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Oder werfen Sie einen Blick auf die unten angeführte Zusammenfassung.

Online-Events bieten viele Möglichkeiten. Hunderttausende Unternehmen weltweit haben das entdeckt und für viele war die Pandemie der Antrieb, in dieser Richtung etwas zu unternehmen. Online-Events sind sehr vielfältig – Webinare erfreuen sich steigender Beliebtheit, nicht nur im Bildungsbereich, sondern auch für Marketingstrategien von Marken. Sie ermöglichen den einfachen Kontakt und die direkte Ansprache von interessierten Personen.

Natürlich gehen Online-Events auch mit einer Menge Verantwortung einher. Einer der wichtigsten Aspekte, auf die ein Veranstalter von Online-Events achten sollte, ist die Privatsphäre der Teilnehmer und die Sicherheit der Daten, die ihm anvertraut werden.

In unserem aktuellen Bericht schauen wir uns an, wie Online-Datenschutz von den Benutzern selbst angegangen wird und worauf sie besonders achten. Zu diesem Zweck haben wir im Februar 2022 eine Umfrage unter Event-Teilnehmern durchgeführt. Dieses Wissen ist besonders hilfreich aus der Perspektive der Veranstalter. Sie können so schnell herausfinden, was ihr Publikum wirklich erwartet. In dem Bericht gibt es auch bewährte Tipps, wie Sie auf Ihre und die Privatsphäre Ihrer Teilnehmer während Webinaren und Online-Meetings achten können.

Online-Datenschutz ist essenziell

Im Zeitalter von digitalen Bedrohungen ist der Schutz der Daten eine ernste Herausforderung geworden. Gleichzeitig ist in einer Zeit, in der die meisten sozialen Aktivitäten in die virtuelle Welt verlagert werden, die Anzahl der Situationen, die das Risiko erhöhen können, z. B. Bilder oder andere personenbezogene Daten mit unautorisierten Personen zu teilen, gestiegen.

Wir sind uns der Konsequenzen, die es nach sich ziehen kann, bewusst. Gleichzeitig zeigen uns die Meldungen, die von Zeit zu Zeit in den Medien erscheinen, dass in diesem Bereich noch viel zu tun ist. Zudem haben nicht alle Internetnutzer das gleiche Verständnis dieses Problems. Wir bewerten wir also unser Handeln im Hinblick auf den Online-Datenschutz?

Es wird deutlich, dass fast alle Umfrageteilnehmer sich der Wichtigkeit des Datenschutzes während diverser Aktivitäten in der virtuellen Welt bewusst sind. Nur weniger als 2 % der Befragten geben an, dass sie sich nicht um den Schutz ihrer Daten kümmern. Und nur 0,59 % ist es komplett egal. 

Datenschutz während Online-Events

Wir nehmen gern an ihnen teil. Oft braucht es nur ein paar Klicks, um sich für ein Event anzumelden und daran teilzunehmen. Auf der anderen Seite jedoch veranstalten viele Unternehmen Webinare und nutzen sie zum Beispiel als Marketingstrategie.

Natürlich spielen der Inhalt und zum Beispiel die eingeladenen Experten eine essenzielle Rolle für die Teilnehmer. Aber wie wichtig ist Datenschutz für sie? Sind sie bereit, in diesem Bereich Kompromisse einzugehen? Es stellt sich heraus, dass Datenschutz einer der wichtigsten Faktoren ist.

Achten Sie auf den Datenschutz Ihrer Teilnehmer!

Das Gefühl der Privatsphäre überzeugt Teilnehmer, sich zu registrieren und an einem Webinar teilzunehmen. Mehr noch: Es ist die Pflicht des Veranstalters, diese sicherzustellen. Was kann er tun, um den Bedürfnissen seiner Teilnehmer gerecht zu werden? Es gibt so viele Möglichkeiten – angefangen mit der richtigen Wahl der Tools hin zu verantwortungsvollem Verhalten während des Events und schließlich die nach dem Event vorgenommenen Handlungen.

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Eine sichere Webinar-Plattform aus Sicht des Teilnehmers

Wenn wir Software für Webinare und Online-Events wählen, achten wir für gewöhnlich auf die Liste der zur Verfügung stehenden Funktionen, eine stabile Verbindung und eine intuitive Benutzeroberfläche. Dies sind offensichtlich sehr wichtige Punkte, die direkt die Erfahrung sowohl des Veranstalters als auch der Teilnehmer beeinflussen. Wenn wir verschiedene Tools vergleichen, ist es jedoch leicht, einen essenziellen Faktor zu übersehen – nämlich der angemessene Umgang mit Privatsphäre und der Sicherheit der verarbeiteten Daten. Was denken Event-Teilnehmer darüber?

Ist der Schutz der Privatsphäre und Daten wichtig für Sie bei der Auswahl eines Onlinekommunikationstools?

Unsere Daten sind eindeutig. Mehr als 90 % der Befragten achten darauf, dass die Software, die sie verwenden, ihnen eine adäquate Sicherheit garantiert. Dies ist auch eine wichtige Verpflichtung für Veranstalter. Wenn Sie sich nicht nur vor einer möglichen rechtlichen Haftung schützen, sondern Ihren Teilnehmern auch eine komfortable Umgebung zum Arbeiten und Lernen bieten möchten, wählen Sie ein verlässliches Tool, das auf Ihre und die Privatsphäre Ihrer Teilnehmer achtet. 

Beachten Sie die DSGVO

Ein Event-Veranstalter ist gleichzeitig auch der für die personenbezogenen Daten der Teilnehmer Verantwortliche. Die Webinar-Plattform ist die Instanz, die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Gemäß der DSGVO benötigt ein solches Anvertrauen von Daten den Abschluss einer entsprechenden Datenverarbeitungsvereinbarung, die meist im Zuge des Abschlusses einer Vereinbarung mit der Plattform stattfindet. Bevor Sie also ein Webinar durchführen, prüfen Sie, ob der Anbieter eine solche Vereinbarung anbietet, insbesondere, wenn er seinen Sitz außerhalb der EU hat.

Anna Zielińska, Rechtsanwältin bei ClickMeeting

Datenschutz ist eine wichtige Verpflichtung und selbstverständlich auch durch das Gesetzt geregelt. Diesbezüglich finden bestimmte Lösungen Anwendung, unter anderem für bestimmte Organisationen, die innerhalb der Europäischen Union tätig sind. Die DSGVO hat in vielerlei Hinsicht die Art, wie wir personenbezogene Daten speichern und verarbeiten, revolutioniert. Sie ist nicht nur eine Reihe von Vorschriften, die europäische Unternehmen wie ClickMeeting einhalten müssen. Sie ist auch ein Versuch, einen globalen Standard für den Datenschutz festzusetzen. Schon jetzt gehen viele Kunden weltweit mit Zuversicht an die Sache heran und entscheiden sich bewusst für Tools, die die Richtlinien der DSGVO enthalten.

Bereiten Sie ein gutes Registrierungsformular vor

Das Webinar selbst ist nicht alles. Damit ein Event stattfinden kann, müssen sich die Teilnehmer registrieren. Das Registrierungsformular spielt auch aus Sicht des Veranstalters eine wichtige Rolle. Oftmals dient es nicht nur der Registrierung von Teilnehmern, sondern auch der Generierung von Leads.

Daher bitten viele Unternehmen ihre Teilnehmer, Einwilligung zur Nutzung ihrer Daten für Marketingszwecke zu erteilen. Während das Webinar-Marketing große Vorteile bietet, können hier auch gleichzeitig leicht Fehler entstehen.

Der Veranstalter sollte sicherstellen, dass die erteilte Zustimmung bei der Registrierung für ein Webinar mit dem geltenden Recht übereinstimmt. Wenn ein Teilnehmer sich für ein Webinar registriert, geht diese Person eine Vereinbarung über die Teilnahme am Webinar mit dem Veranstalter ein. Fügen Sie also ein verpflichtendes Kontrollkästchen im Registrierungsformular ein, um Zustimmung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu diesem Zweck zu erhalten. Wichtig ist der Hinweis, dass Sie nur Daten erheben können, die wichtig für die Teilnahme am Event sind, also keine Daten wie Arbeits- oder Wohnanschrift. Wenn Sie als Veranstalter andere Daten erheben, muss die Zurverfügungstellung dieser Daten freiwillig erfolgen. Der Veranstalter kann auch freiwillige Zustimmung von Teilnehmern einholen, z. B. für die Übersendung von werblichen Informationen. Mit einer Plattform wie ClickMeeting können Sie ganz einfach die Registrierungsseite anpassen und sowohl verpflichtende als auch freiwillige Zustimmung einholen. So können Teilnehmer entscheiden, welche Informationen sie mit Ihnen teilen möchten. Außerdem können Sie so die rechtlichen Anforderungen einhalten.

Anna Zielińska, Rechtsanwältin bei ClickMeeting

Was denken die Teilnehmer über verpflichtende und zusätzliche Zustimmung? 

Einer von fünf Event-Teilnehmern ist bereit, freiwillig Zustimmung für Marketingzwecke zu erteilen. Das hat hohes Potenzial. Wie man jedoch sehen kann, ist für mehr als 16 % der Befragten der entscheidende Punkt, ob sie an dem Unternehmen oder Produkt interessiert sind. Qualitative Inhalte und effektive Kommunikation können somit großartige Ergebnisse garantieren. 

Denken Sie an die Informationspflichten

Wichtige Dokumente, die die Rechte sowohl der Teilnehmer als auch der Moderatoren/Veranstalter schützen, sind selbstverständlich die Event-AGB und die Datenschutzrichtlinie. Diese Dokumente sollten die Regeln der Teilnahme am Webinar klar definieren und Teilnehmer u. a. über ihre Rechte hinsichtlich des Schutzes ihrer Privatsphäre informieren.

Es ist eine gute Idee, eine Website mit umfassenden Details darüber zu erstellen, wie die personenbezogenen Daten, die während eines Events erhoben werden, behandelt werden. Sie können das in einer kürzen Form, d. h. in Form einer Informationspflicht tun, oder in einer längeren Form, d. h. eine Datenschutzrichtlinie, die die Fragen hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten in allen Aspekten Ihres Unternehmens beschreibt. Die Informationen, die den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden, sollten u. a. Folgendes beinhalten: die Identität und Kontaktdaten des Datenverantwortlichen, d. h. des Veranstalters des Events, der Zweck der Datenverarbeitung, der Zeitraum der Datenspeicherung, Informationen über die Rechte der Teilnehmer, inklusive des Rechts auf Zugang, Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten, und eine Angabe der Institutionen, mit denen solche Daten geteilt werden können.

Anna Zielińska, Rechtsanwältin bei ClickMeeting

Ist dies für die Benutzer relevant? Absolut, wie sich herausstellt.

Die überwiegende Mehrheit der Teilnehmer liest die Event- oder Datenschutzrichtlinien, bevor sie das entsprechende Kontrollkästchen anklicken. Weniger als 12 % überspringen sie und nur für 1,21 % der Umfrageteilnehmer sind sie nicht relevant. 

Achten Sie auf die Teilnehmerdaten im Event-Raum

Welche Daten stellen Benutzer zur Verfügung, wenn sie sich bei einem Event anmelden? Es zeigt sich, dass die meisten von ihnen es bevorzugen, zumindest teilweise anonym zu bleiben. Wenn möglich, gibt mehr als die Hälfte von ihnen nur einen Benutzernamen und eine E-Mail-Adresse ein. Nur 4 % verwenden ihren vollständigen Namen.

Der Veranstalter spielt eine wichtige Rolle dabei, dass Teilnehmer sich sicher fühlen. Mit der Auswahl der richtigen Plattform, die die entsprechenden Optionen bietet, kann er dies erreichen. Diese Optionen enthalten das Verbergen der Teilnehmerdaten vor der Öffentlichkeit (z. B. im Chat-Fenster oder während F&A-Sitzungen). Es zeigt sich, dass auch dies aus Sicht der Teilnehmer wichtig ist. 

Ist Privatsphäre während der Teilnahme an Webinaren (z. B. Verbergen Ihres Namens in der Teilnehmerliste) wichtig für Sie? 

Informieren Sie die Teilnehmer über Event-Aufnahmen

Die Aufnahme von Events ist eine extrem wichtige Funktion. Mithilfe dieser Funktion können Sie Videomaterial erstellen, das dann mit den Teilnehmern sowie Personen, die sich registriert, jedoch nicht am Event teilgenommen haben, oder auf komplett anderen Kanälen geteilt werden kann. Gleichzeitig kommt es oft vor, dass Bilder oder personenbezogene Daten von anderen Personen in der Aufzeichnung vorkommen (z. B. wenn Sie einen Webinarteilnehmer bitten, das Wort zu ergreifen, oder ein Online-Meeting mit Ihren Kollegen oder Studenten aufnehmen).

Die Teilnehmer nicht zu informieren, dass das Event aufgenommen wird, ist der schwerwiegendste Fehler, den ein Event-Veranstalter machen kann. Es zeigt sich, dass das sehr wichtig für Event-Teilnehmer ist.

Die Umfrage wurde von ClickMeeting im Februar 2022 mit 510 stichprobenartig ausgewählten Online-Event-Teilnehmern durchgeführt. Die Gruppe bestand zu 52 % aus Frauen und 48 % aus Männern in unterschiedlichen Altersgruppen – 18–34 Jahre 26 %, 35–54 Jahre 35 %, über 55 Jahre 39 %. 

 

Haben Sie auf die Privatsphäre / den Datenschutz Ihrer Teilnehmer geachtet? Eine schnelle Checkliste für den Veranstalter

Wie Sie sehen können, ist der Schutz der Privatsphäre und der Daten der Teilnehmer ein extrem wichtiges Thema, das nicht nur eine rechtliche Verpflichtung für Veranstalter darstellt, sondern es wird auch von den Teilnehmern von Online-Events selbst thematisiert. Die Sicherstellung eines sicheren Raumes muss nicht schwierig sein. Nachfolgend finden Sie ein paar Basis-Elemente, die Sie beachten sollten.

  1. Wählen Sie eine sichere Plattform: Denken Sie daran, dass Sie als Veranstalter der Datenverantwortliche für die personenbezogenen Daten Ihrer Teilnehmer sind. Die Plattform ist jedoch verantwortlich für die Verarbeitung dieser Daten. Achten Sie auf die Sicherheitsprozesse, die sie anbietet. Vergewissern Sie sich, dass sie die aktuellen rechtlichen Standards erfüllt.

  2. Reduzieren Sie die benötigten Daten auf ein absolutes Minimum: Die personenbezogenen Daten, die Sie von Ihren Teilnehmern erfragen, sollten nur in dem Umfang erhoben werden, wie es für einen bestimmten Zweck notwendig ist, z. B. die Teilnahme an einem Webinar.

  3. Erstellen Sie Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien: Seien Sie transparent und bieten Sie Ihren Teilnehmern so viel Informationen wie möglich darüber, wie sie am Event teilnehmen können und wie ihre personenbezogenen Daten gespeichert und verarbeitet werden.

  4. Geben Sie verpflichtende und freiwillige Zustimmung an: Zustimmung von Teilnehmern zu erhalten, ist einfach. Sie können die entsprechenden Kontrollkästchen auf der Registrierungsseite verwenden. Sie sollten auch entscheiden, welche Zustimmung verpflichtend und welche freiwillig ist.

  5. Nutzen Sie den Raum: Eine gute Webinar- und Online-Meeting-Plattform gibt Ihnen viele Möglichkeiten, mit Ihrem Publikum zu interagieren. Sie können Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, Privatsphäre, Urheberrecht und Unternehmensgeheimnisse nicht nur auf der Registrierungsseite, sondern auch im Warteraum oder automatischen Mailings anzeigen.

  6. Sichern Sie Ihr Event: Während eines Webinars können Sie Ihr Wissen teilen und oft zusätzliche Inhalte anbieten. Wenn Sie dies schützen wollen, sichern Sie Ihr Event mit einem Passwort oder einem einmaligen Token.

  7. Informieren Sie Teilnehmer über Event-Aufnahmen: Wenn Sie Ihr Event aufnehmen möchten, teilen Sie dies den Teilnehmern direkt am Anfang mit. Fügen Sie in Ihre Datenschutzrichtlinien zum Beispiel ein, wie Sie die Aufnahmen verwenden werden.

  8. Verbergen Sie die Identität der Teilnehmer: Mit einer der verfügbaren Optionen können Sie die Teilnehmerdaten verbergen, z. B. auf der Teilnehmerliste oder im Chat-Fenster. In dem Fall erscheinen statt des Vornamens oder Vor- und Nachnamens nur die Initialen und der Rest der Buchstaben wird durch Sternchen ersetzt. Wie unsere Umfrage zeigt, erwarten viele Teilnehmer dies.

Haftungsausschluss. Die Informationen zu den rechtlichen Aspekten für die Veranstaltung von Webinaren in dieser Anleitung basieren auf EU-Recht. Wenn Sie die ClickMeeting-Plattform im Europäischen Wirtschaftsraum nutzen und bestimmte Funktionen innerhalb der Plattform verwenden, ist es wahrscheinlich, dass die oben genannten Verpflichtungen für Sie gelten.

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Posted by Paweł Łaniewski

Paweł is the Content Expert at ClickMeeting.

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