Сегодня для выполнения крупных важных проектов компаниям необходимо использовать подход «все вместе». Это означает подбор наиболее талантливых специалистов из каждого отдела и объединение их в одну команду для межфункционального сотрудничества.
В этой статье мы обсудим, что такое межфункциональное сотрудничество и какие сложности могут возникнуть в связи с ним. Кроме того, мы предложим проверенную основу межфункционального сотрудничества, которую вы можете использовать, а также четыре способа улучшения межфункционального сотрудничества для вашей компании.
Давайте приступим!
Table of Contents
Что такое межфункциональное сотрудничество?
Межфункциональное сотрудничество – это совместная работа специалистов из разных отделов организации для достижения конкретной цели.
Например, если компания решила провести виртуальную конференцию, ее руководству, вероятно, потребуются консультации с финансовой командой, чтобы определить бюджет; несколькими представителями службы поддержки клиентов, чтобы понять, какой клиент нуждается в создании контента; отделом маркетинга, чтобы выработать стратегию эффективного продвижения мероприятия.
Если эти три команды не будут работать как единое целое, виртуальная конференция, скорее всего, провалится. К сожалению, межфункциональное сотрудничество – это иногда тема весьма непростая…
3 проблемы межфункционального сотрудничества
Межфункциональное сотрудничество, несмотря на его важность, зачастую трудно обеспечить. Почему? Потому что у задействованных специалистов будут разные приоритеты, предпочтения в ходе коммуникации и рабочие процессы по сравнению с коллегами, с которыми их неожиданно попросили сотрудничать.
Давайте подробнее рассмотрим каждую из этих трех проблем:
1. Приоритеты
Каждому отделу в организации предлагается выполнять определенные задачи. Маркетинг должен генерировать лиды. Отдел продаж должен конвертировать полученные лиды в клиентов. Отдел поддержки заботится об удовлетворенности клиентов, чтобы обеспечить их лояльность и повторные сделки…
Именно поэтому межфункциональные команды часто сталкиваются с различиями в приоритетах. Каждый сотрудник настолько привык преследовать конкретные цели своего отдела, что его поведение трудно скорректировать.
К счастью, ключ к преодолению этой проблемы прост: четко сформулируйте цель (цели) вашей межфункциональной команды в самом начале сотрудничества. Когда каждый сотрудник поймет общую цель, ему будет легче выполнять свою часть работы.
2. Коммуникация
Ваша межфункциональная команда также может столкнуться с проблемами коммуникации.
Обычно это происходит, когда члены команды используют жаргон конкретного отдела, разговаривая друг с другом. Если вы работаете в отделе кадров, вы можете не знать, что такое УТП и CTA. Если специалист по маркетингу продолжит использовать эти термины, вы будете сбиты с толку и раздражены.
Преодолеть эту проблему тоже довольно просто. Попросите свою команду избегать жаргона при общении друг с другом. И поощряйте их задавать вопросы, если они чего-то не понимают.
3. Рабочие процессы
Наконец, межфункциональные команды также должны решать проблемы рабочего процесса.
Велика вероятность, что каждому члену вашей команды нравится делать что-то определенным образом. У каждого могут быть специальные программы, которые ему/ ей нравятся. Или свое мнение о том, как следует проводить внутренние совещания. Список можно продолжать долго.
Чтобы обеспечить успех вашей новой межфункциональной команды, вам необходимо создать стандартные рабочие процессы, которым будут следовать все ее члены. Еще раз необходимо подчеркнуть: предельно важна ясность. Поясните свои рабочие процессы своей команде в начале совместной работы, чтобы все были на одной волне.
Проверенная основа межфункционального сотрудничества
Каждая межфункциональная команда столкнется с проблемами, указанными выше. Ключом к их преодолению является создание проверенной основы, которая опирается на следующих компонентах:
Стратегия
У вас должен быть обоснованный план для вашей межфункциональной команды. Что вы хотите достичь? Насколько вы близки к этой цели? Какие сотрудники в вашей организации помогут вам достичь этой цели наиболее быстро и эффективно?
Без продуманной стратегии вы просто потратите драгоценное время каждого сотрудника.
Как только вы поймете свои конечные цели, создайте контрольные точки на этом пути, которые позволят вам оценивать прогресс. Просто убедитесь, что для каждой контрольной точки задан крайний срок и что вы со своей командой придерживаетесь его. Это обеспечит своевременное завершение работы с учетом бюджета.
Руководство
Любое межфункциональное сотрудничество требует, чтобы кто-то взял на себя ответственность. Назначьте лидера в самом начале вашего сотрудничества.
Лидера все должны уважать и полностью ему доверять. Он также должен быть хорошим коммуникатором и обладать способностью вдохновлять и мотивировать окружающих людей. Другими словами, у него должны быть стандартные качества лидера.
Лидер, которого вы назначаете для руководства вашим межфункциональным сотрудничеством, также должен понимать общие цели вашей компании, а также конкретные задачи, которые этой новой команде необходимо выполнить. Таким образом, он сможет донести информацию до других членов команды.
Программное обеспечение
И, наконец, инвестируйте в несколько программных решений, чтобы повысить эффективность вашего межфункционального сотрудничества. Мы рекомендуем два следующих вида программного обеспечения:
Программное обеспечение для управления проектом
Приложения для управления проектами помогают командам организовать работу и придерживаться установленных временных рамок. Существует множество решений. Мы предлагаем одно из них:
- Trello: Trello – популярное программное обеспечение для управления проектами, основанное на японской методологии канбан-досок. С ним легко создавать новые проекты и сотрудничать с другими членами команды. Приложение также является очень наглядным, что ценят многие пользователи. Отличным преимуществом является то, что многие из основных функций Trello доступны в бесплатном тарифном плане, который предлагает Trello.
- Asana: Asana – по сравнению с Trello, это более традиционное приложение для управления проектами. Оно предлагает пользователям множество опций: несколько представлений временной шкалы, основные этапы проекта, внутренний обмен информацией, управление рабочей нагрузкой, автоматизация и многое другое. Однако все эти функциональные возможности требуют большего времени на обучение, что необходимо учитывать.
- Airtable: Airtable сочетает в себе хорошее знакомство с электронной таблицей и мощь базы данных для создания уникального решения для управления проектами. Это приложение может быть идеальным решением для межфункционального сотрудничества, поскольку оно очень гибкое и позволит членам команды настраивать свой способ работы, не мешая стандартным рабочим процессам.
Программное обеспечение для коммуникации
Четкая коммуникация имеет важное значение для успеха вашего межфункционального сотрудничества. Существует множество программных инструментов, на которые можно положиться:
Email: Все используют старомодное приложение электронной почты, что делает ее ценным инструментом межфункционального сотрудничества. Это не такое высокотехнологичное приложение, зато вам не придется обучать свою команду, чтобы использовать его. В электронной почте также хранятся предыдущие сообщения, чтобы вы могли вернуться к ним, когда это необходимо. Не стоит недооценивать электронную почту!
Slack: Slack – невероятно популярный инструмент для делового общения. Хотя это приложение так и не убило традиционную электронную почту, как заявляло (см. выше), оно оказалось полезной программой, которая делает общение быстрым и легким. Она также воспроизводит прошлые сообщения и позволяет пользователям быстро отправлять и получать документы большого объема.
ClickMeeting: Когда речь идет о средствах визуальной коммуникации, безошибочным выбором станет ClickMeeting. Нашей платформой пользуются тысячи клиентов в 125 странах по всему миру для проведения онлайн-совещания, вебинаров и даже полноценных виртуальных конференций. Некоторые из ее основных функций для межфункциональных команд включают общий доступ к экрану, цифровые доски, сессионные залы и функции записи мероприятий . Самое приятное, что вы можете начать использовать ClickMeeting бесплатно прямо сейчас! Создайте бесплатную 30-дневную пробную версию (кредитная карта не требуется), чтобы самостоятельно ознакомиться с нашей платформой.
Как улучшить межфункциональное сотрудничество
Лучший способ добиться успеха в межфункциональном командном сотрудничестве – практиковаться в нем. Но есть кое-что, что можно сделать, чтобы помочь этому процессу. При работе с профессионалами из других отделов всегда помните о следующем:
1. Поощряйте разнообразие
Кадровое разнообразие является мощным фактором. Разный жизненный опыт, контрастные точки зрения и множество наборов навыков сделают вашу межфункциональную команду только сильнее – конечно, при условии надлежащего управления. Именно поэтому стоит поощрять разнообразие.
При создании своей команды ищите во всей организации нужных людей, то есть людей, которые привнесут что-то новое в сотрудничество. Просто убедитесь, что выбранные вами специалисты в команде дополняют друг друга. Меньше всего вам хотелось бы враждебности в своих рядах.
По большому счету, команды, рассматривающие проблемы со всех сторон, добиваются наибольшего успеха, потому что они готовы к любому сценарию. Создайте одну из таких команд!
2. Доверяйте своей команде
Трудно полностью доверять тому, с кем ты никогда раньше не работал. А когда вы сотрудничаете с межфункциональными командами, вас будут окружать новые лица. С некоторыми сотрудниками вы, возможно, совершенно незнакомы…
Крайне важно построить доверительные отношения со своей командой. Начните с нескольких небольших заданий, чтобы все познакомились друг с другом. И всегда празднуйте свои победы. Празднование достижений укрепляет братский дух, который быстро перерастет в доверительные отношения.
Если вы являетесь лидером своей команды, стоит воздерживаться от контроля каждого шага своих сотрудников. На самом деле такой контроль означает, что вы не считаете их достаточно компетентными, чтобы выполнять задачи самостоятельно. Вместо этого доверяйте им выполнение работы.
3. Мотивируйте
Предлагайте мотивацию своей межфункциональной команде для повышения производительности и эффективности. Большинство из нас работает усерднее, когда у нас есть для этого личная причина, то есть мотивация помимо достижения большего успеха для компании.
Предлагаемые вами поощрения не обязательно должны быть стандартными наградами. Хотя, если подарочные карты помогают мотивировать вашу команду, не стесняйтесь их использовать! Но каждый в команде должен знать, какую выгоду он получает.
Например, поможет ли работа в рамках межфункционального сотрудничества поднять репутацию в офисе и добиться продвижения по службе, к которому сотрудник стремится? Будет ли это интересным испытанием, поможет ли избежать монотонной, напряженной работы?
Всегда ищите способы мотивировать свою команду и помочь ей полностью раскрыть свой потенциал.
4. Создайте сборник «правил игры»
И последний важный момент. Мы предлагаем создать сборник «правил игры», содержащий полезную информацию о вашем проекте: рабочие процессы, процедуры, сроки, программные средства и т.д.
Будет замечательно, если вы сделаете этот сборник с открытым доступом, который позволит членам команды обновлять и добавлять в него данные по своему усмотрению. Тогда члены вашей команды смогут легко обмениваться мыслями и идеями таким образом, они станут более вовлеченными и знания будут распространяться.
Подведение итогов
Межфункциональное сотрудничество позволит вашей компании свершать новые и замечательные достижения. До тех пор, пока вы делаете это правильно. В рабочих механизмах такого рода существует множество «подводных камней». Но если вы используете проверенную основу для сотрудничества, инвестируете в правильные программные решения и следуете советам, которые мы упомянули в этой статье, у вас все получится.
А что касается программных решений… Помните о ClickMeeting! Наше приложение поможет вашей межфункциональной команде быть организованной и продуктивной, а также предоставит вам надежный способ общения друг с другом. Воспользуйтесь 30-дневной пробной версией уже сегодня!
Loading...
