Видеоконференции быстро стали лидером в экономике в условиях COVID-19. Раньше мы медленно адаптировались к новым реалиям с удаленными рабочими местами. Но теперь пандемия ускорила планы компаний по внедрению гибких рабочих механизмов.
Поиск лучшей онлайн-платформы для встреч своей команды может стать серьезной встряской. Существует масса вариантов, новых и старых (помните Skype для бизнеса?). Зачастую бывает трудно понять, что лучше всего подходит для ваших нужд и нужд вашей команды.
Table of Contents
Преимущества платформ для онлайн-конференций
Ни для кого не секрет, что платформы для онлайн-конференций набирают обороты во многом благодаря пандемии COVID-19. Но виртуальные встречи имеют свои преимущества и в обычное время, поскольку позволяют быть на связи и сотрудничать даже тогда, когда это физически невозможно. С 2005 года количество удаленных рабочих мест выросло на 159%, что потребовало использования виртуальных средств коммуникации. Кроме того, полностью удаленная работа – это самая популярная форма гибкой организации труда.
Видеоконференции имеют более личный характер, чем телефонный звонок. Для сотрудников на удаленке — а сейчас все, кто может, стараются организовать рабочее место дома — человеческое взаимодействие приветствуется и востребовано в большой степени. Платформы для онлайн-конференций исключают риск неверно истолковать письменные сообщения и позволяют людям улавливать невербальные сигналы: тон, выражение лица, жесты рук и многое другое. На самом деле, более половины нашего общения составляет язык тела, а 38% – тон голоса. Исследования показали, что когда вербальная коммуникация сочетается с невербальными сигналами, мы обрабатываем эту информацию более эффективно.
Платформы для онлайн-конференций – это инструменты командной работы, которые облегчают и повышают эффективность работы в группе. Они не требуют координации расписания целой команды сотрудников, командировок, поиска места проживания. Вы просто отправляете ссылку, по которой каждый может присоединиться, не выходя из своего офиса, дома или любого иного места, где он работает. Это также экономит значительную сумму бюджета на поездки.
Важность выбора лучшей онлайн-платформы для вашего бизнеса
В одном из отчетов App Annie указано, что во всем мире количество загрузок бизнес-приложений достигло 62 миллионов в течение недели с 14 по 21 марта 2020 года. Это был самый большой результат одной недели за всю историю: на 45% больше, чем неделей ранее, и на 90% больше, чем в среднем за неделю в 2019 году.
По мере того как потребители и малый бизнес используют все больше цифровых инструментов во время пандемии COVID-19, все важнее становится выбор правильных инструментов. Не каждый бизнес имеет одинаковые потребности, и не каждый инструмент создается одинаково.
Чтобы внедрить новый инструмент, требуется время, терпение и деньги, особенно если это касается реализации в рамках всей организации. Это также требует большой заинтересованности и гибкости от сотрудников, поэтому важно сделать правильный выбор и придерживаться его. Вы ведь не хотите отрывать сотрудников от более важных деловых вопросов. Регулярное тестирование новой платформы для онлайн-конференций – это не лучшее использование их времени.
Функции, которые должна иметь платформа для онлайн-конференций
Еще до пандемии существовало множество платформ для онлайн-конференций на выбор. Большинство из них имеют то же самое базовое предложение — инструменты для виртуальных встреч. Но некоторые платформы создали дополнительные функции, чтобы сделать онлайн-конференции более эффективными, продуктивными и вовлекающими. Вот некоторые ключевые функции, на которые следует обратить внимание при выборе платформы для онлайн-конференций:
Возможность проведения мероприятий для больших групп
Согласно нашему отчету, в первый месяц пандемии онлайн-мероприятия, организованные с помощью ClickMeeting, собрали более 3,2 миллиона участников. В позапрошлом году их было всего 870 579. Такой рост количества людей, пользующихся платформами для виртуальных конференций, составил более 267%.
Поскольку все больше людей используют платформы для онлайн-конференций, у вас должна быть возможность организовать встречи больших групп. Даже если ваша команда сейчас невелика, существует вероятность, что она вырастет или вам придется сотрудничать со сторонними организациями. Вот почему важно найти платформу для онлайн-конференций, на которой вы сможете работать в любом формате – от встреч тет-а-тет до групп из нескольких десятков людей.
С помощью ClickMeeting до 25 членов команды могут видеть, слышать и разговаривать друг с другом в одном сессионном зале.
Легкий общий доступ к экрану
Если вы когда-либо участвовали в веб-конференциях, вы знаете, как важно предоставить доступ к экрану участникам мероприятия. Такая функция помогает вашей аудитории следить за презентациями или пошаговыми руководствами, не говоря уже о том, что это помогает участникам повторить любое действие, которое вы делаете на своем экране.
Вы обнаружите, что на многих платформах для онлайн-конференций есть такая функция. Но иногда участникам тоже нужно предоставить доступ к своему экрану. И если ваша платформа не может обеспечить общий доступ к экранам участников, вы рискуете тем, что придется отправлять документы по электронной почте, загружать, а затем отображать файлы на вашем экране.
С помощью ClickMeeting любой человек в сессионном зале может предоставить доступ к своему экрану без лишней суеты. Все, что нужно сделать участнику – это нажать на значок общего доступа к экрану рядом со значками камеры и микрофона в нижней части своего экрана, и все! Он транслирует свой экран всей группе. Обратите внимание, что только один участник может предоставить доступ к своему экрану одновременно, поэтому вам придется позволить участникам предоставлять общий доступ к экрану по мере необходимости.
Инструменты для представления контента во время конференции
В отношении совместного предоставления доступа к экрану и презентации, лучшие платформы для онлайн-конференций также предлагают функции, которые позволяют транслировать контент во время конференции. На ClickMeeting есть три специальные функции, которые позволяют вам сделать именно это:
Презентация
Функция презентации на ClickMeeting позволяет вам подкреплять ваши слова контентом в любом формате. В дополнение к отображению традиционной презентации в PowerPoint вы также можете загружать любые другие файлы, такие как графические файлы, электронные таблицы и видео.
Видео
Проигрывание видеоклипа непосредственно с YouTube поможет вашей аудитории отвлечься. Это бывает умопомрачительно скучно – присутствовать на виртуальной конференции, на которой кто-то все время бубнит в пустоту. Мультимедийный подход, включая видео (да, у вас есть аудио и видео) может поднять настроение во время мероприятия и дать вашей аудитории отдохнуть от монотонного доклада.
Маркерная доска
Возможно, самым крутым инструментом для презентации контента на ClickMeeting является маркерная доска. С ее помощью вы можете создать макет своего контента с нарисованными от руки виртуальными иллюстрациями и разметками, делать заметки или рисовать вспомогательные изображения во время встречи. Вы даже можете привлечь участников к участию в работе, поощряя их сотрудничать и рисовать на доске вместе. Вы не художник? Используйте текстовые поля, фигуры и ластик.
Несколько вариантов коммуникации и взаимодействия
Когда вы думаете о платформах для онлайн-конференций, вы наверняка представляете себе ведущего мероприятие и участников во время прямой трансляции. Зачастую ведущий берет на себя инициативу, а участники участвуют по мере необходимости. Но есть множество способов вовлечь участников в виртуальную конференцию, особенно в случае больших по размеру групп.
Чат
Множество инструментов предлагают возможность живого чата с группой. Однако иногда участникам необходимо пообщаться с ведущим или докладчиком в ходе личной беседы, один на один. ClickMeeting справится и с этим! Помимо потоковой передачи видео и аудио, на платформе есть окно чата, где вы можете общаться со всей группой или отправлять прямые сообщения отдельным членам команды, не отвлекая остальных членов группы.
Опросы и тесты
Групповое взаимодействие – это всегда достаточно сложная задача, если речь идет о виртуальных конференциях. Именно поэтому важно искать инструменты, которые позволят всем вашим посетителям принять участие в работе мероприятия. Опросы и тесты дают им возможность взаимодействовать во время презентации, а вам – получить важную обратную связь и отзывы.
Если вы хотите устроить голосование по какому-то вопросу, нет лучшего способа сделать это, как с помощью инструмента опроса, например такого, который предлагает ClickMeeting.
Запись
Все более распространенной становится асинхронная коммуникация, и эта концепция применима и к виртуальным конференциям. Существует множество причин, по которым кто-либо из участников не может присутствовать на запланированной встрече: появилась другая встреча, он должен обучать детей на дому во время пандемии или он живет в другом часовом поясе и поэтому не может запланировать эту встречу.
Именно поэтому вам нужна платформа для онлайн-конференций, где можно осуществлять запись конференций. Вы всегда можете записать мероприятие и отправить запись членам команды, которые не присутствовали на встрече. Это также дает вам возможность посмотреть видео самостоятельно и проанализировать, какие свои навыки вы можете улучшить на будущее.
Защита и безопасность
Вы, наверное, читали о том, что у приложения Zoom существуют проблемы с безопасностью. Таким проблемам даже дали название – «зумбомбинг». Использование платформы для онлайн-конференций без надежной защиты и обеспечения безопасности может подвергнуть риску вас, ваших участников и вашу компанию. Троллинг и кибератаки в Интернете действительно существуют.
«Однажды кто-то случайно подключился к нашей встрече! Это было очень странно, и мы не поняли, как это произошло», – вспоминает Рианнон Мур из Evopure, которая производит органическое масло каннабидиол. «Должно быть, это был случай с похожими идентификаторами и паролями Zoom, кто знает!»
С помощью ClickMeeting участники могут получить доступ к вашим услугам конференц-связи тремя способами:
Открытый для всех доступ: любой, кто получит ссылку на вашу переговорную, может присоединиться.
Защита доступа паролем: вы предоставляете один пароль для всех, и этот пароль включен в приглашение, отправленное по электронной почте.
Защита доступа токеном: присвойте каждому человеку токен, который позволяет ему присоединиться к уникальному коду со сроком действия, истекающим после использования.
При выборе типа доступа для вашего мероприятия мы настоятельно рекомендуем защитить его паролем по вашему выбору или уникальным токеном, а не оставлять его открытым для всех пользователей Интернета. Это наиболее безопасный способ оградить ваше мероприятие от возможных атак, так как индивидуальный код автоматически становится недействительным после его использования.
Гарантия качества
«Привет! Ты меня слышишь?» «Я тебя вижу, но не слышу». «Теперь изображение подвисает». «Подожди, я перезагружусь и снова войду».
Знакомый диалог? Это очень распространенное явление в виртуальном пространстве. Какими бы передовыми не были технологии, некоторых подводных камней не избежать.
Если только вы не сможете проверить наличие звука и изображения перед встречей. С помощью ClickMeeting вы можете протестировать свой микрофон и видеосвязь и убедиться, что готовы к мероприятию.
Если у вас есть возможность проверить качество аудио и видео до начала конференции, это означает, что вы можете сразу же приступить к работе, а не ждать, пока технические трудности сами собой разрешатся. А участники вашего мероприятия получат хорошее впечатление от вашей профессиональной работы.
Предварительная настройка мероприятия
Время – это самое ценное, что есть в нашей жизни. Мы все пытаемся найти оптимальный баланс между работой и личной жизнью, и никто не хочет тратить время впустую, пока вы копаетесь в программном обеспечении для онлайн-конференций, обмениваетесь ссылками и устанавливаете разрешения. Нужно подготовиться к мероприятию заранее и уважать как свое время, так и время своих товарищей по команде. Именно поэтому стоит найти лучшую платформу для онлайн-конференций, которая предлагает расширенную предварительную настройку мероприятий.
В ClickMeeting вы можете сделать несколько действий, чтобы подготовиться к началу встречи. Это поможет вам провести мероприятие плавно от начала до конца. Эти несколько действий включают следующее:
- загрузку вашей презентации;
- создание опроса для участников;
- добавление видео с YouTube;
- создание кнопок CTA.
В ClickMeeting мы называем такие настройки «этапами», и если вы захотите повторить настройку своей переговорной для другой сессии, вы можете сделать это быстро и легко.
Синхронизация макетов
Изучать новые интерфейсы сложно, независимо от того, насколько «интуитивен» каждый из них. С помощью ClickMeeting вы управляете интерфейсом с синхронизированными макетами, ограничиваете ненужные индивидуальные настройки, которые отвлекают от интернета и телефонных звонков.
Это дает вам полный контроль над внешним видом вашего мероприятия и видом, который отображается у ваших участников.
С функцией синхронизации макетов на ClickMeeting вы можете:
Сделать окно чата больше, чтобы каждый мог следить за обсуждением и быстро реагировать на вопросы.
Скрыть окно чата, чтобы сосредоточить внимание участников на вашей презентации.
Вы можете закрепить, открепить, увеличить, уменьшить или убрать панель проверки параметров аудио и видео.
Транслировать своим участникам тот макет, который отображается на вашем экране.
Какая же платформа лучше всего подходит для онлайн-конференций?
Конечно же, наше мнение субъективно, но ClickMeeting имеет все самые продвинутые функции, которые необходимы платформе для онлайн-конференций. Компаниям, у которых есть потребность в проведении виртуальных конференций, следует искать следующие функции:
- возможность проведения мероприятий для больших групп;
- легкий общий доступ к экрану;
- инструменты для представления контента во время конференции;
- несколько вариантов коммуникации и взаимодействия;
- защита и безопасность;
- гарантия качества;
- предварительная настройка мероприятия;
- синхронизация макетов.
Начните с ClickMeeting
Зарегистрируйте 30-дневную бесплатную версию учетной записи на ClickMeeting, чтобы изучить наши расширенные функции и улучшить коммуникацию и сотрудничество в ваших командах.
Loading...
