Videokonferenzen haben die Show in der zurzeit von COVID-19 geprägten Wirtschaft schnell gestohlen. Während wir uns zuvor nur schrittweise an Telearbeit angepasst haben, hat die Pandemie die Pläne von Unternehmen beschleunigt, flexiblere Arbeitsmodelle zu übernehmen.
Es kann überwältigend sein, wenn Sie nach der besten Online-Meeting-Plattform für Ihr Team suchen. Es gibt unzählige neue und alte Optionen (erinnern Sie sich noch an Skype for Business?) und es kann schwierig sein, herauszufinden, welche sich für Sie und Ihr Team am besten eignen.
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Die Vorteile von Online-Meeting-Plattformen
Online-Meeting-Plattformen sind zum großen Teil dank der COVID-19-Pandemie auf dem Vormarsch, aber virtuelle Meetings hatten auch in normalen Zeiten ihre Vorteile und ermöglichten Treffen sowie Zusammenarbeit, wenn dies in traditioneller Form nicht möglich war. Seit 2005 hat die Verbreitung von Telearbeit um 159% zugenommen, was virtuelle Kommunikationstools erfordert. Darüber hinaus ist die Telearbeit die beliebteste Form der flexiblen Arbeitsgestaltung.
Video-Meetings sind viel persönlicher als ein Anruf. Für Telearbeiter, genau wie für alle, die gezwungen sind, zuhause zu bleiben, ist die Interaktion mit Mitmenschen nicht nur willkommen, sondern auch erwünscht. Online-Meeting-Plattformen eliminieren das Risiko einer Fehldeutung, was bei der schriftlichen Kommunikation vorkommt, und ermöglichen es den Menschen, nichtverbale Hinweise wie Ton, Gesichtsausdruck, Handgesten und mehr zu erfassen. Tatsächlich findet mehr als die Hälfte der Kommunikation über Körpersprache und 38% über den Tonfall statt. Eine Studie hat gezeigt, dass wir Informationen effektiver verarbeiten, wenn verbale Kommunikation mit nichtverbalen Hinweisen kombiniert wird.
Online-Meeting-Plattformen sind Tools für die Zusammenarbeit, die die Arbeit in einem Team einfacher und effizienter machen. Anstatt ein ganzes Team zu engagieren, um Zeitpläne zu koordinieren, zu reisen und Unterkünfte zu finden, senden Sie nur einen Link, über den jeder bequem von seinem Büro, zu Hause oder von jedem Ort aus, an dem er arbeitet, am Meeting teilnehmen kann. Dadurch ergeben sich erhebliche Ersparnisse im Reisebudget.
Die Wichtigkeit der Wahl der besten Online-Meeting-Plattform für Ihr Unternehmen
Laut einem Bericht von App Annie erreichten Geschäfts-Apps in der Woche vom 14. bis 21. März 2020 weltweit 62 Millionen Downloads. Es war das beste Ergebnis aller Zeiten – ein Anstieg von 45% gegenüber der Vorwoche und 90% mehr als der Wochendurchschnitt im Jahr 2019.
Da Verbraucher und Kleinunternehmen in Zeiten von COVID-19 zunehmend digitale Tools einsetzen, wird es immer wichtiger, die richtigen Tools zu wählen. Die Anforderungen variieren von Firma zu Firma und nicht jedes Tool bietet die gleichen Möglichkeiten.
Ein neues Tool zu implementieren erfordert Zeit, Geduld und Geld, insbesondere wenn es in der gesamten Organisation implementiert werden soll. Es erfordert auch viel Engagement und Flexibilität von den Mitarbeitern, daher ist es wichtig, die richtige Wahl zu treffen und sich daran zu halten. Schließlich möchten Sie den Mitarbeitern nicht die kostbare Zeit für wichtigere Angelegenheiten in der Firma nehmen. Jedes Mal eine neue Online-Meeting-Plattform zu lernen ist nicht gerade die effektivste Nutzung ihrer Arbeitszeit.
Features, die eine Online-Meeting-Plattform haben sollte
Schon vor der Pandemie stand Firmen eine Vielzahl von Online-Meeting-Plattformen zur Auswahl. Während die meisten Plattformen grundsätzlich das Gleiche bieten (Tools für virtuelle Meetings), verfügen einige über erweiterte Funktionen, um Online-Meetings effizienter, produktiver und attraktiver zu gestalten. Features, die bei der Wahl einer Online-Meeting-Plattform zu berücksichtigen sind:
Die Möglichkeit, Events für große Gruppen zu hosten
Nach unserem Bericht haben im ersten Monat der Pandemie über ClickMeeting mehr als 3,2 Millionen Teilnehmer an Online-Events teilgenommen. Im Vorjahr waren es nur 870.579. Dies bedeutet einen Anstieg der Anzahl von Personen, die virtuelle Meeting-Plattformen nutzen, um mehr als 267%.
Da immer mehr Personen Online-Meeting-Plattformen verwenden, sollten Sie in der Lage sein, Events mit größeren Teilnehmergruppen zu hosten. Auch wenn Sie zurzeit nur ein kleines Team haben, ist es möglich, dass es wächst oder dass Sie mit Drittpersonen zusammenarbeiten müssen. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine Online-Meeting-Plattform zu finden, die sowohl persönliche Treffen als auch Besprechungen mit mehr als zwei Dutzend Teilnehmern unterstützen kann.
Mit ClickMeeting können Sie bis zu 25 Teammitglieder in einem einzigen Event-Raum sehen, hören und mit ihnen sprechen.
Einfache Bildschirmfreigabe
Wenn Sie jemals an einer Webkonferenz teilgenommen haben, wissen Sie um die Bedeutung der Bildschirmfreigabe an die Teilnehmer. Diese Funktion erleichtert Ihrem Publikum das Verfolgen von Präsentationen oder Walkthroughs und Ihnen kann sie dabei helfen, die Schwerpunkte zu verdeutlichen.
Viele Online-Meeting-Plattformen verfügen über dieses Feature, aber manchmal müssen auch die Teilnehmer ihren Bildschirm freigeben. Wenn Ihre Plattform die Bildschirmfreigabe durch die Teilnehmer nicht unterstützt, muss möglicherweise das Meeting unterbrochen werden, um Dateien per E-Mail zu versenden, herunterzuladen und dann auf Ihren Bildschirm zu übertragen.
Bei ClickMeeting kann jeder im Event-Raum seinen Bildschirm problemlos freigeben. Sie brauchen nur auf das Bildschirmfreigabe-Symbol neben den Kamera- und Mikrofonsymbolen am unteren Bildschirmrand zu klicken und fertig – schon geben sie ihren Bildschirm an die gesamte Gruppe frei. Es ist zu beachten, dass jeweils nur eine Person ihren Bildschirm freigeben kann. Sie müssen daher bei Bedarf den Teilnehmern die Bildschirmfreigabe überlassen.
Tools zum Präsentieren von Inhalten während eines Meetings
Wenn schon von Bildschirmfreigabe und Präsentieren die Rede ist: Die besten Online-Meeting-Plattformen bieten auch Features, mit denen Sie Inhalte während eines Meetings broadcasten können. ClickMeeting hat genau dazu drei spezielle Funktionen:
Präsentation
Mit der Präsentationsfunktion von ClickMeeting können Sie Ihre Worte mit Inhalten in jedem Format illustrieren. Neben einer gewöhnlichen PowerPoint-Präsentation können Sie auch andere Dateien wie Grafiken, Tabellenkalkulationen oder Videos hochladen.
Videos
Das Abspielen eines Videoclips direkt von YouTube ist für die Teilnehmer eine willkommene Auffrischung. Es kann überwältigend und langweilig sein, an einem virtuellen Meeting teilzunehmen, bei dem jemand nur die ganze Zeit ins Leere spricht. Ein multimedialer Ansatz, der Audiosignal mit Videoinhalten kombiniert, kann das Meeting beleben und für eine willkommene Unterbrechung sorgen.
Whiteboard
Das wahrscheinlich coolste Tool von ClickMeeting für die Präsentation von Inhalten ist das Whiteboard. Dank dieser Funktion können Sie Inhalte mit handgezeichneten virtuellen Illustrationen und Markups darstellen, indem Sie während des Meetings Notizen machen oder unterstützende Grafiken zeichnen. Sie können auch die Teilnehmer dazu ermutigen, mitzumachen und gemeinsam mit Ihnen auf dem Whiteboard zu skizzieren. Künstlerisch unbegabten kommen Textfelder, Formen und Radierer zu Hilfe.
Mehrere Optionen für Kommunikation und Engagement
Wenn Sie an Online-Meeting-Plattformen denken, kommt Ihnen in der Regel der Host und die Teilnehmer in einem live gestreamten Event in den Sinn. Oft übernimmt der Gastgeber die Führung und die Teilnehmer beteiligen sich nur dann, wenn sie dazu aufgefordert werden. Es gibt jedoch mehrere Methoden, um mit Teilnehmern in einem virtuellen Meeting in Kontakt zu treten, insbesondere bei größeren Gruppen.
Chat
Viele Tools bieten als Funktion einen Live-Gruppenchat, aber manchmal möchten die Teilnehmer jedoch in einem Privatgespräch mit dem Moderator chatten. ClickMeeting bietet diese Funktion. Neben dem Video- bzw. Audio-Streamen gibt es auch eine Chatbox, in der Sie mit der gesamten Gruppe chatten oder direkte Nachrichten an einzelne Teammitglieder senden können, ohne den Rest der Gruppe zu stören.
Umfragen und Befragungen
Gruppenengagement ist immer eine Herausforderung bei virtuellen Meetings. Deswegen sind Tools zur Steigerung des Teilnehmerengagements so wichtig. Umfragen und Befragungen geben den Teilnehmern die Möglichkeit, mit der Präsentation zu interagieren, während Sie wichtiges Feedback und Informationen sammeln.
Für Abstimmungen über ein Thema steht Ihnen ein Umfragetool zur Verfügung, wie das von ClickMeeting.
Aufzeichnung
Die asynchrone Kommunikation kommt zunehmend in den Mainstream und das Konzept gilt auch für virtuelle Meetings. Es gibt viele Gründe, warum Menschen möglicherweise nicht an einem geplanten Meeting teilnehmen können – sie müssen an einem anderen Meeting teilnehmen, sie müssen die Kinder während der Pandemie zu Hause unterrichten oder sie leben in einer anderen Zeitzone und können aus Zeitgründen nicht teilnehmen.
Deswegen benötigen Sie eine Online-Meeting-Plattform mit Meeting-Aufzeichnung. Sie können Ihr Event jederzeit aufzeichnen und die Aufzeichnung an Teammitglieder senden, die nicht teilgenommen haben. Mit dieser Funktion können Sie sich das Video auch selbst ansehen, um Verbesserungspotenzial für zukünftige Events zu erkennen.
Sicherheit und Schutz
Möglicherweise haben Sie schon die Schlagzeilen über Sicherheitsprobleme von Zoom, das sog. Zoombombing, gehört. Die Nutzung einer Online-Meeting-Plattform ohne effektive Sicherheitsmaßnahmen setzt Sie, Ihre Firma und die Teilnehmer nicht unerheblichen Risiken aus. Trolling und Störung durch unbefugte Dritte sind reale Gefahren.
Verwandtes Thema: Das Ende von Privacy Shield – Was bedeutet das für Online-Events? >
„Einmal ist jemand zufällig unserem Meeting beigetreten! Es war sehr merkwürdig und wir wussten nicht, wie es hätte passieren können“, erinnert sich Rhiannon Moore von Evopure, einem Hersteller vom Farm-to-table-CBD-Öl. „Vielleicht waren unsere Zoom-IDs und Passwörter ähnlich. Wer weiß!“
Bei ClickMeeting haben die Teilnehmer drei Möglichkeiten des Zugriffs auf Ihre Konferenzdienste:
Offen für alle: Jeder, der den Link zu Ihrem Konferenzraum erhält, kann beitreten.
Passwortgeschützt: Sie vergeben ein einziges Passwort für alle; es ist in der Einladungs-E-Mail enthalten.
Tokengeschützter Zugriff: Sie vergeben an jede Person ein Token, mit dem sie über einen einmaligen Code dem Event beitreten kann, der nach der Verwendung erlischt.
Wenn Sie den Zugriffstyp für Ihr Event wählen, empfehlen wir, das Event mit einem Passwort oder eindeutigen Token abzusichern, anstatt es für alle Internetnutzer zugänglich zu machen. Dies ist die sicherste Methode, das Event vor möglichen Störungen zu schützen, da der Code nach der Eingabe automatisch erlischt.
Qualitätssicherung
„Hallo! Hören Sie mich?“ „Ich kann Sie sehen, aber höre nichts.“ „Okay, jetzt steht das Bild still.“ „Ich verlasse jetzt den Raum und trete gleich wieder bei.“
Kommt Ihnen dieses Gespräch bekannt vor? Bei virtuellen Meetings sind technische Probleme keine Seltenheit. So fortgeschritten die Technologie auch sein mag, einige Pannen sind unvermeidlich.
Es sei denn Sie haben eine Möglichkeit, die Audio- und Video-Verbindung vor dem Meeting zu testen. Mit ClickMeeting können Sie einen Mikrofon- und Kameratest durchführen, um sicherzustellen, dass alles richtig funktioniert.
Wenn Sie vor dem Meeting die Möglichkeit haben, das Audio- und Videosignal zu testen, können Sie sofort starten, anstatt zu hoffen, dass sich technische Probleme irgendwie von selbst lösen. Darüber hinaus kommen Sie bei den Teilnehmern professioneller an.
Fortgeschrittene Meeting-Konfigurierung
Eines fehlt uns immer – die Zeit. Alle haben es schwer genug, Arbeit und Privatleben unter einen Hut zu bringen, und niemand sollte damit Zeit verschwenden, dass Sie in den Einstellungen herumfummeln, Links freigeben und Zugriffsrechte einrichten. Stattdessen ist es immer eine gute Idee, vorbereitet zu sein und die eigene kostbare Zeit sowie die Ihrer Kollegen zu respektieren. Deswegen benötigen Sie die beste Online-Meeting-Plattform mit umfassenden Meeting-Einstellungen.
Um ein reibungsloses Event von Anfang bis Ende sicherzustellen, können Sie mit ClickMeeting einige Vorbereitungen treffen, wie etwa:
- die zu präsentierenden Inhalte hochladen,
- eine Umfrage für die Teilnehmer erstellen,
- YouTube-Videos hinzufügen,
- CTA-Schaltflächen erstellen.
Bei ClickMeeting nennen wir diese Einstellungen „Phasen“. Wenn Sie also die Einstellungen des Online-Meeting-Raums auch für ein anderes Meeting nutzen möchten, können Sie dies schnell und einfach tun.
Synchronisierte Layouts
Jedes Mal neue Benutzeroberflächen zu erlernen ist schwierig, egal wie „intuitiv“ sie angeblich sein sollen. Mit ClickMeeting gestalten Sie die Benutzeroberfläche dank synchronisierter Layouts ganz nach Ihrem Bedarf, wodurch unnötige Anpassungen ausbleiben, die einen von Web- und von Telefonanrufen ablenken.
Sie haben die volle Kontrolle über das Aussehen des Events und können entscheiden, wie das Event für die Teilnehmer aussehen wird.
Mit den synchronisierten Layouts von ClickMeeting können Sie:
das Chat-Fenster vergrößern, damit jeder die Diskussion verfolgen und schnell auf Fragen reagieren kann,
das Chat-Fenster ausblenden, um sich vollständig auf Ihre Präsentation zu konzentrieren,
den AV-Pod an- bzw. abdocken, ziehen, ablegen oder ausblenden,
das gleiche Layout, das Sie auf Ihrem Bildschirm haben, an die Teilnehmer übertragen.
Was ist die beste Plattform zum Hosten von Online-Meetings?
Mit Sicherheit sind wir voreingenommen, aber ClickMeeting hat alle fortgeschrittenen Features, die Sie von einer Online-Meeting-Plattform erwarten. Unternehmen, die virtuelle Treffen abhalten, sollten nach den folgenden Features suchen:
- die Möglichkeit, Events für große Gruppen zu hosten,
- einfache Bildschirmfreigabe,
- Tools zum Präsentieren von Inhalten während eines Meetings,
- Mehrere Optionen für Kommunikation und Engagement,
- Sicherheit und Schutz,
- Qualitätssicherung,
- Fortgeschrittene Meeting-Konfigurierung,
- Synchronisierte Layouts.
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