Wie schaffen Schulen und Unternehmen den Umstieg auf Telearbeit

Telearbeit ist kein neues Konzept. Zahlreiche Unternehmen auf der ganzen Welt mit Teams, die global verstreut sind, nutzen die Telearbeit schon seit Jahren. Angesichts der jüngsten Sperren und Reiseverbote aufgrund der COVID-19-Pandemie waren jedoch viel mehr Unternehmen gezwungen, fern zu arbeiten, auch wenn sie dazu keine Erfahrung oder Tools hatten.

Eines der bekanntesten Beispiele für ein 100 % fern arbeitendes Team ist Buffer, dessen Forschung über Telearbeit die Trends vor den Sperren verdeutlicht.

Andere Unternehmen haben es ihren Teams ermöglicht, gelegentlich fern zu arbeiten, und verfügten bereits über Tools und Workflows, die sie nur erweitern mussten.

Aber bei vielen Unternehmen und Bildungseinrichtungen sah die Situation anders aus. Sie mussten nicht nur zu 100 % auf Telearbeit umsteigen, sondern auch die dazu geeigneten neuen Tools, Verfahren und Workflows erarbeiten und ihre Denkweise umgestalten.

Haben wir es also mit einer Telearbeit-Revolution zu tun?

Ich wäre mit der Verallgemeinerung vorsichtig, aber wir erleben möglicherweise eine (zumindest teilweise) Änderung der Denkweise. Unternehmen, die es ablehnten, ihre Mitarbeiter fern arbeiten zu lassen, hatten keine andere Wahl. Einige von ihnen werden wahrscheinlich die Vorteile der Telearbeit erkennen und dieses Arbeitsmodel auch nach dem Ende der Pandemie weiter einsetzen.

Andere Unternehmen hingegen kehren wahrscheinlich zur bisherigen Arbeitsweise zurück, aber mit den Tools und Prozessen, die sie erarbeiten mussten, neigen sie möglicherweise, ihren Mitarbeitern die Telearbeit zu ermöglichen.

Lassen wir die Zahlen für sich sprechen

Online-Statistiken arbeiten durchschnittlich 39 % weniger Menschen vor Ort, wobei die Zahlen je nach Land variieren. Beeindruckende 88 % der Unternehmen haben ihre Mitarbeiter dazu ermutigt, während der Coronavirus-Pandemie von zu Hause aus zu arbeiten. Sogar Großunternehmen wie Twitter sind zu 100 % auf Telearbeit global umgestiegen.

Andererseits erlauben 44 % der Unternehmen nicht die tägliche Telearbeit (Statistiken vor der Pandemie). Das musstes ich jetzt ändern, auch wenn es nicht einfach war.

Welche Anforderungen müssen erfüllt werden, damit Unternehmen fern arbeiten können?

Man muss bedenken, dass die Telearbeit nicht nur ein Online-Treffen mit Ihrem Team ist. Bei einem Online-Umstieg müssen viele Aspekte und die Tätigkeit des Unternehmens berücksichtigt werden. Aber heute kann viel über die Telearbeit erledigt werden, z. B. Team-Management, neue Mitarbeiter einstellen oder wichtige Entscheidungen treffen. Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie Unternehmen damit umgehen und welche Tools ihnen zur Verfügung stehen.

Teamtreffen

Diese Herausforderung ist offensichtlich und lässt sich am einfachsten überwinden. Es gibt viele Videokonferenz-Tools, wie ClickMeeting, mit denen sich Teamtreffen ganz einfach organisieren lassen. Zu sagen, Sie brauchen nur einen Laptop (oder ein Mobiltelefon) und eine Internetverbindung ist nicht mehr nur ein cleverer Werbeslogan. Für viele von uns ist das die Realität.

Sie können sich online mit einzelnen bzw. mehreren Personen treffen, den Bildschirm freigeben (Desktop-Sharing), um Ihre Arbeit zu präsentieren, oder ein interaktives Whiteboardnutzen, um zu zeichnen, Ideen zu sammeln und Konzepte zu erklären.

Die Tools zu Online-Treffen werden bereits von agilen Teams verwendet, die an die Telearbeit gewöhnt sind, zumindest teilweise. Alle täglichen und wöchentlichen „agilen” Rituale können online stattfinden. Selbstverständlich wird die Erfahrung etwas anders sein. Aber mit der richtigen Videokonferenz-Plattform mit allen Tools, die Sie brauchen, ähnelt diese Arbeitsweise persönlichen Besprechungen (ein wesentlicher Unterschied ist, dass Ihre Kinder und Partner jederzeit vor die Kamera laufen können :)).

Teamtreffen managen

Of course, it takes some planning. You need to create a meeting schedule with detailed instructions on how to conduct the meetings that should be made available to everyone. Even if you’re used to meeting online from time to time, taking all work online will be a little bit different. And until you get used to the process, some pointers will be helpful for the team.

The problem with meetings – but we know it from in-person meetings too – is making sure people stick to the subject and timings. We’ve all probably been in at least one meeting that ran on for too long.

So, it’s key to always create an online meeting agenda that will help people stick to the subjects and have a moderator who’s going to make sure people stay on track and the time is used productively.

Kundentreffen

Wenn Sie mit internationalen Kunden zusammenarbeiten, sind Sie wahrscheinlich daran gewöhnt, mit ihnen aus der Ferne zu kommunizieren oder Produktdemos online abzuhalten. Viele Unternehmen setzen jedoch auf persönliche Treffen. Aber jetzt sind solche Treffen aus offensichtlichen Gründen unmöglich.

Infolgedessen setzen viele Verkäufer Online-Meetings ein, um mit dem Kunden direkt zu kommunizieren, ohne pendeln oder reisen zu müssen (oder sich mit anderen in ihren Büros zu treffen). Und wer weiß, wie viele von ihnen diese Arbeitsweise auch in der Zukunft weiter nutzen werden.

Menschen wie Berater, Trainer oder Therapeuten können sich mit ihren Kunden auch nicht persönlich treffen. Für sie bedeuten die Sperren oft, dass sie die gesamte Einnahmequelle verlieren. Online-Meetings schützen sie buchstäblich vor der Arbeitslosigkeit. Viele von ihnen treffen sich mit ihren Kunden und Patienten online, so als wären sie vor Ort. Mit dem Therapeuten online zu sprechen wird jetzt langsam zur Norm, obwohl es auch vor der Pandemie praktiziert wurde.

Online-Meetings als Lebensretter

Sogar Privattrainer, Fitness – bzw. Yogalehrer nutzen Online-Meeting-Plattformen, um Kurse abzuhalten und weiterarbeiten zu können. Der Vorteil einer Videokonferenz-App gegenüber YouTube-Videos, besteht darin, dass Sie weiterhin mit anderen interagieren können, sodass die gegenseitige Kommunikation möglich ist. In dieser Situation ist dies so nahe an einem persönlichen Treffen wie nur möglich.

Darüber hinaus bieten Plattformen wie ClickMeeting die Gelegenheit, kostenpflichtige Webinare durchzuführen, sodass Sie Ihr Geschäft weiterführen und verdienen können – wenn auch auf eine etwas andere Art und Weise.

Einstellung und Mitarbeiter-Onboarding auf Distanz

Viele Unternehmen auf der ganzen Welt haben die Einstellung von Personal vorerst eingestellt und einige mussten sogar ihre Mitarbeiter entlassen. Aber diejenigen Unternehmen, die Produkte und Dienstleistungen anbieten, die zurzeit sehr gefragt sind, suchen weiter nach Talenten.

Es ist offensichtlich, dass die Einstellung auf Distanz ein wesentlicher Bestandteil des Telearbeit -Prozesses und heute ein Muss ist. Es kein zu einer Herausforderung werden für Unternehmen ohne Erfahrung mit Online-Bewerbungsgesprächen. Online-Konferenztools sind auch in diesem Fall sehr hilfreich.

Online-Bewerbungsgespräche  sind jetzt die Norm, insbesondere bei internationalen Unternehmen. Interaktive Whiteboards ermöglichen es, die Fähigkeiten des Kandidaten zur Problemlösung zu testen und praktische Aufgaben in Echtzeit auszuführen. Dazu läuft der gesamte Prozess zu 100 % online in Verbindung mit anderen Tools, wie Bewerberdatenbanken.

Das Gleiche gilt für das Mitarbeiter-Onboarding nach der Beendigung des Rekrutierungsprozesses. Natürlich erfordert das Onboarding Vorbereitung und es müssen Materialien wie Präsentationen (die Sie möglicherweise ohnehin schon haben) erstellt und den neuen Mitarbeitern gezeigt werden. Das Desktop-Sharing und Videos bieten eine praktische, produktive Lösung, mit der neue Teammitglieder eingearbeitet werden können.

Teammanagement

Manager haben ihre eigenen Herausforderungen zu bewältigen. Aufgaben wie das Team zu versammeln, mit den Teammitgliedern zu sprechen und ihren Fortschritt zu verfolgen sind heutzutage etwas komplizierter geworden. Wenn Sie aber an erfolgreiche Teams wie Buffer denken, die dies schon seit Jahren tun, erscheint alles machbar.

Durch die Verbindung von Online-Meeting-Lösungen wie ClickMeeting mit Software zur Zeiterfassung, Projektmanagementlösungen und Instant-Messaging-Apps können Sie viel erreichen und den gesamten Work abdecken. Das tägliche Pendeln und Treffen mit den Teammitgliedern zum Kaffee oder Mittagessen in der Küche (obwohl einige dies weiterhin online tun) bleiben aus.

Einige Fachleute betonen, dass die Telearbeit den Mitarbeitern hilft, sich auf die Produktivität zu konzentrieren (trotz der Befürchtungen vieler Unternehmensinhaber und Teammanager) und Vertrauen in das Team aufzubauen, anstatt die Arbeitszeit zu verfolgen, die sich nicht unbedingt in der Produktivität auswirkt.

Bildung

Das ist ein großes Thema. Schulen, Universitäten, Vorschulen, private Bildungseinrichtungen, Ausbilder und Trainer wurden mit der Situation konfrontiert, dass sie den Unterricht nicht wie gewohnt führen und ihre Lehrpläne nicht verfolgen können.

Zum Glück eilte die Technologie zur Hilfe und dieses Problem war gelöst, aber für viele Bildungseinrichtungen war es sehr anstrengend, auf Fernunterricht umzusteigen. Sie mussten die richtigen Ausrüstung beschaffen und dedizierte Webinar-Räume vorbereiten, den Lehrstoff digitalisieren und ihre Mitarbeiter für den Fernunterricht und Online-Aktivitäten schulen.

Ich weiß, dass dies für viele Lehrer und Ausbilder kein reibungsloser Umstieg war – insbesondere für diejenigen, die nicht technisch versiert sind. Aus diesem Grund war es wichtig, einfach zu verwendende Tools mit intuitiven Benutzeroberflächen und ohne zusätzliche Software zu wählen.

Sogar die Vorschullehrer meines Sohnes haben damit begonnen, jeden Tag 45-minütige Online-Meetings abzuhalten, um die Kinder anzusprechen, Lieder zu singen und sich gemeinsam in Kunst- und Handwerksaktivitäten zu engagieren, was ich für viel reizvoller und nützlicher halte, als einfach den Eltern Materialien zum Ausdrucken zu schicken.

Die Hochschulbildung kennt es schon

Auf diese Weise ist es natürlich einfacher, Vorlesungen an Universitäten zu halten. Die Studenten können dem Moderator zuhören und Folien, Videos, Whiteboards, den freigegebenen Bildschirm ansehen und sich Notizen machen. In einem moderierten Chat können sie Fragen stellen. Bei ClickMeeting gab es einen Anstieg der Anzahl von Schulen, die Fernunterricht führen, wie etwa Hochschuleinrichtungen, aber auch Programmierschulen und andere.

Der Online-Unterricht in einer Primär- bzw. Sekundarschule ist ein bisschen anspruchsvoller, wenn es sich um praktische Tätigkeiten und Hausaufgaben handelt. Der Prozess kann vereinfacht werden durch den Einsatz einer Videokonferenz-Lösung in Verbindung mit einer LMS-Plattform wie Moodle bzw. anderen Tools für Lehrer.

Events

Alle Events vor Ort mussten abgesagt bzw. verschoben werden – von großen Konferenzen und Messen bis hin zu kleineren Schulungsprogrammen und Meetups. Meistens bis 2021, da keiner weiß, was der Rest dieses Jahres mit sich bringt.

Die Veranstalter einiger der größten Branchenkonferenzen entschieden sich jedoch dafür, online zu gehen und ihren Teilnehmern eine Mischung aus aufgezeichneten und Live-Sessions und sogar Online-Networking-Events zu präsentieren. Dies ist die einzige Alternative unter diesen Umständen und hilft Veranstaltern, Verluste zu minimieren oder vielleicht sogar auch teilweise die erwarteten Gewinne zu erzielen.

Online lehren und trainieren

Der Umstieg war auch für Trainer und Ausbilder schwierig, die ihren Lebensunterhalt mit Live-Kursen verdienen. Die Arbeit in einem kleinerem Umfang bedeutet jedoch meistens einen reibungslosen Übergang zu Online-Kursen und -Schulungen.

Viel hängt von der Zielgruppe und ihrer technischen Kompetenz ab. Heutzutage aber brauchten die meisten Leute einfach einige ihrer technischen Fähigkeiten nur ein bisschen aufzufrischen.

Webinar-Plattformen sind eine großartige Lösung für Online-Kurse. Sie bieten alle Tools und die Möglichkeit, kostenpflichtige Meetings und Webinare zu organisieren und diese in andere Marketing-Tools wie E-Mails und soziale Medien zu integrieren.

Die Herausforderungen sind real – aber die Vorteile ebenso

Die Anpassung an diese Situation hat natürlich auch einige Nachteile, aber die Vorteile können für einige Unternehmen überzeugend genug sein, um zumindest teilweise die Telearbeit weiter zu praktizieren.

Da sich die Umstände verändert haben, ist es schwierig, über die üblichen Vorteile der Telearbeit zu sprechen, wie von jedem Ort aus arbeiten oder mehr Zeit mit Ihrer Familie verbringen zu können. Wir können nicht einfach von überall aus arbeiten und, seien wir ganz ehrlich, einige von uns haben in letzter Zeit rund um die Uhr mehr Zeit mit ihren Familien verbracht als uns lieb war. 😉

Es kann von einer Work-Life-Balance keine Rede sein, wenn einige von uns nicht einmal ihre Häuser verlassen dürfen. (laut Buffer entschieden sich 84 % der Telearbeiter vor der Pandemie dafür, von zu Hause aus und nicht an anderen Orten zu arbeiten; da ich im letzten Jahr fern gearbeitet habe, kann ich es nachvollziehen).

Teams, die zu 100% fern arbeiten, sparen jetzt Büroflächen, aber einige Vorteile für die Mitarbeiter bleiben aus. Während der Pandemie müssen Unternehmen ihre physischen Standorte unterhalten, auch wenn sie nicht dort arbeiten (sie sparen möglicherweise noch Geld für die monatlichen Rechnungen).

Es wird auch nach der Pandemie einige universelle Vorteile geben – sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter.

Die Vorteile der Telearbeit

Zeitersparnis  ist ein offensichtlicher Vorteil. Die Menschen müssen nicht pendeln bzw. reisen, was auch die Kosten senkt. Die Einsparungen werden wahrscheinlich die Kosten eines monatlichen Abonnements für eine Videokonferenzplattform überwiegen.

Studien zeigen außerdem, dass die Mitarbeiterleistung steigt (anstatt zu sinken, was ein weit verbreiteter Mythos ist). Die Mitarbeiter zeigen auch mehr Engagement in der Arbeit. Die Telearbeit wird mit einemRückgang der Fehlzeiten um 41 %in Verbindung gebracht.

Aus der Perspektive der Mitarbeiter gibt es zahlreiche Vorteile. Die Telearbeit wird normalerweise (aber nicht immer) mit einem flexibleren Zeitplan in Verbindung gebracht. Damit können sich Unternehmen auf Produktivität und Aufgabenerfüllung konzentrieren, ohne sich strikt an ein Arbeitszeitblatt halten zu müssen. Es gibt natürlich Apps für die Zeiterfassung und das Projektmanagement auf Distanz, mit denen die Arbeit nahezu wie vor Ort erledigt werden kann.

Ein großer Vorteil, den ich erkannt habe, ist die schon erwähnte Änderung der Denkweise. Die Leitung eines verteilten Teams bedarf viel Vertrauen auf beiden Seiten. Mit den richtigen Tools und Prozessen kann diese Änderung erfrischend sein und die Arbeitsleistung verbessern (ein Experiment der Stanford University zeigte eine Produktivitätssteigerung von 22 %, die sich direkt im Unternehmensgewinn niederschlug).

Es bietet sich zudem an, Mitarbeitern Telearbeit schmackhaft zu machen, um den Umstieg so leicht wie möglich zu gestalten. Dazu können Unternehmen ihren Mitarbeitern beispielsweise folgende Benefits anbieten: – Kostenlose Nutzung von Online-Diensten oder Apps wie Headspace oder Blinkist – Zugang zu passenden Online-Kursen – Gutscheine für Kochboxen zum einfachen Kochen oder Getränkelieferungen.

Natürlich müssen wir die langfristigen Konsequenzen und Änderungen erst erkennen – es ist noch zu früh, um etwas mit Sicherheit vorherzusagen.

Wie sieht die Zukunft der Telearbeit aus?

Die Einschränkungen werden wahrscheinlich mehrere Monate dauern. Je früher wir uns an die sogenannte „neue Normalität” gewöhnen, desto besser für die wirtschaftliche Rentabilität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

Die Tools, die den Unternehmen zur Verfügung stehen, erleichtern den Umstieg und die Anpassung erheblich. Obwohl man sich an die Änderung erst gewöhnen muss (bei einigen verläuft dieser Prozess langsamer als bei anderen), werden sich unsere jetzigen Anstrengungen auf den Zustand unserer Wirtschaft und Bildung auswirken, nachdem die Rezession im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie vorbei ist.

Wird alles sein wie früher?

Die Unternehmen und Institutionen, die erfolgreich sein werden, sind diejenigen, die vorbereitet waren und über die richtige Technologie verfügt haben, um ihre Tätigkeit online fortzusetzen. (vorausgesetzt sie waren dazu überhaupt in der Lage, bei einigen Branchen ist dies unmöglich).

Es wird interessant sein zu sehen, wie sich die Situation entwickelt und vor allem was passiert, nachdem die Pandemie und die darauf folgende Rezession vorbei sind. Wird alles sein wie früher? Wie viele Unternehmen und Schulen werden Telearbeit und Fernunterricht in stärkerem Maße ermöglichen?

Ich bin sicher, dass wir die Ergebnisse sehen werden, wenn die Zeit kommt. In der Zwischenzeit, wenn Sie eine interessante Geschichte teilen möchten, wie Ihr Unternehmen mit den Sperren und der Telearbeit umgeht, schreiben Sie uns ein Kommentar.