Die Anzahl vonVideokonferenzen, Online-Meetings, und Webinaren ist in den letzten Monaten sprunghaft angestiegen. Und ehrlich gesagt – das steigt immer noch an. Seit die Pandemie alles auf den Kopf gestellt hat, ging die Zahl der Online-Veranstaltungen in die Höhe. In diesem Artikel werden wir Videokonferenzen als Werkzeug präsentieren und Ihnen zeigen, wie Sie es ins Spiel bringen können! Los geht’s!

 

Bevor wir in die Thematik eintauchen, möchten wir Ihnen einen aktuellen Überblick über das Geschehen in der Branche liefern. Wie wir in unserem letzten Bericht hervorgehoben haben, haben wir jede Woche 375 % mehr Online-Ereignisse festgestellt als vor der COVID-19-Pandemie. Diese Ereignisse haben ein um 560 % größeres Publikum versammelt.

Wir haben hier viele weitere wertvolle Daten für Sie, aber zunächst besprechen wir die Definition einer Videokonferenz.

Wir müssen uns fragen: Was sind Videokonferenz?

 

Was sind Videokonferenzen?

Videokonferenzen sind eine audiovisuelle Form der Online-Kommunikation in Echtzeit, die mit Hilfe von browserbasierten, Desktop- oder mobilen Anwendungen organisiert werden. Diese Technologie hilft dabei, Menschen auf der ganzen Welt miteinander zu verbinden und sich in einem Online-Besprechungsraum zu treffen.

 

Was für einen Zweck hat der Einsatz von Videokonferenzsystemen?

Lange bevor der Lockdown unsere Lebensweise störte, war Videokonferenzen-Software eines der wichtigsten Mittel der Online-Kommunikation im Hinblick auf private Webanrufe mit Familie und Freunden. Am wichtigsten ist es, ein Geschäft und Bildungsaktivitäten zu führen.

Unternehmen jeder Art und Größe haben sich für Videokonferenzen und Webkonferenzen entschieden, um die Kosten für Geschäftsreisen zu senken und Zeit und Ärger zu sparen, die bei der Organisation herkömmlicher Vor-Ort-Meetings in Bürokonferenzräumen anfallen.

Die Einführung einer Videokonferenzlösung in einem Unternehmen war eine Möglichkeit, sich schnell mit Angestellten, Managern, Mitarbeitern, Geschäftspartnern oder Freiberuflern aus allen Teilen der Welt zu verbinden und mit ihnen zusammenzuarbeiten.

Neben anderen Tools für das Projektmanagement, die Zeiterfassung oder das Dokumentationsmanagement ist Videokonferenzsoftware von größter Bedeutung, um im Feld zu bleiben und Geschäftsziele schneller und effektiver zu erreichen.

 

Ein globaler Wechsel zu Online-Meetings

Wir alle wissen, was im März 2020 passiert ist. Alles hat sich über Nacht verändert, und Unternehmen, Schulen, Universitäten, Gesundheitseinrichtungen und NGOs (die Liste geht weiter) mussten sich schnell anpassen.

Diese visuelle Darstellungen von Exploding Topics sagen mehr als Worte:

 

 

 

 

 

Zweifellos sind diese Themen buchstäblich explodiert, was uns veranlasst hat, eine Umfrage über die Nutzung von Webinaren und Videokonferenzplattformen in Zeiten der Pandemie durchzuführen.

Die Ergebnisse, die in unserem ausführlichen Bericht präsentiert werden, sind kristallklar – die neue Realität hat die Landschaft der Geschäftsziele für den Einsatz dieser Technologie verändert.

Die Antworten unserer Befragten lauten wie folgt:

  • Die Durchführung von Geschäftsbesprechungen und die Organisation von Online-Besprechungen mit Mitarbeitern stiegen von 45 % auf 50 %;

  • Projektzusammenarbeit – stieg von 36 % auf 43 %;

  • Die Erzeugung und Förderung von Leads stieg von 12 % auf 17 %;

  • Die Organisation von virtuellen Konferenzen stieg von 11 % auf 15 %;

  • Die Beliebtheit der PR-Kommunikation stieg von 9 % auf 14 %;

  • das Bildungsziel für den Einsatz von Webinaren und Videokonferenzen ist trotz eines leichten Rückgangs von 48 % auf 46 %der Antworten der Befragten immer noch am höchsten;

  • Professionelle Schulungen hingegen verzeichneten einen Anstieg – 41 %vor dem Ausbruch, 44 % nach der Einführung des Lockdowns;

  • Das Gleiche gilt für den Bereich Mitarbeiter-Onboarding und -schulung, wo wir einen Anstieg von 15 % auf 17 %verzeichnet haben.

 

Wie kann ich Videokonferenzen richtig durchführen – 4 Schlüsselelemente

OK, Videokonferenzen und Online-Meetings sind also in Bezug auf die obligatorische Fernarbeit  und den Online-Unterricht. Lassen Sie uns nun einen genaueren Blick auf wichtige Aspekte der Einführung digitaler Treffen in Ihren Arbeitsalltag werfen.

 

1.  Ausstattung

Wenn es um Hardware geht, brauchen Sie natürlich einen Computer oder ein mobiles Gerät. Wir werden bei der Beschreibung von Laptops und Smartphones nicht ins Detail gehen, aber wir können Ihnen auf jeden Fall bei der Wahl zwischen einer einfachen Webcam oder einem komplexen Videokonferenzsystem helfen.

Wir haben sie hier getestet und beschrieben:

 

Kompliziertes System vs. Webcam – Wie Sie Ihre Videokonferenzlösung einrichten

 

2.  Sicherheit geht vor

Die höchste Nachfrage nach Videoanrufen, die wir überhaupt gesehen haben, hat auch eine Anfälligkeit für potenzielle Angriffe offenbart, die in der Geschichte des Internets als Zoombombing in Erinnerung bleiben wird.Was hinter diesem Begriff steckt, besteht darin, virtuelle Besprechungen (Online-Kurse, Geschäftstreffen und andere Arten von Online-Veranstaltungen) durch Trolle zu übernehmen und sie mit höchst unangemessenen Inhalten zu stören, an die sich die Teilnehmer dieser Besprechungen nicht erinnern möchten.

Außerdem kann die Organisation von Online-Veranstaltungen, zu denen alle Zugang haben, zu schädlichen Datenlecks und zur Offenlegung strategischer Pläne gegenüber Konkurrenten führen.

Daher ist die Wahl der richtigen Software für die sichere Durchführung von Online-Meetings der Schlüssel. Stellen Sie sicher, dass die Plattform, die Sie ausgewählt haben, die Sicherung Ihrer zukünftigen Veranstaltungen mit einem Passwort oder einem einzigartigen Token gewährleistet.

Wie in diesem Video:

 

3.  Datenschutz

Wenn Sie innerhalb der EU-Grenzen leben und arbeiten, denken Sie daran, dass Ihre Videokonferenzen den strengen GDPR-Regeln entsprechen sollten.

In dem letzten Urteil vom 16. Juli 2020 hat der Europäische Gerichtshof das Privacy Shield für ungültig erklärt. Es ist ein System, das die Regeln für die Datenübertragung von der EU in die USA festlegt und deren Verarbeitung in den USA legalisiert.

Was bedeutet das für die Online-Meeting-Umgebung? Die meisten Anbieter kommen aus den USA und haben ihre technologischen Zentren auf amerikanischem Boden. Es bedeutet, dass sie herausfinden müssen, wie sie sich an die neue rechtliche Realität anpassen können, da der Schild nicht mehr da ist.

Aus Ihrer Sicht ist es als Online-Meeting-Host der klügste Schritt, eine Plattform zu wählen, deren Server und Datenverarbeitung in Europa angesiedelt sind.

Mehr zu diesem Thema finden Sie in diesem Artikel:

 

The End of the Privacy Shield – What Does it Mean for Online Events?

 

4.  Funktionen

Sobald Sie die richtige Plattform gefunden haben, die Ihnen die höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards garantiert, ist es an der Zeit, dass Sie sich deren Toolset ansehen. Nach welchen Funktionen sollten Sie suchen?

    • Audio- und Videoverbindung – scheint offensichtlich zu sein, aber es lohnt sich, noch einmal zu prüfen, ob Ihre zukünftige Online-Tagungsplattform über alle Voraussetzungen verfügt, um alle Tagungsteilnehmer zu sehen, zu hören und mit ihnen zu sprechen. So wie das hier:

 

 

  • Bildschirmfreigabe Sie können sich ein effizientes Meeting ohne die Möglichkeit, einen Bildschirm freizugeben und zu präsentieren, woran Sie gerade arbeiten, nicht vorstellen.

  • Whiteboard – einfaches, aber sehr nützliches Tool zum Aufschreiben und Visualisieren von Ideen während eines Meetings und zum Speichern der Ergebnisse, um später darauf zurückzugreifen.

  • Chat – eine Gruppe oder ein privates Chatfenster ist nützlich, um Gedanken auszutauschen und Fragen zu stellen, während das Meeting voranschreitet.

  • Meetings-Aufzeichnung – Was wäre, wenn jemand an einer Veranstaltung nicht teilnehmen könnte? Die Aufzeichnung des Ereignisses hilft dieser Person, das Meeting jederzeit zu verfolgen.

 

Sie sind dran

Natürlich gibt es noch eine Vielzahl anderer Tools, die Sie nützlich finden würden, um sich mit Videokonferenzen anzufreunden, aber die oben genannten sind nur ansatzweise vorhanden.

Schüler, Lehrer, Geschäftspartner und Teamkollegen online zu treffen ist derzeit ein Aspekt, den Sie nicht überspringen dürfen. Die Verbindung mit einer Audio-Video-App, die mit Multimedia-Tools ausgestattet ist, ist ein guter Weg, um das zu machen.

Laden Sie unseren Bericht über die neuesten Trends herunter und überprüfen Sie, welche Branchen sich für Webinare, Online-Meetings und Videokonferenzen entschieden haben und was sind ihre Geschäftsziele:

 

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Posted by Jakub Zielinski

Jakub is the Senior Content Marketing Specialist at ClickMeeting.

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