Hybride Veranstaltungen: Was ist eine hybride Veranstaltung und wie kann man sie durchführen?

Virtuelle Veranstaltungen waren während der COVID-19-Pandemie von entscheidender Bedeutung. Sowohl Early Adopters als auch Virtual-Averse-Unternehmen haben die Technologie in ihre Strategien integriert, um die Räder am Laufen zu halten. Unseren Zahlen zufolge gab es im Jahr gab es im Jahr 2020 2.316.074 ClickMeeting-Veranstaltungen – verglichen mit nur 627.033 Veranstaltungen im Jahr zuvor.

Und jetzt, da einige Unternehmen ihre Arbeit wieder aufnehmen und in einigen Teilen der Welt die persönlichen Aktivitäten langsam wieder aufgenommen werden, suchen die Unternehmen nach Möglichkeiten, das virtuelle und das persönliche Erlebnis miteinander zu verbinden. Hier kommen die hybriden Veranstaltungen ins Spiel.

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Was ist eine hybride Veranstaltung?

Eine hybride Veranstaltung ist eine Live-Veranstaltung, die persönliche und virtuelle Elemente kombiniert, so dass die Teilnehmer unabhängig von ihrem Aufenthaltsort an ihr teilnehmen können. Hybride Veranstaltungen können Meetings, Schulungen, Workshops, Konferenzen, Messen, Seminare und jede andere Art von Veranstaltung sein, die Sie für Ihr Unternehmen durchführen.

Jede hybride Veranstaltung ist anders. In einigen Fällen fügen Unternehmen einer typischen persönlichen Veranstaltung eine virtuelle Komponente hinzu – vielleicht, um das Erlebnis für die persönlichen Teilnehmer zu verbessern, um die Veranstaltung für mehr Menschen zugänglich zu machen (47 % der Veranstalter geben an, dass hybride Veranstaltungen ein internationales Publikum verbinden), oder als Folge von Einschränkungen für persönliche Veranstaltungen aufgrund der Pandemie. In anderen Fällen kann eine reine Online-Veranstaltung um eine persönliche Komponente erweitert werden. Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, eine hybride Veranstaltung zu strukturieren.

Hybride Veranstaltungen gibt es im Grunde schon, seit es virtuelle Veranstaltungen gibt, aber sie haben in letzter Zeit an Zugkraft gewonnen, da die Welt in Zeiten von COVID-19 zwischen Lockdown und „Rückkehr zur Normalität“ balanciert. Eine Umfrage ergab, dass derzeit 63 % der Unternehmen mit 2000-5000 Mitarbeitern hybride Veranstaltungen nutzen, ebenso wie 71 % der Organisationen mit 5000 und mehr Mitarbeitern. Und mehr als ein Drittel der Veranstaltungsplaner und -vermarkter planen, in Zukunft mehr hybride Veranstaltungen einzubinden.

Hybride Veranstaltungsproduktion: Tipps für Ihre eigene Veranstaltung

Auch viele Unternehmen beginnen, die Vorteile hybrider Veranstaltungen zu erkennen – 86 % der B2B-Organisationen erzielen sieben Monate nach der Veranstaltung einen positiven Return on Investment (ROI), und 45 % wollen ein Jahr später einen dreifachen ROI erreichen. Wie genau können Sie also Ihre eigenen hybriden Veranstaltungen ausrichten und gleichzeitig den ROI optimieren?

Alles beginnt damit, einen Plan zu erstellen und organisiert zu bleiben. Hybride Veranstaltungen sind oft komplizierter zu planen als reine Online-Veranstaltungen und Präsenzveranstaltungen. Sie müssen nicht nur logistisch für beides planen, sondern auch die Veranstaltung so umstrukturieren, dass sie für zwei sehr unterschiedliche Zielgruppen mit zwei sehr unterschiedlichen Erfahrungen interessant und wertvoll wird. In der Tat glauben 38 % der Veranstaltungsorganisatoren, dass man mehr Vorbereitungszeit braucht, um hybride Veranstaltungen durchzuführen.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen dabei helfen sollen, sich zu konzentrieren und eine erfolgreiche hybride Veranstaltung zu organisieren.

Legen Sie fest, wie Sie den Erfolg der Veranstaltung messen wollen

Die Festlegung von Zielen ist oft der erste Schritt bei jeder unternehmerischen Initiative, und das gilt auch für hybride Veranstaltungen. Es beginnt damit, dass Sie Ihre übergreifenden Geschäftsziele kennen und Ihre Ziele für hybride Veranstaltungen auf diese größeren Initiativen abstimmen. 94 % der Organisatoren hybrider B2B-Veranstaltungen nennen „generierte Leads“ als ihren wichtigsten Leistungsindikator (KPI) – im Wesentlichen geht es darum, wie viele Leads die Veranstaltung in ihre Vertriebspipeline einbringt.

Um den Erfolg zu messen, sollten Sie auch allgemeine Statistiken über die Beteiligung an der Veranstaltung erstellen:

Teilnahme an Veranstaltungen und Teilnahmequote
Teilnehmerzufriedenheit; 89 % der Veranstalter nutzen dies, um den Erfolg von hybriden Veranstaltungen zu messen
Net Promoter Score (NPS), der von fast einem Viertel der Veranstalter analysiert wird

Sie können viele dieser Informationen durch Teilnehmerumfragen und -befragungen herausfinden. Einige Plattformen für hybride und virtuelle Veranstaltungen bieten auch Analysetools und Integrationen an ClickMeeting zum Beispiel hat eine starke Google Analytics-Integration.. Damit können Sie das Nutzerverhalten auf Ihrem Anmeldeformular, im Wartezimmer und auf der Dankeseite sehen.

Richten Sie Ihre Veranstaltung ein

Bei hybriden Veranstaltungen müssen Sie sich Gedanken über die Technologie sowohl für Ihre virtuellen als auch für Ihre persönlichen Teilnehmer machen. Für zwei Drittel der Veranstalter ist es wichtig, dass die Technik stimmt, und ein Drittel hat bei hybriden Veranstaltungen Probleme mit der Konnektivität gehabt. Trotzdem haben nur 12 % einen Backup-Plan für WiFi. Technische Probleme können sich negativ auf das Erlebnis der Teilnehmer auswirken und in schwerwiegenden Fällen die Veranstaltung sogar ganz zum Scheitern bringen.

Bei der Suche nach einer hybriden Veranstaltungsplattform sollten Sie sich für Tools entscheiden, mit denen Sie kleine und große Veranstaltungen durchführen können. ClickMeeting verfügt beispielsweise über Funktionalitäten, mit denen Sie Ihre Online-Konferenz genauso ansprechend gestalten können wie eine Konferenz vor Ort. Sie können verschiedene Sitzungen übertragen und Ihre Veranstaltung in kleinere Gruppen unterteilen, sowohl für persönliche als auch für Online-Teilnehmer.

Wahl von Zeit und Ort für Ihre hybride Veranstaltung

Bei jeder hybriden Veranstaltung sind zwei Aspekte zu berücksichtigen: der physische und der virtuelle Ort. Physisch gesehen benötigen Sie einen Raum, der Platz für Ihre Teilnehmer, Moderatoren und Live-Streaming bietet. Den richtigen Ort zu finden, ist jedoch leichter gesagt als getan – 35 % der Veranstaltungsorganisatoren finden es schwierig, den richtigen Ort zu wählen.

Wenn es um „Zeit“ geht, sollten Sie den persönlichen Teilnehmern den Vorrang geben, aber auch die Bedürfnisse Ihrer virtuellen Teilnehmer berücksichtigen. Denken Sie darüber nach, wo sich die Teilnehmer befinden. Wenn Sie eine Gruppe von neuen Mitarbeitern schulen, die sich alle im selben Bundesland befinden, einige zu Hause und einige im Büro, ist dies einfacher zu handhaben. Bei Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer über Zeitzonen und internationale Grenzen hinweg zusammenkommen, ist es jedoch etwas schwieriger. Beinahe die Hälfte der Veranstalter findet es schwierig, hybride Veranstaltungen mit internationalen Teilnehmern in verschiedenen Zeitzonen zu planen.

Wenn Sie mit einer komplexen Terminplanung zu tun haben, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Veranstalten Sie mehrere Events in verschiedenen Zeitzonen (dies ist nicht immer machbar)
Bewerben Sie Ihre hybride Veranstaltung in einem bestimmten geografischen Gebiet.
Ermitteln Sie den Standort für Ihre Teilnehmer und wählen Sie die Zeit aus, die für die Mehrheit der Gruppe am besten geeignet ist.

Verbinden Sie virtuelle und reale Teilnehmer

Die vielleicht größte und vorherrschende Herausforderung bei hybriden Veranstaltungen besteht darin, die Bedürfnisse und den Brückenschlag zwischen persönlichen und virtuellen Teilnehmern auszugleichen. Wenn Sie hier nicht weiterkommen, sind Sie nicht allein. Mehr als 70 % der Veranstalter nennen dies als ihre größte Herausforderung. Und leider spüren die Teilnehmer die Trennung: 39 % der virtuellen Teilnehmer fühlen sich nicht einbezogen.

Entscheidend ist, dass die virtuelle Komponente mehr ist als nur eine digitale Nebenerfahrung. Stattdessen müssen hybride Veranstaltungen virtuelle Aktivitäten in das Vor-Ort-Erlebnis einbeziehen und die Teilnehmer auf beiden Seiten miteinander verbinden, ohne dabei das persönliche Potenzial zu schmälern. 57 % der Befragten gaben an, dass sie lieber an einer persönlichen Version einer hybriden Veranstaltung teilnehmen würden als an der virtuellen Version.

Networking ist ein wichtiger Faktor für die Zufriedenheit der Teilnehmer, daher ist es wichtig, diese Möglichkeiten in das Erlebnis einzubauen Nutzen Sie Breakout-Räume, bilden Sie kleine Gruppen und ermutigen Sie die persönlichen Teilnehmer, die digitalen Tools zu nutzen, um ihr Erlebnis zu verbessern. Ermöglichen Sie es den virtuellen Teilnehmern, an Fragen und Umfragen teilzunehmen, und geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Beiträge zu senden.

Es ist auch eine gute Idee, einen digitalen Raum zu schaffen, in dem die Teilnehmer der Veranstaltung jederzeit ihre Ideen mit anderen austauschen können. Sie können auch ein Tool wie die ClickMeeting-Lobby zu verwenden, um einen flexiblen Raum für die Teilnehmer zu schaffen.

Bereiten Sie Ihre Referenten vor

Viele Redner sind an virtuelle oder reine Online-Präsentationen gewöhnt – nur wenige haben Erfahrung mit hybriden Veranstaltungen. Tatsächlich gibt die Hälfte der Veranstaltungsorganisatoren an, dass die Redner Schwierigkeiten haben, beide Zielgruppen unter einen Hut zu bringen. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Moderatoren angemessen vorbereiten, damit sie sich ihrer beiden Zielgruppen bewusst sind. Sie könnten auch Ideen anbieten, wie sie beide Gruppen gleichermaßen ansprechen können, z. B. indem Sie ihnen die Tools Ihrer virtuellen Veranstaltungsplattform vorstellen.

Vorwärtskommen mit Ihren hybriden Veranstaltungen

Hybride Veranstaltungen sind auf dem Vormarsch, und es liegt an den Organisatoren, Tools und Taktiken zu nutzen, die eine erfolgreiche Veranstaltung sowohl für die Teilnehmer vor Ort als auch für die Online-Teilnehmer ermöglichen. Beachten Sie bei der Zusammenstellung Ihrer eigenen hybriden Veranstaltung die folgenden Tipps: