Principes fondamentaux des webinaires en direct : Comment les utiliser pour votre mix de contenu

Les webinaires en direct aident les équipes chargées du marketing et des ventes à développer les prospects et améliorer les conversions. Ci-dessous, nous allons voir de quoi il s’agit, comment les organiser et que faire par la suite.

Qu’est-ce qu’un webinaire en direct ?

Un webinaire en direct est une réunion ou une présentation (ou séminaire) effectuée en ligne en temps réel. D’où le mot web-inaire. Certains appellent également « webinaires » les conférences ou séminaires en ligne. Les webinaires en direct permettent aux participants situés dans différents endroits de voir et d’entendre le présentateur et d’interagir avec lui en posant des questions, répondant aux sondages et en votant. Les webinaires sont largement utilisés en vente, marketing, éducation et formations RH.

L’un des plus grands avantages des webinaires en direct est la possibilité d’atteindre des centaines de personnes tout en gardant l’aspect interactif. Pour en avoir un aperçu, il nous faut jeter un coup d’œil aux évènements actuels en ligne :

• D’un côté du spectre, vous avez les réunions en ligne, des rencontres numériques pour les équipes, partenaires commerciaux ou clients pendant lesquelles jusqu’à 25 participants peuvent activer leur webcam et leur microphone et sans doute, vous pouvez les considérer comme parfaitement interactives !

  

• Ensuite, vous trouverez des webinaires en direct où le public peut atteindre jusqu’à 1 000 participants (prospects, clients, stagiaires), tous intéressés par ce que vous souhaitez partager. Et c’est là que réside toute la beauté : même si vous réunissez virtuellement des centaines de personnes, c’est loin d’être une communication à sens unique. C’est tout le contraire, les webinaires en direct vous permettent de vous connecter et d’interagir avec votre public, de répondre à leur questions et d’obtenir un retour précieux. En effet, les webinaires sont le deuxième format de contenu d’influence le plus important.

• De l’autre côté de ce spectre, vous pouvez trouver des webcasts, c’est-à-dire d’énormes évènements virtuels, qui vous donnent la possibilité de présenter votre contenu qui sera vu (mais sans interaction en temps réel) par jusqu’à 10 000 spectateurs !

Comme vous voyez, il existe différents types d’évènements virtuels parmi lesquels choisir mais dans le cadre de cet article, nous nous concentrerons sur les webinaires en direct, particulièrement appréciés par les spécialistes du marketing qui cherchent à mettre en place leurs stratégies.

Webinaires en direct vs automatisés vs sur demande

Pour bien comprendre les webinaires en direct, il est utile de les comparer aux autres types de webinaires :

1. Webinaires en direct. La version classique et la plus populaire. Vous planifiez votre évènement en ligne qui aura lieu à une heure précise et vous accueillez votre public en direct. Les webinaires en direct conviennent parfaitement à des fins d’intégration et de formation mais aussi pour les évènements commerciaux ou démonstrations de produits.

2. Webinaires sur demande. Dans cette option, vous enregistrez votre webinaire au préalable pour le diffuser à vos contacts, prospects ou étudiants pour qu’ils puissent le visionner à tout moment et n’importe où. Si votre objectif est de générer des prospects et d’organiser des cours en ligne, les webinaires sur demande seront la meilleure option pour vous !

3. Webinaires automatisés. Contrairement aux évènements sur demande, vous programmez les webinaires automatisés pour qu’ils aient lieu à une date et une heure précises. Cependant, tout comme précédemment, il vous faut d’abord enregistrer le matériel et l’enrichir avec des outils tels qu’un appel à l’action, un clip vidéo ou un sondage. Ce genre d’évènement se passe entièrement « en pilote automatique », ce qui vous permet de réinvestir le temps gagné. Cependant, il existe également un modèle hybride : des webinaires automatisés que vous pouvez rejoindre en tant qu’hôte pour modérer le chat et répondre aux questions en temps réel.

Comparativement, les webinaires en direct offrent plus d’opportunités pour générer et entretenir des prospects. Le format webinaire en direct propose un engagement plus intime avec les personnes en vrai contrairement à un enregistrement. Généralement, les webinaires en direct sont organisés pour réunir des centaines de participants et obtenir un retour instantané sur le contenu du webinaire.

 

Voici quelques astuces pour profiter au mieux de cette opportunité de génération de prospects qu’offrent les webinaires en direct:

 

1. Activer l’inscription lors de la programmation de votre webinaire. Votre fournisseur de services webinaire doit fournir un formulaire d’inscription intégré.

2. Collectez des informations précieuses au sujet des personnes inscrites. Vous pouvez demander des informations de base comme le nom et l’adresse e-mail ou bien obtenir plus détail tels que le titre du poste, le secteur d’activité et la taille de la société.

3. Exportez la liste des personnes inscrites vers votre plateforme préférée de marketing par e-mail et utilisez-la pour les rappels et les messages de suivi.

Plus de la moitié (63 %) de personnes sont prêtes à partager des informations pour accéder aux webinaires mais il est important que cela en vaille la peine.

Comment créer le contenu pour votre webinaire en direct

Lorsque vous préparez votre présentation, tenez bien compte du volume que vous traitez et du temps dont vous disposez. Selon le sondage 2019 Demand Gen’s, 63 % de personnes sont prêtes à passer 20 à 60 minutes à regarder un webinaire. C’est donc une bonne règle générale à suivre.

Il convient de noter également à quel point l’utilisation des webinaires a changé en raison de la pandémie de coronavirus. Selon notre propre analyse, la durée moyenne des évènements est passée de 85 à 77 minutes, et le temps que les participants passent en moyenne à écouter des webinaires est passé de 53 à 56 minutes.

En règle générale, envisagez de scinder votre webinaire en quatre parties clés :

1. Introduction : soyez bref, environ 5 minutes ;
2. Présentation principale : 25 minutes, divisées en 5 minutes pour chaque point que vous abordez;
3. Session questions-réponses en direct : 10 minutes ;
4. Conclusion : environ 5 minutes.

En ce qui concerne vos diapositives, présentez les informations de manière brève en vous concentrant sur les points principaux que vous souhaitez que le public retienne. Il est important de ne pas rester bloqué à divaguer sur une diapositive trop longtemps car les gens peuvent être facilement distraits et votre objectif est qu’ils soient concentrés sur leur écran. Utilisez des couleurs, des graphiques, des illustrations et d’autres effets visuels pour renforcer les paroles. N’oubliez pas de les aligner au graphisme de votre marque et dans la mesure du possible, demandez de l’aide à votre service design en interne.

Vous chercherez également à limiter l’argumentaire de vente dans le contenu de votre webinaire.

Alors que les acheteurs continuent à se tenir à l’écart des « messages de vente », 96 % ont déclaré que les fournisseurs B2B pourraient améliorer la qualité du contenu en limitant les discours de ventes, une démonstration du produit sous format de webinaire ne suffira pas. Par exemple, en ayant un influenceur présent au webinaire sur un sujet d’expertise spécifique, les fournisseurs seront mieux équipés pour valider leur message et faire connaître le webinaire au public adéquat.

Choisir un format pour votre webinaire en direct

Les webinaires en direct prennent de nombreux formats :

• Webinaires de démonstration du produit. Présentez votre produit à votre public. Les démos peuvent augmenter vos taux de conversions et inspirer confiance dans le fruit de votre travail.
• Webinaires d’études des cas. Il est utile de montrer les problèmes spécifiques que votre produit résout pour des clients réels et de démontrer l’intérêt de posséder ce produit. Présentez des exemples concrets des qualités de votre produit à travers les témoignages de vos clients et envisagez d’inviter un client à vos côtés.
• Webinaires éducatifs. Vous pouvez les mettre en pratique sous forme de conférences virtuelles, utiles en enseignement supérieur, écoles de langues et cours en ligne. Mais ils sont également pratiques en marketing. Imaginez ce scénario : votre société propose des services financiers et des conseils en investissement donc vos webinaires éducatifs porteraient sur le partage des connaissances de base ou intermédiaires sur le sujet, par exemple « 10 moyens de contrôler votre budget personnel ».
• Webinaires de formation. Augmentez l’efficacité et offrez de la valeur à des clients sélectionnés. Aidez vos clients à utiliser votre produit et en tirer le meilleur parti. Vous pouvez guider vos clients pour qu’ils deviennent des utilisateurs plus avancés de votre produit et, ce qui est plus important, pour qu’ils en tirent plus d’avantages.
• Webinaire Q&R. Le contenu est basé principalement sur les questions du public. Sous forme de suivi, envisagez de répondre aux questions auxquelles vous n’avez pas pu répondre pendant l’évènement principal.
• Webinaires « demandez à l’expert ». C’est un excellent moyen d’établir l’autorité dans votre industrie. Attirez le public qui cherche des réponses professionnelles aux questions. Ils ressemblent aux webinaire Q&R.

N’oubliez pas que vos clients ont probablement besoin de plus d’une interaction avec votre marque pour se sentir en confiance, sans parler d’être prêt à se convertir. Jusqu’à 41 % d’acheteurs consomment 3 à 5 pièces de contenu avant de prendre la décision d’achat. Réfléchissez donc à la manière dont le webinaire en direct s’articule avec les autres contenus présentés à votre public, qu’il s’agisse d’études de cas, d’articles de blog, d’e-mails, etc.

Les webinaires en tant que tels sont une puissante machine pour générer des prospects. Une fois que vous avez découvert un excellent contenu à présenter et que vous maîtrisez les campagnes promotionnelles, vous pouvez inciter jusqu’à 1 000 clients potentiels à laisser leur adresse e-mail lors du processus d’inscription !

Cela signifie qu’ils vous paient avec votre e-mail. Ainsi, votre prochaine étape vient naturellement ; suivez-les en leur proposant du contenu supplémentaire (articles de blog susmentionnés, études de cas, feuilles de travail, livres électroniques) pour n’en citer que quelques-uns !

Enfin, ces participants sont beaucoup plus susceptibles de participer à vos prochains webinaires.

Et voici comment s’en occuper avec l’outil d’automatisation ClickMeeting :

Envisagez d’avoir un invité pour votre webinaire en direct

Même si vous n’optez pas pour l’approche « demandez à l’expert » ou l’étude de cas, les interventions des invités enrichissent étonnamment les webinaires en direct. Ils rendent le contenu plus attrayant, digne de confiance et interactif. Assurez-vous que ce soit un dialogue entre deux experts ayant des perspectives différentes.

D’après le rapport du sondage 2019 Demand Gen’s relatif aux préférences du contenu, « plus de la moitié (63 %) des répondants se disent prêts à partager des informations pour accéder aux webinaires (une légère baisse par rapport à l’an dernier 74 %). Cela peut souligner l’importance de la qualité et des intervenants du webinaire » .

Les intervenants invités peuvent également vous donner accès à un nouveau public, ce qui peut contribuer à la notoriété de votre marque. Accordez une attention particulière aux invités qui ont leur propre public fidèle.

De plus, cela soulage un peu l’hôte du webinaire en direct tout en offrant une nouvelle perspective d’un autre point de vue.

Comment promouvoir votre webinaire en direct

Avec près de 8 000 webinaires uniquement sur ClickMeeting par jour, il y a pas mal de concurrence. Vous cherchez à vous démarquer et à trouver des moyens de promouvoir efficacement votre webinaire en direct. Il est utile de prévoir la promotion de votre webinaire en deux phases : encourager les inscriptions et encourager la participation.

Lorsqu’il s’agit des inscriptions, vous pouvez utiliser certaines tactiques traditionnelles :

1. 1. Réseaux sociaux gratuits. Faites la promotion de votre webinaire à vos contacts sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
   2. Réseaux sociaux payants. Lancez des campagnes publicitaires ciblées pour atteindre un public plus large mais pertinent.
   3. Marketing par e-mail. Lancez une campagne par e-mail pour annoncer votre webinaire à vos contacts de la liste de diffusion.
   4. Votre site Internet. Créez un appel à l’action clair pour que les visiteurs du site Web s’inscrivent au webinaire, puis rédigez un article de blog sur les sujets que vous souhaitez aborder.
   5. Présentateurs et invités. Demandez-leur d’en faire la promotion par le biais de leur canaux les plus sollicités.
   6. Page de destination. Créez des pages de destination, d’inscription et de profil pour collecter les détails des participants lorsqu’ils s’inscrivent.

Obtenir une inscription n’est toutefois que la moitié de la bataille. Il existe d’autres moyens d’encourager la participation réelle au webinaire en direct. Deux méthodes principales consistent à envoyer des notifications par e-mail et des invitations dans le calendrier. Assurez-vous que ces rappels contiennent toutes les informations nécessaires pour rejoindre le webinaire en direct, les liens et tout.

Comment organiser un webinaire en direct

Pour organiser un webinaire en direct, il vous faudra avoir l’accès à une plateforme de réunion en ligne avec des fonctionnalités webinaire, comme que ClickMeeting. Vous avez également besoin d’un appareil avec une connexion stable à Internet (pas nécessairement un ordinateur de bureau ou portable, les smartphones et les tablettes fonctionnent bien aussi), doté d’un microphone et d’une caméra pour diffuser votre voix et image.

Vous devrez également décider où héberger vos webinaires en direct. En plus de la plateforme de réunion, vous pouvez optez pour la diffusion en direct ou l’enregistrement disponible ailleurs. Voici quelques ressources pour mettre votre webinaire sur YouTube ou Facebook :

Problèmes auxquels vous préparer lors de votre webinaire en direct

Avoir un plan d’urgence pour chaque éventualité est une bonne idée. Un plan B vous permettra de savoir exactement que faire en cas de problème.

• Panne d’ordinateur. Connectez-vous à l’avance à deux appareils pour pouvoir basculer facilement de l’un à l’autre en cas de ralentissement ou de panne. Avant de commencer le webinaire, fermer tous les autres logiciels et tâches susceptibles de ralentir votre appareil. Et n’oubliez pas de le charger pleinement au préalable.
• Pannes d’Internet. Obtenez une connexion de secours, transformez votre téléphone mobile en point d’accès mobile ou même achetez un point d’accès dédié.
• Échec audio/vidéo. Il n’y a rien de pire que d’imaginer que votre public ne vous entende ou ne vous voie pas. Heureusement, tout peut être évité. Vous pouvez configurer les réglages audio et vidéo au préalable et les tester pour vous assurer que tout fonctionne. Avec ClickMeeting, vous pouvez limiter ces problèmes en vérifiant votre système (connexion au serveur de conférence, moteur de recherche et système d’exploitation) et la sortie audio, le microphone et la webcam avec l’outil de vérification de la configuration de système et peu avant de commencer votre webinaire, vous pouvez effectuer un essai final de la webcam et du microphone avec un outil de vérification AV.
• Invités non présents. Obtenez les numéros de portable de vos collaborateurs pour que vous puissiez les contacter directement si ce scénario devait survenir. Avoir du contenu de secours en cas d’absence est toujours une bonne chose.

Une fois que tout est en place, entraînez-vous à exposer votre présentation. Faites un essai à l’aide de votre plateforme de webinaire pour vous assurer de maîtriser tous les outils. Enregistrez-le puis regardez attentivement votre présentation pour identifier les éléments qui nécessitent une amélioration.

Combien coûte l’organisation d’un webinaire en direct ?

Si vous craigniez que l’organisation des webinaires en direct soit trop chère, vous allez être surpris. Vous devrez tenir compte des dépenses suivantes, qui peuvent être assez bon marché :

• • Équipement. Au strict minimum, il vous faut un ordinateur portable ou un appareil doté d’une caméra, un microphone et un haut-parleur.
  • Une connexion à Internet. Vous avez besoin d’une connexion à Internet haut débit pour organiser des webinaires en direct de qualité supérieure.
  • Plateforme des webinaires. Un logiciel de webinaire fiable est indispensable. Nous avons dressé une liste des meilleurs outils de réunion en ligne à considérer.
  • Temps, expertise et ressources. La création du contenu n’est pas gratuite, même si vous le faites par vous-même. Le temps de votre équipe c’est de l’argent et l’externalisation a également un prix.
  • Publicité. Si vous payez pour de la publicité et du marketing, il vous faudra probablement définir un budget.
  • Conférenciers invités. Alors que certaines personnes peuvent le faire gratuitement, de nombreux conférenciers expérimentés peuvent vous demander une rémunération.

Comme vous le voyez, vous disposez déjà des éléments nécessaires pour organiser des webinaires et vous n’avez pas à les payer. A présent, analysez vos besoins et adaptez votre budget à l’échelle de votre business.

Maximiser l’engagement et l’impact des webinaires enregistrés

Un évènement en direct a ses avantages mais tout le monde ne peut pas toujours y assister. Chacun a des obligations quotidiennes sont prioritaires et lorsque des conflits de programmation surviennent, les webinaires en direct sont souvent les premiers à être éliminés. C’est pourquoi il est bien d’enregistrer vos webinaires en direct et les rendre disponibles aux participants et à ceux qui se sont inscrits.

Il y a quelques raisons essentielles d’enregistrer vos webinaires en direct :

• • Tous les clients ne peuvent pas se connecter en direct. Si un investisseur ou un client potentiel ne peut pas assister à votre évènement en direct, il peut visiter votre blog ou site Internet pour voir ce qu’ils ont manqué.
  • Créer des archives peut s’avérer utile. Lorsque vous enregistrez vos webinaires, vous créez un séminaire durable. Un webinaire enregistré est archivé instantanément et peut être chargé ou distribué sur tous vos canaux en ligne. Si vous transcrivez, il y a aussi du potentiel de valeur SEO.
  • Sauvegardez vos fichiers. Le webinaire est un contenu précieux. Ne perdez pas les informations car vous avez oublié d’en faire une copie. Cela coûte moins cher que tout recommencer à zéro.
  • Vous pouvez l’améliorer. Visionnez l’enregistrement pour identifier vos points forts et vos faiblesses afin de pouvoir vous améliorer en permanence.
  • Encourager le partage. Les participants peuvent également partager le webinaire avec leurs collègues. En effet, la moitié des professionnels partagent le contenu des webinaires avec leurs équipes, le deuxième type de contenu le plus partagé.

Recherchez une solution de webinaire avec une fonctionnalité d’enregistrement, autrement il vous faudra utiliser un enregistreur externe ce qui est encombrant et moins fiable. Vous aurez également besoin d’un microphone et d’une webcam pour capturer le son et l’image.

Choisir la meilleure plateforme pour votre prochain webinaire en direct

Résumons certaines fonctionnalités clés à rechercher dans une plateforme de webinaires en direct :

• • Rappels et calendrier automatisés ;
  • Création et personnalisation de la page de destination/inscription ;
  • Marketing par e-mail ;
  • Enregistrement et partage ;
  • Capacités multi-utilisateurs ;
  • Sondages, enquêtes et sessions Q&R ;

   

  ClickMeeting propose toutes ces fonctionnalités et plus encore. Découvrez comment ClickMeeting peut vous aider à organiser votre prochain webinaire en direct !