Seminarios web y reuniones en línea: ¿qué evento quieres organizar?

¿Un seminario web y una reunión en línea no son lo mismo? En absoluto.

Es verdad que ambos eventos son parecidos, pero hay una serie de diferencias que debes conocer, sobre todo si piensas organizar un seminario web o una reunión virtual en un futuro cercano.

En este artículo explicaremos en qué se diferencia un seminario web de una reunión en línea, cuándo organizar qué tipo de evento, los detalles del tipo de software a utilizar y mucho más. Con toda esta información, conocerás a la perfección las dos herramientas y sabrás cómo utilizarlas con eficacia.

¡Empecemos!

¿Cuál es la diferencia entre seminarios web y reuniones virtuales?

A menudo los términos «seminario web» y «reunión virtual» se utilizan indistintamente, pero la realidad es que se trata de dos tipos de eventos diferentes. Al aprender a diferenciar los matices de cada concepto, podrás elegir el evento que mejor se adapte a tus necesidades para asegurar el éxito de tu encuentro virtual.

Reuniones en línea

Una reunión en línea es un evento basado en la colaboración, organizado para un grupo relativamente reducido. Cada asistente puede intervenir, compartir ideas y participar de otro modo en la transmisión.

Este tipo de evento suele usarse para equipos distribuidos, para hablar de la estrategia empresarial, planes de marketing, etc. De hecho, imagínate una reunión normal en una oficina: una sala de reuniones, una mesa con sillas, un grupo de compañeros intercambiando ideas. Ahora lleva esa imagen al mundo digital, donde los compañeros se comunican de una manera parecida, pero a través de cámaras web.

Seminarios web

Un seminario web es un tipo de presentación impartida en línea. Este tipo de evento suele organizarse para más participantes que una reunión virtual e incluye dos grupos distintos: ponentes y asistentes.

Los ponentes presentan la información, mientras que los asistentes siguen el contenido y a veces intervienen aprovechando las funciones del software utilizado, tales como las ventanas de chat, sondeos y encuestas o turnos de preguntas y respuestas.

Imagina que estás en una conferencia de tu sector. Llegas al aula y te sientas al lado de un desconocido. El ponente principal (una persona de la que has oído hablar pero que nunca has conocido en persona) empieza a hablar de un tema interesante. Escuchas, tomas apuntes, etc. Es un evento estupendo, pero poco personal. Piensa en los seminarios web como una variante digital de ese encuentro.

¿Cuándo debes organizar una reunión virtual?

Las reuniones en línea son ideales para debates de grupo mantenidos entre personas que no se encuentran en el mismo lugar.

¿Gestionas un equipo distribuido? ¿Cómo te reúnes con tu plantilla, si Juan vive en Buenos Aires, Jane vive en Londres y tú estás en San Francisco? Podrías reunirte con todos ellos físicamente en un lugar intermedio, pero sería caro y poco práctico.

Los equipos externos de ventas también tienen un problema parecido. No es fácil reunirse con los empleados, si estos se pasan la mayor parte de su tiempo viajando para llegar a los clientes potenciales.

Las reuniones en línea te permiten organizar encuentros regulares con tu plantilla, independientemente de dónde se encuentre cada miembro del equipo. Basta con que tengan acceso a Internet para que podáis iniciar una sesión, poneros al día, compartir ideas y hacer todo lo demás que necesites.

¿Cuándo debes organizar una reunión virtual? Cuando quieras trabajar conjuntamente con otras personas que no se encuentran lo suficientemente cerca como para organizar una reunión presencial.

Software para reuniones en línea

Para organizar una reunión virtual, tendrás que invertir en un software para reuniones en línea. Hay una gran cantidad de opciones disponibles. Elige una que ofrezca las siguientes funciones:

• Capacidad de participación. Si necesitas reunirte con 20 personas, asegúrate de que el software para reuniones en línea elegido permita reuniones con esa capacidad.
• Funciones audiovisuales. El mejor software para reuniones en línea te permitirá entrar en modo «presentación» para compartir información fácilmente con todo el equipo. Te ofrecerá también unas herramientas basadas en la colaboración, como pizarras digitales y chats de grupo.
• Grabación de las reuniones. ¿Te acuerdas de todo lo que se ha dicho en cada una de las reuniones a la que has asistido? Por supuesto que no. Al grabar las reuniones, podrás consultarlas si lo necesitas más adelante. Además, podrás compartir la grabación con principales intersados u otros miembros del equipo para que todo el mundo esté al día.

¿Cuándo debes organizar un seminario web?

Los seminarios web son ideales para presentar información a un grupo más numeroso.

Si tu empresa acaba de lanzar un producto nuevo, deberías organizar un seminario web para todos los clientes actuales. Durante el evento, deberías presentar las funciones del producto nuevo, responder a las preguntas de los asistentes e incluso ofrecerles la posibilidad de comprar.

A lo mejor quieres posicionarte en tu segmento del mercado. Puedes organizar un seminario web dedicado a un tema específico, presentar información a los asistentes y recopilar sus direcciones de correo electrónico.

A diferencia de las reuniones en línea, los seminarios web normalmente se organizan para personas que no conocen al presentador en persona. Los asistentes no se apuntan para colaborar, sino para aprender algo nuevo. La participación sigue siendo fundamental, pero la comunicación entre los organizadores de los seminarios web y los asistentes está más estructurada.

¿Cuándo debes organizar un seminario web? Cuando quieras llegar a un público específico con un mensaje concreto para potenciar esfuerzos promocionales o comerciales.

Software para seminarios web

No puedes organizar un seminario web sin un software para webinarios. Por suerte, tienes a tu disposición un gran número de opciones disponibles. Solamente asegúrate de elegir una herramienta que reúna las siguientes funciones:

• Personalización de marca. Los seminarios web a menudo se utilizan para fines comerciales y promocionales, lo que significa que el software elegido debe permitirte personalizar el diseño gráfico, añadir el logotipo de tu negocio, etc. De esta forma, tu estrategia de marca siempre será acertada.
• Opción de compartir la pantalla. Al permitir que los asistentes vean la pantalla de tu ordenador, facilitas la comprensión de la información compartida. Esto tiene especial importancia si el objetivo de tu evento es enseñar o vender un programa informático.
• Sondeos y encuestas. La clave de un seminario web excelente es la participación activa del público. Una de las mejores maneras de involucrar a los asistentes es hacerles preguntas. Elige un software para seminarios web que incluya una función de sondeos y encuestas para que puedas comunicarte con los espectadores.
• Turno moderado de preguntas y respuestas. Los sondeos y encuestas no son la única manera de garantizar una participación activa de los asistentes. Si permites a tu público hacer preguntas y compartir opiniones a través de una ventana de chat, podrán aprovechar tu presentación en mayor medida y la disfrutarán mucho más.
• Retransmisión a través de las redes sociales. Si el objetivo de tu seminario web es llegar a un público nuevo y posicionarte, deberías invertir en una plataforma para seminarios web que permita la retransmisión de tu contenido a través de las redes sociales. Desarrolla tu marca y retransmite el contenido de tu seminario web en un espacio donde tu público ya está presente: las redes sociales.
• Grabación del evento. La organización de un webinario de primera requiere mucho trabajo. ¿No quieres aprovechar su potencial al máximo? Graba tus presentaciones y utiliza las grabaciones para potenciar tu futuro marketing de contenidos.
• Panel de análisis. Por último, la única manera de conocer el impacto de tus seminarios web consiste en analizar los datos pertinentes. ¿Cuánta gente ha asistido al evento y cuánto tiempo se han quedado viendo el contenido? ¿Desde dónde han asistido y qué dispositivo han utilizado para conectarse? Un buen software para seminarios web te ofrecerá información acerca de todos estos detalles.

Además, si tu idea es vender productos durante el seminario web, elige un software que permita la integración con una plataforma de pago de confianza, como PayPal.

Seminarios web y reuniones en línea: ¿qué solución es la que mejor te conviene?

La elección entre un seminario web y una reunión virtual depende únicamente de tus objetivos.

¿Quieres organizar un evento para un grupo reducido, trabajar con la gente de una manera personal y permitir a cada asistente intervenir y compartir ideas? Si ese es el caso, la mejor solución es organizar una reunión en línea.

En cambio, si quieres presentar información a un grupo numeroso, comunicarte con los asistentes en un entorno controlado (ventana de chat, etc.) y desarrollar tu marca propia o imagen corporativa, te recomendamos el seminario web.

Organiza tu evento con ClickMeeting

En realidad, tanto los seminarios web como las reuniones virtuales tienen un gran valor. Una no es mejor que la otra; cada una tiene su función. El truco consiste en identificar el objetivo que quieres lograr a través del evento virtual y luego elegir el tipo de evento que mejor se adapte a tus necesidades.

Sea cual sea el que elijas, ClickMeeting puede ayudarte.

Nuestro software líder en el sector es ideal para la organización de reuniones empresariales, clases virtuales y encuentros digitales de amigos. Lo único que tienes que hacer es programar una reunión de hasta 25 personas, en la que se permita que cada una hable y participe libremente, habilitando chats privados entre los asistentes y mucho más.

Por el contrario, puedes optar por un seminario web e impartir tus conocimientos entre cientos de personas al mismo tiempo, fomentando la participación a través de pizarras digitales, compartiendo pantalla y utilizando funciones como sondeos y encuestas. Puedes incluso retransmitir tu seminario web a través de las redes sociales.

Una vez finalizado, convierte la grabación del evento en un seminario web bajo demanda o automatizado y aprovecha tus presentaciones al máximo.

Prueba ClickMeeting gratis durante 30 días sin tener que dar los datos de tu tarjeta de crédito.