On est en 2021 et les réunions en ligne sont devenues un standard. Que ce soit en raison des restrictions liées à la COVID-19, l’augmentation continue des opportunités de travail à distance ou bien d’autre chose encore, de plus en plus de personnes utilisent les solutions informatiques pour rester en contact avec leurs équipes.

C’est une bonne chose ! Mais puisque ce support est nouveau pour de nombreuses personnes, l’étiquette des réunions virtuelles est souvent mal comprise voire pire, négligée. Nous voudrions à changer cela !

Poursuivez la lecture pour savoir pourquoi l’étiquette des réunions virtuelles est importante et découvrez 10 astuces que vous pouvez utiliser pour vous assurer que vous et vos collègues soyez toujours professionnels pendant les réunions numériques.

Pourquoi l’étiquette des réunions virtuelles est-elle importante ?

L’étiquette des réunions virtuelles garantit que les réunions virtuelles se déroulent de manière fluide. Sans elle, vos réunions en ligne seront désorganisées et improductives, les participants devront crier les uns sur les autres pour être entendus et les esprits s’échaufferont entrainant une mauvaise culture organisationnelle.

Au contraire, lorsque l’étiquette des réunions virtuelles est mise en place, vous-même est votre équipe serez capables d’accomplir le travail à temps et tous les participants se sentiront appréciés et respectés.

De plus, l’étiquette des réunions virtuelles fera en sorte que les réunions virtuelles ressemblerons d’avantage à ceux en présentiel qu’elles sont censées remplacer. Cela peut donner aux employés à distance un sentiment de camaraderie et de convivialité qu’ils ne ressentiraient pas autrement avec leur collaborateurs.

10 Astuces de l’étiquette des réunions virtuelles

Comment vous assurer que vos réunions virtuelles sont productives et appréciées de tous les participants ? Suivez 10 astuces de l’étiquette des réunions à distance ci-dessous que nous avons divisé en 3 catégories différentes : avant votre réunion, pendant la réunion et après votre réunion.

Nous allons y jeter un coup d’œil …

Avant votre réunion

Une bonne étiquette de réunion à distance commence bien avant votre réunion elle-même. Il y a plusieurs choses que les hôtes ainsi que les participants doivent faire avant de se réunir  :

  1. Créer un ordre du jour

Si vous hébergez une réunion virtuelle, créez un ordre du jour et envoyez-le à votre équipe. Cela garantira que vos réunions restent productives et ponctuelles. Cela donnera également aux participants l’opportunité de se préparer à la réunion numérique et préparer tous les matériaux dont ils peuvent avoir besoin.

La dernière chose que vous souhaitez est de faire perdre du temps précieux à votre équipe. En créant un ordre du jour, vous vous assurez que les 30 minutes à une heure que passerez ensemble seront utiles.

En parlant de gâcher le temps des autres, n’invitez à votre réunion en ligne que les personnes qui doivent vraiment être là. Il ne sert à rien d’inviter Bob à participer à la réunion des ventes s’il travaille au service client. Encore une fois, respectez toujours le temps de votre équipe.

  1. Testez votre équipement

Ensuite, testez votre équipement pour vous assurer qu’il fonctionne bien avant de vous lancer sur une conférence téléphonique avec vos collègues. Rien n’éteint la flamme pendant une réunion virtuelle autant que les problèmes techniques.

De quoi exactement s’agit-il ? Si votre réunion est téléphonique, vérifiez votre appareil et le service. Avez-vous assez de réseau pour vous joindre à la conférence ? Si votre réunion est prévue sur un logiciel de vidéoconférence comme ClickMeeting, assurez-vous de savoir comment vous identifier, que vous avez une webcam, un microphone et que vos hauts parleurs sont opérationnels et que vous avez un signal WiFi puissant.

  1. Habillez-vous de manière appropriée

Ce n’est pas parce que vous travaillez à distance que vous devez porter un pyjama pendant vos réunions en ligne. Après tout, vous êtes un professionnel et vous devez vous habillez en fonction, au moins devant vos collègues. Autrement, vos collègues risquent de croire que vous leur manquez de respect.

Dans le même ordre d’idées, coiffez-vous les cheveux, nettoyez-vous le visage, brossez-vous les dents etc pour que votre apparence ne soit pas gênante pendant la réunion.

Posez-vous la question avant de vous joindre à la conférence téléphonique : me sentirai-je bien ainsi si j’étais dans les locaux de l’entreprise ? Si la réponse est « oui », tout est probablement en ordre. Si la réponse est « non », nettoyez-vous avant de rejoindre la réunion.

  1. Vérifiez votre environnement

Une fois que vous vous êtes assuré que VOUS avez l’air présentable, vérifiez votre environnement. Y-a-t-il des affiches odieuses sur le mur derrière vous ? Y-a-t-il un tas de linge par terre que vos collègues pourront voir ? Si c’est le cas, rangez votre environnement pour réduire toute distraction.

En outre, évaluez votre espace sélectionné par rapport au bruit. Vous souhaitez choisir un lieu le plus calme possible ce qui veut dire que le café au coin de la rue à côté est exclu. Si vous avez de la famille à la maison, votre salon et/ou la cuisine ne seront probablement pas le meilleur choix non plus.

Trouvez un espace calme, sans bruit, pour vous joindre à la réunion pour ne pas devoir crier afin d’être entendu.

Pendant la réunion

Vous avez créé un ordre du jour de votre réunion, testé votre équipement et vous vous êtes assuré que vous même et votre environnement êtes prêt pour une réunion productive avec votre équipe. Et puis ? Gardez à l’esprit ces conseils d’étiquette des réunions virtuelles lorsque vous interagissez avec vos collègues :

  1. Présentez les participants

Ce conseil d’étiquette incombe à l’hôte de la réunion. Avant de vous plonger dans le vif du sujet et de parler des projets spécifiques, des stratégies et d’autres sujets importants, prenez une minute ou deux pour vous assurer que tous les participants ont été présentés les uns aux autres.

Pourquoi est-ce important ? Car il est difficile de travailler avec un parfait inconnu. Lorsque tout le monde connait les noms et les rôles des personnes présentes à la conférence, ils seront capables de communiquer de manière plus efficace et par conséquent votre réunion sera plus productive.

Une fois les présentations faites, rappelez à tous les participants pourquoi vous leur avez demandé de se réunir et ce que vous espérez accomplir à cette occasion. Ainsi, tout le monde sera sur la même longueur d’onde.

  1. Soyez attentif

Vous ne regarderez pas votre téléphone ou ne consulterez pas vos e-mails pendant une réunion en personne, n’est-ce pas ? Pourquoi donc tant de gens croient que c’est admissible de le faire pendant une conférence virtuelle? Ce n’est pas le cas.

Accordez votre entière attention à la personne qui parle pendant votre réunion en ligne. Non seulement c’est respectueux et professionnel mais cela vous aidera également de contribuer réellement. Vous ne pouvez rien ajoutez de significatif à la conversation que vous n’écoutez pas vraiment.

Si vous devez faire quelque chose de vos mains pendant la réunion, prenez des notes. En effet, proposez-vous d’être le preneur de notes officiel pendant la réunion et aidez toute l’équipe.

  1. N’interrompez pas les autres

Nous ne devrions pas avoir à le dire mais nous le ferons : n’interrompez pas vos coéquipiers, même si vous avez quelque chose d’important à dire. C’est tout simplement malpoli.

Cela crée aussi un précédent dangereux. Si les participants ont le droit d’interrompre les uns les autres à un moment donné, personne ne pourra plus parler librement. Pire encore, ceux qui ne sont pas à l’aise de se frayer le chemin dans les conversations, ne se sentirons plus à l’aise du tout.

S’il vous arrive à héberger une réunion virtuelle, instaurez une politique stricte de non-interruption. Si vous participez à une réunion de quelqu’un d’autre, attendez votre tour pour vous exprimer.

  1. Mettez votre microphone en sourdine

Le seul moment pour vous d’activer votre microphone pendant une réunion virtuelle est lorsque vous vous exprimez. Lorsque c’est le tour de quelqu’un d’autre, coupez le microphone.

Cela évitera à votre réunion les bruits d’écho causé par des microphones en conflit. Cela évitera aussi les bruits de fond qui risqueraient de distraire votre équipe.

Vous avez peut-être choisi un endroit isolé dans votre maison pour participer à votre réunion. Mais que faire si le chien du voisin se met à aboyer ? Ou votre bébé décide de faire une crise de colère en bas ? Tout ce que vous avez à faire est couper votre microphone et vos coéquipiers n’en sauront jamais rien.

Enfin, lorsque votre microphone est coupé, cela vous empêche de couper la parole à vos collègues. Après tout, vous allez devoir cliquer sur un bouton pour vous faire entendre ce qui vous rappellera que vous devez attendre votre tour.

Après la réunion

Votre réunion est sur le point de se terminer mais il y a encore quelques conseils concernant l’étiquette des réunions virtuelles lesquels vous devez respecter et que nous couvrirons dans cette brève section :

  1. Demander s’il y a des questions

Avant de mettre fin officiellement à votre réunion et de vous déconnecter, demandez à vos participants s’ils ont des questions ou des remarques. Est-ce que tout le monde comprend bien les tâches accordées ? Est-ce que tout le monde comprend ce que l’équipe vise à réaliser dans son ensemble ?

Personne n’aime se sentir confus. En leur demandant de poser des questions, vous leur offrez une occasion d’exprimer leurs préoccupations et obtenir des réponses dont ils ont besoin pour se sentir bien dans leurs rôles.

Ce conseil est également valable en entreprise. Si votre équipe ne comprend pas ce qu’elle est censée faire, ils ne seront pas en mesure de le faire efficacement ce qui fera baisser la productivité et le morale de l’équipe. Assurez-vous que vos employés comprennent leurs tâches et la rentabilité augmentera.

  1. Suivi après la réunion

Dernier point, mais non le moindre, une bonne étiquette de vidéoconférence dicte aux hôtes un suivi après la fin de la réunion. Prenez le temps d’envoyer les notes de la réunion, des devoirs individuels et tout ce que vous estimez approprié pour chaque participant de la vidéoconférence.

De cette manière, tous ont leur feuilles de route par écrit et savent exactement ce qu’ils sont censés faire jusqu’à la prochaine réunion.

ClickMeeting simplifie l’étiquette des réunions virtuelles

Les logiciels des réunions comme ClickMeeting peuvent faciliter considérablement la mise ne place des conseils de l’étiquette des réunions virtuelles indiqués ci-dessus. C’est l’une des raisons pour lesquelles notre solution est utilisée par des centaines de milliers de personnes à travers le monde.

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Accordez la parole à chaque participant

Avec ClickMeeting, jusqu’à 25 personnes peuvent se réunir en ligne simultanément. Plus que cela, chaque participant peut écouter, parler et interagir avec les autres lors de la conférence. Cela veut dire que chaque personne qui participe a une occasion de se faire entendre.

Mais ne vous inquiétez pas, les hôtes des réunions ont toujours le contrôle pour gérer leur réunions comme ils le souhaitent. Les hôtes peuvent affecter les intervenants, organiser des discussions privées, modérer des discussions en bloquant et débloquant certains participants et bien plus encore.

Engager vos participants virtuels

La clé de la réussite d’une réunion est l’interaction avec les participants, surtout si vous souhaitez que vos participants restent respectueux et engagés tout au long du processus.

ClickMeeting inclut de nombreuses fonctionnalités d’engagement telles que le partage d’écran, des tableaux blancs numériques, des options de discussion, privées et publiques et la possibilité d’envoyer des sondages et des enquêtes. Chacun de ces éléments aide à garder la concentration et l’engagement des participants sur le contenu de la réunion.

Afficher les statistiques de la réunion virtuelle

Enfin, toutes les réunions ClickMeeting comprennentun tableau de bord analytique, que vous pouvez utiliser pour évaluer vos réunions virtuelles et les améliorer dans l’avenir.

Combien de temps a duré votre dernière réunion ? Et avez-vous réussi à garder l’engagement des participants pendant tout le temps ou leur attention a commencé à décliner ? Utiliser ClickMeeting pour répondre à ces questions et puis ajuster vos futures réunions en conséquence pour qu’elles soient encore plus productives.

Améliorer votre étiquette des réunions virtuelles

L’étiquette des réunions virtuelles est essentielle tant pour les participants que pour l’hôte. Si vous et votre équipe n’arrivez pas à interagir de manière productive et respectueuse via des logiciels de vidéoconférence,vous aurez du mal à faire avancer votre entreprise de manière significative.

Heureusement, l’étiquette des réunions virtuelles n’est pas compliquée. Suivez tout simplement les 10 conseils présentés ci-dessus. Une fois que vous l’aurez fait, vos réunions virtuelles se dérouleront beaucoup plus facilement – c’est garanti.

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Auteur Jacob Thomas

Content writer @ ClickMeeting

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