Пандемия COVID-19 изменила мир. В частности, вирус привел к радикальным изменениям в условиях труда. Наверняка вам пришлось работать из дома за последние несколько месяцев, и приспособиться к этому было нелегко.
К сожалению, мы не знаем, когда закончится пандемия, и поэтому требования социального дистанцирования и работы из дома становятся повседневной действительностью — по меньшей мере сейчас. В этой связи важно взять на вооружение совместную работу в интернете и научиться, эффективно проводить онлайн-конференции.
В этой статье мы поговорим о преимуществах совместной работы онлайн, о пяти шагах по улучшению онлайн-конференций и о том, почему платформа ClickMeeting является великолепным инструментом для работы в режиме онлайн.
Давайте приступим!
Table of Contents
Преимущества совместной работы онлайн
Если вы новичок в мире видеоконференций, вам следует знать о нескольких их преимуществах, включая удобство, скорость и возможности записи. Давайте рассмотрим каждое из этих уникальных преимуществ более подробно:
1. Удобство
Личные встречи невозможны в условиях строгой изоляции из-за COVID-19. Но даже если мы вспомним лучшие времена, совместная работа онлайн обеспечивает более высокий уровень удобства, чем встречи вживую.
Например, когда вы встречаетесь со своими сотрудниками и/или коллегами в режиме онлайн, вам не нужно ехать в какое-то определенное место. Каждый участник может просто присутствовать на встрече, удобно расположившись у своего компьютера — даже если этот компьютер расположен за 1 000 миль от местонахождения другого участника.
Это ОГРОМНОЕ преимущество для команд удаленных сотрудников. Это также удобно для организаторов, планирующих крупномасштабные мероприятия. Трудно разместить 25 человек в помещении в режиме встречи вживую, но в цифровой среде пространство не является проблемой.
2. Скорость
Удобство онлайн-конференций также позволяет быстрый обмен информацией, что зачастую приводит к улучшению управления проектами. Только подумайте об этом: ваши сотрудники четко знают, что и когда делать, ошибок можно избежать, а все задачи решаются быстрее.
Встречи вживую замедляют процесс принятия решения, потому что процесс сбора отдельных сотрудников занимает больше времени в реальности.
3. Возможности записи
Что, если ключевые члены команды не могут посетить запланированную встречу? В условиях организации личной встречи вам придется либо переносить ее, либо делать подробные заметки для отсутствующих участников. Ни одно из этих решений не является идеальным сценарием.
Онлайн-конференции легко можно записать. Затем видеозапись можно отправить по электронной почте любому участнику, отсутствовавшему на онлайн-совещании.
Как проводить онлайн-конференции: 5 шагов к успеху
Вы готовы провести безупречную онлайн-конференцию самостоятельно? Просто выполните пять шагов, описанных ниже, и вы организуете высокопрофессиональную онлайн-конференцию в два счета!
1. Выберите правильный инструмент для совместной работы
На рынке существует множество инструментов для совместной работы онлайн, но не все из них помогут вам в проведении онлайн-конференций. Вам придется инвестировать в платформу для онлайн-конференций.
Как и в любой другой категории продуктов программного обеспечения, здесь существует разнообразие опций. Главное – выбрать правильный инструмент под ваши потребности, чтобы вы могли легко общаться и работать со своей командой, независимо от того, где находятся все ее участники.
Мы рекомендуем вам убедиться в том, что выбранная вами платформа для онлайн-конференций позволяет:
Поддерживать безопасность. Цифровая безопасность очень важна. Вы и ваши коллеги, вероятно, будете обсуждать стратегию компании, корпоративные процессы и прочую информацию, и вы не хотите, чтобы ваши конкуренты узнали о ней. Выбирайте платформу для онлайн-конференций, которая уделяет приоритетное внимание безопасности вашей информации.
Доступ к функциям совместной работы. В идеале инструмент для проведения видеоконференций должен позволять вам больше, чем просто отображение вашего лица и запись вашего голоса. Ищите платформу для онлайн-конференций с такими функциями, как общий доступ к экрану, текстовый чат, цифровая доска, тесты и опросы и подробные аналитические данные. В таком случае ваш инструмент не будет ограничивать вашу совместную работу.
Записывать встречи. Как мы уже говорили ранее, возможность легкой записи является одним из наибольших преимуществ конференций в режиме онлайн. Поэтому убедитесь в том, что выбранная вами платформа для онлайн-конференций позволяет это!
Также важно убедиться в том, что выбранный вами инструмент для совместной работы команды является легким в использовании. Трудные в использовании решения замедлят ваши онлайн-конференции и сделают вашу совместную работу онлайн изнуряющей обязанностью для вас и вашей команды.
2. Планируйте и готовьтесь
Лучшие онлайн-конференции – это всегда хорошо спланированные встречи. Вам следует точно знать, еще до момента входа в цифровую переговорную, что вы хотите обсудить, с кем вы хотите это обсудить и как долго вы хотите это обсуждать.
Когда вы запланируете все это заблаговременно, ваши встречи станут гораздо более эффективными, потому что вы не будете тратить время на принятие решения, о чем нужно поговорить.
Как только вы определились с целью вашей конференции и списком приглашенных, создайте программу с основными темами для обсуждения, структуру конференции, продумайте, чего вы ждете от каждого участника, какими файлами/ документами вы хотели бы поделиться во время встречи.
Если вы подготовите такой документ и отправите его участникам заранее, ваши коллеги смогут подготовиться, что сделает вашу совместную работе еще более эффективной.
Вы можете также включить в программу вашей конференции время «почесать языками».
Это общеизвестно, что коллеги, не испытывающие затруднений в общении с друг другом, работают более эффективно. Запланируйте в начале вашей конференции время, чтобы участники могли поговорить, пошутить и построить более тесные отношения с друг другом.
3. Введите правила поведения
Вы подготовились к конференции и разработали ее программу. Участники присоединяются к вам в цифровой переговорной, и вы готовы к началу работы.
Если это ваша первая встреча с коллегами в цифровой среде, не пытайтесь сразу же перейти к реализации программы конференции. Вместо этого уделите несколько минут правилам поведения участников, чтобы ваша встреча прошла гладко.
Мы предлагаем несколько таких правил поведения:
Начните со знакомства. Если члены вашей команды не знакомы с друг другом, начните вашу онлайн-конференцию со знакомства. Это поможет вашей команде чувствовать себя более комфортно друг с другом и будет способствовать лучшему общению и совместной работе.
Не перебивайте друг друга. Не должно возникать ситуации, когда участникам приходиться перекрикивать друг друга, чтобы быть услышанными. Говорить должен только один человек, при этом не позволяйте плохо воспитанным членам команды перебивать других.
Сосредоточьтесь на работе. Попросите ваших участников воздержаться от проверки электронной почты или поиска своего телефона во время встречи, если только это не является абсолютной необходимостью. Это не очень приятно – выступать перед невнимательными слушателями.
Ограничивайте отвлекающие факторы. И наконец, обратите внимание, где находится каждый участник. Если они находятся, например, в слишком шумной кофейне, шум будет отвлекать других участников. Попросите всех участников конференции найти тихое место и отключать свои микрофоны, когда они ничего не говорят.
Ваша работа как организатора конференции – установить правила поведения ипринуждать к их соблюдению по необходимости. Легче всего просто напомнить участникам об этих правилах до начала конференции, тогда они будут помнить о них.
4. Вовлекайте ваших участников в процесс
Вы можете запланировать идеальную конференцию и ввести несколько правил поведения, чтобы все держать под контролем. Но если ваши участники не вовлечены в процесс, ваша встреча не будет такой успешной, как могла бы быть. К счастью, у нас есть несколько способов, которыми вы можете воспользоваться, чтобы повысить вовлеченность:
Дайте участникам задания. Если у каждого участника будет конкретная задача для выполнения во время встреча, уровень вовлеченности автоматически поднимается. Например, вы можете попросить одного члена команды записать все идеи, озвученные во время мозгового штурма, а другого – провести презентацию показа слайдов.
Задавайте конкретные вопросы. Еще один способ повысить вовлеченность аудитории – спросить мнение конкретных людей. Эта стратегия особенно хорошо работает с робкими членами команды, которые обычно стесняются озвучить свое мнение. Вовлекайте их в разговор, задавая им вопросы о том, что они думают по определенной теме.
Используйте привлекающие внимание наглядные материалы. Захватывающие наглядные материалы также помогут привлечь внимание членов вашей команды к вашим встречам. Когда вы говорите о сложных потоках работ, постарайтесь проиллюстрировать их с помощью функции общего доступа на вашей платформе для онлайн-конференций. Если вы планируете представить подробные показатели, составьте график, чтобы вам было проще представить информацию.
Некоторые способы мы уже обсуждали — запланируйте время для непринужденного разговора, начинайте каждую встречу со знакомства и т.д. Эти методы также повышают вовлеченность аудитории.
5. Рассылайте письма после конференции
Последнее, но не маловажное – это связь с каждым участником после завершения вашей онлайн-конференции. Обычно это проще всего делать с помощью рассылки писем. Убедитесь, что в рассылаемых вами письмах указано следующее:
Четкие указания. Каждый член команды должен знать, что ему делать после вашей конференции. Подтвердите свои указания еще раз и включите индивидуальные указания в свое сообщение, отправляемое после мероприятия.
Согласованные сроки исполнения. Вы распределили задачи, но указали ли вы сроки исполнения? Убедитесь, что вы указали крайние сроки исполнения для задач, назначенных членам команды. Таким образом вы сможете контролировать ход реализации проекта.
Планируемые контрольные даты. Когда вы планируете встретиться с вашей командой снова? Если вы выберете дату заранее, каждый участник сможет найти время в своем графике. Включите любые контрольные даты в свое письмо после проведения мероприятия.
И не забудьте попросить вашу команду об обратной связи! Как, с их точки зрения, прошла конференция? Что можно было сделать по-другому, чтобы она была еще более эффективной? Попросите ваших участников изложить свои соображения, чтобы вы могли улучшить процессы и цифровую переговорную.
ClickMeeting для совместной работы онлайн
ClickMeeting – это полнофункциональная конференций, которой пользуются сотни тысяч компаний по всему миру для координации командного сотрудничества.
Она оснащена таким функциями, как цифровая доска, общий доступ к экрану, опросы и тесты, текстовый чат и подробные аналитические данные. Организаторы встреч также имеют доступ к премиум-опциям, таким как возможность назначения докладчика и модерация обсуждения.
И все эти функции легко использовать! Мы упорно работали над тем, чтобы платформа ClickMeeting стала самым легким в использовании инструментом в пространстве для онлайн-конференций. Чтобы организовать онлайн-встречу, просто:
Войдите в свою учетную запись на ClickMeeting. У вас еще нет учетной записи? Зарегистрируйте 30-дневную пробную версию учетной записи и получите доступ ко всем функциям.
Нажмите на черную кнопку Создать конференцию в правом верхнем углу вашего экрана. Затем выберите опцию Запланированная конференция или Срочная конференция в ниспадающем меню. Опция Запланированная конференция предназначена для заблаговременного планирования мероприятий. Опция Срочная конференция – это опция для оперативных встреч, для которых не требуется предварительное уведомление.
Появится еще одно всплывающее меню. Выберите, кого вы хотите пригласить на конференцию, выделив имена участников. Если коллег нет в системе ClickMeeting, просто введите их адреса электронной почты, чтобы пригласить на встречу. Затем нажмите кнопку Пригласить. ClickMeeting позволяет организовать конференции с участием до 25 человек.
Как только вы и ваша команда входите в ClickMeeting, вы можете начинать совместную работу. Нажмите на конкретного участника, если вы хотите предоставить ему права докладчика. Это позволит ему приглашать других участников, включать и выключать звук микрофонов коллег и т.д.
Необходимо отметить, что можно настроить ClickMeeting в соответствии с потребностями вашей компании. Выберите вид галереи, чтобы участники могли разговаривать, проводить мозговой штурм и представлять идеи, или вид докладчика, чтобы сконцентрировать внимание на докладчике (этот вид хорошо подходит для онлайн занятий, заседаний совета директоров и презентаций для инвесторов).
У вас есть опция переключения вида в любое время встречи, что позволит вам организовывать конференции любым удобным для вас образом.
Онлайн-конференции уже сегодня
Онлайн-конференции являются важной частью современного делового мира, и эта тенденция сохранится и после окончания пандемии COVID-19. Почему? Потому что они позволяют командам общаться и работать быстро и удобно.
Чтобы провести эффективную онлайн-конференцию для своей компании, просто выполните пять шагов, описанных в этой статье:
- Выберите правильный инструмент для совместной работы;
- Планируйте и готовьтесь;
- Введите правила поведения;
- Вовлекайте свою аудиторию;
- Рассылайте письма после конференции.
Вы все еще ищете отличную платформу для проведения онлайн-конференций? Опробуйте ClickMeeting бесплатно в течение 30 дней. Мы уверены, что вам понравится этот набор функций для совместной работы онлайн!
Loading...
