Mitarbeiterbindung – in der Ära von Lockdowns, Homeoffice, flexiblen Arbeitszeitmodellen und Online-Meetings haben sich die Randbedingungen dafür wesentlich verändert. Man sieht sich fast nur in der Kamera, man hört sich nur am Telefon oder in den Kopfhörern, die Arbeit und das Privatleben sind manchmal kaum zu trennen.
Einerseits ist der Begriff Feierabend fast fremd geworden, weil man den Arbeitstag schwer im Rahmen halten kann – andererseits werden die Kontakte mit Arbeitskollegen immer schwächer und seltener, weil man z.B. sie nicht mehr in der Kaffeeküche oder in der Kantine trifft. Man arbeitet zwar effektiver, weil man seltener abgelenkt wird, dafür fehlt aber oft die Bindung der Mitarbeiter mit dem Team und dem Unternehmen.
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Teamarbeit in den Remote-Arbeitsmodellen
Es ist nicht einfach, ein Projektteam zu steuern, wenn man keine Möglichkeit, alle Teammitglieder in einen „echten“ Raum zusammenzurufen. Abgesehen von den technischen Problemen wie mangelnde Sound- und Videoqualität, Verzögerungen oder Softwarefehler, stellt sich als die größte Herausforderung dar, das Gefühl der Teamzugehörigkeit zu vermitteln. Es ist auch nicht immer möglich, die Stimmung im Team richtig einzuschätzen. In den Kameras sieht man nicht immer alles und in kritischen Momenten können sie dazu noch deaktiviert werden – man kann sich sehr einfach und schnell zurückziehen. Somit wird es schwerer, die Spannungsfelder zwischen den Mitarbeitern zu erkennen und darauf zu reagieren.
Die Bindung an das Unternehmen kann durch die Fernarbeit auch leiden. Im Büro wird man die ganze Zeit gesehen – man befindet sich im Firmengebäude, teilt die Büroräume mit anderen Kollegen, trifft sich in Besprechungs- oder Gemeinschaftszimmern. Sobald der Mitarbeiter von zu Hause arbeitet, entfällt ein gewisser Anteil an Kontrolle – es muss das Vertrauen geweckt werden, dass die Arbeit auch in der häuslichen Umgebung richtig und rechtzeitig erledigt werden kann. Das Vertrauen ist eben die Basis der Remote-Arbeitsmodelle. Und in den meisten Fällen funktioniert es im Homeoffice nicht schlechter als bei gewöhnlicher Büropräsenz.
Welche Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung können eingesetzt werden?
Natürlich ist es schön, sich mindestens einmal pro eine gewisse Zeit direkt sehen zu können – es wird jedoch immer schwieriger, alle Mitglieder zum selben Zeitpunkt am selben Ort zusammenzurufen. Die gute Nachricht ist, dass die Videokonferenztechnologie in der letzten Zeit einen sehr großen Fortschritt gemacht hat – mehr dazu finden Sie in unserem Artikel.
Die Pandemie und damit verbundene Einschränkungen für Versammlungen haben die Software-Entwickler dazu motiviert, effizientere und benutzerfreundlichere Tools mit dem höchsten Sicherheitsniveau auf den Markt zu bringen. Microsoft Teams, Zoom oder ClickMeeting wurden zu Elementen unseres Berufslebens, die heutzutage nicht wegzudenken sind – auch wenn die Pandemie vorbei ist, werden die meisten Lösungen sicherlich mit uns bleiben, weil sie auch unter „normalen“ Bedingungen die Arbeitseffizienz der Mitarbeiter steigern lassen. Im verarbeiten Gewerbe rechnen 46% der Unternehmen damit, dass die Mitarbeiter auch nach der Rückkehr in die Normalität mindestens einen Tag in der Woche von zu Hause tätig sein werden. Feste Büroarbeitsplätze sollen in der Zukunft auch keine Selbstverständlichkeit mehr. Es ist also zwingend erforderlich, sich an die neuen Arbeitsbedingungen anzupassen – wer sich weiterhin auf die exklusive Büropräsenz versteifen wird, kann auf dem Arbeitsmarkt sehr schlechte Karten haben, unabhängig davon, wie viel Geld für die Präsenz angeboten wird.
Was können Sie also tun, um die Integration der Mitarbeiter zu fördern und die Bindung an das Unternehmen zu steigern, wenn sie von zu Hause arbeiten? ClickMeeting kann Ihnen hier behilflich sein, zumindest in Bezug auf die Werkzeuge, die Sie bei diesen Maßnahmen einsetzen können. Von zentraler Bedeutung ist jedoch, was Sie tun – die richtigen Tools sollen Sie dabei unterstützen und vor den Teams neue Möglichkeiten eröffnen.
1. Optimale Abstimmung innerhalb der Abteilung
Völlig egal, ob wir von Teams oder Abteilungen reden – man braucht Zeit, um sich abzustimmen und man braucht auch Zeit zum Arbeiten. Es gibt solche Aufgaben, die immer im Team besprochen und gelöst werden müssen, es gibt aber auch solche, die nur von einer Person erledigt werden können – gemeinsam werden nur die Ergebnisse angeschaut und diskutiert.
Optimale Abstimmung muss nicht unbedingt eng und ständig sein – oder lieber sollte man sagen: sie darf nicht zu eng und häufig sein. Wenn wir jede Stunde über die Fortschritte unserer Arbeit informieren, bleibt nicht mehr viel Zeit zum Arbeiten übrig. Der Einsatz der virtuellen Kommunikationstools ermöglicht es den Teammitgliedern, die Abstimmung mit den Kollegen besser zu planen und effizienter zu gestalten. Es geht ja sehr schnell und einfach, den Kollegen am Schreibtisch zu besuchen und nach etwas zu fragen. Man überlegt sich aber zweimal, bevor man jemanden per Audio- oder Videogespräch anruft – oft ist man auch auf so ein Gespräch besser vorbereitet und die Abstimmung unter zwei Personen verläuft zügiger. Nach dem Auflegen kann man wieder an die Arbeit.
Die täglichen Standup-Meetings sind eine gute Kompromiss-Lösung und eine sehr effektive Methode, um gemeinsame Zeit zu nutzen. Sie sind kurz, inhaltsvoll und können auch dazu genutzt werden, die anderen Teammitglieder zu begrüßen –so wie man „Hallo“ sagt, wenn man morgens den Büroraum betritt. Diese Möglichkeit entfällt ja bei Remote-Arbeit.
Die Standup-Meetings fördern den Teamgeist und lassen die wichtigsten Informationen innerhalb einer Viertelstunde vermitteln. ClickMeeting hilft Ihnen dabei, solche virtuellen Besprechungen zu organisieren und zu gestalten. Der Meeting Modus ist für diese Anwendung am besten geeignet – es handelt sich um einen virtuellen Besprechungsraum für bis zu 25 Personen, in dem alle Teilnehmer „gleichberechtigt“ sind. Dies bedeutet, jeder darf per Mikrofon etwas sagen, seine Kamera einschalten und andere Teilnehmer auf dem Bildschirm sehen. Wenn man die Regeln befolgt, die hier beschrieben wurden, werden die Standup-Meetings mit ClickMeeting zu einem effizienten und hilfreichen Tool, um alle Teammitglieder auf dem aktuellen Projektstand zu halten.
2. Abteilungsübergreifende Kommunikation
Die Teamkommunikation ist wichtig, der Kontakt zwischen verschiedenen Abteilungen sowie zwischen den Mitarbeitern und dem Management Board soll aber dabei nicht vernachlässigt werden. Dabei geht es nicht nur um den teamübergreifenden Informationsaustausch, sondern auch um die Pflege der Corporate Identity.
Es ist prinzipiell völlig unproblematisch, die gleichen Tools auch für die Webmeetings mit Teilnehmern aus verschiedenen Abteilungen einzusetzen. Die Kommunikation muss jedoch nicht täglich stattfinden. Für Teams, die regelmäßig miteinander zusammenarbeiten, kann man z.B. einen wöchentlichen Jour Fixe einstellen, in dem aktuelle Themen besprochen werden können. Ähnlich kann die Kommunikation zwischen dem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten auf jeder Ebene stattfinden – Jour Fixe ist eine übliche Kommunikationsform z.B. zwischen den Abteilungsleitern und dem Top-Management. Der Meeting Modus ist hier wieder das geeignete Tool im Produktportfolio von ClickMeeting.
Die Top-Down-Kommunikation im Unternehmen muss nicht unbedingt nur mithilfe von Tools wie SharePoint stattfinden. Natürlich haben die Plattformen wie SharePoint ihre Vorteile – die Informationen werden unter den Mitarbeitern schnell verbreitet und erreichen alle Kollegen, die den Zugang zum Intranet haben. In der Pandemiezeit hatten einige Unternehmen sich dazu entschieden, auch die Betriebsversammlungen online zu veranstalten. Für diese und ähnliche Versammlungen ist der Webinar Modus wohl am besten geeignet. Die Teilnehmer sehen nur die Moderatoren (Geschäftsleitung/Betriebsrat), sehen aber nicht die anderen Teilnehmer. Nur die Moderatoren sind berechtigt, Mikrofon und Kameras zu benutzen. Sollten Fragen auftauchen, können diese im Chatfenster gestellt werden – im Anschluss können die Moderatoren sie beantworten.
3. Virtuelle Inhouse-Schulungen
Know-how – das unterscheidet Ihr Unternehmen von vielen anderen. Die einzigartigen Fähigkeiten und Kenntnisse, die nach außen geschützt, aber intern verbreitet und unterrichtet werden sollen. Da es sich oft um komplexe und spezifische Inhalte handelt, ist eine Inhouse-Schulung meistens die beste Wahl, um die Kollegen damit vertraut zu machen. Die Veröffentlichung eines Dokuments bzw. nur die Schulungsunterlagen ohne entsprechende Erklärung führen zu einem eher geringen Lernerfolg – die Interaktion zwischen dem Mentor und den Mentees ist mehr als erwünscht. Doch wie tut man das, wenn man sich in der Firma deutlich seltener trifft?
ClickMeeting hat dazu viele Lösungen parat. Je nach der Art und Größe der Schulung können verschiedene Online-Werkzeuge eingesetzt werden – alle drei Modi können dabei eine große Hilfe sein.
Wenn es um eine Schulung in einer kleinen Gruppe geht, in der viel Interaktion zwischen dem Mentor und den „Lehrlingen“ oder auch zwischen den Teilnehmern selbst vorgesehen ist, wird der klassische Meeting Modus wohl der Beste sein. Dadurch, dass alle sich sehen und hören können, kann eine fast familiäre Atmosphäre hergestellt werden – dies ist definitiv eine Lösung für Teams oder Gruppen, die sich relativ gut kennen und sich auf ähnlichen Ebenen in der Hierarchie befinden. Durch die Möglichkeit, Diskussionen und Fragerunden durchzuführen sowie schnelle Interaktion wird sich eine solche Inhouse-Schulung fast wie eine normale Runde im Bekanntenkreis anfühlen.
Einige Schulungen können gleichzeitig für mehrere hundert Personen gemacht werden. Wenn die erwünschte Aktivität der Teilnehmer sich nur auf das Zuhören bzw. das Schreiben im Chatfenster beschränkt, können Sie mit ClickMeeting im Webinar Modus erfolgreich und effizient durchgeführt werden. Da die Obergrenze der Teilnehmeranzahl bei 1000 liegt, können in vielen Unternehmen Schulungen angeboten werden, zu denen (fast) die ganze Belegschaft eingeladen werden kann.
Besondere Aufmerksamkeit gilt jedoch dem Edu Modus, insbesondere mit der Erweiterung um die Breakout-Räume. Diese einzigartige Verbindung schafft etwas mehr als nur eine perfekte Lernatmosphäre. Durch die Verwendung der Extra-Räume, die vom Haupt-Meetingraum abgetrennt werden können, ist es durchaus möglich, während der Schulung Gruppenarbeiten zu organisieren oder Prüfungen durchzuführen. Alles auf höchstem Sicherheitsniveau.
Solange es nicht darum geht, die Bedienung einer konkreten Maschine oder Anlage praktisch zu erlernen, können viele Inhalte im Rahmen einer Online-Veranstaltung vermittelt werden. Für alle Mitarbeiter, deren Arbeitswerkzeug der Computer und die Software sind, ist diese Lösung besonders vorteilhaft, weil man eine solche Schulung auch aufzeichnen und zu einem beliebigen Zeitpunkt sich noch einmal anschauen kann.
4. Integration zwischen den Mitarbeitern im Online-Modus fördern
Muss es immer nur um die Arbeit gehen? Natürlich ist die Arbeit der Faktor, der die Menschen in Teams zusammenbindet, es ist jedoch meistens von Vorteil, wenn die Teammitglieder sich persönlich auch ein wenig kennen und im besten Fall sogar mögen. Wenn einige neue Gesichter dem Team bereits während der Pandemiezeit beigetreten sind, entfällt in den meisten Fällen die Möglichkeit, sich richtig kennen zu lernen. Ein Feierabendbier oder ein gemeinsames Mittagessen in der Kantine oder im Restaurant sind kaum noch umsetzbar. Manchmal ist es sogar schwierig herauszufinden, wer zum Team gehört und wer vielleicht gegangen ist, wenn die Kommunikation zwischen den Mitgliedern nicht korrekt funktioniert. Es ist nicht mehr selten, dass wir einige von unseren Teamkollegen noch nie live gesehen haben.
Kann man die Online-Tools nutzen, um den sozialen Austausch zwischen den Mitarbeitern zu ermöglichen? Ja! Für viele von uns gehört das Quatschen während der Mittagspause oder in der Kaffeeküche einfach dazu. Wie wäre es mit einer virtuellen Kaffeeküche? Einen solchen virtuellen Raum kann man betreten, wenn man z.B. gerade eine Kaffeepause braucht und sie nicht unbedingt alleine verbringen möchte. Dies schafft schon die Gelegenheit, einmal sich über andere Themen als Arbeit zu unterhalten. Ein zusätzlicher Raum in Meeting Modus von ClickMeeting ist eine perfekte Umgebung, um dies zu ermöglichen.
Ähnlich lassen sich die Mittagspausen gestalten. In gut geführten und eingespielten Teams ist eine gemeinsame Mittagspause keine Qual, sondern eine Gelegenheit, etwas mehr über sich einander zu erfahren. In den Online-Meetings kann man durchaus gemeinsam zu Mittag essen, wenn man nur einige Regeln beachtet. Dies gilt insbesondere für das Stummschalten der Mikrofone – beim Essen entstehen meistens mehr Geräusche als bei arbeitsbezogenen Webmeetings, deswegen sollte man das Mikrofon stummschalten, wenn man gerade nicht spricht.
Einem gemeinsamen Abend, z.B. bei Online-Spielen, virtuellem Biertrinken oder Fußballgucken steht auch nichts im Wege. Wichtig ist, dass alle Teammitglieder sich dabei wohl fühlen und keiner gezwungen wird, daran teilzunehmen. Die technischen Möglichkeiten sind besser denn je.
5. Immer auf die Stimme der Mitarbeiter hören
Egal was man tut, soll der Mitarbeiter stets im Fokus stehen. Alle Tools und Lösungen sollen letztendlich mit dem Ziel eingesetzt werden, das Wohlbefinden, die Motivation und die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Oft haben die Mitarbeiter selbst sehr gute Ideen, wie sie den Arbeitsalltag effizienter, angenehmer oder einfach lustiger gestalten können. Die Lösungen sind oft schon da, man muss sie sich einfach anhören. Und dann einfach überprüfen, mit welchen Ressourcen sie sich realisieren lassen. Oft sind die technischen Lösungen auch schon vorhanden.
Remote-Arbeit ist nicht asozial!
Lassen Sie sich nicht einreden, dass Homeoffice zwingend zur Lockerung der Bindung zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen führen muss. Sehen Sie das mehr als eine Chance, Ihre Mitarbeiter durch durchdachte Lösungen und modernes Angebot nochmal davon zu überzeugen, dass sie das richtige Unternehmen gewählt haben! ClickMeeting hilft Ihnen bei der technischen Umsetzung Ihrer Online-Meetings.
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