Wir haben das Jahr 2021 und Online-Meetings sind inzwischen Teil der neuen Normalität. Ob aufgrund von COVID-19-Vorschriften, der zunehmenden Popularität der Fernarbeit oder aus anderen Gründen, immer mehr Mitarbeiter bleiben über Softwarelösungen mit ihren Teams in Kontakt.
Das ist großartig! Aber gerade weil dieses Medium für viele Menschen neu ist, wird die Etikette für virtuelle Meetings oft missverstanden oder, schlimmer noch, ganz außer Acht gelassen. Genau das möchten wir ändern!
Im Folgenden erfahren Sie, warum die Etikette für virtuelle Meetings wichtig ist, und lernen 10 Tipps kennen, dank denen Sie und Ihre Kollegen bei digitalen Meetings stets professionell bleiben.
Table of Contents
Warum ist eine Etikette für virtuelle Meetings wichtig?
Mit einer Etikette für virtuelle Treffen verlaufen Online-Meetings reibungslos. Ohne sie sind Online-Treffen unorganisiert und unproduktiv, die Teilnehmer schreien, um gehört zu werden, und die Gemüter erhitzen sich, was zu einer schlechten Organisationskultur führt.
Wenn hingegen auf die Etikette geachtet wird, erledigen Sie und Ihr Team die Arbeit rechtzeitig und alle Teilnehmer fühlen sich geschätzt und respektiert.
Darüber hinaus sorgt die Online-Etikette dafür, dass sich virtuelle Meetings mehr wie persönliche Treffen anfühlen, die sie ersetzen. Dies kann den Telearbeitnehmern ein Gefühl von Kameradschaft und Zusammengehörigkeit vermitteln, das ihnen sonst fehlen könnte.
10 Tipps für die Etikette bei Online-Treffen
Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre virtuellen Meetings produktiv sind und alle Teilnehmer daran Spaß haben? Beachten Sie einfach die folgenden 10 Tipps für die Etikette bei Online-Treffen, die wir in drei Kategorien unterteilt haben – vor, während und nach dem Treffen.
Werfen wir also einen Blick…
Vor dem Meeting
Die richtige Etikette für Videokonferenzen fängt schon vor dem eigentlichen Treffen an. Es gibt einige Aspekte, die vom Host und den Teilnehmern zu beachten sind:
- Agenda erstellen
Wenn Sie ein virtuelles Treffen hosten, erstellen Sie eine Agenda und verteilen diese an Ihr Team. Dadurch laufen Ihre Meetings produktiv und zielgerichtet ab. Außerdem können die Teilnehmer sich auf das digitale Treffen und eventuell benötigte Materialien vorbereiten.
Das Letzte, was Sie tun sollten, ist, die kostbare Zeit des Teams zu verschwenden. Indem Sie eine Agenda erstellen, stellen Sie sicher, dass das 30 bis 60-minütige Treffen sinnvoll genutzt wird.
Um Zeitverschwendung zu vermeiden, laden Sie zum Meeting nur diejenigen Personen ein, für die das Treffen tatsächlich relevant ist. Es hat keinen Sinn, jemanden zu einem Verkaufsmeeting einzuladen, der im Kundendienst arbeitet. Respektieren Sie immer die Zeit Ihres Teams.
- Einrichtungen testen
Prüfen Sie Ihre Einrichtungen auf Funktion bevor Sie in eine Telefonkonferenz mit Kollegen zuschalten. Technische Probleme während eines virtuellen Meetings sind ein echter Stimmungskiller.
Wie sieht es aus? Wenn Sie per Telefon zuschalten, prüfen Sie Ihr Gerät und die Signalqualität. Ist das Signal für eine Telekonferenz stark genug? Wenn Sie sich über eine Videokonferenzsoftware wie ClickMeeting treffen, vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, wie Sie sich anmelden, dass die Webcam, das Mikrofon und die Lautsprecher richtig funktionieren und dass Ihr WiFi-Signal stark genug ist.
- Sich angemessen kleiden
Nur weil Sie aus der Ferne arbeiten, heißt das nicht, dass Sie bei Online-Meetings Pyjamas tragen sollten. Als Profi sollten Sie sich entsprechend gekleidet zeigen – zumindest vor Ihren Kollegen. Wenn Sie dies versäumen, vermitteln Sie den Eindruck, dass Sie die Zeit Ihres Teams nicht wertschätzen.
Kämmen Sie sich auch die Haare, waschen das Gesicht putzen die Zähne usw., damit Ihr Aussehen während des Treffens nicht ablenkt.
Bevor Sie in eine Telekonferenz zuschalten, fragen Sie sich: Würde ich so zur Arbeit gehen? Wenn die Antwort „ja“ lautet, sind Sie wahrscheinlich bereit. Andernfalls bringen Sie Ihr Aussehen vor dem Meeting in Ordnung.
- Auf Umgebung achten
Wenn Sie schon gesellschaftsfähig aussehen, überprüfen Sie Ihre Umgebung. Hängen an der Wand hinter Ihnen unangemessene Poster? Liegt schmutzige Wäsche auf dem Boden, die Ihre Kollegen sehen können? Räumen Sie Ihre Umgebung auf, um Ablenkungen zu vermeiden.
Prüfen Sie außerdem den von Ihnen gewählten Raum auf Lärm. Sie sollten einen möglichst ruhigen Ort wählen. Ein Café wäre zum Beispiel ungeeignet. Wenn Sie mit Ihrer Familie wohnen, ist das Wohnzimmer bzw. die Küche wahrscheinlich auch nicht die beste Wahl.
Suchen Sie sich einen ruhigen, lärmfreien Ort, von dem aus Sie am Meeting teilnehmen können, damit Sie und Ihre Teamkollegen nicht schreien müssen, um gehört zu werden.
Während des Meetings
Sie haben eine Agenda erstellt, Ihre Einrichtungen überprüft und eine passende Umgebung für ein produktives Treffen mit Ihrem Team gewählt. Was nun? Beachten Sie die folgenden Tipps beim virtuellen Umgang mit Kollegen:
- Teilnehmer vorstellen
Diese Pflicht liegt ganz klar bei dem Host. Bevor Sie über Projekte, Strategien und andere wichtige Themen sprechen, nehmen Sie sich eine oder zwei Minuten Zeit, um alle Teilnehmer vorzustellen.
Warum ist es so wichtig? Es ist schwierig, mit einer völlig fremden Person zusammenzuarbeiten. Wenn alle die Namen und Rollen der anderen Teilnehmer kennen, können sie effektiver kommunizieren und das Meeting wird dadurch produktiver.
Nach der Vorstellung erinnern Sie alle Teilnehmer daran, warum Sie sie zum Treffen eingeladen haben und was Sie zu erreichen hoffen. Dadurch ziehen alle am gleichen Strang.
- Aufmerksam bleiben
Sie würden während eines persönlichen Treffens nicht auf das Telefon schauen oder E-Mails abrufen, oder? Warum denken also so viele Leute, dass dieses Verhalten während einer virtuellen Konferenz akzeptabel ist? Das ist es nicht.
Schenken Sie dem Redner während des Online-Treffens Ihre volle Aufmerksamkeit. Dadurch zeigen Sie nicht nur Respekt und Professionalität, sondern leisten auch einen echten Beitrag. Sie können nichts Sinnvolles zum Meeting beitragen, wenn Sie nicht zuhören.
Wenn Sie Ihre Hände während des Meetings beschäftigen müssen, machen Sie sich Notizen. Sie können sich sogar als Protokollführer anbieten und so Ihrem Team helfen.
- Andere beim Reden nicht unterbrechen
Das sollte eigentlich für jeden selbstverständlich sein. Unterbrechen Sie Ihre Teamkollegen nicht beim Reden, auch wenn Sie etwas Wichtiges zu sagen haben. Es ist schlicht unhöflich und schafft einen schändlichen Präzedenzfall.
Wenn es den Teilnehmern gestattet ist, einander zu unterbrechen, kann niemand mehr ungestört sprechen. Es kann noch schlimmer werden. Diejenigen, die sich nicht in ein Gespräch drängen möchten, kommen kaum zu Wort.
Wenn Sie ein virtuelles Meeting hosten, setzen Sie ein striktes Unterbrechungsverbot durch. Wenn Sie an einem Meeting einer anderen Person teilnehmen, warten Sie, bis Sie an der Reihe sind.
- Mikrofon stummschalten
Aktivieren Sie das Mikrofon nur dann, wenn Sie während des virtuellen Meetings selbst sprechen. Sobald jemand anderes das Wort ergreift, klicken Sie auf die Stummschalttaste.
So verhindern Sie Audiofeedback aus den verschiedenen Mikrofonen während des virtuellen Meetings und eliminieren ablenkende Störgeräusche im Hintergrund.
Sie haben sich vielleicht einen ruhigen Ort im Haus ausgesucht, um am Meeting teilzunehmen, aber was wenn der Nachbarshund bellt oder Ihr Kleinkind im Erdgeschoss einen Wutanfall bekommt? Klicken Sie einfach auf die Stummschalttaste und Ihre Teamkollegen bekommen davon nichts mit.
Die Stummschaltung hält Sie zudem davon ab, Ihre Kollegen zu unterbrechen. Schließlich müssen Sie eine Schaltfläche anklicken, um gehört zu werden, was Sie daran erinnert, dass Sie noch nicht an der Reihe sind.
Nach dem Meeting
Das Meeting ist gleich zu Ende, aber es gibt noch ein paar weitere Tipps für virtuelle Meetings, die wir nachstehend kurz behandeln:
- Zum Fragen ermutigen
Bevor Sie das Meeting offiziell beenden und sich abmelden, fragen Sie Ihr Team, ob es noch Fragen bzw. Bedenken gibt. Sind alle Aufgaben klar formuliert? Versteht jeder, was das Team als Ganzes erreichen möchte?
Keiner mag Verwirrung. Indem Sie die Teammitglieder ermutigen, Fragen zu stellen, geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Bedenken zu äußern und die Antworten zu erhalten, die sie brauchen, damit sie sich in ihren Rollen selbstbewusst fühlen.
Dieser Ratschlag macht auch aus geschäftlicher Hinsicht Sinn. Wenn Ihr Team nur unzureichend versteht, was zu tun ist, wird es nicht in der Lage sein, die Aufgaben effektiv zu bewältigen, wodurch sich die Teamproduktivität und -moral verschlechtern. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben gut kennen, und die Rentabilität wird steigen.
- Follow-Up-Meeting
Nicht zuletzt gehört es zur Etikette, dass der Host nach dem Meeting für das Follow-up sorgt. Nehmen Sie sich Zeit, um Meetingnotizen, individuelle Aufgabenbeschreibungen und andere Materialien zu versenden, die Sie als wichtig für die Teilnehmer der Videokonferenz erachten.
So hat jeder die Aufgaben in Textform vor sich und weiß genau, was vor dem nächsten Treffen zu tun ist.
ClickMeeting vereinfacht die Etikette für virtuelle Treffen
Eine Meetingsoftware wie ClickMeeting kann die Umsetzung und Einhaltung der obigen Tipps für die Etikette bei virtuellen Meetings enorm erleichtern. Dies ist nur einer der Gründe, warum unsere Lösung von Hunderttausenden von Menschen weltweit genutzt wird.
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Jedem Teilnehmer eine Stimme geben
ClickMeeting unterstützt Online-Meetings für bis zu 25 Personen gleichzeitig. Zudem kann jeder Teilnehmer zuhören, sprechen und anderweitig mit anderen Teilnehmern interagieren. Dadurch bekommt jeder Teilnehmer eine Chance, die eigene Meinung zu sagen.
Aber keine Sorge. Der Host behält die Kontrolle über das Meeting und kann es nach Belieben gestalten, indem er Moderatoren zuweist, private Chats öffnet, Diskussionen moderiert, ausgewählte Teilnehmer ab- bzw. freischaltet und vieles mehr.
Teilnehmer aus der Ferne engagieren
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Meeting liegt in der Teilnehmerinteraktion – vor allem dann, wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer während des gesamten Meetings respektvoll und engagiert bleiben.
ClickMeeting bietet mehrere engagementfördernde Funktionen, wie etwa Bildschirmfreigabe, digitale Whiteboards, private und öffentliche Chatoptionen sowie das Senden von Umfragen und Abstimmungen. Jedes dieser Features trägt dazu bei, dass sich die Teilnehmer auf den Inhalt des Meetings konzentrieren und sich mit diesem auseinandersetzen.
Statistiken von virtuellen Meetings einsehen
Schließlich gibt es für alle über ClickMeeting gehostete Meetings ein Analyse-Dashboard, mit dem Sie Ihre virtuellen Treffen auswerten und für die Zukunft verbessern können.
Wie lange hat Ihr letztes Meeting gedauert? Konnten Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer die ganze Zeit über aufrechterhalten oder hat diese nachgelassen? Mit ClickMeeting beantworten Sie diese Fragen und passen Ihre Meetings für mehr Produktivität in der Zukunft entsprechend an.
Die eigene Etikette für Online-Meetings verbessern
Die Online-Etikette für die Teilnehmer und Hosts ist ausschlaggebend. Wenn keine produktive und respektvolle Interaktion über eine Videokonferenzsoftware zwischen Ihnen und den Teilnehmern möglich ist, kommt Ihr Unternehmen nur schwer voran.
Zum Glück ist die Etikette für virtuelle Meetings nicht kompliziert. Beachten Sie einfach die 10 oben beschriebenen Tipps. Mit diesen laufen Ihre Online-Treffen garantiert reibungsloser.
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