Live Webinars: How to Use Them as a Part of Your Content Mix

Los seminarios web ayudan a los equipos de marketing y ventas generar oportunidades comerciales y mejorar las tasas de conversión. A continuación presentaremos lo que son, cómo organizarlos y qué hacer después.

¿Qué es un seminario web en vivo?

Un seminario web en vivo es una reunión o presentación (o seminario) que se imparte en línea en tiempo real. De allí el nombre de seminario “web”. Hay gente que utiliza también la noción de “conferencias web”. Los seminarios web en vivo permiten a los asistentes de distintos lugares ver y escuchar al presentador, así como plantearle preguntas, responder a encuestas y participar en votaciones. Los seminarios web se suelen utilizar en el sector de ventas, marketing, así como la educación y la formación en materia de recursos humanos.

Una de las ventajas principales de los seminarios web en vivo es la posibilidad de alcanzar a cientos de usuarios manteniendo el carácter interactivo del evento. Para que te hagas una idea, deberás considerar la organización de eventos virtuales desde una perspectiva global:

Por un lado, tienes reuniones en línea, o sea, unas reuniones digitales de equipos, socios comerciales o clientes, en los que hasta 25 asistentes pueden iniciar sus cámaras y micrófonos, ¡por lo que este tipo de evento se puede considerar interactivo al máximo!
- Luego están los seminarios web en vivo, que pueden reunir incluso 1 000 asistentes: clientes potenciales, clientes actuales, personal en formación, todos muy interesados en el contenido que vas a compartir. Allí está lo bonito: incluso al reunir a cientos de personas en un entorno virtual, no se trata de una comunicación unilateral. Al contrario, los seminarios web en vivo permiten conectarte al público y comunicarte con él, responder a sus preguntas y recopilar retroalimentación de valor. De hecho, los seminarios web ocupan el segundo lugar entre los formatos de contenido más apreciados por los influencers.
- Por otro lado, están los webcasts, es decir, grandes eventos virtuales que te permiten presentar tu contenido (sin posibilidad de comunicación en tiempo real) incluso a 10 000 espectadores.
Como ves, existen distintos tipos de eventos virtuales a elegir, pero en este artículo nos vamos a centrar en los seminarios web en vivo, un formato muy apreciado por los profesionales de marketing como parte de sus estrategias.

Seminarios web en vivo, automatizados o bajo demanda

Para entender los seminarios web en vivo, merece la pena compararlos con otros tipos de seminarios web:

Seminarios web en vivo. Un clásico del mundo de los seminarios web y la versión más popular de los mismos. Planificas el evento virtual a una hora específica y luego te reúnes con tu público en directo. Los seminarios web en vivo sirven perfectamente para procesos de introducción o formación de empleados, así como para eventos comerciales y demostraciones de productos.
Seminarios web bajo demanda. Con esta opción, grabas tu seminario web con antelación para facilitarlo a tus contactos, clientes potenciales o estudiantes, permitiéndoles reproducirlo en el momento y lugar oportunos. Si tu objetivo es generar oportunidades comerciales e impartir cursos en línea, ¡los seminarios web bajo demanda te van a servir perfectamente!
Seminarios web automatizados. Contrariamente a los eventos bajo demanda, en el caso de los seminarios web automatizados planificas el día y la hora concreta de su reproducción. No obstante, igual que en el caso anterior, necesitas primero un contenido pregrabado para luego complementarlo con herramientas tipo llamada a la acción, vídeo o encuesta. Este tipo de evento se reproduce de manera completamente automática, permitiéndote invertir el tiempo ahorrado en otras áreas. Sin embargo, existe también un modelo híbrido: seminarios web automatizados que te permiten unirte como organizador para moderar el chat y responder a las preguntas en tiempo real.

Por otro lado, los seminarios web en directo ofrecen más posibilidades en cuanto a la generación de oportunidades comerciales y la interacción con los posibles clientes. El formato de seminario web transmitido en directo permite una comunicación más personal con individuos reales en lugar de presentar un contenido pregrabado. El motivo principal de optar por la transmisión del seminario web en vivo es reunir a cientos de usuarios en tiempo real y recibir retroalimentación instantánea acerca del contenido presentado.

Algunos consejos que te permitirán aprovechar al máximo las posibilidades de generación de oportunidades comerciales a través de los seminarios web en vivo:
Ofrece una opción de inscripción a la hora de programar tu seminario web. El proveedor del servicio de seminarios web debe proporcionar un formulario de registro incorporado en la herramienta.
Recopila información valiosa acerca de los asistentes. Puedes recopilar datos básicos, como el nombre y apellido y la dirección de correo electrónico, u optar por recoger más detalles, como el título profesional, el sector o el tamaño de la empresa.
Exporta la lista de asistentes a tu plataforma de marketing por correo electrónico preferida para utilizarla para enviarles recordatorios y mensajes de seguimiento.

Más de la mitad (63%) de la gente está dispuesta a proporcionar datos para acceder a los seminarios web, pero tiene que merecer la pena.

Cómo crear el contenido de tu seminario web en vivo

A la hora de crear tu presentación, piensa en el contenido que quieres abordar y el tiempo que vas a necesitar. Según la encuesta de Demand Gen de 2019, el 63% de la gente está dispuesto a dedicar de 20 a 60 minutos a ver un seminario web. Así pues, es un buen indicador a tener en cuenta.

También merece la pena considerar el cambio del interés por los seminarios web resultante de la pandemia del coronavirus. Según nuestros propios análisis, mientras la duración media de los eventos se ha reducido de 85 a 77 minutos, el tiempo medio dedicado por los asistentes a ver y escuchar un seminario web ha aumentado de 53 a 56 minutos.

Por lo general, es buena idea descomponer el seminario web presentado en directo en cuatro elementos esenciales:

Introducción: debe ser breve, de unos 5 minutos;
Presentación principal; 25 minutos, dedicando 5 minutos a cada tema a abordar;
Preguntas y respuestas en directo: 10 minutos;
Resumen: menos de 5 minutos.

En cuanto a las diapositivas a presentar, mantén la información concisa especificando los puntos principales que debe recordar el público. Es importante no quedarse hablando de una sola diapositiva demasiado tiempo, porque la gente se distrae fácilmente y el objetivo debe ser hacer que no dejen de prestar atención a sus pantallas. Utiliza colores, diagramas, ilustraciones y otras ayudas gráficas para complementar tu discurso. Acuérdate de mantener la coherencia con el resto de tu imagen corporativa y pide ayuda al departamento de diseño de la empresa, si tienes ese recurso a tu disposición.

También deberás reducir el argumento comercial en el contenido de tu seminario web.

Los compradores siguen distanciándose de los “comunicaciones comerciales”: el 96% ha indicado que los proveedores B2B podrían mejorar la calidad de sus contenidos reduciendo el discurso comercial, ya que el seminario web no es el formato adecuado para la demostración de un producto. Por ejemplo, al incorporar a un influencer para impartir un seminario web sobre un dominio específico, el proveedor conseguirá consolidar mejor su mensaje y diseminar la información acerca del seminario web entre el público adecuado.

Elige el formato de tu seminario web en vivo

Los seminarios web en vivo pueden tener distintos formatos:

Seminarios web con demostraciones de productos. Presenta el producto a tu público. Las demostraciones pueden aumentar las tasas de conversión y animar a los asistentes a confiar en los resultados de tus esfuerzos.
Seminarios web dedicados a casos prácticos. Sirven para presentar los problemas concretos que resuelve tu producto para los clientes reales y demostrar por qué vale la pena tenerlo. Presenta ejemplos prácticos de las ventajas de tu producto relatando historias de clientes y considera invitar a un cliente para participar en el seminario web.
Seminarios web de carácter educativo. Los puedes implementar como ponencias virtuales que sirven para la educación superior, academias de idiomas y cursos en línea. Pero también pueden servir en el campo del marketing. Imagina lo siguiente: tu empresa proporciona servicios financieros y consultas en materia de inversiones, por lo que tus seminarios web educativos se centrarían en compartir conocimientos básicos o intermedios al respecto, como por ejemplo “10 maneras de controlar tu presupuesto personal”.
Seminarios web formativos. Aumentan la eficacia y proporcionan un valor añadido a clientes elegidos. Ayudan a los clientes a utilizar tu producto y aprovecharlo al máximo. Puedes guiar a los clientes para que mejoren sus capacidades de utilización del producto y, además, ayudarles a obtener más beneficios en consecuencia.
Seminarios web de preguntas y respuestas. El contenido se basa principalmente en las preguntas planteadas por el público. Como evento de seguimiento, considera abordar las cuestiones a las que no hayas podido responder durante el evento original.

Seminarios web tipo “pregunta al experto”. Es una manera perfecta de establecer la autoridad en el sector. Atrae un público que quiere recibir respuestas profesionales a las preguntas planteadas. Estos eventos son parecidos a los seminarios web de preguntas y respuestas.

Recuerda: tus clientes probablemente necesiten más de una oportunidad de interacción con tu marca para confiar en ella, sin mencionar optar por su oferta. Incluso un 41% de los compradores consulta entre 3 y 5 contenidos antes de decidir sobre la compra. Teniendo esto en cuenta, considera cómo funciona el seminario web en vivo con otros contenidos presentados a tu público, tales como los casos prácticos, artículos de blog, correos electrónicos, etc.

Los seminarios web son un buen mecanismo para generar oportunidades comerciales. Una vez que descubras contenidos excelentes a compartir y dominas las campañas promocionales a la perfección, ¡podrás conseguir que incluso un mil de posibles clientes dejen sus direcciones de correo electrónico en el proceso de registro!

Esto quiere decir que te pagan con sus correos electrónicos. El siguiente paso es obvio: mantén un seguimiento enviándoles contenidos complementarios, tales como publicaciones del blog, casos prácticos, hojas de trabajo, libros electrónicos… ¡lo que quieras!

Por último, es más probable que estos asistentes se unan también a tus futuros seminarios web.

Aquí puedes ver cómo conseguirlo con la herramienta de automatización de ClickMeeting:

Considera incluir a un invitado en tu seminario web en vivo

Incluso si no adoptas la estrategia tipo “pregunta al experto” o estudio de casos prácticos, los invitados son un complemento perfecto de muchos seminarios web en directo. Con su participación, el contenido puede resultar más atractivo, interactivo y de autoridad. Garantiza que sea un diálogo entre dos expertos con perspectivas diferentes.

Según el informe de Demand Gen de la encuesta relativa a las preferencias de contenidos de 2019, “más de la mitad (63%) de los encuestados afirma que estarían dispuestos a compartir sus datos para acceder a seminarios web (algo menos de los 74% del año anterior). Esto puede apuntar hacia la importancia de la calidad y los ponentes del seminario web.“

Los ponentes invitados pueden también abrirte el camino hacia un público nuevo, lo cual puede mejorar el reconocimiento de tu marca. Presta una atención especial a los invitados con un público leal propio.

Además, esto reduce algo de presión para el organizador del evento en directo, añadiendo una perspectiva completamente nueva de un entorno diferente.

Cómo promocionar tu seminario web en vivo

Con casi 8000 seminarios web solo en ClickMeeting al día, hay mucha competencia. Tienes que destacar de los demás y encontrar formas de promocionar eficazmente tu seminario web en vivo. Merece la pena pensar en la promoción del seminario web en directo en dos etapas: la de animar a inscribirse y la de animar a asistir.

En cuanto a la inscripción, puedes aprovechar algunas tácticas algo más tradicionales:

Redes sociales orgánicas. Promociona tu seminario web entre tus contactos de Facebook, Twitter y LinkedIn.
Redes sociales de pago. Organiza campañas publicitarias enfocadas para alcanzar a un público de interés más amplio.
Marketing por correo electrónico. Organiza una campaña por correo electrónico para promocionar tu seminario web entre la lista de correo.
Tu página web. Crea una llamada a la acción clara animando a los visitantes de tu página web a inscribirse en el seminario web, y luego redacta una publicación en tu blog para indicar los temas que piensas abordar.
Presentadores e invitados. Pídeles a promocionar el evento en sus canales de mayor alcance.
Página de inicio. Crea unas páginas de inicio, inscripción y perfil para recopilar los datos de los asistentes cuando se inscriban en tu evento.

Hacer que la gente se inscriba en el evento es solo la mitad de la batalla. Existen otras maneras de incentivar la participación en el evento en directo. Las dos maneras principales son el envío de notificaciones por correo electrónico y las invitaciones de calendario. Garantiza que estos recordatorios incluyan toda la información necesaria que permita unirse al seminario web en vivo, enlaces y todo lo demás.

Cómo organizar un seminario web en vivo

Para organizar un seminario web en vivo, necesitas el acceso a una plataforma de reuniones en línea con funciones de seminario web, como ClickMeeting. También necesitas un dispositivo con una conexión a Internet estable (no tiene que ser un ordenador de mesa o portátil: también puedes utilizar un smartphone o una tableta), equipado con un micrófono y una cámara para transmitir tu voz e imagen.

Además, tendrás que decidir dónde vas a organizar tus eventos en directo. Aparte de la plataforma de reuniones, podrás facilitar la transmisión en directo o la grabación en otras fuentes. Aquí puedes consultar cómo compartir tu seminario web en vivo a través de YouTube o Facebook:

Problemas a considerar en cuanto a los seminarios web en vivo

Merece la pena tener un plan B para cualquier circunstancia. Con un plan preparado, sabrás exactamente lo que hay que hacer si surge algún problema.

Averías del ordenador. Inicia la sesión en dos dispositivos de antemano, para poder cambiar rápidamente, si uno de ellos ralentiza o se acaba averiando. Antes de empezar el seminario web, cierra todos los demás programas y tareas que puedan ralentizar tu equipo. Y acuérdate de cargar las baterías completamente antes de comenzar.
Averías de Internet. Asegura una conexión de reserva, convirtiendo tu teléfono en un punto de acceso a la red inalámbrica o incluso comprando un equipo especial como punto de acceso a Internet.
Fallo de audio/vídeo. No hay nada peor que imaginar que tu público no te pueda ver u oír. Por suerte, se puede evitar. Puedes configurar los ajustes de audio y vídeo de antemano y realizar una prueba previa para garantizar que todo funcione bien. Con ClickMeeting, puedes reducir estos riesgos comprobando tu sistema (conexión con el servidor de la conferencia, navegador y sistema operativo), así como la salida de audio, el micrófono y la cámara web con una herramienta de comprobación de la configuración del sistema. Además, justo antes de empezar tu seminario web, puedes aprovechar la herramienta de comprobación de audio y vídeo para realizar una última prueba de la cámara y el micrófono.
Invitados que no se presentan al evento. Apunta los números de teléfono de tus colaboradores para poder contactarles directamente si no aparecen. Y siempre merece la pena tener un contenido de reserva en caso de que alguien acaba sin presentarse.

Una vez todo esté preparado, practica tu presentación. Realiza una prueba con tu plataforma para seminarios web para asegurarte de saber cómo manejarla sin problemas. Graba la presentación para verla detenidamente después e identificar aspectos a mejorar.

¿Cuánto cuesta organizar un seminario web en vivo?

Si te preocupa el coste de los seminarios web en vivo, igual te vas a sorprender. Deberás tener en cuenta los siguientes gastos, pero aún así no tiene que costar tanto:

Equipamiento. Como mínimo, hace falta un portátil o un dispositivo móvil con cámara, micrófono y altavoz.
Conexión a Internet. Necesitas una conexión de Internet de alta velocidad para organizar seminarios web en vivo de calidad.
Plataforma para seminarios web. Un software para seminarios web de fiar es un elemento imprescindible. Hemos preparado una lista de las mejores herramientas para reuniones en línea a considerar.
Tiempo, conocimiento y recursos. El contenido no es gratis, incluso si lo preparas por cuenta propia. El tiempo de tu equipo es el dinero, y la externalización también cuesta.
Publicidad. Si pagas la publicidad y el marketing, igual deberías preparar un presupuesto.
Ponentes invitados. Aunque algunos lo pueden hacer gratis, los ponentes con experiencia pueden requerir alguna remuneración.

Como ves, ya tienes algunas cosas necesarias para organizar seminarios web y no las tienes que pagar. Ahora analiza tus necesidades y ajusta tu presupuesto a la escala del evento a impartir.

Maximiza la participación y el impacto con los seminarios web grabados

Un evento en directo tiene sus ventajas, pero no todo el mundo puede asistir. Las responsabilidades diarias tienen prioridad y, en caso de conflictos en el calendario, los seminarios web en vivo suelen ser lo primero en renunciar. Por eso, es una buena idea grabar el seminario web organizado en vivo y facilitarlo tanto a los asistentes como a las personas inscritas.

Existen algunas razones esenciales de grabar el seminario web en vivo:

No todos los clientes se pueden unir en directo. Si un inversor o cliente potencial no puede asistir al evento en directo, puede visitar tu blog o página web para ver lo que se ha perdido.
Es bueno llevar archivos. Si grabas tus eventos, creas unos seminarios web para siempre. Un seminario web grabado se archiva instantáneamente para poder cargar o distribuirlo en todos los canales virtuales. Y si lo transcribes, lo podrás aprovechar también para SEO.
Haz una copia de seguridad de tus archivos. El seminario web es un contenido de valor. No pierdas la información solo por no preparar una copia. Es más barato que tener que volver a crearlo desde cero.
Oportunidades de mejora. Viendo las grabaciones, podrás identificar tus puntos fuertes y débiles para trabajar en su mejora continua.
Anima a compartir tus contenidos. Los asistentes pueden compartir los seminarios web grabados entre sus compañeros. De hecho, la mitad de los profesionales comparte contenidos de seminarios web con sus empleados, es el segundo tipo de contenido más compartido.

Busca una solución para seminarios web que te ofrezca la posibilidad de grabar tus eventos; de no ser así, tendrás que emplear una grabadora externa, lo cual es molesto y puede fallar. Además, necesitarás un micrófono y una cámara web para grabar la voz y la imagen.