Gdyby był to zwyczajny rok, moglibyśmy zebrać w jeden artykuł wszystkie ulepszenia produktu z ostatnich 12 miesięcy, opisać nasze uznanie za to, że jesteś naszym klientem oraz ubrać całość w świąteczne i noworoczne życzenia. I byłoby to całkowicie szczere – co do tego nie ma wątpliwości. Jednak ten rok był inny. Wymagający, trudny, rewolucyjny. Był to dla nas wielki zaszczyt, że mogliśmy pomóc Ci przez niego przejść.
O 2020 roku będzie się mówić na lekcjach historii – jest to bardziej niż pewne. Pandemia wywróciła nasz świat do góry nogami i wszyscy musieliśmy się do tego dostosować – a trzeba było zrobić to szybko.
Table of Contents
Wyzwanie
Szkoły, uniwersytety, nauczyciele, szkoleniowcy, marketerzy, sprzedawcy i pozostali menedżerzy oraz właściciele biznesów – wszyscy musieli zaimplementować 100% komunikację online w dosłownie mgnieniu oka.
Również dla tysięcy osób na całym świecie, które są całkowitymi nowicjuszami, jeśli chodzi o platformy do wideo konferencji, webinarów oraz wirtualnych zajęć, ten proces nie był niczym łatwym.
Z drugiej strony ci, którzy wypróbowali te narzędzia w akcji jeszcze przed wybuchem pandemii, przechodząc na pełnoetatową pracę zdalną oraz model edukacji online, też wymagali odpowiedniego ukierunkowania oraz dobrze wyposażonych platform.
Rozwiązanie
Wiemy, jak było. A było ciężko. Nie musieliśmy stawiać się w Twojej sytuacji. My również jej doświadczyliśmy – przeszliśmy na pracę zdalną, a nasze dzieci kontynuowały rok szkolny przed laptopami, spędzając wiele godzin na internetowych zajęciach.
Misją ClickMeeting było dostarczenie niezawodnej platformy do komunikacji oraz odpowiedniego, praktycznego know-how, które pomoże Ci przetrwać te trudne czasy i – co więcej – zrobić to efektywnie!
Sprawdźmy jak!
Platforma do organizowania wszystkich typów wydarzeń online
Zadaniem numer jeden było przekształcenie naszego oprogramowania w narzędzie, które pozwoli Ci na organizację wydarzeń online o dowolnym formacie i wielkości. Bez względu na to, czy musisz spotkać się ze swoimi studentami lub członkami zdalnego zespołu w przytulnym i w pełni interaktywnym pokoju wydarzenia lub chcesz zaprezentować swoje treści przed znacznie większą publicznością.
Wszystko musiało znajdować się w jednym miejscu! Po to, aby wykluczyć jakąkolwiek frustrację spowodowaną przechodzeniem z jednej platformy na drugą. Co najważniejsze – naszym celem było dostarczenie super intuicyjnego sposobu korzystania z aplikacji.
Oto co udało się nam osiągnąć:
Odmieniony panel konta
Łatwość obsługi oznacza lepsze doświadczenie użytkownika. Koniec. Kropka. Nowy panel konta platformy ClickMeeting z odświeżonym i intuicyjnym interfejsem otworzył drogę do łatwego i szybkiego wybierania oraz planowania dowolnego typu wydarzenia online:
- Webinar na żywo;
- Webinar na żądanie;
- Automatyczny webinar;
- Zaplanowane spotkanie;
- Lub spontaniczne spotkanie online przy pomocy opcji „Meet now”.
W pełni interaktywne spotkania online dla 25 osób
Cały sens sprawnej i wydajnej pracy zdalnej oraz współpracy online polega na mądrym wdrożeniu narzędzi do komunikacji. Oczywiście, jest ich wiele na rynku – do tej grupy zalicza się, przykładowo, Slack, Jira, Trello lub Monday do dzielenia się informacjami, plikami, opiniami lub do kontynuacji pracy nad projektami.
Jednak, aby komunikacja online szła we właściwym kierunku, musisz mieć możliwość, żeby spotykać się z innymi online w ten sposób, aby wszyscy się widzieli i słyszeli. I oto moment, w którym na scenę wchodzą nasze spotkania online!
Wprowadziliśmy narzędzie do wirtualnych spotkań, gdzie wszyscy mogą włączyć swoje mikrofony oraz kamerki, udostępniać ekran oraz zostawiać komentarze w oknie czatu.
Wydarzenia online na ogromną skalę – nawet do 10 tysięcy widzów
Od mikro do makroskali. Nie, nie masz żadnych przywidzeń. W tym roku wprowadziliśmy technologię webcastingową, która umożliwia organizowanie wydarzeń na ogromną skalę, na których nawet 10 tysięcy osób może oglądać to, co masz do zaprezentowania!
Wydarzenia online na wielką skalę przychodzą na ratunek, szczególnie dla branży eventowej – jednego z pierwszych sektorów biznesowych dotkniętych lockdownem. Przeniesienie targów czy konferencji do świata online było (poza ich odwoływaniem) jedynym rozwiązaniem.
I cały urok tkwi w tym, że przemiana tradycyjnego wydarzenia w cyfrowe przynosi same korzyści organizatorom!
Oto dowód:
Synchronizacja widoków oraz zapisywanie ustawień pokoju
Ideą przyświecającą tym dwóm funkcjom było wcześniejsze przygotowanie wydarzenia oraz utrzymanie kontroli nad jego wyglądem dla Ciebie i Twoich uczestników.
Na początek – zapisywanie ustawień pokoju – za pomocą tego narzędzia możesz przygotować pokój wydarzenia na długo przed tym, zanim rozpoczniesz nadawanie na żywo! Wystarczy, że klikniesz przycisk „Zapisz” w pokoju i gotowe! Twoje materiały edukacyjne i ustawienia pokoju pozostaną w takim układzie, nawet gdy zamkniesz okno przeglądarki.
Następnie wprowadziliśmy funkcję widoków pokoju z możliwością synchronizacji elementów na Twoim ekranie z tym, co uczestnicy widzą na swoich komputerach.
W skrócie, za pomocą tego narzędzia możesz z łatwością spersonalizować widok pokoju wydarzenia oraz kompozycję najistotniejszych elementów – okna czatu oraz podglądu AV.
Możesz również dodatkowo zsynchronizować widok tak, aby Twoi uczestnicy i inni prezenterzy widzieli te same funkcje, które Ty widzisz na swoim ekranie.
Nowa, przyjazna dla użytkownika aplikacja mobilna
Mimo że pracowaliśmy nad rozwojem naszej aplikacji mobilnej, zanim świat został zdominowany przez pandemię, to udostępniliśmy ją do użytku, kiedy wszyscy poznawali pracę i naukę online.
Dzięki naszej odnowionej aplikacji organizowanie oraz dołączanie do wydarzeń online może stać się jeszcze wygodniejsze:
Intuicyjny i przyciągający uwagę design. Naszym głównym celem było dostarczenie aplikacji, która minimalizuje liczbę podejmowanych działań, aby móc wziąć udział w wydarzeniu.
Znakomita jakość obrazu i dźwięku. Używanie smartfonu jako kieszonkowego narzędzia do prowadzenia wideokonferencji musiało spełniać najwyższe standardy audio i wideo.
Brak konieczności przełączania się pomiędzy funkcjami. Twoi uczestnicy będą widzieli wszystkie elementy spotkania online na jednym ekranie.
Praca w tle. Jeśli organizujesz wydarzenia za pomocą telefonu, możesz nadal korzystać z innych jego funkcji, a wydarzenie będzie działać, nawet jeśli Twój ekran wygaśnie.
Zapewnienie stabilnej platformy i bezpośredniego wsparcia klienta
Aby pomóc Ci przetrwać tegoroczną burzę, zakasaliśmy rękawy i dostarczyliśmy niezawodną platformę do wideokonferencji oraz webinarów.
Uporaliśmy się z ogromną falą ruchu na naszej stronie oraz niewiarygodną liczbą wydarzeń online – przyjrzyjmy się poniższym danym, aby lepiej zobrazować skalę.
Tak, liczba wydarzeń online przeprowadzonych na platformie ClickMeeting zwiększyła się czterokrotnie i sięgała prawie 300 tysięcy w samym marcu 2020 roku.
To osiem tysięcy cyfrowych spotkań dziennie! Tak wzmożona liczba webinarów i spotkań online wymagała intensywnych prac technicznych.
Rozbudowa naszej infrastruktury serwerowej
Jak widzimy, lockdown spowodował zwielokrotnienie wszelkich naszych statystyk. Każdego tygodnia liczba wydarzeń przeprowadzonych na platformie ClickMeeting zwiększyła się o około 375% w porównaniu ze standardowym tygodniem sprzed pandemii.
Podobnie liczba uczestników wydarzeń online wzrosła o 560%. Tendencja ta tyczy się również prezentacji organizatorów – liczba wgranych do kont plików zwiększyła się o 619%, a nagrań wydarzeń o 180%.
Musieliśmy działać szybko. Więcej informacji przekaże nam Bartłomiej Bałdyga – IT Director w ClickMeeting:
Aby nasz system radził sobie ze wzmożoną aktywnością użytkowników, musieliśmy podjąć zdecydowane działania – rozbudowaliśmy naszą infrastrukturę serwerów konferencyjnych o 112%. Rozszerzyliśmy również całkowicie inne elementy jak serwery strumieniowe oraz przestrzeń na nagrania i przechowywanie plików. Pamiętajmy jednak, że to nie był koniec naszych działań – musieliśmy pracować przez całą dobę, aby zoptymalizować wydajność aplikacji. Można śmiało stwierdzić, że w wielu przypadkach poruszyliśmy niebo i ziemię.
Zaprezentujmy te dane na liczbach:
- Serwery konferencyjne – 112% w górę
- Serwery strumieniowe – 115,6% w górę
- Serwery nagraniowe – 103% w górę
- Serwery front-endowe – 133% w górę
Dzięki tym działaniom udało się nam utrzymać oraz dostarczyć platformę do wideokonferencji, dzięki której możesz całkowicie polegać na stabilności.
Skalowanie zespołu Działu Obsługi Klienta
Już długo przed tym, zanim COVID-19 zatrząsnął naszą rzeczywistością, byliśmy dumni z jakości wsparcia zapewnianego przez nasz Dział Obsługi Klienta. Przez lata nasi doradcy techniczni i opiekunowie kont przesuwali granice, aby pomóc nauczycielom, szkoleniowcom, marketerom i wielu innym zapracowanym profesjonalistom w płynnym organizowaniu wydarzeń online na platformie ClickMeeting.
Jednak wraz z globalnym przejściem na pracę zdalną oraz edukację online, liczba zapytań dotarła do dolnej granicy stratosfery.
Jak prezentował się ten trudny rok?
Aby spojrzeć na to z innej perspektywy, przenieśmy się w czasie. W 2019 roku od stycznia do końca października przeprowadziliśmy ponad 58 tysięcy bezpośrednich interakcji z naszymi klientami poprzez wiadomości e-mail oraz czat. Kiedy patrzymy na ten sam okres, ale z 2020 roku, mówimy o ogólnej liczbie 112 tysięcy nawiązanych rozmów, czyli średnio dwa razy więcej. Mimo to w najbardziej ruchliwych miesiącach lockdownu (od marca do maja), zaobserwowaliśmy potrojoną liczbę zapytań w porównaniu do zeszłego roku – mówi Maja Korpusik, Head of Customer Experience w ClickMeeting.
Aby pomóc Ci nie tylko przetrwać, ale i rozwijać się w tych niepewnych czasach oraz dać Ci kilka cennych wskazówek, musieliśmy pozyskać więcej członków zespołu na pokładzie. Na tym etapie możemy powiedzieć, że dzięki nowym pracownikom nasz Dział Obsługi Klienta zwiększył się o 65%!
Bezpieczeństwo danych w zakresie ochrony prywatności
W tym roku ludzie na całym świecie uczyli się komunikacji wirtualnej jako codziennego narzędzia zawodowego i edukacyjnego. Było to kwestią czasu, że pojawią się pewne nieprawidłowości, oczywiście wychwytywane przez serwisy informacyjne i użytkowników mediów społecznościowych. Niektóre z nich są przezabawne lub żenujące (jak zapomnienie, że kamera jest nadal włączona i korzystanie z toalety podczas spotkania online); inne są bardziej patologiczne, jak zoombombing.
Aspekt bezpieczeństwa spotkań online stał się kluczowy i na szczęście mieliśmy już na to odpowiedź:
Działania te chronią Cię przed trollingiem podczas konferencji online.
Z drugiej strony, jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych, przełom nastąpił 16 lipca, kiedy to wyrok Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości unieważnił tarczę prywatności.
Czym jest tarcza prywatności? Jest to jeden z mechanizmów sankcjonujących transfer danych osobowych obywateli Unii Europejskiej oraz osób zamieszkałych w UE do USA.
Problem polegał na tym, że regulacje USA nie zapewniają poziomu ochrony prawnej obywatelom EU, jaki gwarantują swoim własnym obywatelom i w ogólności, jakie zapewnia RODO.
Na skutek unieważnienia przez Trybunał Sprawiedliwości Tarczy Prywatności oraz jednocześnie zakwestionowania oparcia się na standardowych klauzulach umownych w celu transferu danych do USA, wszyscy przedsiębiorcy z EU stanęli przed problemem znalezienia legalnej podstawy do transferu danych osobowych do USA, zaś sami dostawcy z USA z możliwości działania na rynku UE.
Co z kolei oznacza to w kwestii organizacji webinarów, wirtualnych zajęć oraz spotkań biznesowych online? Dbałość o bezpieczeństwo danych wszystkich uczestników. Bezpieczna komunikacja online powinna być jednym z najważniejszych priorytetów.
W ClickMeeting jesteśmy niezwykle wyczuleni na tę kwestię. Jako polska firma postępujemy zgodnie z zasadami RODO. Co więcej, przenieśliśmy naszą całą infrastrukturę serwerową na terytorium Unii Europejskiej, co oznacza, że przechowywanie i przetwarzanie danych uczestników Twoich spotkań oraz webinarów odbywa się przy zachowaniu ścisłych środków ostrożności.
Nie tylko najwyższej klasy produkt, ale również przydatne know-how
Jak wspomnieliśmy prędzej, przejście na 100% komunikację online nie było bułką z masłem. Dla tysięcy edukatorów i profesjonalistów na całym świecie, którzy przed wybuchem pandemii nie byli biegli z zakresu nowych technologii, stanowiło to ogromne wyzwanie.
Wiedząc, jak przytłaczające są obecne czasy, przyspieszyliśmy kreację treści edukacyjnych. Cel był prosty – poprowadzenie naszych klientów przez nieznane wody pracy oraz nauki zdalnej.
Na samym początku lockdownu stworzyliśmy grupę Akademii ClickMeeting na Facebooku – dedykowane miejsce do dzielenia się wiedzą i odpowiadaniem na pytania w czasie rzeczywistym.
Ponadto przygotowaliśmy trzy poradniki dla początkujących:
Praca zdalna z ClickMeeting – wideo konferencje i spotkania biznesowe online krok po kroku;
Nauka zdalna – prowadzenie zajęć lekcyjnych na platformie ClickMeeting.
To jednak dopiero rozgrzewka! Aby ułatwić pracę na naszej platformie, stworzyliśmy 27 materiałów wideo, aby przeprowadzić Cię przez najróżniejsze aspekty prowadzenia webinarów oraz spotkań online.
Spójrzmy na poniższe przykłady:
Aby przekazać Ci więcej wiedzy oraz inspiracji, napisaliśmy i opublikowaliśmy 42 artykuły na naszym blogu! Informowaliśmy o zmianach w czasie rzeczywistym za pomocą takich artykułów jak The End of the Privacy Shield – What Does it Mean for Online Events? lub o podstawowych zasadach webinarów, przykładowo Live Webinars Fundamentals: How to Use Them for Your Content Mix oraz How to Do a Webinar? A Complete Guide on How to Organize Webinars, kompletnych przewodnikach dla nauczycieli online oraz szkoleniowców Teaching and Training 100% Online? Here’s Your Guide to Creating a Virtual Classroom lub jak prowadzić zdalne spotkania biznesowe How to Run Online Meetings: A Complete Guide.
Aż wreszcie zagłębiliśmy się w wewnętrzne oraz zewnętrzne dane i przeprowadziliśmy szczegółowe badania, aby przedstawić trzy raporty pokazujące aktualną sytuację na rynku webinarów, wideokonferencji, pracy oraz nauki zdalnej w czasach pandemii.
- Webinary i wideokonferencje w czasach pandemii;
- What is the Current Approach to Online Learning and Working from Home?
- How does online learning and working from home look in Canada?
DZIĘKUJEMY!
Podsumowując – był to rok, który ludzkość zapamięta na bardzo długi czas. Zmiany te nadal wpływają na każdy aspekt naszego życia zawodowego, edukacyjnego i prywatnego.
Na zakończenie 2020 roku oraz krótko przed Świętami, chcemy życzyć Ci spokoju ducha, szczęścia i niezapomnianych chwil z najbliższymi.
Mamy nadzieję, że nadchodzący rok przyniesie nam więcej przewidywalności oraz pozytywnych zmian. Komunikacja online prawdopodobnie zostanie z nami na dobre, jednak po ostatnich miesiącach nauki i adaptacji, jesteśmy pewni, że będziemy wspólnie dalej się rozwijać!
Wesołych Świąt!
Loading...
