Die Vorstellung, eine große Konferenz zu organisieren, bereitet Ihnen Kopfschmerzen? Einen teuren Veranstaltungsort mieten, Flüge buchen, Unterkunft und Verpflegung koordinieren; ganz zu schweigen von der Qual, Hunderte von Teilnehmern aus der ganzen Welt in einer Stadt zu versammeln. Nun, das muss nicht so sein! Ihre große Veranstaltung kann komplett online stattfinden!

 

„Unsinn Wir möchten etwas wirklich Kompliziertes machen, das eben zu kompliziert ist, um es online zu präsentieren. Mit Webinar-Plattformen lässt sich das nicht durchführen. Außerdem haben wir keine Zeit und Ressourcen, um eine neue Software von Grund auf zu lernen“.

Warten Sie eine Sekunde:

Sie können Ihre wartungsintensiven und großen Veranstaltungen ganz einfach in einer digitalen Welt durchführen und zwar in einem Webkonferenzraum. Es ist einfacher als Sie denken.

 

Es steckt doch in Ihrem Browser!

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Großveranstaltungen online durchzuführen. Der Hauptgrund ist einfach: Sie möchten Zeit und Geld sparen, die sie für Reisen und Unterkunft ausgeben müssten, wenn sie versuchen würden, ein traditionelles Meeting zu organisieren.

Wie ist das zu machen? Gibt es eine Chance, dies mit einem Ansatz zu erreichen, der außerhalb der Box liegt?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie unsere Kunden mit dieser Herausforderung umgegangen sind. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie sie ihre großartigen Webinare geplant haben und wie unser Team ihnen geholfen hat, ihre Ziele zu erreichen.

 

Helfen wir unseren Kunden, ein großes Webinar zu organisieren? Die Herausforderung wurde angenommen!

Drei unserer Kunden planten riesige Veranstaltungen für ein internationales Publikum. Ihre Bedürfnisse gingen weit über die Standards hinaus:

  • 1.000-2.000 Teilnehmer in verschiedenen Teilen der Welt

  • Mehrere Dutzend Moderatoren, die ebenfalls auf der ganzen Welt verstreut sind

  • In einem Fall –eine mehrstündige Veranstaltung, die ohne Unterbrechung durchgeführt werden musste

Für jedes dieser Unternehmen war es eine unüberbrückbare Herausforderung, eine Online-Veranstaltung in dem vorgenannten Ausmaß einzurichten, zu planen und durchzuführen. Entweder hatten sie noch nie Webinare ausprobiert oder ihre Bedürfnisse waren einzigartig und äußerst anspruchsvoll (wenn sie sie alleine verfolgen würden).

Sie brauchten ein echtes Unterstützungsteam und einen engagierten Kundenberater – jemanden, der sich in den technischen Dingen auskennt. Jemanden, der helfend zur Seite steht, seine Mitarbeiter schult und seinen Moderatoren die Bedienung der Plattform beibringt. Jemanden, der sie zu allen Dingen der Webinar-Welt beraten wird.

Die Kunden fragten uns, ob sie auf uns zählen und unsere Hilfe bekommen könnten. Für ClickMeeting war es wie ein Batman-Zeichen am Himmel. Obwohl es eine neue Art der Zusammenarbeit zwischen dem Team und dem Kunden erforderte, haben wir uns dafür eingesetzt!

Wir haben es auf unsere Schultern genommen, die Kunden umfassend unterstützt und folgende Aufgaben übernommen:

  • Planung und Organisation der gesamten Veranstaltung im Auftrag des Kunden

  • Durchführung von Schulungen für mehrere Dutzend Moderatoren

  • Sicherstellung, dass alles nach Plan verläuft

  • Aus der Ferne- und Vor-Ort-Unterstützung unserer Mitarbeiter während der Veranstaltung

 

#1. Ein Software-Produkt-Demo für 1.500 Teilnehmer

Unser Kunde, der auf dem nordamerikanischen Markt tätig ist, wollte ein Online-Produkt-Demo-Webinar durchführen, um seinen Kunden aus Kanada und den USA eine neue Cloud-Lösung zu präsentieren. Die Vertriebsleiter des Unternehmens gingen davon aus, dass mehr als tausend Personen an der Veranstaltung teilnehmen würden.

Es gab jedoch ein Problem:

Sie haben noch nie ein Webinar veranstaltet, und dieses sollte eine gute Figur machen. Für uns gab es in einem solchen Fall nur eine mögliche Lösung – wir würden das Webinar für sie planen und organisieren!

In der Anfangsphase der Vorbereitungen musste der Kunde lediglich ein Konto einrichten und uns die Materialien zur Verfügung stellen. Darauf basierend haben wir das Veranstaltungsszenario und die Agenda ausgearbeitet; wir haben eine Präsentation und die abschließende Umfrage bearbeitet.

Anschließend haben wir uns um das Webinar-Branding entsprechend der visuellen Identität des Kunden gekümmert. Wir haben ein Layout für die Registrierungsseite, das Wartezimmer, den Webinarraum, und die Danke-Seite entworfen.

 

 

Ausprobieren und los gehts!

Wenn die technischen und inhaltlichen Aspekte des Webinars fertig waren, war es höchste Zeit für eine Probe. Wir haben ihre Vertriebsleiter zu einer Reihe von sogenannten Probeläufen eingeladen, in denen wir das Webinar durchführten und alles Schritt für Schritt erklärten.

Gemeinsam mit dem Kunden haben wir entschieden, welcher Moderator zu welchem Zeitpunkt die Leitung übernimmt. Wir haben ihnen gesagt, was sie tun sollen, wenn etwas nicht nach Plan läuft. Wir haben unseren B-Plan getestet – eine Reihe zusätzlicher Folien, die die Moderatoren zeigen würden, wenn sie Probleme bei der Bildschirmfreigabe oder beim Abspielen eines Videos von YouTube hatten. Alles musste vor der Stunde null erledigt werden.

An diesem großen Tag betraten 1,5 Tausend Teilnehmer den Webinarraum und nahmen an einer mehr als einstündigen Online-Veranstaltung teil. Zwei ClickMeeting-Teammitglieder unterstützten den Kunden vor Ort und zwei Entwickler standen online zur Verfügung, um bei Bedarf einzugreifen. Zum Glück mussten wir jedoch ihre Hilfe nicht in Anspruch nehmen. Während der Veranstaltung ist nichts Unrichtiges oder Unerwartetes passiert.

Unsere Arbeit endete nicht mit dem Ende des Webinars. Nach der Veranstaltung haben wir dem Kunden das Bundle-Paket mit allen Statistiken und der Chat-Aufzeichnung zur Verfügung gestellt. Dank dessen konnte sich das Unternehmen anschließend gut um ihre neuen Leads kümmern.

 

#2. Spektakuläre transkontinentale Bildungskonferenz

Eine 9-stündige Konferenz für zweitausend Teilnehmer, 29 Redner auf drei Kontinenten und ein Moderator –kann eine solche Veranstaltung vollständig online abgehalten werden? Unser Kunde hat die Herausforderung angenommen und erfolgreich in die Tat umgesetzt.

An der Konferenz, die den neuen Techniken des Englischunterrichts gewidmet war, haben die weltweit renommierten ELT-Experten teilgenommen.

Die größte Herausforderung bestand in diesem Fall darin, dass die Vorträge wie bei einer traditionellen Konferenz in drei Blöcken gleichzeitig gehalten werden sollten. Je nach Ticket kann ein Teilnehmer zwischen den Blöcken wechseln oder nur einem von ihnen zugewiesen werden.

Wir haben Unterkonten im Kundenkonto eingerichtet, damit jeder Moderator unabhängig auf die Bühne gehen und seine Rede halten kann. Wir haben auch dafür gesorgt, dass parallele Sitzungen – eine Funktion, mit der Sie mehrere Webinare gleichzeitig durchführen können–verfügbar sind.

 

 

Bedienung einer neuen Plattform lernen – wie kann man das überspringen?

Bald darauf wartete eine weitere Aufgabe auf uns. Die Referenten waren mit der Webinar-Technologie überhaupt nicht vertraut. Wir haben uns mit den technische Aspekten beschäftigt, weil wir den Referenten die Fokussierung auf die Vorträge erleichtern wollten, anstatt dass sie mit der Technologie kämpfen müssen. Wir mussten eine umfassende Schulung für eine Gruppe von 29 Dozenten auf 3 Kontinenten durchführen. Während des Treffens bekam jeder von ihnen einen detaillierten Plan seiner Präsentation und Hinweise, worauf er sich konzentrieren sollte.

Wir haben die Tatsache betont, dass wir bei einem solchen Ereignis sicherstellen mussten, dass die Server nicht überlastet werden. Deshalb haben wir sie vorgewarnt, dass sie ihren Zugang 5 Minuten vor ihrem Zeitfenster erhalten würden. Sie konnten sich erst dann anschließen, nachdem der Vorredner „die Bühne“ verlassen hatte.

Wie haben sie das geschafft? Ausgezeichnet! Alle Referenten hielten ihre Reden ohne Probleme oder Hindernisse. Der Kunde erhielt sehr positive Rückmeldungen von den Teilnehmern und überlegte die Möglichkeit, zukünftig eine weitere Konferenz vollständig online abzuhalten.

 

#3. Ein internes Rathaus / AMA-Meeting

Eine große Webinar-Veranstaltung muss nicht nur für ein externes Publikum konzipiert sein. Ein Unternehmen kann über eine Webinar-Plattform ein internes Online-Meeting für sein Team abhalten. Es ist eine großartige Idee, wenn die Organisation über ein großes Netzwerk im ganzen Land verfügt und alle Mitarbeiter in einem Konferenzraum sammeln muss. Dies kann kostspielig und zeitaufwändig sein.

Unser Kunde, ein großes Einzelhandelsunternehmen, das Produkte auf internationalen Märkten verkauft, war bemüht, Mitarbeiter aus 22 über das ganze Land verteilten Niederlassungen an einem Ort zu sammelnDer CEO wollte das gesamte Team treffen, um wichtige Nachrichten mitzuteilen, Pläne für die zukünftige Entwicklung aufzuzeigen und neue Ideen für den Mitarbeiterbewertungsprozess vorzustellen.

 

 

Eine klare Botschaft, die an alle Teammitglieder auf einmal geliefert wird.

Dieses Rathaus-Meeting war sehr wichtig und die Kunden wünschten sich, dass es sowohl für den CEO als auch für die Teilnehmer zu einer hervorragenden Erfahrung wird. In diesem Fall haben wir beschlossen, dass der Kunde sich nur dann sicher fühlen und angemessene Unterstützung erhalten kann, wenn er seine Mitarbeiter vor Ort hat und bereit ist, bei Bedarf zu helfen. Zwei Mitglieder des ClickMeeting-Teams gingen zum Hauptsitz des Kunden, um sicherzustellen, dass für alles gesorgt und alles gut vorbereitet wurde.

Datensicherheit war bei dieser Veranstaltung ein zentrales Thema. Während der Präsentation des CEO sollten vertrauliche Daten präsentiert werden. Nur Mitarbeiter konnten darauf zugreifen, daher mussten wir sicherstellen, dass sich nur Mitglieder des Teams registrieren, den Webinarraum betreten und an der Präsentation teilnehmen konnten. Aus diesem Grund hat jede Person eine Token-Einladung erhalten, um online an der Besprechung teilnehmen zu können.

Das Webinar war ein voller Erfolg. Mitarbeiter aus allen Niederlassungen des Landes konnten ihrem CEO live begegnen. Der CEO konnte sein Team kennen lernen und wichtige Nachrichten mitteilen, was gleichzeitig Zeit und Geld sparte.

 

Haben Sie keine Angst, Ihrer Veranstaltung einen größeren Rang zu verleihen.

Das Organisieren von Großveranstaltungen auf Webinar-Plattformen ist kein fernes Zukunftsszenario. Es passiert jetzt!

Zögern Sie nicht, einen entsprechenden Platz für spektakuläre Online-Veranstaltungen in Ihrer Geschäfts- und Marketingstrategie zu schaffen.

Und wenn Sie befürchten, dass die Technologie und die organisatorischen Angelegenheiten eine zu große Herausforderung sind, ist unser Team hier, um Ihnen behilflich zu sein. Wie Sie sehen können, haben wir viel Erfahrung in diesem Bereich.

Sind Sie bereit für eine skalierbare Webinar-Lösung für Ihr Unternehmen? Kontaktieren Sie noch heute unser Team für Geschäftsentwicklung!

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Posted by Jakub Zielinski

Jakub is the Senior Content Marketing Specialist at ClickMeeting.

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