Breakout Rooms – Jak korzystać z podpokoi podczas wydarzenia online

Podzielenie wydarzenia online na kilka mniejszych, zamkniętych sesji odbywających się w tym samym czasie to idealny sposób na stworzenie większej przestrzeni do interakcji dla studentów lub kursantów w celu zbadania konkretnego tematu. Breakout rooms, czyli Podpokoje, to narzędzie, które pomoże Ci to osiągnąć. W poniższym artykule pokażemy Ci, jak to zrobić.

Zanim jednak wyruszymy zbadać nowe tereny, sprawdźmy, co kryje się pod tym terminem. Czym są podpokoje? Dlaczego są tak istotne w prowadzeniu wydarzeń online w celach edukacyjnych?

Breakout rooms – Czym są podpokoje?

Breakout rooms, czyli Podpokoje to udostępniane przez platformy do wideokonferencji narzędzie, które pozwala organizatorowi podzielić uczestników wydarzenia i rozdystrybuować ich do mniejszych pokoi, gdzie mogą pracować nad konkretnym projektem lub zadaniem. Podpokoje to zamknięte, interaktywne sesje, gdzie wszyscy uczestnicy mogą włączyć kamery oraz mikrofony, udostępniać swoje ekrany oraz omówić wyniki swojej pracy.

Jakie korzyści płyną z podpokoi? Jak dowiedzieć się, że są one przeznaczone dla Ciebie?

Przeniesienie edukacji oraz komunikacji biznesowej do świata online jest obecnie nieuniknione, ale też niezwykle korzystne.  Biznes związany z e-learningiem oraz szkoleniami online rozwijał się stabilnie na długo przez „trzęsieniem ziemi” spowodowanym przez pandemię koronawirusa.

Jednak obecnie organizowanie wirtualnych zajęć lub sesji szkoleniowych przez platformy do spotkań online jest jedynym wyjściem.

Jeśli chcesz w całości zastąpić stare, dobre nauczanie oraz szkolenia na żywo ich cyfrowym następcą, wdrożenie niezawodnej platformy do wideo konferencji jest zaledwie początkiem.

A więc, jeśli kontynuujesz…

Nauczanie studentów online…

Z pewnością będziesz potrzebować funkcji, która pomoże Ci przydzielić ich do mniejszej, wirtualnej klasy. Przykładowo, jeśli jesteś wykładowcą na uniwersytecie, będziesz musiał zebrać (około) setki studentów w jednym wydarzeniu online, które zastąpi tradycyjną salę wykładową.

W ramach wykładu możesz stworzyć osobne grupy warsztatowe i przypisać studentów do poszczególnych sesji do rozpoczęcia wspólnej nauki. Podpokoje to najłatwiejszy sposób na osiągnięcie tego celu.

Z kolei, jeśli Twoja praca to…

Organizowanie profesjonalnych sesji szkoleniowych…

To okaże się, że to niezwykle przydatna funkcja. Wyobraź sobie ponad 300 osób zapisanych na Twój kurs „Zostań programistą Pythona”. Ponieważ Twoim celem jest wprowadzenie nowicjuszy do świata programowania, wstęp do podstaw będzie dokładnie taki sam dla wszystkich.

Jednak w trakcie kursu możesz stwierdzić, że chcesz wprowadzić pracę nad kodem w małych grupach i otrzymać od użytkowników prostą aplikację na zakończenie szkolenia. To moment, w którym sesje w podpokojach wchodzą do gry!

A co, jeśli Twoja branża to…

Praca zdalna nad projektami

Tak – ani nie uczysz, ani nie szkolisz innych osób, ale zarządzasz zdalnym zespołem, który pracuje nad złożonymi projektami. Przypuśćmy, że Twoja firma chce wprowadzić na rynek zupełnie nowy produkt, który wymaga zaangażowania różnych działów.

Prowadzenie sesji burzy mózgów, gdzie dziesiątki osób mają coś do powiedzenia, to przedsmak chaosu i frustracji. Jednak podział uczestników na, przykładowo, dziesięcioosobowe zespoły, to najrozsądniejsza taktyka.

I oto moment, w którym stworzenie podpokoi dla większej publiczności, staje się oczywistym ruchem.

Aż w końcu, podpokoje zostają Twoim naturalnym sprzymierzeńcem, gdy rozważasz…

Prowadzenie interaktywnych warsztatów podczas wirtualnych konferencji

Przeniesienie stacjonarnej konferencji do świata online to stały element dzisiejszego krajobrazu. W zamierzchłych czasach tradycyjne wydarzenia, prowadzone w murowanych obiektach, pozwalały uczestnikom na branie udziału w tematycznych warsztatach organizowanych na mniejszych scenach (w cieniu sceny głównej).

Podzielenie ogromnego, wirtualnego wydarzenia na osobne podpokoje wpisuje się idealnie w ten scenariusz! Jeśli organizujesz konferencję o digital marketingu, stworzenie mniejszych podpokoi na warsztaty o SEO, content marketingu czy mediach społecznościowych to strzał w dziesiątkę.

Jak stworzyć podpokoje

Bez względu na to, czy jesteś:

• Nauczycielem online,
• Szkoleniowcem online,
• Menedżerem zdalnego zespołu,
• Czy organizatorem konferencji online…

…powinieneś podążać tymi samymi krokami, aby stworzyć podpokoje dla swojego wydarzenia online. Jak już mówiliśmy – to dziecinnie proste!

Krok 1: Stwórz wydarzenie online

Po zalogowaniu się do panelu konta ClickMeeting najedź na przycisk „Stwórz webinar” i wybierz opcję „Webinar na żywo”.

Krok 2: Dopracuj szczegóły swojego wydarzenia

Nadaj nazwę swojemu cyfrowemu zgromadzeniu, ustaw poprawną datę, godzinę oraz strefę czasową. Następnie zdecyduj, czy chcesz, aby wydarzenie było dostępne dla wszystkich, chronione hasłem lub unikalnym tokenem, a może wymagało uiszczenia opłaty za dostęp.

NASZA WSKAZÓWKA – pod tym linkiem znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć o płatnych wydarzeniach.

Gdy wszystko gotowe, zapisz zmiany i roześlij zaproszenia.

Krok 3: Zaproś uczestników na wydarzenie

Kolejny krok to wysłanie zaproszeń na wydarzenie online, aby chętni studenci, kursanci oraz członkowie zespołu zdecydowali się na nie zarejestrować.

Możesz wybrać spośród kilku dostępnych opcji, ale na tym etapie najlepszą będzie standardowe „Skopiuj i wklej”.

Krok 4: Dołącz do wydarzenia i stwórz podpokoje

Gdy nadejdzie czas na rozpoczęcie Twojej sesji online, dołącz do pokoju wydarzenia. Gdy już się tam znajdziesz, przesuń kursor do menu po lewej stronie ekranu. Na samym dole listy znajdziesz funkcję „Podpokoi”.

Tak jak podpowiada Ci intuicja, kliknięcie przycisku „Dodaj” to Twój kolejny ruch.

Gdy klikniesz przycisk, na ekranie pojawi się poniższe okno:

Możesz ustawić tutaj liczbę (maksymalnie 20) podpokoi oraz zdecydować, jak długo będą trwały w nich sesje. Czy Twoi uczestnicy powinni pracować w grupach 30, 40, 60 minut, a może aż 10 godzin? Wybór należy do Ciebie!

Gdy wszystko gotowe, kliknij przycisk “Stwórz”, a następnie…

Krok 5: Zarządzaj podpokojami

Na tym etapie możesz zdecydować, jacy uczestnicy dołączą do wybranych podpokoi. Aby wszystko wyglądało profesjonalnie, nadaj każdemu podpokojowi odpowiednią nazwę, zamiast zostawiać wygenerowany automatycznie tytuł „PODPOKÓJ 1” lub „PODPOKÓJ 2”.

Następnie przypisz uczestników do wybranych przez Ciebie podpokoi. Jeśli chcesz, aby akcja ta była przypadkowa, kliknij przycisk „Przypisz losowo”.

Jeśli chcesz mieć pełną kontrolę nad składem grup, kliknij wybranych uczestników. Możesz zrobić to w szybszy sposób, przytrzymując przycisk Shift na klawiaturze. Następnie przypisz uczestników do wybranego podpokoju za pomocą przytrzymywania ich imion i upuszczania w odpowiednich miejscach. Jeśli to konieczne, powtórz tę czynność z pozostałymi uczestnikami. Gdy zmienisz zdanie, kliknij wybraną osobę i przesuń ją do innego pokoju.

Gdy zakończysz rozdzielać uczestników do stworzonych podpokoi, możesz rozpocząć w nich sesje, klikając przycisk „Otwórz wszystkie podpokoje”.

I tyle! Twoi studenci, kursanci lub członkowie zespołu mogą teraz w pełni skupić się na przydzielonych zadaniach.

Krok 6: Prowadź sesje w podpokojach

Na tym etapie należy również pamiętać, że każda stworzona sesja w podpokoju działa jak spotkanie online na platformie ClickMeeting. Sprowadza się to do tego, że nawet 25 osób może zebrać się w pokoju i interaktywnie współpracować ze sobą dzięki włączonym kamerkom oraz mikrofonom.

Tak, Twoi uczestnicy mogą się widzieć, słyszeć oraz rozmawiać ze sobą. To jednak nie wszystko! Każdy uczestnik może udostępnić swój ekran, aby omówić dokumenty lub fragment oprogramowania, rysować pomocne wizualizacje oraz zapisywać dodatki na cyfrowej Tablicy lub oglądać wyświetlane przez prowadzących prezentacje, dokumenty Word, arkusze lub filmy!

Dla Ciebie jako organizatora niezwykle ważne jest, aby stanąć na wysokości zadania i mieć wszystkie podpokoje pod kontrolą. Możesz, przykładowo, zdecydować, do której sesji chcesz dołączyć lub udzielić komuś pomocy.

Listę otwartych podpokoi znajdziesz w menu po lewej stronie:

Możesz również komunikować się z wszystkimi uczestnikami jednocześnie. Wysyłaj krótkie wiadomości uczestnikom w podpokojach, aby przekazać grupom ważne informacje bez konieczności dołączania do każdego pokoju po kolei.

Wystarczy, że wrócisz do okna, gdzie możesz zarządzać wszystkimi podpokojami i klikniesz przycisk „Wyślij wiadomość do wszystkich”:

W dedykowanym oknie możesz wpisać swoją wiadomość, którą zobaczy każdy uczestnik – bez względu na to, w którym podpokoju się znajduje.

Jeśli któryś z Twoich uczestników potrzebuje pomocy, a Ty znajdujesz się aktualnie w innym podpokoju, to może on poinformować Cię o tym, klikając status „Potrzebuję pomocy” w oknie czatu.

Krok 7: Dodaj więcej czasu do sesji w podpokoju

Przypuśćmy, że sesja burzy mózgów w podpokoju ustawiona jest na godzinę, ale może być to niewystarczająca ilość czasu dla każdej z grup. Co, jeśli okaże się, że Twoi uczestnicy nie zdążyli wykonać swoich zadań i potrzebują dodatkowe 20 lub 30 minut?

Dobra wiadomość jest taka, że wzięliśmy pod uwagę to, abyś nie stał się więźniem źle oszacowanego czasu.

Na krótko przed tym, gdy sesja w podpokoju dobiega końca, zauważysz poniższe powiadomienie:

I co powiesz na to? Możesz dodać tyle czasu, ile potrzebują Twoi uczestnicy!

Jeśli jesteś gotowy do zakończenia sesji w podpokojach, uczestnicy zostaną automatycznie przeniesieni z powrotem do głównego pokoju. I voilà – Twoje wydarzenie online podzielone na podpokoje zakończyło się sukcesem!

Dlaczego ClickMeeting to najlepsza platforma do organizowania sesji w podpokojach?

Podsumowując, podpokoje to niezastąpione narzędzie, pozwalające podzielić wydarzenie na mniejsze, bardziej interaktywne grupy:

• Wirtualne zajęcia;
• Sesje szkoleniowe;
• Spotkania zespołów zdalnych;
• Interaktywne warsztaty.

Gdy tylko dołączysz do wydarzenia online, z łatwością stworzysz do 20 podpokoi, gdzie nawet 25 osób może skupić się na bardziej produktywnej metodzie nauczania.

W wydarzeniach podzielonych na mniejsze grupy dysponujesz wszystkimi funkcjami znanymi Ci ze spotkań:

• Możliwość włączenia kamery i mikrofonu przez każdego z uczestników;
• Udostępnianie ekranu dostępne dla wszystkich osób w podpokoju;
• Rysowanie na tablicy – również dla każdego!

To jednak nie wszystko! Podpokoje są:

• Bardzo dobrze chronione – ich adresy URL nie są publiczne, więc nie pojawią się na nich nieproszeni goście;

• W 100% oparte na przeglądarce internetowej, więc Twoi uczestnicy nie są zobligowani do instalacji oprogramowania przed dołączeniem do wydarzenia;

• Łatwe w obsłudze – organizator, prezenterzy oraz uczestnicy mogą brać udział w wydarzeniach za pomocą urządzeń mobilnych – poprzez aplikację mobilną lub przeglądarkę mobilną.

Jak rozpocząć organizację wydarzeń w formie podpokoi?

Podpokoje są dostępne w planach Live oraz Automated (dla 50 uczestników i większych).

Wybierz swój plan jeszcze dziś!