Tägliche Standup-Meetings: Sind sie das Richtige für Ihr virtuelles Team?

Frage: Wann haben Sie zuletzt nach einer geschäftlichen Besprechung gedacht: „Ja, das war großartig!“ Ich wünschte, wir könnten das jeden Tag machen!“ Antwort: NOCH NIE.

Die meisten Menschen sind sich darin einig, dass Sitzungen eine zähe Angelegenheit sind. Das hat uns jedoch nicht davon abgehalten, in den Vereinigten Staaten jeden Tag 55 Millionen davon zu planen. Warum? Weil Besprechungen nötig sind, so zäh sie sich auch hinziehen. Ohne sie könnten die meisten Teams nicht funktionieren.

Wie lautet also die Antwort? Sind wir dazu verurteilt, für den Rest unseres Lebens an langweiligen, unproduktiven Meetings teilzunehmen? Nein! Sie brauchen nur ein tägliches Standup-Meeting durchzuführen.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was tägliche Standup-Meetings sind, warum Sie sie durchführen sollten, wie Sie sie durchführen können und welche Fehler es dabei zu vermeiden gilt. Wir haben viel zu tun, also fangen wir an!

Was ist ein Standup-Meeting?

Ein Standup-Meeting ist ein kurzes Treffen, bei dem Teammitglieder arbeitsbezogene Neuigkeiten austauschen können. Dabei stehen die Teilnehmer in der Regel, was die Besprechung kurz hält. Bei jedem Treffen werden den Teammitgliedern drei Fragen gestellt, damit sie bei der Sache bleiben:

1. Was haben Sie gestern gemacht?
2. Was werden Sie heute tun?
3. Gibt es etwas, das Ihnen im Weg steht?

Tägliche Standup-Meetings, manchmal auch als Daily Scrums bezeichnet, entstanden in agilen Softwareentwickler-Kreisen, werden inzwischen aber von unterschiedlichsten Teams genutzt.

Sollten Sie ein tägliches Standup-Meeting durchführen?

Niemand wacht morgens mit dem Gedanken auf: „Wow, ich kann es kaum erwarten, an der Sitzung heute bei der Arbeit teilzunehmen!“ Tatsächlich denken die meisten von uns, „Nicht schon wieder!“, wenn wieder ein Meeting geplant ist.

Die meisten Sitzungen sind eine reine Zeitverschwendung. Wir können daher verstehen, wenn der Begriff „tägliches Standup-Meeting“ bei Ihnen Unbehagen auslöst. Aber die Sache ist die: Standup-Meetings sind nicht wie die üblichen langweiligen und unproduktiven Sitzungen, die Sie gewohnt sind. Und zwar aus folgenden Gründen:

• Standup-Meetings sind kurz: Verabschieden Sie sich von stundenlangen Schnarchfesten. Wenn Sie 15 Minuten übrig haben, können Sie an einem täglichen Standup-Meeting teilnehmen. Ja, 15 Minuten sind alles, was Sie brauchen!
• Standup-Meetings sind konzentriert: Die Teilnehmer kommen, beantworten die drei oben aufgeführten Fragen und gehen dann zurück an die Arbeit. Damit besteht keine Gelegenheit zur Ablenkung.
• Standup-Meetings fördern die Teamarbeit: Wenn Teammitglieder einander regelmäßig auf den neuesten Stand bringen, tragen sie zum Aufbau eines kooperativeren Arbeitsumfeldes bei.

Sollten Sie also ein tägliches Standup-Meeting durchführen? Wenn Sie die Produktivität steigern und ein positives Arbeitsumfeld für Ihre Mitarbeiter aufrechterhalten möchten, dann lautet die Antwort „Ja!“.

Wie man tägliche Standup-Meetings online durchführt

Da wir nun wissen, was tägliche Standup-Meetings sind und warum sie nützlich sind, wollen wir darüber sprechen, wie virtuelle und/oder verteilte Teams sie effektiv durchführen können. Nachfolgend fünf hilfreiche Tipps:

Verwenden Sie die richtige Videokonferenzsoftware

Unabhängig davon, welche Art von virtueller Zusammenkunft Sie durchführen – eine kurze Besprechung oder eine tagelange geschäftliche Konferenz – Konferenzsoftware ist wichtig. Entscheiden Sie sich für ein Tool mit folgenden Eigenschaften:

• Es ist besonders benutzerfreundlich: Ihre täglichen Standup-Meetings sollten kurz sein. Sie möchten keine Zeit damit verschwenden, dass Sie Ihrem Team Fragen stellen wie: „Moment, wie gebe ich wieder meinen Bildschirm frei?“ Wählen Sie eine Videokonferenzsoftware, die einfach zu bedienen ist.
• Es hat die Funktionen, die Sie brauchen: Mit den richtigen Funktionen werden Ihre Standups produktiver und wirkungsvoller. Halten Sie Ausschau nach einer Videokonferenzsoftware, mit der Sie Ihren Bildschirm freigeben, auf digitalen Wandtafeln zeichnen und Ihre Zusammenkünfte ganz einfach aufzeichnen können.
• Es schont Ihren Geldbeutel: Die Videokonferenzsoftware, die Sie verwenden, sollte zu Ihrem Budget passen. Wählen Sie ein intuitives Tool mit den Funktionen, die Sie brauchen, und Kosten, die Sie sich leisten können. Es gibt viele hochwertige Lösungen auf dem Markt, die diesen Kriterien entsprechen.

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Erstellen Sie eine Agenda für tägliche Standup-Meetings

Die besten Sitzungen beginnen zu bestimmten Zeiten, enden zu bestimmten Zeiten und decken bestimmte Informationen ab. Mit anderen Worten, sie haben eine Agenda, an die sich die Moderatoren halten.

Tägliche Standups sind da nicht anders. Legen Sie eine Zeit fest, zu der sie regelmäßig stattfinden – vorzugsweise am Morgen. Achten Sie darauf, dass sie 15 Minuten nach ihrem Beginn enden. Und lassen Sie alle Teilnehmenden die drei Fragen beantworten, die wir im Abschnitt „Was ist ein Standup-Meeting?“ dieses Artikels beschrieben haben.

So könnte die Agenda für ein tägliches Standup-Meeting aussehen:

• 9:00 Uhr – Alle Teilnehmenden melden sich bei der Videokonferenzsoftware Ihres Unternehmens an.
• 9:05 Uhr – Ihr tägliches Standup-Meeting beginnt und die drei Fragen werden gestellt.
• 9:20 Uhr – Ihr tägliches Standup-Meeting endet und alle Teilnehmenden gehen zurück an die Arbeit.

Tägliche Standup-Meetings sollten einfach und kurz sein. Versuchen Sie nicht, das Rad neu zu erfinden. Erstellen Sie einfach eine Agenda ähnlich der, die wir gerade vorgestellt haben, und halten Sie sich daran.

Verhindern Sie sachfremde und/oder unergiebige Diskussionen

Eine 15-minütige Besprechung können Sie nur durchführen, indem Sie „abspecken“. Sie müssen alle Diskussionen verhindern, die sich nicht auf die drei Fragen beziehen, die Sie allen Teilnehmenden stellen.

Dafür können Sie sachfremde Themen auf eine Wandtafel hinter Ihrer Kamera schreiben. Anschließend laden Sie die Teammitglieder ein, nach dem Meeting mit Ihnen darüber zu sprechen, falls sie das Bedürfnis haben. Oder stellen Sie die Themen in einen Slack-Channel des Teams ein, damit sie dort besprochen werden können statt während des Standups.

So sollte der Dialog zwischen Ihnen und einem Teammitglied während eines Standups aussehen:

• Sie: Was haben Sie gestern gemacht?
• Teammitglied: Ich habe alle Antworten auf unsere Support-Umfrage katalogisiert und in einer Google-Tabelle geordnet, damit die Informationen leicht zugänglich sind.
• Sie: Was werden Sie heute tun?
• Teammitglied: Ich werde die Daten mit Jack analysieren und zusammen mit ihm an der Aktualisierung unserer Content-Strategie für den Rest des Jahres arbeiten.
• Sie: Gibt es dabei irgendwelche Probleme?
• Teammitglied: Momentan nicht, aber ich hätte gerne, dass noch jemand anderes über die Content-Strategie schaut, wenn wir damit fertig sind.

Und dann ist das nächste Teammitglied dran. Wenn Sie Ihren Austausch so kurz und knapp halten können, werden Sie in der Lage sein, äußerst erfolgreiche tägliche Standup-Meetings durchzuführen.

Beenden Sie Ihre täglichen Standups immer mit den nächsten Schritten

Bitten Sie einen Ihrer Teilnehmer, während der Besprechung Notizen zu machen. Auf diese Weise werden die besprochenen Aktionspunkte ordentlich nachverfolgt und jeder weiß genau, was er nach dem Abmelden zu tun hat. Zudem bleiben so auch Teammitglieder auf dem Laufenden, die gerade nicht an Meetings teilnehmen können.

Die meisten Aktionspunkte ergeben sich aus den Antworten Ihres Teams auf die zweite Frage: „Was werden Sie heute tun?“ Damit ist es kein Problem, Notizen zu machen. Vergessen Sie jedoch nicht, auch alle zusätzlichen Aktionspunkte aufzuschreiben, die sich während Ihrer täglichen Standup-Meetings ergeben.

Wenn Sie zum Beispiel Jenny fragen, „Gibt es bei Ihnen irgendwelche Probleme?“, und sie antwortet, „Ja, ich könnte Hilfe beim Durchsehen der Berichte von letzter Woche gebrauchen“, und Sarah sagt, „Ich kann Ihnen helfen“, dann achten Sie darauf, dass der Aktionspunkt zu Sarahs Arbeitspensum addiert wird.

Haken Sie nach Ihrem täglichen Standup-Meeting noch einmal nach

Zu guter Letzt sollten Sie nach Ihrem agilen Standup-Meeting Kontakt zu Ihrem Team halten. Achten Sie darauf, dass die Teammitglieder alles Nötige haben, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Fragen Sie, ob seit dem letzten Gespräch zusätzliche Probleme aufgetaucht sind. Und bieten Sie bei Bedarf Ihre Hilfe an.

Sie möchten zwar NICHT zu aktiv sein oder Ihren Mitarbeitern das Gefühl geben, Sie würden sich zu viel einmischen. Eine kurze E-Mail wird jedoch wahrscheinlich geschätzt.

Diese Art der Kommunikation trägt auch zum verantwortungsvollen Handeln Ihres Teams bei. Wenn die Mitarbeiter wissen, dass Sie ein paar Stunden nach dem Standup bei ihnen nachfragen, werden sie wahrscheinlich motivierter sein, sich anzustrengen und ihre Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.

Fehler, die Sie bei Ihrem nächsten täglichen Standup-Meeting vermeiden sollten

Tägliche Standup-Meetings können die Produktivität Ihres Unternehmens enorm steigern – doch nur, wenn Sie die nachfolgend beschriebenen häufigen Fehler vermeiden:

Kommen Sie nicht zu spät

Die Zeit Ihres Teams ist wertvoll. Vergeuden Sie sie nicht dadurch, dass Sie nach der vereinbarten Startzeit zu Ihrem täglichen Standup-Meeting kommen. Erscheinen Sie pünktlich und achten Sie darauf, dass Sie immer gut vorbereitet sind.

Unpünktlichkeit vermittelt mangelnden Respekt gegenüber Ihren Mitarbeitern und dem Meeting im Allgemeinen. Wenn Sie sich nicht die Mühe machen, zum vereinbarten Zeitpunkt zu erscheinen, warum sollte Ihr Team das für notwendig halten? Damit würden Sie einen gefährlichen Weg einschlagen. Es ist viel besser, genau rechtzeitig anzukommen.

Natürlich kann immer etwas dazwischenkommen. Wenn Sie wissen, dass Sie sich verspäten werden, überlegen Sie das Meeting abzusagen und am nächsten Tag wieder per Videokonferenzsoftware mit allen zusammenzukommen.

Setzen Sie sich nicht hin

Diese Besprechungen werden aus gutem Grund Standups genannt …

Wenn Sie sich hinsetzen, machen Sie es sich bequem – und Bequemlichkeit ist der Feind Ihres täglichen Standup-Meetings. Warum? Weil Sie viel eher auf eine rasche, produktive Besprechung achten werden, wenn Sie es nicht bequem haben, als wenn Sie sich in einer angenehmeren Position befinden.

Denken Sie daran, Standup-Meetings sollten kurz und zielgerichtet sein. Stehen ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass sich Ihre täglichen Zusammenkünfte nicht zu lange hinziehen.

Ignorieren Sie nicht die Terminpläne der Beschäftigten

Wenn Sie ein virtuelles Team leiten, ist es recht wahrscheinlich, dass Sie Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen haben. Achten Sie darauf, wenn Sie die Zeit für Ihre täglichen Standup-Meetings festlegen.

Nehmen Sie zum Beispiel Jim, der in New York City lebt und für zwei Remote-Mitarbeiter verantwortlich ist: Gary in Los Angeles und Laura in London. Wenn Jim sein Standup für 9:00 Uhr EST planen würde, müsste Gary wegen des Zeitunterschieds bereits um 6:00 Uhr PST bereit sein.

Jim täte besser daran, seine täglichen Standup-Meetings für 12:00 Uhr Ostküstenzeit zu planen, das wäre dann 9:00 Uhr bei Gary am Pazifik und 17:00 Uhr bei Laura in London.

Das ist der springende Punkt: Wählen Sie eine Zeit für Ihr tägliches Standup-Meeting, die für alle Mitglieder Ihres virtuellen Teams passt. So fühlen sich alle wertgeschätzt.

Führen Sie bessere Meetings durch

Tägliche Standup-Meetings werden die Produktivität Ihres Teams verbessern, wenn Sie einmal gelernt haben, sie durchzuführen. Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, wissen Sie genau, wie Sie Ihre Standups optimal gestalten können. Sie kennen auch einige der häufigsten Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Nun bleibt Ihnen nur noch, Ihr erstes Standup-Meeting anzuberaumen! Wir sind sicher, dass Sie und Ihr virtuelles Team die zusätzliche Zeit lieben werden, die Ihnen dadurch täglich zur Verfügung steht.

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