Wie wähle ich die beste Software für Konferenzen aus?

Es ist heutzutage eine echte Herausforderung, die beste Konferenz-Software zu finden. Durch die Corona-Pandemie stieg die Anzahl an Lösungen, die von verschiedenen Anbietern stammen und eine breite Palette an Möglichkeiten bieten. Doch wie erkennt man, welche Software die Beste ist?

Es gibt keine „ultimativ“ beste Software

Wenn man sieht, dass einige Artikel im Internet Titel wie „20 beste Videokonferenz-Software“ haben, erkennt man die Herausforderung. Die Audio- und Videokonferenzen haben seit 2020 deutlich an Bedeutung gewonnen und viele Anbieter haben sich angesprochen gefühlt, eine eigene Lösung auf den Markt zu bringen.

Eine Software, die für alle am besten sein wird, gibt es (wahrscheinlich) nicht. Da es so viele verschiedene Arten von Online-Konferenzen gibt, gibt es keine beste Konferenz-Software, die diesen Titel für alle Branchen und alle Unternehmen tragen könnte. Alles hängt von den konkreten Eigenschaften ab, die je nach Branche eine größere oder kleinere Bedeutung haben können. In einigen Fällen ist die Stabilität der Verbindung das wichtigste Kriterium, in anderen Bereichen ist eine HD-Übertragung oder eine einwandfreie Tonqualität ein absoluter muss, und noch andere Anwendungsfälle erfordern die Organisation eines Meetings mit mehr als 50 Personen. Letztendlich lässt sich eine genaue Analyse der Möglichkeiten aller Anbieter und Programme nicht vermeiden, wenn man die beste Konferenz-Software für Ihren konkreten Anwendungsfall finden möchte.

Gibt es was umsonst?

Der Preis wird für viele eins der wichtigsten Kriterien sein – deswegen suchen auch viele von uns nach kostenlosen Lösungen. Es ist natürlich schön, wenn man nichts bezahlen muss, bedenken Sie aber, dass eine sichere und leistungsstarke IT-Lösung finanzielle Mittel benötigt, um weiterentwickelt und ständig aktualisiert zu werden. Solche kostenfreien Programme werden meistens von Spenden finanziert, was keine stabile Finanzierungsquelle ist.

Wenn Sie sich also für eine solche Software entscheiden, müssen Sie damit rechnen, dass die dort eingesetzten technischen Features nicht unbedingt die Neuesten sind, einige Funktionen nicht im vollen Umfang genutzt werden können und die Sicherheit auf dem höchsten Niveau nicht immer gewährleistet werden kann. Außerdem ist es lizenztechnisch nicht immer möglich, die Freeware-Programme kommerziell zu nutzen. Wenn Sie also planen, mit dieser Software für die Steigerung Ihres Umsatzes zu sorgen, ist es möglicherweise nicht der richtige Weg, weil die Lizenzierung des Programms eine solche Option nicht vorsieht.

Man sieht sich, man hört sich, man liest sich

Natürlich gibt es Lösungen, bei denen Sie nichts falsch machen, wenn Sie sie wählen. Die führenden Konferenz-Softwares sind so gut wie alle mit Funktionen ausgestattet, die für die komfortable und sichere Durchführung einer Audio- oder Videokonferenz essenziell sind. Dazu gehört auch ClickMeeting – wir bieten das, was Sie für Ihre Konferenzen brauchen, beschränken uns aber nicht darauf. Wir sind ständig auf der Suche nach weiteren Vereinfachungen, Erweiterungen oder Verbesserungen.

Die Tonqualität ist für die meisten Anwendungsfälle das absolute Minimum. Wenn wir voraussetzen, dass alle Teilnehmer einen stabilen Internet-Anschluss haben, sollte die Konferenz-Software in der Lage sein, den Ton in Echtzeit zu übertragen, ohne dass Verzögerungen entstehen. Es gibt wohl nichts Nervigeres als eine Verzögerung von einer oder wenigen Sekunden, die dazu führt, dass die Teilnehmer sich einander ungewollt unterbrechen. Sie denken, dass sie gerade was sagen können, weil sie niemanden hören, in der Tat hat ein anderer Teilnehmer aber vor genau einer Sekunde angefangen zu sprechen. Solche Besprechungen sind dann besonders schwierig oder gar unmöglich zu moderieren – wenn überhaupt, dann dauern sie auch deutlich länger als es notwendig wäre, wenn der Ton wirklich in Echtzeit übertragen würde. Es hilft natürlich, wenn die Hardware-Anforderungen einer solchen Konferenz-Software nicht allzu hoch sind – deswegen sind die meist begehrten Programme browserbasiert. Man braucht nichts herunterzuladen – es reicht aus, den Web-Browser durch das Anklicken eines Links zu öffnen.

Wenn Sie im Vertrieb oder im HR-Bereich arbeiten, ist die Möglichkeit essenziell, eine Webcam zu benutzen und sowohl sich selbst sehen zu lassen als auch die anderen Teilnehmer sehen zu können. In der Corona-Zeit wurden die meisten Vorstellungsgespräche online durchgeführt. Rein theoretisch können sie telefonisch durchgeführt werden, es wäre aber äußerst schwierig, dies zu koordinieren. Ein Online-Meeting eignet sich dazu deutlich besser, weil man außer dem Ton auch das Bild übertragen kann.

Durch das Einschalten der Kamera nähern wir uns einem „normalen“ Vorstellungsgespräch in einem der Firmenräume. Man sieht die Reaktionen der anderen Seite, die Mimik, allgemein die Gesichter. Und das erleichtert einem Rekrutierer seine Arbeit, weil er außer dem reinen Inhalt der Aussagen noch die Körpersprache des Kandidaten „lesen“ kann. Hier ist es natürlich genauso wie beim Ton – die Verzögerungen sind unerwünscht. Wenn der Ton und das Bild zeitlich nicht zueinander passen, irritiert das und lenkt vom Wesentlichen ab. Für die HR-Zwecke ist eine Software, die diese Echtzeitfähigkeit nicht immer bietet, eine schlechte Wahl.

Das Bild sind aber nicht nur die Gesichter der Teilnehmer. Wenn Sie etwas präsentieren möchten, ist das sog. Screen-Sharing die beste Möglichkeit, z.B. eine PowerPoint-Präsentation mit anderen Teilnehmern zu teilen. Inzwischen ist diese Funktion ein absoluter Muss bei allen führenden Konferenz-Programmen. Bei ClickMeeting durfte das Bildschirmteilen natürlich auch nicht fehlen. Hier muss es mit der Übertragung auch immer klappen, und zwar schnell, zuverlässig und stabil. Wenn das Bild sich bei einer Folie „aufhängt“, obwohl die präsentierende Person bereits zwei Folien weiter ist, wird das leider nichts.

Das Lesen betrifft u.a. die Chat-Funktion. Man ruft nicht immer alle an. Der große Vorteil einer guten Konferenz-Software ist, dass man auch Nachrichten schreiben kann, die vom Empfänger evtl. später gelesen werden. Aber auch die Gruppen-Chats sind eine sehr gute Lösung, um z.B. Links zu teilen, die von jedem angeklickt werden können – auch nach der Beendigung der Konferenz.

Die Sicherheit geht vor

Natürlich bringen all diese Funktionen nichts, wenn es nicht sichergestellt werden kann, dass die während der Konferenzen geteilten Daten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Wenn wir z.B. ein Bild mit anderen Teilnehmern teilen, möchten wir nicht, dass es z.B. auf einem Server in den USA abgelegt wird, auf dem er fast frei verfügbar ist – und wir möchten das Bild definitiv nicht irgendwann im Internet wiederfinden. Daher ist das Thema der Datenverschlüsselung und –verarbeitung immer wichtig und aktuell.

Hier lohnt es sich immer, nach solchen Sachen direkt bei dem Anbieter anzufragen. Die Programme, die in der EU entwickelt werden, müssen automatisch den Regelungen der DSGVO unterliegen. Bei Lösungen, die aus den anderen Ländern stammen, sollen Sie die Lage selbst überprüfen. ClickMeeting wird in der EU entwickelt, somit sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, die Regelungen der DSGVO zu beachten. Und das tun wir natürlich.

Wie Sie sehen, ist die Auswahl einer Konferenz-Software eine mehrdimensionale Aufgabe, in der viele verschiedene Faktoren berücksichtigt werden müssen. Welche Software die Beste ist, hängt oft von den einzelnen Anforderungen, die vom Geschäftsprofil und der Art der Tätigkeit abzuleiten sind. Sie können aber sichergehen, dass Sie mit ClickMeeting definitiv nichts falsch machen. Die oben genannten Eigenschaften einer guten Software für Web-Meetings sind für uns eine Selbstverständlichkeit und wir entwickeln unsere Software immer weiter, so dass wir auf Ihre Anregungen reagieren und Sie mit immer neueren Funktionen beliefern können.