Eventos híbridos: ¿qué es un evento híbrido y cómo organizarlo?

Los eventos virtuales han sido cruciales en los tiempos de la pandemia de COVID-19. Tanto los usuarios pioneros como las empresas reacias al mundo virtual han incorporado esta tecnología en sus estrategias para garantizar la continuidad de sus operaciones. Según los datos que hemos recopilado, en 2020 se organizaron 2 316 074 eventos a través de ClickMeeting, en comparación con tan solo 627 033 eventos en el año anterior.

Ahora que algunas empresas vuelven a las oficinas y la actividad presencial poco a poco se empieza a retomar en algunas partes del mundo, las empresas buscan maneras de combinar las experiencias virtuales con las presenciales. Para eso sirven los eventos híbridos.

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¿Qué es un evento híbrido?

Un evento híbrido es un evento en directo que combina elementos presenciales y digitales para permitir la participación de los asistentes independientemente de su ubicación. Los eventos híbridos pueden ser reuniones, cursos de formación, talleres, conferencias, ferias, seminarios y cualquier otro tipo de evento que se pueda organizar en el mundo empresarial.

Cada evento híbrido es diferente. En algunos casos, los negocios pueden añadir un componente virtual a lo que normalmente es un evento presencial, a lo mejor para mejorar la experiencia para los asistentes presenciales o para hacer que el evento esté disponible para más gente (el 47% de los organizadores afirma que los eventos híbridos conectan al público internacional), o debido a las restricciones de los eventos presenciales impuestas durante la pandemia. En otros casos, un evento solo virtual se puede ampliar para incluir el componente presencial. Existe un sinfín de posibilidades en cuanto a la estructura de un evento híbrido.

En realidad, los eventos híbridos nos acompañan desde la introducción de los eventos virtuales, pero su uso ha aumentado recientemente cuando el mundo intenta equilibrar los confinamientos y la “vuelta a la normalidad” en los tiempos de COVID-19. Según una de las encuestas, el 63% de las empresas que contratan a 2000–5000 empleados hoy en día utiliza eventos híbridos, así como el 71% de las organizaciones con más de 5000 empleados. Y más de un tercio de los profesionales que organizan y promocionan eventos piensan incorporar más eventos híbridos en el futuro.

Preparación de un evento híbrido: consejos para la organización

Muchos negocios empiezan a darse cuenta de las ventajas de los eventos híbridos: incluso el 86% de las organizaciones B2B logran una rentabilidad de la inversión (ROI) positiva siete meses después del evento, y el 45% piensa lograr una ROI tres veces mayor al año siguiente. ¿Cómo organizar tus propios eventos híbridos optimizando la ROI?

Todo empieza con establecer un plan y mantener la organización. La planificación de los eventos híbridos a menudo es más complicada que en el caso de los eventos solo virtuales o presenciales. No solo tienes que planificar ambos desde el punto de vista logístico, sino también debes organizar el evento de tal manera que resulte interesante y valioso para dos públicos muy distintos con unas experiencias muy distintas. De hecho, el 38% de los organizadores de eventos creen que se necesita más tiempo de preparación para organizar un evento híbrido.

A continuación, te presentamos algunos consejos para ayudarte a mantener la concentración y lograr un evento híbrido exitoso.

Determina la manera de medir el éxito del evento

A menudo el primer paso de cualquier iniciativa empresarial consiste en establecer los objetivos, y así es también en el caso de los eventos híbridos. Todo empieza con conocer los objetivos empresariales primordiales y luego mapear los objetivos del evento híbrido para contribuir al éxito de estas iniciativas más globales. Incluso el 94% de los organizadores de eventos híbridos del sector B2B indican la “contribución al canal comercial” como su indicador clave del desempeño (KPI) más importante: es decir, ver cuántos clientes potenciales genera el evento para el canal de comercialización.

También vale la pena medir las estadísticas generales del interés en el evento para poder determinar su éxito:

Asistencia al evento y la tasa de participación
Satisfacción de los asistentes; el 89% de los organizadores utilizan este criterio para medir el éxito de sus eventos híbridos
Grado de recomendación (Net Promoter Score, NPS), analizado por casi una cuarta parte de los organizadores

Muchos de estos datos se pueden conseguir realizando sondeos y encuestas entre los asistentes. Algunas plataformas para eventos híbridos y virtuales ofrecen también herramientas y soluciones de integración para fines analíticos. Por ejemplo, ClickMeeting ofrece una integración fácil con Google Analytics. Así, puedes seguir el comportamiento de los usuarios en el formulario de registro, la página de espera y la página de agradecimiento.

Establece la tecnología a utilizar

Con los eventos híbridos, debes pensar en la tecnología que van a utilizar tanto los asistentes en línea como los asistentes presenciales. La elección de las tecnologías adecuadas es un aspecto preocupante para dos tercios de los organizadores de eventos, y una tercera parte ha tenido problemas de conexión durante sus eventos híbridos. A pesar de eso, tan solo el 12% de ellos cuenta con un plan de reserva por si falla la Wi-Fi. Los problemas técnicos pueden afectar la experiencia de los asistentes y, en casos extremos, incluso pueden paralizar todo el evento.

A la hora de buscar una plataforma para los eventos híbridos, busca una herramienta que permita organizar eventos virtuales grandes o pequeños. Por ejemplo, ClickMeeting ofrece funciones que te permiten garantizar el mismo atractivo de una conferencia virtual que el de un evento presencial. Puedes transmitir múltiples sesiones y dividir el evento en grupos más reducidos tanto para los asistentes presenciales como para los participantes virtuales.

Elige la fecha y el lugar del evento híbrido

Cada evento híbrido se debe organizar considerando dos “lugares del evento”: el físico y el virtual. En cuanto a la ubicación física, necesitarás un espacio que permita reunir a los asistentes, los ponentes y los equipos de transmisión en directo. Pero elegir el lugar adecuado no es nada fácil: de hecho, el 25% de los organizadores de eventos tienen problemas con encontrar las instalaciones apropiadas.

En cuanto al aspecto temporal, deberás priorizar las preferencias de los asistentes presenciales, pero considerando también las necesidades de los participantes virtuales. Piensa en la ubicación de los asistentes. Si vas a impartir un curso de formación a un grupo de nuevos empleados del mismo país, algunos desde casa y algunos en la oficina, va a ser más fácil. Pero los eventos que reúnen participantes de distintos husos horarios y en el ámbito internacional son más difíciles de abordar. Casi la mitad de los organizadores de eventos encuentran dificultades en programar eventos híbridos con asistentes internacionales que se encuentran en distintas partes del mundo.

Si te enfrentas a una planificación complicada, tienes unas cuantas opciones:

Organizar múltiples eventos para los distintos husos horarios (aunque no siempre va a ser factible)
Centrarte en un área geográfica concreta a la hora de promocionar tu evento híbrido
Realizar una encuesta para conocer la ubicación geográfica de las personas que se hayan inscrito en el evento y ajustarte al tiempo que venga mejor a la mayoría del grupo

Conecta a los asistentes virtuales con los presenciales

Quizás el mayor reto de los eventos híbridos y el más difícil de superar sea encontrar el equilibrio entre las distintas necesidades y construir un puente entre los asistentes presenciales y los virtuales. Si lo ves difícil, no eres el único. Más del 70% de los organizadores de eventos indican este aspecto como el mayor reto a superar. Y desgraciadamente, los participantes notan esa falta de conexión: el 39% de los participantes virtuales acaban sin sentirse incluidos.

La clave está en hacer que el componente virtual sea más que una experiencia digital secundaria. Los eventos híbridos deben integrar las actividades virtuales en la experiencia presencial, al igual que conectar a los asistentes de ambos modos sin reducir el potencial del encuentro presencial. El 57% de los encuestados afirman que preferirían asistir a una versión presencial del evento híbrido que la variante virtual del mismo.

Otro factor importante que influye en la satisfacción de los asistentes es la posibilidad de establecer contactos nuevos, por lo que es esencial incorporar estas posibilidades en la experiencia general. Utiliza salas para grupos, crea grupos reducidos y anima a los asistentes presenciales a usar herramientas digitales para aprovechar más evento. Permite a los asistentes virtuales participar en las sesiones de preguntas y respuestas y las encuestas, y haz que puedan aportar sus opiniones.

Además, otra buena idea es crear un espacio digital al que puedan recurrir los asistentes del evento en cualquier momento para comunicarse. Una herramienta de este tipo está integrada en el vestíbulo de ClickMeeting para facilitar un espacio flexible para la comunicación de los participantes.

Prepara a los ponentes

Muchos ponentes están acostumbrados a las presentaciones impartidas solo en el modo presencial o virtual: pocos tienen experiencia con los eventos híbridos. De hecho, casi la mitad de los organizadores de los eventos mencionan las dificultades de los ponentes en equilibrar la comunicación con ambos públicos. Por tanto, es importante preparar a los ponentes adecuadamente para que estén conscientes de estar hablando a dos públicos concretos. Puedes también ofrecerles algunas ideas para que puedan comunicarse con ambos grupos de igual manera, por ejemplo presentándoles herramientas de tu plataforma para eventos virtuales.

Seguir adelante con los eventos híbridos

Los eventos híbridos ya se van a quedar con nosotros, por lo que los organizadores deben aprovechar las herramientas y estrategias disponibles para lograr eventos exitosos tanto para los asistentes presenciales como los virtuales. A la hora de preparar tu propio evento híbrido, acuérdate de los siguientes consejos: