Wissen Sie, wie man eine Meeting-Agenda erstellt? Wir zeigen Ihnen wie (mit Vorlage!)

Wollen Sie etwas Verrücktes hören?

Die durchschnittliche Organisation verbringt 15 % ihrer Zeit in Meetings. Aber Umfragen zeigen, dass 71 % dieser Meetings komplett unproduktiv sind. Autsch.

Die Frage ist, was man mit diesen Informationen machen soll? Sie könnten Ihren Kalender leeren und aus irgendeinem Grund aufhören, sich mit Leuten zu treffen. Aber das ist wahrscheinlich nicht die beste Idee

Arbeiten Sie stattdessen einfach daran, die von Ihnen veranstalteten Meetings so produktiv wie möglich zu gestalten.

Eine der besten (und einfachsten!) Möglichkeiten zur Steigerung der Meeting-Produktivität besteht darin, eine Meeting-Agenda zu erstellen, bevor das Meeting tatsächlich beginnt. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen wie es geht.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum Tagesordnungen für Meetings so wichtig sind und wie man sie in fünf Schritten erstellt. Bleiben Sie dran, wenn wir eine tolle Vorlage für eine Meeting-Agenda teilen, mit der Sie Ihr nächstes professionelles Treffen optimieren und sicherstellen können, dass es sehr produktiv wird.

Brauchen Sie wirklich eine Meeting-Agenda?

Nein, Sie brauchen keine Meeting-Agenda.

Es steht Ihnen frei, für den Rest Ihres Berufslebens Meetings ohne Agenda auszurichten, wenn Sie dies wünschen. Aber Sie werden keinen der folgenden Vorteile erleben…

Bessere Vorbereitung

Tagesordnungen ermöglichen es den Teilnehmern, sich auf die Meetings vorzubereiten, an denen sie teilnehmen. Wenn die Teilnehmer vorbereitet sind, können sie sinnvollere Beiträge leisten.

Denken Sie darüber nach. Bob kann aktualisierte Verkaufszahlen nicht vorstellen, wenn er sie nicht ermittelt hat. Und er wird sie nicht durchführen, bis er weiß, dass er es tun soll. Führen Sie die Meeting-Agenda ein. Sobald Bob weiß, dass von ihm während des Meetings nächste Woche erwartet wird, dass er die Verkaufszahlen vorstellt, wird er sich die Zeit nehmen, die Zahlen zusammenzufassen und zu sehen, wo seine Abteilung steht, bevor er an Ihrem Meeting teilnimmt.

Größere Produktivität

Warum sind die meisten Meeting unproduktiv? Weil es ihnen an Struktur fehlt, was zu Ablenkung führt. Es gibt zwei Arten von Ablenkung, die Sie kennen sollten.

• Gespräche, die nichts mit dem Thema zu tun haben: Die Struktur hält Sie und Ihre Teilnehmer beim Thema, was Ihnen hilft, die Informationen, die Sie behandeln müssen, effizienter zu behandeln.
• Multitasking-Angestellte: Die Struktur hilft auch dabei, die Teilnehmer an Ihrem Meeting zu beteiligen. Wenn Sie beteiligt sind, werden Sie nicht versucht sein, E-Mails zu checken.

Eine Meeting-Agenda ist eine großartige Möglichkeit, um Struktur in Ihre Meetings zu bringen. Sobald Sie eines erstellt haben, werden Ihre Meetings viel produktiver – garantiert!

Ein starker Bezugspunkt

Zu einem späteren Zeitpunkt kann letzten Endes auf eine Besprechungsagenda verwiesen werden.

Sie müssen nie wieder fragen: „Worüber haben wir im letzten Meeting gesprochen?“ Sie zücken einfach die Tagesordnung, die Sie vor dem Meeting erstellt haben, und werfen einen Blick darauf. Dadurch erfahren Sie in Sekundenschnelle, welche Themen Sie behandelt haben und welche nicht.

Wie eine effektive Meeting-Agenda erstellt werden kann

Die Planung der Tagesordnung für Ihr nächstes Meeting ist nicht schwierig. Alles, was Sie tun müssen, ist, diese fünf Schritte zu befolgen, um eine effektive Meeting-Agenda zu erstellen, die die Teamproduktivität steigert.

1. Verstehen Sie den Zweck Ihres Meetings

Erst einmal das Wichtigste: Warum möchten Sie ein Meeting veranstalten?

Stellen Sie sicher, dass jedes von Ihnen veranstaltete Meeting einen bestimmten Grund hat. Wenn Ihnen keine einfällt, sollten Sie das Treffen einfach absagen, da es höchst unwahrscheinlich ist, dass es produktiv ist.

Der Grund für Ihr Meeting liegt ganz bei Ihnen. Sie könnten Marketingstrategien oder Verkaufszahlen, die Finanzlage Ihres Unternehmens oder neue Kundendiensttaktiken besprechen. Es spielt keine Rolle, solange Sie Ihr Ziel genau festlegen, bevor das Meeting beginnt.

Profi-Tipp: Wenn Sie den Zweck Ihres Meetings kennen, wissen Sie, wen Sie zu dem Treffen einladen müssen. Verschwenden Sie nicht die Zeit eines Mitarbeiters, indem Sie ihn zu einem Meeting einladen, zu dem er nichts beitragen kann.

2. Listen Sie die Themen auf, die Ihr Meeting abdecken wird

Wenn Sie das Ziel Ihres Meetings kennen, können Sie Themen auflisten, die ihm dienen.

Wenn Sie sich beispielsweise mit Ihrem Team treffen möchten, um das Vorgehen Ihres Unternehmens im Content-Marketing zu besprechen, könnten Ihre Themen Folgendes beinhalten:

• Investition in ein Keyword-Recherche-Tool
• Einstellung von einem oder zwei neuen Content-Autoren
• Das Vorgehen Ihrer Mitbewerber beim Content
• Der Erfolg Ihrer aktuellen YouTube-Videos
• Neue Themen, zu denen Ihr Team bloggen soll

Die gewählten Themen sollten in einer Reihenfolge aufgeschrieben werden. So wissen Sie genau, wann und worüber Sie und Ihr Team bei Ihrem nächsten Meeting sprechen werden.

Profi-Tipp: Wählen Sie Besprechungsthemen aus, die alle Teilnehmer betreffen. Niemand möchte ein Meeting – oder auch nur ein halbes Meeting – durchstehen, das für ihn keine Relevanz hat. Vor allem, wenn sie diese Zeit nutzen könnten, um andere Arbeiten zu erledigen. Wenn Sie auf ein wichtiges Thema stoßen, das nur ein oder zwei Mitglieder Ihres Teams betrifft, vereinbaren Sie einfach ein zweites Meeting, um es zu behandeln.

3. Schätzen Sie den Zeitbedarf für jedes Thema ein

Sehen Sie sich als Nächstes die Liste der Themen an, die Sie bei Ihrem nächsten Meeting behandeln möchten, und schätzen Sie den Zeitbedarf für jedes Thema ein. Dies zu tun hat mehrere Vorteile…

Erstens wird es Ihnen helfen, die gesamte Dauer Ihres Meetings einzuschätzen. Wenn Sie und Ihr Team wissen, wie lange Ihr Meeting dauern soll, können Sie Ihre Tage richtig planen.

Zweitens wird es Ihnen helfen, ein produktiveres Treffen zu planen. Vielleicht möchten Sie während des Treffens 10 Themen behandeln. Aber wenn Sie mit Ihrem Team nur eine Stunde Zeit haben, werden Sie schnell feststellen, dass sechs Minuten pro Thema wahrscheinlich nicht ausreichen, um sinnvolle Fortschritte zu erzielen. (Und dies berücksichtigt nicht einmal Einführungen, Übergänge zwischen Themen, Teilnehmerfragen usw.)

Profi-Tipp: Es ist besser, mehr Zeit für ein Thema anzusetzen als die Dauer zu unterschätzen. Im schlimmsten Fall endet Ihr Meeting früher als erwartet und Ihr Team hat mehr Zeit, die anderen Punkte auf seiner To-Do-Liste zu erledigen.

4. Geben Sie den Teammitgliedern Zeit, sich einzubringen

Die besten Meetings sind kollaborativ. Planen Sie also in Ihrer Meeting-Agenda Zeit ein, damit Ihr Team einen Beitrag leisten kann. Erwarten Sie nicht, sie nur 30 Minuten bis eine Stunde lang zu belehren.

Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Meetings kollaborativ zu gestalten, besteht darin, jedem Meeting-Thema einen Eigentümer zuzuweisen, d. h. einen Teilnehmer, der einen bestimmten Aspekt Ihres Gesprächs leitet. Dies wird (fast) garantieren, dass die Teilnehmer vorbereitet sind und einen Beitrag leisten wollen.

Profi-Tipp: Entwickeln Sie eine Möglichkeit für Teammitglieder, auf produktive Weise zu Ihren Gesprächen beizutragen. Für kleine Meetings könnten frei verlaufende Gespräche funktionieren, in denen die Teilnehmer sprechen, wann immer sie sich wohl fühlen. Bei größeren Meetings sollten Sie am Ende Ihres Meetings (oder am Ende jeder Themendiskussion) Zeit einplanen, damit die Teilnehmer Fragen stellen können.

5. Teilen Sie Ihre Meeting-Agenda 24 Stunden im Voraus

Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie Ihre Meeting-Agenda mindestens 24 Stunden im Voraus mit allen Teilnehmern teilen. Wenn Sie sie sogar noch früher informieren können, tun Sie es. Je mehr Zeit sie für die Vorbereitung haben, desto produktiver wird Ihr Meeting wahrscheinlich sein.

Zum Glück muss die Agenda für Ihr Meeting nicht professionell gestaltet sein. Eine einfache E-Mail, in der die Themen aufgeführt sind, die Sie behandeln möchten, und die jeweils vorgesehene Zeitdauer sind ausreichend.

Andererseits, wenn Sie möchten, dass Ihre Meeting-Agenden hübsch aussehen, können Sie ein Tool wie Fellow verwenden, das Funktionen zum Erstellen von Agenden oder Notizen und zu Aktionspunkten enthält.

Profi-Tipp: Kontaktieren Sie jeden Meeting-Teilnehmer auch nach Ihrem Meeting. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, die Dinge, über die Sie gesprochen haben, zu rekapitulieren und die nächsten Schritte jedes Teilnehmers zu wiederholen.

Eine ausgezeichnete Meeting-Agenda-Vorlage

Okay, wir haben Ihnen eine ausgezeichnete Vorlage für eine Meeting-Agenda versprochen… Hier ist sie!

„Stehlen“ Sie diese Vorlage gerne, passen Sie sie an Ihre eigenen Bedürfnisse an, erneuern Sie sie, so dass sie für Sie und Ihr Team am besten funktioniert, oder verändern Sie sie so, wie Sie es für richtig halten.

Eine Agenda-Vorlage für Ihr nächstes Meeting

Wie Sie sehen können, ist diese Vorlage für eine Meeting-Agenda ziemlich einfach. Aber das ist das Ding! Sie müssen die Dinge nicht verkomplizieren Ihre Meeting-Agenda sollte keinen Abschluss in Raketenwissenschaft erfordern, um sie zu verstehen. Sie sollte einfach und unkompliziert sein, wie die Agenda oben.

Führen Sie bessere Meetings durch

Es besteht kein Zweifel, eine Meeting-Agenda wird Ihre Meetings produktiver machen.

Glücklicherweise wissen Sie nun, wie Sie eine erstellen können Nehmen Sie sich einfach einen Moment Zeit, um das Ziel Ihres Meetings zu verstehen, listen Sie die Themen auf, die Sie behandeln möchten, schätzen Sie eine realistische Zeitdauer für jedes Thema ein, geben Sie Ihrem Team Zeit, sich einzubringen, und teilen Sie die Tagesordnung im Voraus mit.

Wir haben viel über Meetings gesprochen in diesem Beitrag. Wir sind also neugierig, ob Sie eine zuverlässige Möglichkeit haben, sie mit verstreuten Teammitgliedern auszurichten? Probieren Sie ClickMeeting aus.

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