Die COVID-19-Pandemie hat die Welt verändert. Insbesondere das Arbeitsumfeld hat sich durch das Virus radikal verändert. Wahrscheinlich mussten Sie in den letzten Monaten von zu Hause aus arbeiten, was für Sie eine schwierige Erfahrung sein kann.

 

Leider wissen wir nicht wirklich, wann die Pandemie enden wird, was soziale Distanzierung und Work-from-Home-Arrangements zur neuen Normalität macht —zumindest für den Moment. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, sich die digitale Zusammenarbeit zu Eigen zu machen und zu lernen, wie Online-Meetings effektiv durchgeführt werden können.

In diesem Artikel präsentieren wir die Vorteile der Online-Zusammenarbeit, beschreiben die fünf Schritte, um Online-Meetings besser zu gestalten und beantworten die Frage, warum die ClickMeeting-Plattform eine großartige Option für digitale Zusammenkünfte ist.

Los geht’s!

Die Vorteile der Online-Zusammenarbeit

Wenn Sie neu in der Welt der Videokonferenzen sind, sollten Sie sich von einigen ihren Vorteilen überzeugen lassen, darunter Komfort, Geschwindigkeit und Aufzeichnungsmöglichkeiten. Lassen Sie uns jeden dieser einzigartigen Vorteile genauer betrachten:

 

1. Komfort

Persönliche Treffen sind während des Lockdowns wegen COVID-19 nicht möglich. Aber selbst in den besten Zeiten bietet die Online-Zusammenarbeit ein Maß an Komfort, das physische Zusammenkünfte nicht bieten.

Wenn Sie sich beispielsweise online mit Ihren Mitarbeitern und/oder Kollegen treffen, müssen Sie nicht zu einem bestimmten Ort reisen. Jeder Teilnehmer kann einfach und bequem von seinem eigenen Computer aus an der Sitzung teilnehmen — selbst wenn sich der besagte Computer 1.000 Kilometer von allen anderen entfernt befindet.

Dies ist ein RISIEGER Vorteil für verteilte Teams. Es ist auch vorteilhaft für Besprechungsleiter, die große Versammlungen planen möchten. Es kann schwierig sein, 25 Personen in einem physischen Raum unterzubringen, aber in einer digitalen Umgebung ist Platz kein Problem.

 

2. Geschwindigkeit

Da Online-Meetings so bequem sind, ermöglichen sie eine schnelle Informationsbereitstellung, was häufig zu einem besseren Projektmanagement führt. Denken Sie darüber nach, dass wenn Ihre Mitarbeiter immer genau wissen, was sie wann zu tun haben, Fehler vermieden und die Aufgaben schneller erledigt werden.

Physische Besprechungen verlangsamen den Entscheidungsprozess, weil es länger dauert, mehrere Personen in einer realen Umgebung zusammenzubringen.

 

3. Aufzeichnungsmöglichkeiten

Was ist, wenn wichtige Teammitglieder nicht an dem von Ihnen geplanten Meeting teilnehmen können? In einer persönlichen Umgebung müssen Sie entweder die Besprechung verschieben oder detaillierte Notizen für die abwesenden Interessenvertreter machen. Keines von beiden stellt ein ideales Szenario dar.

Online-Meetings können einfach aufgezeichnet werden. Das Filmmaterial kann dann per E-Mail an jeden gesendet werden, der nicht in Echtzeit an der digitalen Besprechung teilnehmen konnte.

 

So führen Sie Online-Meetings durch. Ein Leitfaden in 5 Schritten

Sind Sie bereit für ein eigenes stellares online Meeting? Folgen Sie einfach dem unten skizzierten fünfstufigen Prozess, und Sie werden im Handumdrehen erstklassige digitale Treffen veranstalten!

 

1. Wählen Sie das richtige Werkzeug für die geplante Zusammenarbeit

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Tools für die Online-Zusammenarbeit, aber nicht alle sind darauf ausgelegt, Ihnen bei der Durchführung von Online-Meetings zu helfen. Sie müssen in eine Online-Meeting-Plattform investieren.

Wie im Falle jeder anderen Softwarekategorie steht Ihnen es auch hier eine Vielzahl von Optionen zur Verfügung. Der Schlüssel besteht darin, das richtige Tool für Ihre Anforderungen auszuwählen, damit Sie problemlos mit Ihrem Team kommunizieren und zusammenarbeiten können, unabhängig davon, wo Sie sich gerade befinden.

Wir schlagen vor, dafür zu sorgen, dass die von Ihnen gewählte Online-Meeting-Plattform es Ihnen ermöglicht:

  • Sicherheit zu bewahren. Digitale Sicherheit ist immer eine Sache von Belang. Sie und Ihre Kollegen werden wahrscheinlich die Unternehmensstrategie, proprietäre Prozesse und andere Informationen besprechen, von denen anderer Marktteilnehmer nicht erfahren sollen. Wählen Sie eine Online-Besprechungsplattform, bei der die Sicherheit Ihrer privaten Daten im Vordergrund steht.

  • Zugriff auf Funktionen zur Zusammenarbeit. Im Idealfall wird das von Ihnen verwendete Videokonferenz-Tool mehr tun, als nur Ihr Gesicht zu filmen und Ihre Stimme aufzuzeichnen. Suchen Sie nach einer Online-Meeting-Plattform, die Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Text-Chat, ein digitales Whiteboard, Abstimmungen und Umfragen, und detaillierte Analysen bietet. Auf diese Weise schränkt Ihr Werkzeug Ihre Zusammenarbeit nicht ein.

  • Meetings aufzuzeichnen. Wie wir bereits erwähnt haben, ist die Möglichkeit, Meetings einfach aufzuzeichnen, einer der größten Vorteile für digitale Zusammenkünfte. Vergewissern Sie sich also, ob die von Ihnen gewählte Online-Meeting-Plattform dies ermöglicht!

Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass das von Ihnen ausgewählte Tool für die Teamzusammenarbeit benutzerfreundlich ist. Werkzeuge, die schwer zu bedienen sind, werden Ihre Online-Meetings blockieren und die digitale Zusammenarbeit zu einer lästigen Pflicht für Sie und Ihr Team machen.

 

2. Planung und Vorbereitung

Die besten Online-Meetings sind fast immer gut geplant. Sie sollten genau wissen, was Sie besprechen möchten, mit wem Sie es besprechen möchten und wie lange Ihre Diskussion dauern soll, bevor Sie Ihren digitalen Besprechungsraum betreten.

Wenn Sie all diese Dinge im Voraus festgelegt haben, werden Ihre Meeting viel effektiver sein, weil Sie keine Zeit damit verschwenden, zu entscheiden, worüber Sie sprechen möchten.

Sobald Sie den Zweck Ihres Treffens festgelegt haben und entschieden haben, wen Sie einladen möchten, erstellen Sie eine Tagesordnung, die die wichtigsten Gesprächspunkte, die Struktur des Treffens, die Erwartungen an die einzelnen Teilnehmer und alle Dateien/Dokumente enthält, die Sie während des Treffens austauschen möchten.

Indem Sie diese Art von Dokument erstellen und es den Teilnehmern vorzeitig zuschicken, können sich Ihre Kollegen vorbereiten, was sich in einer produktiveren Zusammenarbeit niederschlagen wird.

Möglicherweise möchten Sie auch Zeit in Ihre Agenda aufnehmen, damit die Teilnehmer sich etwa „ausquatschen“ können.

Es ist allgemein bekannt, dass Kollegen, die sich wohlfühlen, im Allgemeinen effektiver zusammenarbeiten. Lassen Sie den Teilnehmern zu Beginn Ihres Meetings Zeit, um sich zu unterhalten, Witze zu machen und engere Beziehungen zueinander aufzubauen.

 

3. Korrekte Etikette durchsetzen

Sie haben sich auf Ihr Meeting vorbereitet und eine Agenda erstellt. Die Teilnehmer erscheinen jetzt in Ihrem digitalen Besprechungsraum und Sie können loslegen.

Wenn dies das erste Mal ist, dass Sie sich mit Ihren Kollegen in einer virtuellen Umgebung treffen, sollten Sie nicht sofort mit Ihrer Agenda beginnen. Nehmen Sie sich stattdessen ein paar Minuten Zeit, um das richtige Verhalten der Teilnehmer und die Etikette zu besprechen und sicherzustellen, dass Ihre Besprechung reibungslos verläuft.

Hier sind einige Regeln für die Etikette, die Sie beachten sollten:

  • Beginnen Sie mit einer Einführung. Wenn Ihr Team nicht miteinander vertraut ist, beginnen Sie Ihr Online-Meeting mit einer Einführung. Das wird Ihrem Team helfen, sich miteinander wohl zu fühlen und ermöglicht eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit.

  • Ein Redner nach dem anderen. Ihre Teilnehmer sollten nie das Gefühl haben, dass sie sich gegenseitig anschreien müssen, um gehört zu werden. Lassen Sie immer nur eine Person gleichzeitig sprechen und lassen Sie nicht zu, dass ausgelassene Teammitglieder andere mitten im Satz unterbrechen.

  • Bleiben Sie immer aufmerksam. Bitten Sie Ihre Teilnehmer, während des Meetings keine E-Mails zu lesen oder an ihren Telefonen herumzuspielen, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich. Es ist keine erfreuliche Erfahrung, mit einem Publikum von scheinbar unaufmerksamen Zuhörern zu sprechen.

  • Versuchen Sie, Ablenkungen zu begrenzen. Achten Sie schließlich auf die Umgebung jedes Teilnehmers. Wenn sie sich z.B. in einem lauten Café befinden, könnte der Lärm andere Teammitglieder ablenken. Bitten Sie alle Teilnehmer, sich von einem ruhigen Ort aus an Ihrer Besprechung zu beteiligen oder ihre Mikrofone stummzuschalten, wenn sie nichts zu sagen haben.

Als Gastgeber des Meetings ist es Ihre Aufgabe, sowohl Etikette-Regeln einzuführen als auch diese bei Bedarf durchzusetzen. Eine der einfachsten Möglichkeiten, dies zu tun, besteht darin, die Teilnehmer vor Beginn des Meetings einfach an die Regeln zu erinnern, damit sie niemand vergisst.

 

4. Binden Sie Ihre Teilnehmer ein

Möglicherweise haben Sie Ihr Meeting perfekt geplant und einige Etikette-Regeln erstellt, um es auf Kurs zu halten. Wenn Ihre Teilnehmer jedoch nicht beschäftigt sind, ist Ihr Meeting nicht so erfolgreich wie es sein könnte. Glücklicherweise haben wir einige Tricks, mit denen Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer fördern können:

  • Weisen Sie den Teilnehmern Jobs zu. Wenn jeder Teilnehmer während Ihres Treffens eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen hat, steigt das Engagement automatisch. Sie könnten z.B. ein Teammitglied bitten, alle während einer Brainstorming-Sitzung geteilten Ideen aufzuschreiben, und ein anderes Teammitglied bitten, eine Diashow-Präsentation durchzuführen.

  • Stellen Sie konkrete Fragen. Eine weitere Möglichkeit, das Engagement der Teilnehmer zu fördern, besteht darin, die Meinung bestimmter Personen einzuholen. Diese Strategie funktioniert besonders gut bei schüchternen Teammitgliedern, die sich normalerweise nicht wohl dabei fühlen, ihre Meinung zu äußern. Ziehen Sie sie in das Gespräch mit ein, indem Sie sie fragen, was sie über ein bestimmtes Thema denken.

  • Verwenden Sie auffälliges Bildmaterial. Überzeugende visuelle Darstellungen können auch Teammitglieder in Ihre Besprechungen einbeziehen. Wenn Sie über komplexe Arbeitsabläufe sprechen, versuchen Sie, diese über die Bildschirmfreigabefunktion Ihrer Online-Meeting-Plattform zu veranschaulichen. Wenn Sie vorhaben, detaillierte Metriken gemeinsam zu nutzen, erstellen Sie eine Grafik, damit die Informationen leichter gemerkt werden können.

Einige der Dinge, die wir bereits besprochen haben — sich Zeit für Smalltalk zu nehmen, jedes Treffen mit Einführungen zu beginnen usw. — können ebenfalls dazu beitragen, das Engagement zu steigern.

 

5. Follow-up nach dem Meeting

Zu guter Letzt sollten Sie nach Abschluss Ihrer Online-Sitzung mit jedem Teilnehmer in Kontakt setzen.Dies ist normalerweise am einfachsten per E-Mail möglich.Stellen Sie sicher, dass Ihre Follow-ups Folgendes beinhalten:

  • Klare Anweisungen. Jedes Teammitglied sollte genau wissen, was es nach Ihrem Meeting tun soll. Verstärken Sie dies, indem Sie individuelle Anweisungen in Ihre E-Mail zum Follow-up nach dem Meeting aufnehmen.

  • Vereinbarte Fälligkeitstermine. Sie haben Aufgaben zugewiesen, aber haben Sie auch Fälligkeitstermine angegeben? Stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder Termine für die Aufgaben haben, die Sie ihnen gegeben haben. Auf diese Weise können Fortschritte bei Projekten leicht verfolgt werden.

  • Geplante Check-In-Daten. Wann planen Sie, sich wieder mit Ihrem Team zu treffen? Wenn Sie ein Datum im Voraus festlegen, können alle sicherstellen, dass ihre Zeitpläne klar sind. Geben Sie in Ihrer E-Mail nach dem Treffen alle Check-in-Daten an.

Und vergessen Sie nicht, Ihr Team um das Feedback zu bieten! Wie haben sie den Verlauf des Meetings empfunden? Gibt es etwas, was Sie anders machen könnten, um eine effektivere Zusammenkunft zu gewährleisten? Bitten Sie Ihre Teilnehmer um Einblicke, damit Sie Ihre Prozesse und den digitalen Besprechungsraum verbessern können.

 

ClickMeeting für Online-Zusammenarbeit

ClickMeeting ist eine voll funktionsfähige Online-Meeting-Plattform die von Hunderttausenden von Unternehmen auf der ganzen Welt genutzt wird, um die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern.

Es umfasst wichtige Funktionen wie ein digitales Whiteboard, Bildschirmfreigabe, Abstimmungen und Umfragen, Text-Chat und ein detailliertes Analyse-Dashboard. Besprechungsleiter haben auch Zugriff auf Premium-Optionen, z. B. die Möglichkeit, Moderatoren zuzuweisen und Konversationen zu moderieren.

Aber all diese Funktionen sind einfach zu bedienen! Wir haben hart gearbeitet, um sicherzustellen, dass ClickMeeting das benutzerfreundlichste Tool im Bereich der Online-Meetings ist. Um ein digitales Meeting zu veranstalten:

  1. Loggen Sie sich in Ihrem ClickMeeting-Konto ein. Haben Sie kein ClickMeeting-Konto? Melden Sie sich für eine kostenlose 30-Tage-Testversion an und erhalten Sie Zugriff auf alle Funktionen des Tools.

  2. Klicken Sie auf die schwarze Schaltfläche „Meeting erstellen“ in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms. Wählen Sie dann die Option „Geplantes Meeting“ oder „Jetzt treffen“ aus dem Dropdown-Menü. Die Option „Geplante Meetings“ gilt für Besprechungen, die Sie im Voraus planen möchten. Die Option „Jetzt treffen“ ist für Ad-hoc-Besprechungen vorgesehen, für die keine vorherige Ankündigung erforderlich ist.

  3. Ein weiteres Popup-Menü wird angezeigt. Wählen Sie aus, wen Sie zu Ihrem Meeting einladen möchten, indem Sie auf dessen Namen klicken. Wenn sich ein Kollege nicht im ClickMeeting-System befindet, geben Sie einfach seine E-Mail-Adresse ein, um ihn zu Ihrem Treffen einzuladen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einladen“. Mit ClickMeeting können Sie Treffen von bis zu 25 Menschen veranstalten.

  4. Sobald Sie und Ihr Team in ClickMeeting sind, können Sie mit der Zusammenarbeit beginnen. Klicken Sie auf einen bestimmten Teilnehmer, um ihm Moderatorenrechte zu erteilen, die es ihm ermöglichen, andere Teilnehmer einzuladen, Kollegen stummzuschalten oder die Stummschaltung aufzuheben usw.

 

Wir sollten erwähnen, dass ClickMeeting an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden kann. Wählen Sie die „Galerie“-Ansicht, damit alle Teilnehmer sprechen, ein Brainstorming durchführen und Ideen präsentieren können, oder den „Presenter’s Stream“, um den Moderator zum Mittelpunkt des Meetings zu machen (diese Ansicht eignet sich hervorragend für Online-Kurse, Vorstandssitzungen und Investorengespräche).

Sie haben die Möglichkeit, auch während Ihrer Sitzungen jederzeit zwischen den Ansichten zu wechseln, so dass Sie die Sitzungen auf jede beliebige Art und Weise durchführen können.

 

Jetzt Bessere Online Meetings

Online-Sitzungen sind und bleiben wichtig für die moderne Geschäftswelt — auch nachdem die COVID-19-Pandemie vorüber ist. Warum? Weil sie es den Teams ermöglichen, bequem und schnell zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Um ein effektives Online-Meeting für Ihr Unternehmen durchzuführen, folgen Sie einfach dem in diesem Artikel beschriebenen fünfstufigen Prozess:

  1. Wählen Sie das richtige Werkzeug für die geplante Zusammenarbeit;

  2. Planung und Vorbereitung;

  3. Korrekte Etikette durchsetzen;

  4. Das Publikum einladen;

  5. Follow-up nach dem Meeting.

Suchen Sie immer noch nach einer großartigen Online-Meeting-Plattform? Testen Sie ClickMeeting 30 Tage lang kostenlos. Wir sind sicher, dass Sie die Funktionen unserer Software für die Zusammenarbeit lieben werden!

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Posted by Jacob Thomas

Content writer @ ClickMeeting

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