Этикет виртуальных встреч: универсальные правила

Мы живем в 2021 году, и онлайн-встречи стали новой нормой. То ли из-за требований в связи с COVID-19, то ли из-за продолжающегося роста возможностей удаленной работы или чего-то еще, все больше людей, чем прежде, используют программные решения для поддержания связи со своими сотрудниками.

И это хорошо! Но поскольку эта среда является новой для многих людей, этикет виртуальных встреч часто понимается неправильно или, что еще хуже, игнорируется. Мы хотим изменить эту ситуацию!

Читая далее, вы узнаете, почему этикет виртуальных встреч настолько важен, а также получите 10 советов, которые помогут вам убедиться в том, что вы и ваши коллеги всегда ведете себя профессионально во время онлайн-встреч.

Почему так важен этикет виртуальных встреч?

Этикет виртуальных встреч гарантирует, что онлайн-встречи проходят гладко. Без него ваши онлайн-встречи будут неорганизованными и непродуктивными, участникам придется перекрикивать друг друга, чтобы быть услышанными, эмоции могут накалиться, что приведет к проявлению бескультурья.

Напротив, когда этикет удаленных встреч имеет приоритетное значение, вы и ваша команда сможете своевременно выполнять работу и все участники будут чувствовать себя ценными и уважаемыми.

Кроме того, этикет онлайн-встреч сделает виртуальные встречи более похожими на личные, которые они и призваны заменить. Это поможет удаленным сотрудникам познать чувство товарищества и единства, которое они иначе не смогли бы испытывать по отношению к своим коллегам.

10 советов по этикету удаленных встреч

Как добиться того, чтобы ваши виртуальные встречи были продуктивными и доставляли удовольствие всем участникам? Следуйте приведенным ниже 10 советам, которые мы разделили на три различные категории: перед, во время и после встречи.

Давайте рассмотрим их.

Перед встречей

Надлежащий этикет видеосвязи начинается задолго до реальной встречи. Есть несколько вещей, которые должны сделать как организаторы, так и участники встречи до ее начала:

1. Составьте повестку дня

Если вы проводите виртуальную встречу, составьте повестку дня и отправьте ее своей команде. Это поможет сделать ваши встречи продуктивными и максимально практичными. Это также поможет участникам подготовиться ко встрече, а также подготовить любые материалы, которые могут понадобиться.

Меньше всего вам хотелось бы тратить драгоценное время вашей команды. Имея подготовленный план встречи, вы будете уверены, что 30-60 минут, которые вы проведете вместе, пойдет всем на пользу.

Чтобы не тратить время других людей впустую, приглашайте на свои онлайн-встречи только тех, кто действительно должен там присутствовать. Нет смысла просить Макса присутствовать на совещании по продажам, если он работает в отделе обслуживания клиентов. Всегда уважайте время своей команды.

2. Проверьте свое оборудование

Перед началом встречи проверьте, работает ли ваше оборудование. Ничто так не убивает атмосферу виртуальной встречи как технические проблемы.

Что представляет собой такая проверка? Если встреча проходит по телефонной связи, проверьте свое устройство и его работу. Достаточный ли уровень сигнала? Если вы проводите встречи с помощью программного обеспечения для видеоконференций, такого как ClickMeeting, убедитесь, что вы знаете, как войти в систему, что ваша веб-камера, микрофон и динамики работают, а сигнал Wi-Fi достаточно сильный.

3. Оденьтесь соответствующим образом

То, что вы работаете удаленно, не означает, что вы должны быть одеты в пижаму во время онлайн-встреч. В конце концов, вы профессионал и должны одеваться соответствующим образом. По крайней мере, перед своими коллегами. Если вы этого не сделаете, это будет означать для вашей команды, что вы не цените их время.

Убедитесь, что вы причесались, умылись, почистили зубы и сделали все необходимое, чтобы ваш внешний вид не отвлекал вас во время встречи.

Задайте себе этот вопрос перед тем, как войти на онлайн-встречу: чувствовал ли бы я себя комфортно, если вошел бы в штаб-квартиру компании в таком виде? Если ответ «да», то, вероятно, все в порядке. Если ответ «нет», приведите себя в порядок перед входом на встречу.

4. Проверьте окружающее пространство

Как только убедитесь, что вы выглядите презентабельно, проверьте свое окружающее пространство. Нет ли оскорбительных плакатов на стене позади вас? Нет ли на полу кучи белья, которую смогут увидеть ваши коллеги? Если да, приведите в порядок пространство, окружающее вас, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы.

Кроме того, оцените выбранное вами место для проведения встречи на предмет шума. Выберите максимально тихое место, а это значит, что местная кофейня не входит в список приемлемых мест. Если у вас дома семья, ваша гостиная и/или кухня, вероятно, тоже не лучший выбор.

Найдите тихое, бесшумное место, откуда можно присоединиться к встрече. И тогда вам и вашим коллегам не придется перекрикивать друг друга, чтобы быть услышанными.

Во время встречи

Вы составили повестку дня, проверили свое оборудование и убедились, что вы и ваше окружающее пространство готовы к продуктивной встрече с вашей командой. Что теперь? Помните о следующих советах во время общения со своими коллегами:

5. Представьте участников друг другу

Это правило этикета соблюдает ведущий встречи. Прежде чем погрузиться в обсуждение конкретных проектов, стратегий и других важных бизнес-тем, потратьте минуту или две и убедитесь, что все участники представлены друг другу.

Почему это так важно? Потому что трудно работать с совершенно незнакомым человеком. Как только все узнают имена и роли других людей, присутствующих на встрече, они смогут общаться более эффективно, и в результате ваша встреча будет более продуктивной.

После представления напомните всем присутствующим, почему вы попросили их встретиться и чего вы надеетесь достичь к концу встречи. Таким образом, все будут говорить на одном языке.

6. Будьте внимательны

Вы бы не стали сидеть в телефоне или проверять электронную почту во время личной встречи, не так ли? Тогда почему столько из нас считает, что это нормально делать во время виртуальной конференции? Это неправильно.

Уделите человеку, выступающему во время вашей онлайн-встречи, все свое внимание. Это не только уважительное и профессиональное поведение, но и поможет вам сделать свой реальный вклад. Вы не сможете добавить ничего значимого в разговор, который вы на самом деле не слушаете.

Если вам нужно чем-то занять руки во время посещения встречи, делайте заметки. Вы можете предложить свою кандидатуру в качестве официального секретаря встречи и помочь всей вашей команде.

7. Не перебивайте других

Мы не должны были бы этого говорить, но мы это сделаем: не перебивайте своих товарищей, даже если вам нужно сказать что-то очень важное. Это просто невежливо.

Это также создает опасный прецедент. Если присутствующим будет позволено перебивать друг друга в любой момент, никто не сможет говорить свободно. Хуже того, что те, кто стесняется внести свою лепту в разговор, вообще перестанет чувствовать себя комфортно.

Если вы проводите виртуальную встречу, применяйте строгое правило «не перебивать». Если вы присутствуете на другой встрече в качестве участника, подождите и не высказывайте свое мнение, пока не придет ваша очередь.

8. Отключите свой микрофон

Ваш микрофон должен быть включен во время виртуальной встречи только тогда, когда вы говорите. Когда вы даете возможность высказаться следующему участнику, нажмите кнопку, чтобы выключить свой микрофон.

Это избавит встречу от эха и поможет не отвлекать вашу команду фоновым шумом.

Возможно, вы выбрали уединенное место в своем доме для посещения встречи. Но что, если соседская собака начинаеи лаять? Или ваш малыш вдруг закатил истерику в соседней комнате? Стоит только отключить свой микрофон, и ваши товарищи по команде никогда об этом не узнают.

Наконец, отключенный микрофон отобьет у вас охоту перебивать своих коллег. В конце концов, вам придется нажать кнопку, чтобы вас услышали, а это напомнит о необходимости дождаться своей очереди.

После встречи

Ваша встреча подходит к концу, но есть еще несколько советов по этикету виртуальных встреч, которые мы рассмотрим в этом коротком разделе:

9. Попросите задать вопросы

Прежде чем вы официально завершите встречу и попрощаетесь, обязательно спросите свою команду, есть ли у них какие-либо вопросы или замечания. Все ли четко понимают свои задания? Понимает ли каждый сотрудник, чего команда пытается достичь в целом?

Никому не нравится чувствовать себя сбитым с толку. Задавая вопросы своей команде, вы даете им возможность высказать свои опасения и получить ответы, необходимые им для того, чтобы чувствовать себя комфортно в своей роли.

Этот совет также имеет хороший экономический смысл. Если ваша команда не понимает, что они должны делать, они не смогут делать это эффективно, что снизит производительность и моральный дух команды. Убедитесь, что ваши сотрудники знают свои задачи, и прибыльность повысится.

10. Действия после встречи

И последнее, но, безусловно, не менее важное: надлежащий этикет видеосвязи диктует, чтобы ведущие выполняли определенные действия после встречи. Потратьте время на отправку записок, индивидуальных заданий и всего остального, что, по вашему мнению, имеет отношение к каждому участнику.

Таким образом, у каждого будет приказ в письменном виде и он точно будет знать, что нужно делать до момента следующей встречи.

ClickMeeting упрощает этикет виртуальных встреч

Программное обеспечение для встреч, такое как ClickMeeting, может значительно упростить внедрение и соблюдение перечисленных выше советов по этикету. Это одна из причин, по которой нашим решением пользуются сотни тысяч людей по всему миру.

Зарегистрируйте 30-дневную пробную версию ClickMeeting уже сегодня.

Дайте каждому участнику высказаться

С помощью ClickMeeting до 25 человек может встречаться онлайн одновременно. Более того, каждый участник может слушать, разговаривать и иным образом взаимодействовать с другими во время встречи. Это означает, что у каждого присутствующего есть возможность быть услышанным.

Тем не менее, организаторы могут управлять встречами так, как им это необходимо. Организаторы могут назначать докладчиков, вести приватные чаты, модерировать обсуждения путем блокировки и разблокировки выбранных участников, и многое другое.

Вовлекайте участников своих удаленных встреч в процесс

Ключом к успешной встрече является взаимодействие с участниками, особенно если вы хотите, чтобы ваши участники проявляли уважение к друг другу и оставались вовлеченными на протяжении всего процесса.

ClickMeeting включает в себя множество функций взаимодействия, таких как общий доступ к экрану, цифровые доски, приватный и публичный чат, а также возможность отправки опросов и тестов. Каждая из этих функций помогает участникам оставаться сосредоточенными и вовлеченными.

Просматривайте статистику виртуальных собраний

Наконец, все встречи ClickMeeting имеют панель аналитики, которую вы можете использовать для оценки своих виртуальных встреч и улучшения их в будущем.

Как долго длилась ваша последняя встреча? Смогли ли вы удерживать участников в течение всего времени или их внимание начало ослабевать? Используйте ClickMeeting, чтобы ответить на эти вопросы, а затем соответствующим образом скорректируйте будущие встречи, чтобы они стали более продуктивными.

Улучшайте этикет своих онлайн-встреч

Этикет онлайн-встреч для участников и организаторов имеет важное значение. Если вы и ваша команда не сможете продуктивно и уважительно взаимодействовать друг с другом с помощью программного обеспечения для видеоконференцсвязи, вам будет трудно продвигать свою компанию каким-либо значимым образом.

К счастью, этикет виртуальных встреч не сложен. Просто следуйте 10 советам, которыми мы поделились выше. Мы гарантируем, что, как только вы это сделаете, ваши виртуальные встречи будут проходить гораздо более гладко.