In diesem Artikel möchten wir über die Möglichkeit sprechen, sich mit Menschen überall auf der Welt zu treffen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was Webkonferenzen sind, welche Vorteile sie mit sich bringen und wie Sie eine effektive Webkonferenz in vier einfachen Schritten einrichten können.
Die Technologie hat die Arbeitsweise von Unternehmen heutzutage grundlegend verändert. Wir können jetzt unsere Produkte an Kunden aus aller Welt vermarkten und verkaufen, traditionelle zeitaufwändige Aufgaben im Handumdrehen erledigen und sogar Besprechungen mit Kollegen in unterschiedlichen Zeitzonen in Echtzeit abhalten.
Table of Contents
Was ist eine Webkonferenz?
Einfach ausgedrückt ist eine Webkonferenz eine Echtzeitbesprechung, Konferenz, Schulung oder Präsentation, die über das Internet gehostet wird.
Die Teilnehmer loggen sich in die Webkonferenz über ihre Rechner ein und können miteinander per Audio- und Text-Chat-Funktionen kommunizieren, sich PowerPoint-Präsentationen oder Whiteboard-Notizen des Moderators anschauen und sogar den Bildschirminhalt des Moderators einsehen, wenn er diesen mit der Gruppe teilen möchte.
Was sind die Vorteile von Webkonferenzen?
Nachdem Sie erfahren haben, was Webkonferenzen sind, können wir ihre Vorteile erläutern. Es gibt viele Gründe, warum Webkonferenzen nützlich sind, aber ich möchte mich auf zwei Hauptvorteile konzentrieren:
Größere Reichweite
Wir leben im 21. Jahrhundert und viele Unternehmen sind global tätig. Zum Beispiel befindet sich das Unternehmen, für das Sie arbeiten, in San Francisco, Kalifornien, verkauft jedoch möglicherweise Produkte an Kunden in New York, London, Peking und anderen Städten auf der ganzen Welt.
Heutzutage ist es keine Selbstverständlichkeit, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens vor Ort arbeiten. Da Telearbeit immer beliebter wird, benötigen Führungskräfte zuverlässige Methoden, um mit allen Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben – auch wenn einige von ihnen in unterschiedlichen Ländern wohnen.
Mithilfe von Videokonferenzen können Organisationen mit Kunden und Mitarbeitern in Kontakt bleiben, unabhängig davon, wo sie sich befinden.
Ressourceneinsparung
Wie bereits erwähnt, sind Unternehmen heutzutage auf der ganzen Welt tätig. Können Sie sich den Zeit- und Geldaufwand vorstellen, wenn Sie in jede Stadt fliegen müssten, in der Sie Kunden haben, um Produktdemos persönlich vorzuführen?
Das Gleiche gilt für standortferne Teams. Wenn Sie umfangreiche Reisevorbereitungen treffen müssten, damit Ihre Teilearbeiter an Besprechungen teilnehmen können, würde nur wenig Zeit für die eigentliche Arbeit bleiben.
Hier kommen Webkonferenzen wieder zum Einsatz. Sie müssen nicht Ihre Vertriebsmitarbeiter regelmäßig um die ganze Welt oder Mitarbeiter zurück zum Hauptsitz der Firma fliegen. Sie brauchen nur in eine zuverlässige Webkonferenzplattform zu investieren und schon können Sie Besprechungen über das Internet hosten.
So hosten Sie eine erfolgreiche Webkonferenz
Wir haben bereits das „Was” und „Warum” zu Videokonferenzen besprochen. Jetzt konzentrieren wir uns auf das „Wie”. Das heißt: Wie können Sie eine erfolgreiche Webkonferenz hosten? Die Antwort auf diese Frage finden Sie in diesem Abschnitt.
1. Einen Konferenzplan erstellen
Wie viele andere Dinge im Leben beginnt eine erfolgreiche Webkonferenz fast immer mit einer soliden Planung.
Wenn Sie nicht wissen, worüber Sie während des digitalen Meetings sprechen werden, warum dieses Thema wichtig ist, wie Sie die wichtigsten Inhalte vermitteln möchten und mit wem Sie sie teilen werden, wird Ihre Webkonferenz wahrscheinlich nicht sehr erfolgreich.
Erstens, legen Sie das Ziel der Webkonferenz fest. Möglicherweise müssen Sie Ihr standortfernes Team kontaktieren und sicherstellen, dass Sie sich über eine bestimmte Sache einig sind. Oder vielleicht möchten Sie eine Produktdemo für potenzielle Kunden vorführen.
Was auch immer Ihr Ziel sein mag, kennen Sie es, bevor Sie live gehen.
Dann entscheiden Sie, wer eingeladen wird. Muss jeder Telearbeiter in Ihrer Abteilung bei der Live-Webkonferenz anwesend sein? Machen Sie die Produktdemo für alle zugänglich oder nur für eingeladene Teilnehmer?
Anschließend entscheiden Sie sich für ein Webkonferenz-Tool, mit dem Sie das Online-Treffen hosten werden. Es gibt viele Optionen, aber ClickMeeting wird von den Benutzern durchweg hoch bewertet. In einem weiteren Abschnitt dieses Artikels erfahren Sie mehr über ClickMeeting und welche Vorteile es für Sie mit sich bringt.
2. Die Regeln der Konferenz festlegen
Nachdem Sie einen Plan für die Webkonferenz erstellt haben, müssen Sie einige Grundregeln festlegen, die die Teilnehmer zu beachten haben.
Das Gute an diesem Schritt ist, dass er nur einmal ausgeführt werden muss, im Gegensatz zur Konferenzplanung, die für jedes Online-Treffen einzeln festzulegen ist.Nachdem Sie die Regeln festgelegt und den Teilnehmern mitgeteilt haben, müssen Sie diese durchsetzen.
Was wird mit Regelngenau gemeint? Ganz einfach: Geeignete Umgangsregeln für die Teilnehmer schaffen, damit sie während der Webkonferenz effizient miteinander kommunizieren können.
Es liegt ganz bei Ihnen, diese Regeln festzulegen. Wir haben jedoch einige Vorschläge für Sie:
Professionell bleiben. Nur weil Sie und andere Webkonferenzteilnehmer sich nicht im gleichen Raum befinden, bedeutet dies nicht, dass Professionalität auf der Strecke bleiben sollte.Sorgen Sie dafür, dass die Besprechungen geschäftsorientiert bleiben, kleiden Sie sich angemessen und verhalten Sie sich so wie in traditionellem Büroumfeld.
Sich auf grundlegende Höflichkeit konzentrieren. Webkonferenzen schließen die grundlegende Höflichkeit nicht aus. Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer nicht einander überschreien, um gehört zu werden. Bieten Sie jedem Teilnehmer die Gelegenheit zu sprechen und sorgen Sie für ein respektvolles Miteinander. Verhalten Sie sich so, als wäre das eine typische Besprechung im Büro.
Mit einfachen Regeln wie oben aufgeführt stellen Sie sicher, dass Ihre Webkonferenzen produktiv sind und jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, seine Gedanken und Ideen zu äußern. Legel Sie Regeln fest, die für Sie funktionieren, und setzen Sie diese während Ihrer Webkonferenzen durch.
3. Fokus behalten
Laut Cleverism verbringt ein durchschnittlicher Manager der mittleren Führungsebene 35% seines Arbeitstages in Besprechungen.Bei Spitzenmanagern beträgt diese Zahl sogar 50%, was eigentlich kein Problem wäre, solange diese Treffen das Unternehmen voranbringen. Aus Studien ergibt sich jedoch, dass 37% von Besprechungen vollkommen unproduktiv sind.
Wir möchten nicht, dass Ihre Webkonferenzen zu den 37% zählen. Technologie sollte unser Leben einfacher und angenehmer machen – nicht uns belasten.
Vor diesem Hintergrund versuchen Sie immer während Online-Besprechungen den Fokus zu behalten. Nachdem Sie eine Webkonferenz-Agenda vorbereitet haben, halten Sie sich so gut es geht daran. Lassen Sie sich nicht ablenken. Dadurch dauern Ihre Treffen länger und Ihr Team ist weniger produktiv.
Wenn ein Thema unerwartet zur Sprache kommt, das im Detail besprochen werden muss, sollten Sie eine Folgebesprechung planen, anstatt sich direkt mit dem Thema auseinanderzusetzen. Auf diese Weise können Sie einen neuen Webkonferenzplan vorbereiten und sicherstellen, dass das Thema so produktiv wie nur möglich besprochen wird.
Denken Sie immer daran – Zeit ist die wertvollste Ressource. Verschwenden Sie sie nicht!
4. Webkonferenz aufzeichnen
Last, but certainly not least, ALWAYS record your web conferences. The hosting software you use should give you this ability (if it doesn’t, it’s time to look for a new web conferencing software!). We suggest taking advantage of it.
Why are we so bullish on recorded web conferences? Because they’re incredibly useful!
Imagine you’ve just hosted a meeting with your remote team, but, unfortunately, a key staff member came down with the flu and couldn’t make it. Rather than trying to take notes during the conferences so that you can relay the information to them once they’ve recovered, you can simply send them the web conference recording and ask them to view it when it’s convenient for them.
Web conferences that are customer-oriented can be recorded as well and used in the future for marketing and sales purposes. You might not need to host live product demos every time you get a new lead. You can probably just send them an automated recording instead.
Recorded web conferences are a major convenience that you should definitely take advantage of! They will help you become more productive, guaranteed.
Webkonferenzen – die besten Praktiken
Da Sie nun wissen, wie Sie eine erfolgreiche Webkonferenz veranstalten können, verraten wir Ihnen einige bewährte Methoden, um sicherzustellen, dass Ihre Online-Besprechungen so effektiv wie möglich sind. Befolgen Sie diese drei Regeln bei Ihrer nächsten Webkonferenz:
1. Auf die Umgebung achten
Nur weil Sie und andere Webkonferenzteilnehmer sich nicht im gleichen Raum befinden, bedeutet dies nicht, dass Sie die Umgebung außer Acht lassen sollten. Die Kulisse könnte ablenkend wirken, wenn im Hintergrund Filmplakate, schmutzige Kleider oder andere ablenkende Gegenstände zu sehen sind.
Sie sollten auch auf die Geräusche in Ihrer Umgebung achten. Wegen des störenden Lärms empfehlen wir nicht, die Webkonferenz in einem Café abzuhalten, der voll mit Menschen ist.
Tun Sie sich selbst und den anderen Webkonferenzteilnehmern einen Gefallen und denken Sie darüber nach, woSie sich während der Online-Besprechungen befinden. Achten Sie auf ablenkende Gegenstände und Geräusche.
2. Überzeugendes Bildmaterial vorbereiten
Gleich ob Sie eine Webkonferenz selbst abhalten oder gebeten wurden, während einer Webkonferenz eine Präsentation abzuhalten, ist überzeugendes Bildmaterial Ihr Freund.Warum? Weil es dabei hilft, die Teilnehmer zu engagieren.
Mehr über Teilnehmer-Engagement erfahren Sie im nächsten Abschnitt. Vorerst aber ist es wichtig zu verstehen, dass Diagramme, Grafiken und andere visuelle Elemente Aufmerksamkeit fordern, leeren Zahlen Bedeutung geben und dafür sorgen, dass sich die Teilnehmer engagieren.
3. Publikum einbeziehen
Die besten Webkonferenzen sind keine Monologe. Anstatt Ihren Teilnehmern zu „predigen”, sollten Sie sie in die Präsentation einbeziehen und engagiert halten.
Sie erreichen es, indem Sie jedem die Möglichkeit geben, zu sprechen, und indem Sie bestimmte Personen bitten, sich zu den Themen aus ihrem Fachgebiet zu äußern.
Sie können auch noch einen Schritt weiter gehen und die Webkonferenzteilnehmer bitten, etwas für die Gruppe vorder Besprechung vorzubereiten.
Übertreiben Sie jedoch nicht und belasten Sie nicht die Teilnehmer mit zu viel Arbeit vor dem Meeting. Wenn Sie aber wissen, dass sie einen wertvollen Beitrag leisten könnten, bitten Sie sie darum während der Webkonferenz.
ClickMeeting – die ultimative Webkonferenz-Lösung
Jetzt wissen Sie, wie Sie eine erfolgreiche Webkonferenz hosten können, und wir haben mit Ihnen einige der besten Praktiken geteilt, damit Ihre Online-Besprechungen reibungslos verlaufen. Es gibt jedoch eine wichtige Sache, über die wir nicht gesprochen haben: das Software-Tool, mit dem Sie die digitale Besprechung hosten können!
Wenn es um Webkonferenz-Software geht, ist ClickMeeting die beste Option dank den leistungsstarken Funktionen und der bedienungsfreundlichen Benutzeroberfläche.
Nutzen Sie ClickMeeting für Ihre nächste Webkonferenz und erhalten Sie Zugriff auf die folgenden Funktionen:
Bildschirmfreigabe. Versuchen Sie es, den Teilnehmern mit Worten zu erklären, wie bestimmte Aufgaben oder Workflows zu erledigen sind? Vergessen Sie es! Zeigen Sie es ihnen mit der ClickMeeting-Funktion Bildschirmfreigabe!
Whiteboard-Notizen. ClickMeeting hat eine Whiteboard-Funktion, die es Nutzern erlaubt, in Echtzeit zu schreiben, zu zeichnen und anderweitig ihre Ideen auszudrücken.
Umfragen und Befragungen. Finden Sie heraus, was andere Webkonferenzteilnehmer denken mithilfe von Umfragen bzw. Befragungen.
Da ClickMeeting Ihnen erlaubt, Webkonferenzen aufzuzeichnen, können Sie diese an Kollegen senden, die an der Besprechung in Echtzeit nicht teilnehmen konnten.
Automatisierte Folgemaßnahmen. Es ist mehr als eine großartige Möglichkeit, Ihre Konferenzteilnehmer mit einer automatisierten und individuellen Nachricht zu beeindrucken. Mit diesem Tool erreichen Sie jeden, der sich für die Webkonferenz angemeldet aber an ihr nicht teilgenommen hat.
ClickMeeting ist damit eine komplette Webinar-Plattform, mit der Sie Kundenkontakte generieren, Geschäfte abwickeln, Online-Kurse durchführen und andere Ziele erreichen können.
Fazit
Die Möglichkeit, Online-Besprechungen mit Telearbeitern abzuhalten und zu potenziellen Kunden auf der ganzen Welt Kontakte zu knüpfen, ist unbezahlbar! Durch Webkonferenzen erweitert Ihr Unternehmen seine Reichweite und spart Ressourcen ohne zusätzlichen Aufwand.
Beachten Sie nur die vier Grundsätze einer effektiven Webkonferenz:
Einen Konferenzplan erstellen;
Die Regeln der Konferenz festlegen;
Fokus behalten;
Webkonferenz aufzeichnen.
Wenn Sie sich noch nicht für eine Webkonferenz-Software entschieden haben, empfehlen wir ClickMeeting – eine leistungsstarke und intuitive Software. Probieren Sie sie 30 Tage lang kostenlos aus und überzeugen Sie sich selbst.
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