Ежедневные планерки. Подходят ли они для ваших сотрудников?

Вопрос: Когда вы в последний раз вышли с делового собрания и подумали: «Да, было супер! Я бы с удовольствием участвовал в таких собраниях каждый день!» Ответ: НИКОГДА.

По общему мнению, собрания – это отстой. Тем не менее, ежедневно в США назначают 55 миллионов таких собраний. Почему? Потому что, каким бы отстоем они ни были, собрания необходимо проводить. Без них большинство коллективов не могли бы функционировать.

Итак, какой же ответ? Обречены ли мы на скучные и непродуктивные собрания на всю оставшуюся жизнь? Ни в коем случае! Вам нужно всего лишь проводить ежедневную планерку.

В этой статье мы объясним, чем являются ежедневные планерки, почему вам следует их проводить, как их проводить, и рассмотрим несколько подводных камней, которых следует избегать во время их проведения. Нам предстоит многое сделать, так что давайте детально рассмотрим эту тему!

Что такое планерка?

Планерка – это короткое собрание, которое позволяет сотрудникам обмениваться актуальной информацией относительно их работы. Обычно во время планерок участники стоят, что позволяет обеспечить лаконичность. Во время каждого собрания сотрудникам задают три вопроса, чтобы они говорили по делу:

1. Что вы делали сегодня?
2. Что вы будете делать завтра?
3. Наткнулись ли вы на какие-либо препятствия?

Ежедневные планерки, которые иногда называют ежедневными «схваткам», начали применяться в динамично изменяющихся коллективах разработчиков программного обеспечения, однако сейчас они широко используются в разнообразных коллективах.

Следует ли вам проводить ежедневную планерку?

Никто не просыпается утром и не думает: «Ух ты, скорей бы поучаствовать в сегодняшнем собрании на работе!» На самом деле, когда планируется новое совещание, большинство из нас думает: «Ооо, только не сегодня!».

Большинство собраний – это абсолютная потеря времени. Итак, мы уже понимаем, тошнит ли вас от слов «ежедневная планерка». Но вот что интересно: планерки не похожи на обычные, скучные и непродуктивные собрания, в которых вы привыкли принимать участие. Вот почему:

• Планерки – это быстрые собрания: Попрощайтесь с часовыми скучными собраниями. Если вы можете потратить 15 минут, вы можете принять участие в ежедневной планерке. Да, вам понадобится всего 15 минут!
• Планерки сосредоточены на основных целях: Участники приходят, отвечают на три вопроса, перечисленные выше, а затем возвращаются к своей работе. Именно так, тут некогда отвлекаться.
• Планерки способствуют слаженной коллективной работе: Когда сотрудники предоставляют друг другу обновленную информацию на регулярной основе, они помогают сделать рабочую атмосферу более благоприятной и основанной на сотрудничестве.

Итак, следует ли вам проводить ежедневную планерку? Если вы хотите резко увеличить производительность и поддерживать позитивную рабочую атмосферу среди ваших сотрудников, ответ – «да!»

Как проводить ежедневные планерки онлайн

Сейчас, когда вы знаете, что такое ежедневные планерки и почему они полезны, давайте поговорим о том, как удаленные и/или распределенные коллективы могут эффективно их проводить. Вот пять подсказок:

Используйте правильное программное обеспечение для видеоконференций

Неважно, какой тип собрания вы проводите – быструю планерку или деловую конференцию на целый день – огромное значение имеет программное обеспечение для проведения мероприятий. Выберите инструмент, который:

• Очень простой в использовании: Ваши ежедневные планерки должны проходить быстро. Вы не должны тратить время на вопросы типа «Подождите, как тут показать экран?». Выбирайте программное обеспечение для видеоконференций, которым просто управлять.
• Имеет функции, которые вам необходимы: Правильные функции сделают ваши планерки более производительными и эффектными. Выбирайте программное обеспечение для видеоконференций, которое позволяет вам демонстрировать свой экран, рисовать на цифровых досках, и легко записывать ваши собрания.
• Не разорит ваш бюджет: Стоимость программного обеспечения для видеоконференций, которое вы используете, должна быть в рамках вашего бюджета. Выбирайте интуитивно понятный инструмент, в котором есть необходимые для вас функции и цена которого приемлема для вас. Есть множество качественных решений на рынке, которые соответствуют этому критерию.

Рассматривая качественные решения, попробуйте ClickMeeting.

Наш инструмент для проведения видеоконференций и вебинаров используется тысячами довольных клиентов в 125 странах по всему миру. В нем есть все функции, необходимые для проведения успешной планерки. А при подписке на год он будет стоить для компании всего лишь $25 в месяц.

Самое приятное, что вы можете попробовать использовать ClickMeeting БЕСПЛАТНО прямо сейчас. Воспользуйтесь нашим 30-дневным пробным периодом (кредитная карта не требуется), чтобы определить, подходит ли вам и вашим сотрудникам наше решение.

Создавайте программу ежедневной планерки

Лучшие собрания начинаются в конкретное время, заканчиваются в конкретное время и на них рассматривается конкретный объем информации. Другим словами, есть программа, которой должны придерживаться люди, которые их проводят.

Ежедневные планерки не являются исключением. Выбирайте регулярное время для их проведения – предпочтительно по утрам. Сделайте так, чтобы они заканчивались через 15 минут после начала. Добейтесь, чтобы каждый участник ответил на три вопроса, которые мы указали в разделе «Что такое планерка?» в этой статье.

Делимся примером программы ежедневной планерки:

• 9:00 – Все участники присоединяются к ежедневной планерке.
• 9:05 – Планерка начинается, участники должны ответить на три вопроса.
• 9:20 – Планерка заканчивается, каждый участник возвращается к работе.

Ежедневные планерки должны быть простыми и лаконичными. Не пытайтесь заново изобрести колесо. Просто подготовьте программу подобную той, которой мы сейчас поделились с вами, а затем придерживайтесь ее.

Избегайте несвязанных с темой и/или непродуктивных дискуссий

Единственный способ, с помощью которого вы можете управлять 15-минутной планеркой, – это «избавиться от лишнего». Вам необходимо избегать любых дискуссий, которые не относятся к трем вопросам, которые вы задаете каждому участнику.

Чтобы сделать это, попытайтесь записывать несвязанные с темой вопросы на доске за вашей камерой. После этого предложите сотрудникам обсудить их после собрания, если они чувствуют такую необходимость. Или разместите эти темы на общем канале в Slack, чтобы обсудить их там, а не во время вашей планерки.

Вот как должен выглядеть диалог между вами и вашими коллегами во время планерки:

• Вы: Что вы делали сегодня?
• Сотрудник: Я каталогизировал все ответы на ваш опрос поддержки и организовал их в Google Sheet таким образом, что информация сейчас легко доступна.
• Вы: Что вы будете делать завтра?
• Сотрудник: Я собираюсь проанализировать данные с Алексеем и поработать с ним, чтобы обновить нашу стратегию контента на оставшуюся часть года.
• Вы: У вас есть какие-либо проблемы с этим?
• Сотрудник: Не сейчас, но я бы хотел, чтобы кто-то еще изучил нашу стратегию, когда мы ее завершим.

На этом останавливаемся и переходим к другому сотруднику. Если вы можете поддерживать обмен мнениями так коротко и лаконично, как в этом примере, вы сможете проводить исключительно эффективные ежедневные планерки.

Всегда завершайте ваши ежедневные планерки последующими действиями

Попросите своих участников делать записи во время вашей планерки. Таким способом действия, которые вы обсуждаете, правильно отслеживаются и каждый знает точно, что делать, когда они выходят из собрания. Это также поможет держать сотрудников в курсе событий, когда они не могут проводить собрания.

Теперь большая часть действий будет ответом ваших сотрудников на второй вопрос: «Что вы будете делать сегодня?», что позволяет очень просто сделать заметки. Однако не забывайте также записывать любые дополнительные действия, которые неожиданно возникают во время ваших собраний.

Например, если вы спрашиваете Марию: «Есть ли у тебя какие-либо сложности?», а она отвечает: «Мне нужна была помощь, чтобы просмотреть отчеты за прошлую неделю», потом Анна говорит: «Я могу помочь тебе», убедитесь, что это действие будет добавлено в рабочий план Анны.

Последующие действия после ежедневной планерки

Наконец, поговорите со своими сотрудниками после динамично проведенной планерки. Убедитесь, что у них есть все необходимое для выполнения своей задачи. Спросите, были ли у них какие-либо дополнительные трудности после последнего разговора с вами. И будьте готовы им помочь, когда это будет необходимо.

Вы же НЕ хотите управлять ими в ручном режиме или сделать так, что ваши сотрудники почувствуют, что ими управляют на микроуровне. Быстрое сопроводительное электронное письмо будет очень кстати.

Такой тип коммуникации поможет также повысить уровень ответственности ваших сотрудников. Если они знают, что вы собираетесь поговорить с ними через несколько часов после планерки, они, вероятно, будут более мотивированы усердно работать и своевременно выполнять свои задачи.

Подводные камни, которых следует избегать во время вашей следующей планерки

Ежедневные планерки потенциально могут трансформировать вашу компанию в «тяговый локомотив», однако только если вы сможете избежать стандартных подводных камней, указанных ниже:

Не опаздывайте

Время ваших сотрудников является очень ценным. Не тратьте его зря, появляясь на ваших ежедневных планерках после назначенного времени его начала. Будьте вовремя и будьте всегда полностью подготовленными.

Опоздание – это отсутствие уважения к вашим сотрудниками и собранию в целом. Если вы не удосужились появиться в назначенное время, почему же они тогда должны это делать? Намного безопаснее просто появиться вовремя.

Конечно, в жизни всякое может случиться. Если вы знаете, что вы можете опоздать, подумайте о том, чтобы отменить собрание и свяжитесь со всеми с помощью программы для видеоконференций  на следующий день.

Не садитесь

Такие мероприятия не зря называют планерками…

Когда вы сидите, вам комфортно, а комфорт – это враг ваших ежедневных планерок. Почему? Потому что вы намного вероятнее будете склоняться к проведению быстрого, продуктивного собрания, когда вам некомфортно, чем тогда, когда вы находитесь в более удобном положении.

Помните, что планерки должны быть короткими и содержательными. Если вы стоите, это один из наилучших способов гарантировать, что ваши ежедневные собрания не будут длиться слишком долго.

Не игнорируйте расписание сотрудников

Если вы управляете коллективом, состоящим из удаленно работающих сотрудников, вполне возможно, что они находятся в разных часовых поясах. Учитывайте это при назначении своих ежедневных планерок.

Рассмотрим пример Джима, который живет в Нью-Йорке и управляет двумя сотрудниками, работающими удаленно: Гарри, который живет в Лос Анджелесе и Лаурой, которая живет в Лондоне. Если бы Джим назначил свою планерку на 9 утра EST, Гарри должен бы был встать и быть готовым к 6 утра PST из-за разницы во времени.

Джиму лучше было бы назначать свои ежедневные планерки на 12 дня EST, т.е. на 9 утра PST для Гарри и 5 вечера в Лондоне, где живет Лаура.

Выбирайте время для планерки, которое подходит всем вашим сотрудникам. Таким образом каждый почувствует себя значимым.

Проводите собрания лучшего качества

Ежедневные планерки увеличат эффективность работы ваших сотрудников, как только вы научитесь правильно их проводить.  После того, как вы прочитаете эту статью, вы научитесь проводить свои планерки максимально эффективно. Вы также узнаете, каких ошибок стоит избегать.

Все, что остается сделать, это назначить вашу первую планерку! Мы уверены, что вы и ваши сотрудники останетесь довольны временем, проводимым на ежедневных планерках.

В поиске качественного программного обеспечения для проведения ежедневных планерок? Попробуйте ClickMeeting БЕСПЛАТНО прямо сейчас. Наше решение простое и интуитивное, с большим количеством функций, его полюбили тысячи довольных клиентов. Нажмите здесь, чтобы начать свой 30-дневный пробный период.