Einarbeitung neuer Mitarbeiter – wie kann man sie u.a. mit Webinaren effizienter gestalten?

Die Corona-Pandemie hat den Bewerbungs- und Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter revolutioniert. Wie kann die Einarbeitung in der Welt von Online-Arbeit und Homeoffice aussehen?

Heutzutage ist es nicht ungewöhnlich, dass der neue Mitarbeiter erst am ersten Arbeitstag am Standort des Arbeitgebers erscheint – die Bewerbungsgespräche haben während der Corona-Zeit auf Online-Plattformen stattgefunden. Man kann aber noch einen Schritt weiter gehen und auch die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter in Form von Online-Meetings und Webinaren gestalten. Letztendlich sind die Mitarbeiter, die von Anfang an zu 100 % im Remote-Modus arbeiten, heute keine Seltenheit mehr.

„Du bist einer von uns!“

Dieser Satz mag etwas kitschig und naiv klingen, in der Einarbeitungsphase geht es aber grundsätzlich darum, dieses Gefühl zu vermitteln. Der Neuzugang soll sich ab dem ersten Arbeitstag wie ein Teammitglied fühlen – hier liegt viel im Verantwortungsbereich des Vorgesetzten. Die Einarbeitung sollte definitiv mit einem Einzelgespräch mit dem Vorgesetzten beginnen und danach sollte die Vorstellung beim gesamten Team erfolgen. Doch was braucht man, um den neuen Remote-Mitarbeiter am ersten Arbeitstag zu begrüßen?

Der neue Mitarbeiter sollte ab dem ersten Arbeitstag mit allem ausgestattet sein, was für die Arbeit im Homeoffice notwendig ist. Der Dienstlaptop, auf dem alle erforderlichen Programme installiert sind, ist hier wohl die wichtigste Ressource. Es ist nicht mehr unüblich, dass der Dienstlaptop dem neuen Mitarbeiter einfach per Post oder Paketdienst zugeschickt wird – z.B. zusammen mit einigen Willkommensgeschenken, wie Hoodie, Kaffeetasse o.ä. Auf dem Laptop soll ein VPN-Zugang eingerichtet werden, der den Zugriff auf das Firmennetz ermöglicht, und es soll natürlich eine Software für Online-Meetings darauf installiert werden – wie sollte sonst ein Onboarding stattfinden können?

Die Software für Online-Meetings wird wohl das wichtigste Programm sein, das Sie in den ersten Wochen regelmäßig verwenden werden. Es wird bestimmt viele Besprechungen geben, die in relativ kleinen Gruppen stattfinden werden, manchmal sogar nur zu zweit – das sind die perfekten Bedingungen, um das Wissenstransfer zu fördern. In einem Präsenzsystem trifft man sich einfach in einem kleinen Besprechungsraum oder am Arbeitsplatz. Die Remote-Mitarbeiter treffen sich in einem virtuellen Meeting-Raum, der z.B. mit ClickMeeting perfekt eingerichtet werden kann.

Und Webinare?

Sie können sich wahrscheinlich fragen, wo es hier Platz für größere Online-Veranstaltungen wie Webinare gibt. Neue Mitarbeiter werden meistens am Beginn des Monats eingestellt. Sollten es mehrere Personen sein, kann man überprüfen, ob ihre Einarbeitungspläne gemeinsame Punkte haben. Möglicherweise wird es sinnvoll sein, ein Webinar für alle neuen Mitarbeiter zu organisieren, während dessen z.B. die allgemeinen Sicherheitsregeln oder die wichtigsten SAP-Befehle erklärt werden. Und wenn ein solches Webinar bereits stattgefunden hat, ist es durchaus sinnvoll, über seine Aufzeichnung zu verfügen – dann kann eine solche Aufnahme einfach zuerst abgespielt werden und danach kann es direkt in die Fragerunde gehen, in der der zuständige Mitarbeiter schon live verfügbar sein wird, um die Fragen zu beantworten. Eine solche Formel ist perfekt z.B. für die Sicherheitsunterweisung, die jedes Jahr von jedem Mitarbeiter angehört werden muss – und die Neuzugänge sollen sich das bestenfalls am ersten Arbeitstag anhören und anschauen.

Im Allgemeinen lassen sich viele firmenspezifische Inhalte in Form von Webinaren speichern. Eine solche Webinar-Sammlung kann als eine Art Wissensdatenbank dienen und eine Grundlage für interne Dokumentation darstellen. Es ist essenziell, dass alle Mitarbeiter immer das finden können, was sie gerade suchen – und ein gut gemachtes Video, das z.B. die Struktur der Datenablage erklärt, kann hier Wunder bewirken. Da die Barrieren bei der Remote-Arbeit etwas höher sind und das Anrufen meisten Mitarbeitern schwieriger vorkommt als das Ansprechen am Schreibtisch, müssen Sie dafür sorgen, dass die wichtigsten Inhalte einfach zu finden sind, nachdem die Struktur einmal erklärt wird. Und solches Wissen lässt sich in Form von Webinaren hervorragend speichern.

Wichtig ist nur, dass man nicht zu viel einfach „abspielt“ – beim Anhören der Inhalte ohne Interaktion mit dem Vortragenden sinkt irgendwann die Konzentration. Daher sollte die Live-Webinare so oft wie möglich angesetzt werden, um sicherzugehen, dass die Inhalte wirklich angeeignet wurden. Achten Sie darauf, dass die Fragen entweder direkt ausgesprochen oder in Chat geschrieben werden können – gerade wenn viele Mitarbeiter gleichzeitig eingearbeitet werden spart das Zeit und lässt so eine Veranstaltung effizienter gestalten.

Mehr Zeit einplanen

Am schnellsten geht es natürlich immer, wenn man sich im gleichen Raum befindet und wenn der „Blick über die Schulter“ gewährleistet wird. So lassen sich die eventuellen Fehler sehr schnell erkennen und die Fragen klären – manchmal sogar bevor sie überhaupt auftauchen. Auch die sozialen Kontakte mit den neuen Kollegen sind im Homeoffice-Modus etwas schwierig zu knüpfen. Ein Remote-Mitarbeiter holt sich Kaffee aus eigener Küche, zu Mittag isst er meistens auch zu Hause. Die Zeiten, in denen man also ein lockeres, nicht mit der Arbeit verbundenes Gespräch führen kann, entfallen quasi.

Virtueller Kaffeeraum oder Pausenzimmer? Das kann auch helfen, das Team zusammenzuhalten und die neuen Mitarbeiter schneller zu integrieren. Bieten Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit an, sich irgendwo virtuell zu treffen, wo sie über alles sprechen können, was nicht unbedingt die Arbeit betrifft. Diese Zeit ist sehr wertvoll und nicht weniger bedeutend als eine zweistündige Einführung in ein komplexes Thema, das irgendwann vom Neuen komplett selbstständig bearbeitet werden soll.

Natürlich ist es vom großen Vorteil, wenn man sich sieht – egal, ob während eines Meetings oder im Falle eines Webinars für neue Mitarbeiter. Inzwischen ist es eine gute und erwünschte Praxis, während der Meetings die Kamera eingeschaltet zu haben. Während der Webinare muss das zwar nicht unbedingt sein, insbesondere wenn zig Menschen sich in einem Raum befinden, aber während der Team-Meetings gehört es zum guten Ton, sich allen Kollegen in der Kamera zu zeigen. So bekommen alle deutlich mehr von der Körpersprache mit und der Gesamteindruck wird einem realen Meeting in der Echtzeit deutlich näher.

Dran bleiben

Eins darf während der Einarbeitung auf keinen Fall passieren – Sie dürfen dem neuen Mitarbeiter niemals das Gefühl der Einsamkeit vermitteln, keine Sekunde lang. Am besten funktioniert es, wenn jeder Neuzugang eine Person zugewiesen bekommt, die sich in den ersten Tagen und Wochen um ihn kümmert, einen sog. Paten oder Buddy. Sehen Sie zu, dass genug Zeit für Fragen und Eins-zu-Eins-Meetings geplant wird – diese Investition wird sich in der Zukunft sicherlich zurückzahlen.

Genauso wichtig ist ein regelmäßiges Feedback. Planen Sie regelmäßige Runden ein, um die aktuellen Fortschritte zu besprechen – und seien Sie ehrlich miteinander. In der virtuellen Welt lassen sich die Emotionen nicht so einfach übermitteln wie im Präsenz-Modus, deswegen ist das Verständnis für andere Personen dir Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Onboarding. Diese Situation ist immer noch relativ neu und wir lernen alle noch, wie man eine virtuelle Einarbeitung am besten gestaltet. Sie gestalten gerade etwas mit, was es vor wenigen Jahren noch gar nicht gab – seien Sie dieser Tatsache bewusst und agieren Sie mit Verständnis, Geduld und Freundlichkeit!