Si nos fijamos más en el mercado español, podemos decir que se ha encontrado productiva esta función, porque la cantidad total en este caso asciende a 25.561 euros.

A nivel mundial, el resultado más alto obtenido de un único evento de pago se produjo en EE. UU., donde un curso de formación de pago en línea para especialistas en contabilidad recaudó 23.750 $.

 

Unas palabras para finalizar

No cabe duda de que la pandemia introdujo enormes cambios en la forma en que trabajamos, enseñamos, formamos, dirigimos empresas y comunicamos nuestras marcas a la audiencia.

La digitalización acelerada de todos los procesos educativos, de marketing y empresariales encuentra confirmación en los datos concretos y reales:

  • Se celebraron 2.316.074 eventos en línea en la plataforma de ClickMeeting, que congregaron a una audiencia total de 30.779.244 asistentes.

  • 2.034.124,62 $ es la cantidad total de dinero ganada en todo el mundo gracias a la organización de eventos de pago en línea.

 

Sin embargo, teniendo en cuenta el menor tiempo de permanencia y las advertencias de los expertos sobre el síndrome de agotamiento y la menor calidad de la formación, estas deberían ser las pautas a seguir para las organizaciones que celebren eventos en línea en 2021:

  • alta calidad;
  • seguridad;
  • tecnología estable;
  • creación de conexiones;
  • participación y contribución.

 

Dominika Paciorkowska, Directora General de ClickMeeting: Las videoconferencias, las reuniones en línea y los webinars se han convertido en la “nueva normalidad”. Reunirse en salas virtuales, una opción atractiva en su día, ha pasado a ser una necesidad en tiempos de pandemia. Es aplicable, además, a multitud de aspectos. Hacemos videollamadas a amigos y familiares con los que no podemos reunirnos en persona. Celebramos reuniones en línea con colegas, directivos, socios comerciales y empleados. Por último, enseñamos, aprendemos y formamos en aulas virtuales. Es más, tanto las ferias como las conferencias de negocios y científicas han tenido que reinventarse como cumbres en línea (o híbridas). Esta nueva realidad, que ha obligado a personas de todo el mundo a pasarse a la comunicación en línea, se refleja tanto en nuestros propios datos como en los informes basados en datos externos. Por lo tanto, no es de extrañar que ClickMeeting, como plataforma, se esfuerce sin descanso por ayudar a la gente a mantenerse conectada y a que puedan organizar cómodamente todo tipo de eventos en línea: pequeños, grandes, multitudinarios, en vivo o automatizados. Esa es la razón por la que hemos dejado de ofrecer tecnología para organizar webinars únicamente y hemos adoptado una perspectiva más amplia: la de una plataforma para organizar eventos en línea de todas las formas y tamaños. Y por eso hemos cambiado el nombre de nuestro informe de State of Webinars a State of Online Events.

 

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Autor Jakub Zielinski

Jakub is the Senior Content Marketing Specialist at ClickMeeting.

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