Comment préparer un webinaire ? Guide complet sur la façon d’organiser des webinaires

Les webinaires sont aujourd’hui très demandés, à une échelle que nous n’avons jamais connue auparavant. Depuis plusieurs années, ils font partie intégrante du paysage numérique pour les entreprises et l’éducation. Cependant, jusqu’à une période récente, le webinaire était plutôt un outil destiné aux spécialistes du marketing, de la vente ou de l’enseignement. Aujourd’hui, il est en train de devenir l’un des types de communication en ligne les plus fondamentaux. Cet article a pour objet d’explorer les webinaires en détails et d’expliquer comment les réaliser.

Le passage au travail et à l’éducation à distance au niveau mondial a entraîné une augmentation rapide de l’intérêt pour les logiciels de vidéoconférence et de webinaire. Cette technologie a rapidement fait son apparition sur les sites d’information, dans les journaux, à la radio, ou à la télévision.

Soudain, il s’est avéré que grâce aux webinaires, on pouvait donner des cours, organiser une conférence scientifique internationale ou soutenir une thèse – à distance !

Avant de présenter ce type d’événement en détails, commençons par la définition.

Qu’est-ce qu’un webinaire ?

Webinaire est la contraction de web et séminaire. C’est donc essentiellement un séminaire qui peut être organisé via Internet. Il s’agit d’une forme multimédia de communication en ligne basée sur la technologie, grâce à laquelle les organisateurs peuvent rencontrer leur public dans une salle de conférence virtuelle.

L’organisateur, équipé d’un ensemble d’outils adaptés, peut présenter le contenu aux participants de manière interactive et engageante en appliquant tout simplement les instructions du guide « Comment préparer un webinaire ».

Quelles fonctionnalités le webinaire offre-t-il ?

Le phénomène des webinaires n’est pas apparu du jour au lendemain. Chaque année, des milliers de conférences virtuelles sont organisées et rassemblent des millions de participants dans le monde entier.

Plusieurs raisons expliquent ce phénomène : les webinaires permettent de communiquer facilement avec un public dispersé, de partager efficacement des connaissances et de voir en temps réel les réactions des participants.

Jetons un coup d’œil aux principales fonctionnalités de la plateforme ClickMeeting qui vous donneront des bases solides pour utiliser le guide « Comment préparer un webinaire ».

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La salle de webinaire – le cœur de votre événement

L’espace où se déroule votre webinaire est appelé salle de webinaire. Il s’agit d’une salle de conférence virtuelle, un centre de pilotage, où se réunissent les personnes participant à votre événement.

C’est là que vous pouvez activer votre webcam et votre microphone (intégrés à votre ordinateur ou à un dispositif externe plug and play) pour une communication audiovisuelle avec votre public. Pour être aussi clair que possible – ils peuvent vous voir et vous entendre.

Dans la salle de webinaire, vous pouvez également :

• Montrer une présentation préparée à l’avance ou d’autres fichiers – graphiques, textes, feuilles de calcul ou vidéo ;

• Dessiner et écrire sur un tableau blanc virtuel et partager facilement les résultats de votre travail avec ceux qui participent à votre événement ;

• Afficher une vidéo choisie directement depuis la plateforme YouTube ;

• Partager votre écran pour montrer à votre public tous les détails de votre application, de votre document, ou simplement pour montrer ce sur quoi vous travaillez actuellement ;

• Diffuser en direct votre événement sur Facebook ou YouTube ;

• Réaliser des sondages et enquêtes, dont vous pourrez discuter les résultats lors d’un webinaire ;

• Vendre votre produit, service ou cours en ligne grâce au bouton Call-To-Action qui renvoie à votre page d’accueil avec un formulaire d’inscription ou d’achat ;

• Communiquer avec votre public par le biais d’une boîte de discussion, pour une session de questions-réponses modérées, par exemple.

Comment personnaliser l’apparence du webinaire en fonction de vos besoins ?

Les outils présentés ci-dessus, se trouvant dans le guide « Comment préparer un webinaire », ne sont pas les seules choses qui vous permettent de choisir l’apparence de votre webinaire. Vous pouvez personnaliser entièrement l’apparence de votre salle de webinaire – si votre logo ou les couleurs de votre marque doivent être visibles et quelle image ou graphique doit souligner le caractère unique de votre événement, comme une image de fond pour votre salle virtuelle et d’autres pages :

• Le formulaire d’inscription ;
• La salle d’attente avec l’ordre du jour du webinaire ;
• Votre page de profil ;
• La page de remerciements.

Vous souhaitez voir à quel point il est facile d’utiliser la fonction Custom branding ? Regardez cette vidéo

À quoi peuvent servir les webinaires ?

Dans le guide « Comment préparer un webinaire », nous avons déjà répondu à la question “quoi ?”. Il est temps de passer à la question “pour quoi faire ?”. Dans quel but peut-on utiliser le webinaire ? Pour quels types d’activités ?

Pour répartir les webinaires en catégories en fonction de leur utilisation, nous avons examiné les données statistiques de 2019, nous les avons analysées et nous les avons présentées sous forme de rapport annuel sur les webinaires

L’année dernière, nous avons découvert que sur la seule plateforme ClickMeeting, 627 033 événements organisés ont attiré 8 504 770 utilisateurs uniques !

Après une analyse approfondie, nous avons pu classer ces événements dans plusieurs catégories principales :

• Cours en ligne et formations – 35,6 % (dont 25 % de formations internes).
• Démonstrations de produits et marketing – 27,8 %.
• Réunions d’entreprise en ligne – 11 %.
• Croyances et ésotérisme – 2,7 %.
• Autres – 22 %.

La nouvelle réalité – une communication entièrement à distance

Les statistiques sur les webinaires organisés en 2019 sont déjà impressionnantes et montrent une augmentation significative par rapport aux années précédentes. Cependant, les événements liés à la pandémie, qui ont totalement révolutionné nos modes de fonctionnement, ont rendu les webinaires et les vidéoconférences cruciaux pour les organisations, les entreprises, les institutions étatiques, les services de santé et, surtout, les établissements d’enseignement.

Nos observations se basent à nouveau sur des chiffres – en mars 2020, 299 906 événements ont été organisés sur la plateforme ClickMeeting. Si nous comparons ce chiffre au nombre total de webinaires et de réunions en ligne en 2019, le mois de mars représente à lui seul 50 % du total de 2019 ! Exactement 3 203 034 participants ont pris part à ces événements, ce qui signifie qu’il suffisait d’une activité aussi intense pendant encore deux mois pour battre le record de l’année précédente.

À présent, nous pouvons parler de deux grandes tendances imposées par le mouvement
« rester chez soi » :

• Le travail à distance – en peu de temps, les entreprises ont dû passer au travail en équipes distribuées. Cela a nécessité une communication permanente entre les responsables et les employés, mais aussi entre les membres du personnel. Outre les messages électroniques traditionnels, les messageries comme Slack, ou les applications de gestion de projet, les vidéoconférences et les webinaires sont venus à la rescousse comme outils de communication et de coopération efficaces.

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• L’enseignement en ligne – les écoles et les universités ont été les premières à être touchées par la pandémie et ont dû fermer leurs portes à des milliers d’élèves. Cependant, le processus d’enseignement n’étant pas censé connaître de pause, les établissements d’enseignement ont dû chercher des solutions pour continuer à enseigner. Les webinaires, une technologie déjà utilisée qui s’intègre parfaitement à l’apprentissage en ligne dans le monde entier, se sont avérés être une planche de salut. Une salle de webinaire est un choix excellent pour créer une classe virtuelle ou une salle de conférence entièrement équipée.

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Quelle est la différence entre un webinaire et une réunion en ligne ?

Nous avons distingué trois grands types de vidéoconférences :

• Les cours et les sessions de formation ;
• Les démonstrations de produits et le marketing ;
• Les réunions d’entreprise en ligne.

Si les deux premières catégories correspondent à la définition d’un webinaire, les réunions d’entreprise en ligne sont un peu à part, bien que leurs organisateurs disposent de la grande majorité des outils, comme dans le cas des webinaires.

Alors, quelle est la différence entre les webinaires et les réunions en ligne ? Eh bien, ces deux types d’événements diffèrent par leur :

• Objectif – si vous souhaitez toucher un public plus large pour donner un cours magistral, organiser une conférence en ligne ou présenter un produit à des centaines de clients potentiels en même temps, le webinaire sera l’outil adéquat. En revanche, si vous souhaitez mener une réunion avec un groupe de 25 personnes au maximum – une réunion avec les dirigeants, les directeurs généraux, les partenaires commerciaux ou les membres d’une équipe – vous devriez plutôt choisir une réunion en ligne.

• Nombre de participants – comme nous l’avons souligné ci-dessus, un webinaire est une forme de communication avec un public plus large, jusqu’à 1000 personnes. Une réunion en ligne, quant à elle, est un événement plus intime pour un maximum de 25 participants.

• Mode d’événement – le webinaire définit précisément l’expéditeur et les destinataires du contenu (c’est le mode présentation, également appelé mode « écoute
  seulement »). Dans le cas d’une réunion, les participants peuvent participer à l’événement et s’exprimer avec les mêmes droits que l’hôte (mode discussion).

Comment organiser un webinaire ?

Sachant ce qu’est un webinaire et pourquoi vous devriez vous en servir dans vos activités quotidiennes, c’est à nous de vous guider dans le processus d’organisation d’un tel événement. Pas d’inquiétude, dans le cadre du guide « Comment préparer un webinaire » nous avons préparé toute une série de documents utiles, notamment des tutoriels vidéo. Tout cela afin de rendre l’ensemble de l’opération aussi simple que possible.

Étape 1 : Ouvrez votre compte

Si vous n’avez pas encore de compte ClickMeeting, vous pouvez commencer par enregistrer un compte d’essai gratuit. Si vous l’avez déjà fait, connectez-vous à votre compte.

Étape 2 : Créez un webinaire

Après vous être connecté, cliquez sur le bouton « Créer un webinaire ».

Comme vous le voyez ci-dessus, vous pouvez organiser trois types de webinaires :

• Webinaire en direct – une forme classique de webinaire réalisé en temps réel ;
• Webinaire automatisé – eh bien oui, l’automatisation a également fait son entrée dans les salons de webinaires et vous permet de mettre votre webinaire sur pilote automatique. Cette fonction est extrêmement utile si vous trouvez que l’organisation d’événements en direct prend trop de temps.

Dans le cas d’un webinaire automatisé, vous définissez une date de début spécifique pour l’événement, comme dans le premier point. Toutefois, ici, au lieu d’organiser une présentation en direct, vous téléchargez un webinaire préalablement enregistré, avec la possibilité de l’enrichir d’une enquête, d’une vidéo supplémentaire ou d’un bouton Call-To-Action (CTA ou « appel à agir »).

Tout l’attrait du webinaire automatisé réside dans le fait qu’il démarre et s’exécute automatiquement, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps !

Regardez comment cela fonctionne :

• Webinaire à la demande – ce type d’événement vous permet également d’optimiser les effets de votre travail en réutilisant un webinaire précédemment enregistré.

La différence entre un webinaire en direct, un webinaire automatisé et un webinaire à la demande est que le webinaire à la demande n’a pas lieu à une date précise, il reste disponible à tout moment pour que les participants puissent y accéder quand ils le veulent.

Le grand avantage de cette solution est la disponibilité de votre contenu pour les participants invités ; ils peuvent se joindre à l’événement sans avoir à se soucier d’une date ou d’une heure spécifique. Si votre créneau est le marketing et les ventes, les webinaires à la demande peuvent servir de machine à générer des prospects.

Regardez comment cela fonctionne :

Grâce à la dernière mise à jour de la plateforme ClickMeeting, vous pouvez désormais choisir entre ces types de webinaires (en direct, à la demande, automatisé), dès le départ. En cliquant sur le bouton Créer un webinaire, vous verrez apparaître une liste déroulante pour chaque type de webinaire que vous souhaitez programmer.

À ce stade, sélectionnons l’option Webinaire en direct. Après avoir cliqué dessus, vous serez redirigé vers la page des paramètres de l’événement.

Donnez un nom à votre événement, en fonction du sujet de votre webinaire. Cela permettra non seulement à vos participants d’identifier le sujet de l’événement, mais aussi de retrouver plus facilement la conférence sur le tableau de bord lorsque vous en aurez plusieurs.

Étape 3 : Définissez le type de salle

Cette étape est cruciale car le choix du type de salle vous ouvre de nombreuses possibilités :

• Permanent – cette option ne prévoit pas de date et d’heure spécifiques pour le début de votre événement. En choisissant ce type de salle, vous créez un espace permanent pour votre conférence, que vous pouvez rejoindre à tout moment.

• • Programmé – la forme la plus classique pour un webinaire qui se déroule en direct. Ici, vous définissez une date et une heure précises pour votre événement, et vous l’adaptez aux fuseaux horaires appropriés.

    • l’adaptez aux fuseaux horaires appropriés.

Étape 4 : Choisissez le type d’accès

Cette étape consiste à déterminer le type d’accès à votre webinaire. Par défaut, tous les événements sont ouverts à tous.

Cela signifie que toute personne qui reçoit un lien vers votre événement pourra y participer d’un simple clic. Bien que cela soit un peu plus simple pour vos participants, ce n’est pas la façon la plus sécurisée d’organiser des webinaires.

Pourquoi ? Parce que l’intérêt récent et rapide pour les vidéoconférences a également déclenché un comportement pathologique qui restera dans l’histoire d’Internet sous le nom de « zoombombing », c’est-à-dire des attaques de trolls qui piratent les vidéoconférences et les perturbent. Dans cet article, nous avons déjà décrit comment se protéger de telles attaques.

L’un des moyens consiste à sécuriser l’accès à l’événement par un mot de passe…

…ou un jeton qui fonctionne comme un ticket à usage unique – une fois qu’un utilisateur l’a utilisé pour participer à votre événement, personne d’autre ne peut l’utiliser à nouveau. Il s’agit donc de l’option la plus sûre.

Et voici comment cela fonctionne :

Webinaires payants

Le dernier type d’accès au webinaire consiste à mettre en place un paiement pour la participation à l’événement. Il n’y a pas de moyen plus direct et plus facile pour gagner de l’argent en organisant des webinaires. Si vous avez une expertise et des compétences uniques qui ont un prix mesurable sur le marché, pourquoi ne pas en faire une source de revenus supplémentaire (ou principale, pourquoi pas ?) ?

Pour vous encourager, nous allons nous référer aux données de notre rapport State of Webinars. En 2019, les webinaires payants, organisés sur la plateforme ClickMeeting, ont généré un total de 360 000 USD. L’événement le plus rentable, quant à lui, a généré 20 930 USD de revenus pour son organisateur.

Comment se lancer dans l’organisation de webinaires payants ? Regardez cette vidéo :

Étape 5 : Enregistrez les modifications et invitez les participants

Bon, nous avons parlé du choix du nom du webinaire, du type de salle et du type d’accès. Il suffit maintenant d’un clic pour enregistrer les modifications et commencer à inviter les participants et (si nécessaire) les autres présentateurs.

Après avoir envoyé les invitations par e-mail, vous pouvez commencer à préparer votre contenu, à créer vos présentations et autres matériels, et à développer vos compétences de présentateur.

Étape 6 – facultative – Mettez en place les processus de promotion d’automatisation

Cette étape n’est pas nécessaire à la réussite du webinaire, surtout quand on débute, mais elle offre beaucoup de potentiel en termes de promotion efficace et de maintien des relations avec les participants avant et après l’événement.

L’automatisation peut laisser suggérer un haut degré de complexité en termes de technologie, mais ces outils sont extrêmement faciles à utiliser.

À ce stade de la configuration des paramètres de votre événement, passez à l’onglet Automatisation.

Lorsque vous développerez les sections individuelles, vous verrez le potentiel de l’automatisation :

Dans l’onglet Actions d’automatisation de l’événement, vous trouverez les options suivantes :

• • • • Publier l’événement sur votre page de profil ;
      • Diffuser automatiquement l’événement sur Facebook ou YouTube ;
      • Définir le démarrage automatique de l’enregistrement de votre événement, en indiquant à quoi il doit ressembler ;
      • Publier l’enregistrement sur votre page de profil, votre chaîne YouTube ou l’exporter vers votre compte Dropbox.

Dans la section Règles de promotion de l’événement, vous pouvez configurer la séquence des e-mails de rappel automatique concernant votre webinaire à venir. Les messages appropriés peuvent être envoyés à vos participants :

• • • 5 minutes avant le début de votre événement ;
    • 30 minutes avant le début de votre événement ;
    • 1 heure avant le début de votre événement ;
    • 1 jour avant le début de votre événement ;
    • Ou n’importe quel jour et n’importe quelle heure – vous choisissez !

La section Règles de suivi est plus qu’une simple cerise sur le gâteau. Si vous cherchez une solution qui offre les options suivantes :

• • • Afficher la page de remerciement avec votre URL pour les participants après l’événement ;

    • Envoyer à vos participants un e-mail de remerciement automatique immédiatement après la fin de l’événement (un message qui contiendra votre contenu original, des fichiers à partager, un enregistrement du webinaire ou un bouton de commentaires) ;

    • Envoyer un e-mail de suivi automatique aux personnes qui se sont inscrites mais qui ne se sont en fait jamais présentées à votre événement ;

    • Envoyer une invitation automatique pour vos prochains événements avec la possibilité de répartir les participants entre ceux qui ont assisté à votre événement et ceux qui ne l’ont pas fait…

Toutes ces options sont disponibles en quelques clics.

Quel est l’intérêt commercial de tout cela et comment le mettre en place facilement ? Découvrez-le en regardant cette vidéo :

Étape 7 : Lancer et exécuter un webinaire

Excellent ! Tout est prêt grâce à cette étape finale du guide « Comment préparer un webinaire ». La promotion du webinaire est terminée et l’événement commence dans quelques minutes. Il ne vous reste plus qu’à rejoindre la salle de webinaire et à commencer votre événement.

Comme nous l’avons mentionné précédemment, peu importe que vous ayez une réunion avec vos étudiants, vos élèves, des prospects, des clients ou des collègues, vous disposez d’un ensemble d’outils qui rendront votre événement attrayant et interactif :

• • • Présentation et autres fichiers ;
    • Tableau blanc avec des outils pour écrire et dessiner ;
    • Affichage de vidéos directement à partir de la plateforme YouTube ;
    • Partage d’écran ;
    • Sondages et enquêtes ;
    • Bouton CTA ;
    • Discussions privée et modérées (Q-R).

Notez que vous pouvez maintenant avoir un contrôle total sur l’apparence de votre salle de webinaire pendant un événement – vous pouvez déplacer ou cacher le pod AV, minimiser ou maximiser la boîte de discussion :

Quelle doit être la durée de votre webinaire ? Cela dépend de vous et de la complexité de votre contenu. N’oubliez pas qu’un webinaire est, par définition, un matériel plus élaboré qui ne doit pas avoir peur d’être trop long.

En citant à nouveau notre rapport State of Webinars, la durée moyenne d’un webinaire en 2019 était d’environ 1 heure et demi, tandis que la durée moyenne de la participation à un événement était de 53 minutes !

Que cela ne vous effraie pas, une fois que vous avez réussi à attirer à votre événement des participants prêts à investir leur temps précieux pour acquérir vos connaissances, ils resteront avec vous aussi longtemps que nécessaire.

Atteignez le niveau de maîtrise totale en intégrant les webinaires à d’autres applications

Que votre objectif en tant qu’hôte de webinaire soit de mener des activités d’éducation, de formation, de marketing ou de vente, vous pouvez atteindre les sommets du professionnalisme.

Comment préparer un webinaire professionnel ? En intégrant votre compte ClickMeeting à d’autres applications dans les catégories suivantes :

• • • Système CRM (ou GRC, gestion des relations avec la clientèle : HubSpot, Keap (anciennement Infusionsoft), ou Pipedrive ;
    • LMS (ou SGA, système de gestion de l’apprentissage) : Moodle ;
    • Marketing : GetResponse, HubSpot, Zapier ;
    • Analytique et remarketing : Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel ;
    • Médias sociaux : Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube ;
    • Autres : Slack, Google Calendar, WordPress.

Bien entendu, il vous appartient entièrement de choisir lequel de ces outils externes vous allez introduire dans votre activité de webinaire.

L’une des plateformes mentionnées ci-dessus vous aidera à aller un peu plus loin et à construire un réseau de connexions, qui se fera automatiquement, par exemple, après la création d’un nouveau webinaire sur la plateforme ClickMeeting. Il s’agit de Zapier – regardez comment cela fonctionne :

Webinaires – pourquoi cela en vaut-il la peine ?

Avant l’apparition des changements rapides liés à la pandémie, le webinaire avait déjà une position bien établie et fiable et était défini comme un outil de communication polyvalent et efficace. Cela a été confirmé par les enquêtes et les rapports les plus renommés concernant le marketing (en particulier le marketing vidéo), et par l’utilisation globale par les enseignants, les formateurs, les spécialistes du marketing, les vendeurs ou les organisations gouvernementales locales.

Les webinaires sont désormais bien plus qu’un simple outil efficace pour présenter du contenu et partager des connaissances. Le passage mondial au travail et à l’éducation à distance, dû à la crise de la pandémie, a rendu cette forme de communication fondamentale.

Voilà, nous arrivons à la fin de ce guide « Comment préparer un webinaire » qui, à l’aide de la plateforme ClickMeeting, facile à utiliser et riche en fonctionnalités, et du matériel pédagogique qui ouvre la voie à une maîtrise parfaite de cet outil, vous permettra d’adopter avec succès les webinaires dans votre organisation ou votre entreprise individuelle.

Bonne chance !