Jak skutecznie wdrożyć pracę hybrydową w organizacji? Relacja z webinaru

Co zrobić, aby praca w modelu rozproszonym była zarówno efektywna, jak i satysfakcjonująca? Jak sprawdzać efektywność i zaangażowanie pracowników pracujących hybrydowo?  Od czego zależy sukces wdrożenia hybrydy w firmie?

Odpowiedzi na te pytania znajdziecie w niniejszym artykule, będącym podsumowaniem webinaru „Praca zdalna i hybrydowa – obalenie mitów i omówienie trendów”, przeprowadzonego przez Martynę Żądło i Martynę Tarnawską z Socjomanii.

Czym jest praca hybrydowa?

Zanim przejdziemy do dobrych praktyk związanych z pracą hybrydową, wyjaśnimy, co kryje się pod tym pojęciem. Przede wszystkim, należy podkreślić, że praca hybrydowa to nie to samo co praca zdalna i nie należy używać tych określeń zamiennie.

Praca hybrydowa to wszystkie taktyki i praktyki, które pozwolą wykonywać pracę w elastycznej i produktywnej formie dla całego zespołu.

Jest to połączenie modelu pracy zdalnej i hybrydowej w taki sposób, aby każdy pracownik czuł się komfortowo i pracował tak, jak najbardziej mu to odpowiada.

Pamiętajmy, że każdy pracownik jest inny i preferuje inny model pracy. Kluczowe jest tu więc przede wszystkim zidentyfikowanie potrzeb, preferencji i doświadczeń pracowników, a następnie zaprojektowanie takiego modelu, w którym wszyscy będą mogli pracować elastycznie, komfortowo i efektywnie.

Dwa wymiary pracy stacjonarnej

Praca stacjonarna, czyli ten standardowy i najlepiej znany nam model, określający zazwyczaj pracę z biura w godzinach 9:00 – 17:00, uwzględnia dwa kluczowe aspekty:

• miejsce pracy,
• godziny pracy.

Praca hybrydowa pozwala zarówno na pracę w dowolnym miejscu, jak i w dowolnych godzinach, dając pracownikowi ogromną elastyczność.

Czy praca zdalna jest mniej efektywna niż praca z biura?

Ta obawa wciąż jest popularyzowana w wielu firmach, które wahają się przed umożliwieniem pracownikom wykonywania swoich obowiązków z innego miejsca niż biura. Jednak czy rzeczywiście biuro ma kluczowy wpływ na naszą efektywność?

Według badania przeprowadzonego w 2017 roku przez firmy SurveyMonkey oraz Netflix, aż 37% pracowników ogląda w czasie pracy filmy wspomnianej platformy.

Warto zwrócić uwagę na czas, w którym zostało przeprowadzone to badanie. Mówimy o roku 2017, czyli aż trzy lata przed wybuchem pandemii, kiedy to praca zdalna czy hybrydowa nie były tak popularne, jak dziś. To idealny dowód na to, że nawet kiedy większość osób pracowała stacjonarnie, efektywność pracowników pozostawia wiele do życzenia i nie zawsze wykonywali solidnie swoje obowiązki.

Komu najbardziej odpowiada nowy model pracy?

W tym miejscu warto przytoczyć wyniki raportu „The Work Trend Index” z 2021 roku, opracowanego przez Edelman Data x Intelligence. Poniższy wykres wskazuje, komu podoba się obecny model pracy, a kto ocenia go negatywnie.

Warto zwrócić uwagę, że osoby, którym w obecnym modelu dobrze się pracuje, to managerowie i liderzy, czyli osoby, które mają wpływ na decyzyjność. W drugiej skrajności znajdują się osoby zmuszone do pracy zdalnej, czyli nowi pracownicy czy też tzw. pracownicy pierwszej linii, których obowiązków nie da się zdigitalizować.

Wykres pokazuje także, jakie skutki może mieć źle wdrożona praca hybrydowa, która zakłada przymus do określonego modelu pracy.

Różne odcienie hybrydowego miejsca pracy

Praca hybrydowa ma wiele odcieni i może różnić się m.in. w zależności od stopnia wdrożenia zdolności, czyli od tego, ile godzin w miesiącu czy tygodniu możemy pracować zdalnie. Dobrym przykładem rozróżnienia poszczególnych modeli jest wykres z 2020 roku, stworzony przez BCG Analysis.

Światowi giganci, którzy planują wdrożyć nową strategię dotycząca modelu pracy

• Dropbox — firma wybrała model tzw. virtual first, co oznacza, że większość pracowników będzie pracować w formie zdalnej, ale biuro nadal będzie stanowiło ważną przestrzeń dla pracowników.

• Microsoft — przedsiębiorstwo również zapowiedziało nową strategię współpracy i zarządzania rozwojem, gdzie dużym wyzwaniem stało się określenie nowej roli biura.

„W ciągu ostatniego roku żaden obszar nie przeszedł tak gwałtownej transformacji, jak sposób, w jaki pracujemy. Oczekiwania pracowników stale się zmieniają, a my będziemy musieli zdefiniować produktywność znacznie szerzej – włączając w to warunki współpracy, naukę i dobre samopoczucie, aby napędzać rozwój kariery każdego pracownika, w tym pracowników pierwszej linii i pracowników naukowych, ale także nowych talentów i tych, którzy są obecnie zatrudnieni. Wszystko to musi odbywać się z zachowaniem elastyczności w zakresie czasu, miejsca i sposobu pracy”.

Satya Nadella – CEO, Microsoft (tłum. własne)

Jak mierzyć efektywność osób pracujących w modelu hybrydowym?

Projektując model hybrydowy, należy zastanowić się, jak możemy zmierzyć efektywność naszych pracowników, osadzając ich w różnych modelach. W tej kwestii praca hybrydowa stanowi jeszcze większe wyzwanie niż praca zdalna. Dlaczego? Otóż praca zdalna zakłada, że wszyscy pracują na tych samych warunkach. Oczywiście, mogą być one mniej lub bardziej sprzyjające, ale wszyscy korzystają z tych samych narzędzi, a do tego wszyscy jesteśmy obecni w przestrzeni wirtualnej. Praca hybrydowa natomiast dodaje jeszcze możliwość okazyjnego lub regularnego wykonywania obowiązków z biura. Jakie dobre praktyki sprawdzą się więc w tym modelu?

1. Kultura i edukacja — przede wszystkim postaraj się wyjaśnić pracownikom, dlaczego chcesz mierzyć ich efektywność i z czego to wynika. Ważne jest budowanie zaufania pracowników i wskazania, że jedną z kluczowych wartości organizacji jest tzw. kultura produktywności, której celem nie tylko jest zwiększenie wydajności, ale i komfortu pracy wszystkich członków organizacji.

2. Jasne zasady — wraz z modelem hybrydowym wiele organizacji zaczęło wdrażać tzw. pracę projektową, która nie polega, jak to było do tej pory, na rozliczaniu pracowników z przepracowanych godzin, ale ze zrealizowanych projektów. Aby jednak móc wdrożyć taki system, należy określić jasne zasady dotyczące organizacji pracy czy też komunikacji w zespole. W tym modelu warto wdrożyć także codzienne, krótkie spotkania (tzw. statusy), podczas których każdy z pracowników opowie o tym, czym będzie zajmował się danego dnia.

3. Ekosystem — aby móc skutecznie mierzyć efektywność, należy również przejrzeć narzędzia, jakimi dysponujemy oraz jakich nam brakuje. Następnie warto wprowadzić mierniki (ang. KPI — Key Performance Indicator), dzięki którym pracownik będzie wiedział, jakie zadania powinien wykonać oraz jakich rezultatów oczekuje się od niego. Dopiero kiedy zostanie to jasno ustalone oraz opomiarowane, można wdrożyć podejście projektowe.

4. Nie tylko ilość, ale przede wszystkim jakość — czy wiesz, że według raportu Miro aż 42% osób czuje się przytłoczonych nadmiarem pracy w 2021 roku? Wynik ten pokazuje, że wraz z wdrożeniem nowego modelu pracy od pracowników oczekuje się jeszcze większej efektywności.

Co zrobić, aby nie wpaść w pułapkę i nie stawiać produktywności wyżej niż satysfakcji, zaangażowania i zadowolenia pracowników? Przede wszystkim musimy pamiętać, że produktywność to nie tylko KPI i określone zadania. Kiedy będziemy brać pod uwagę tylko realizację określonych zadań, istnieje duże ryzyko, że pominiemy to, co tak naprawdę jest kwintesencją pracy hybrydowej, czyli komfort pracowników.

Jeżeli nie zwrócimy uwagi na poziom ich zmęczenia, motywacji i satysfakcji, nie będziemy mieli pełnego obrazu efektywności w zespole. Analizowanie tylko i wyłącznie obowiązków może dać pracownikom poczucie, że wciąż mają za dużo do zrobienia. Warto więc skupić się na konkretnych celach, a nie tylko na „taskach”.

Czym się sugerować wybierając narzędzia do pomiaru produktywności?

Aby zmierzyć efektywność pracowników, potrzebne są narzędzia, które będą dla nich przede wszystkim naturalne i jak najmniej uciążliwe. Mierzenie produktywności nie powinno być czymś utrudniającym pracę czy traktowanym jako dodatkowy obowiązek. Wręcz przeciwnie — tego typu rozwiązania powinny ułatwiać zarówno pracę, jak i komunikację. Mówiąc o pracy hybrydowej, musimy więc znaleźć taki system i sposób komunikacji, który będzie sprawdzać się dla osób pracujących zdalnie i stacjonarnie, uwzględniając także elastyczny czas pracy.

Rzeczywistość po pandemii: Co zrobić przed wdrożeniem pracy hybrydowej w firmie?

Kiedy manager mierzy produktywność, przede wszystkim zwraca uwagę na dane. W momencie, kiedy przyjdzie nam podjąć decyzję, czy chcemy na stałe przemodelować naszą pracę w momencie powrotu do biura, należy przeanalizować, jak nasi pracownicy pracują teraz: czy są zmęczeni, zaangażowani, produktywni czy zadowoleni?

Aby to zmierzyć, nie można posługiwać się tylko liczbami, ponieważ skupiając się na średnich liczbach i zbiorowych odpowiedziach, widzimy tylko część problemów i wyzwań. Aby dojść do jakichkolwiek wniosków, potrzebna jest przede wszystkim rozmowa z pracownikami. Warto spotkać z każdym z nich indywidualnie, aby dowiedzieć się, co przeszkadza mu w obecnym modelu, jakiego wsparcia by potrzebował, żeby wdrożyć pracę hybrydową i jak chciałby pracować w przyszłości. To niezwykle istotne, ponieważ praca hybrydowa powinna być dostosowana do pojedynczych jednostek, które tworzą daną organizację.

Co zrobić, aby zwiększyć swoją produktywność i motywację?

1. Jasno zdefiniuj ramy pracy — jako pracownik, również powinieneś zadbać o jasną komunikację i określenie zasad pracy. Daj znać przełożonemu, w jakich godzinach jesteś dostępny, a kiedy chciałbyś poświęcić czas na tzw. deep work, czyli pracę bez rozpraszaczy.

2. Postaw na komunikację asynchroniczną — jedną z największych bolączek pracowników jest nadmiar spotkań. Aby nie wpaść w tę pułapkę, warto przeanalizować, w jakich sytuacjach zamiast kolejnego spotkania lepiej sprawdzi się wysłanie maila czy użycie komunikatora. Co więcej, pamiętaj, że to Ty często masz wpływ na to, czy weźmiesz udział w danym spotkaniu, ile ono potrwa, a także, w jaki sposób zostanie przeprowadzone.

3. Stwórz swoje rytuały i nawyki — w poradnikach dotyczących pracy zdalnej często mówi się o wyznaczeniu określonej przestrzeni do pracy, zakładaniu ciuchów służbowych czy nawet kubku, w którym pijemy kawę podczas pracy. I rzeczywiście, również w modelu hybrydowym bardzo ważne jest zachowanie rutyny dnia, niezależnie od tego, gdzie pracujemy, ponieważ ma to istotny wpływ na produktywność.

4. Nikt nie zadba o Twoją produktywność i kalendarz tak dobrze, jak Ty — aby efektywnie zarządzać czasem, możesz m.in.:

   1. sprawdzać konieczność spotkań

   2. dokładnie planować bloki w kalendarzu i udostępniać kalendarz współpracownikom, aby wiedzieli, kiedy mogą się z Tobą kontaktować

   3. ustawić netykietę spotkań;

   4. informować o czasie i miejscu pracy (w tym celu świetnie sprawdzi się kalendarz Google, który daje taką możliwość);

   5. zadbać o firmowe rytuały — ważne są tu m.in. regularne statusy, które sprawią, że będziesz w stałym kontakcie z zespołem.

Od czego zależy sukces wdrożenia hybrydy w firmie?

1. Wspólnie zaprojektowany model — model hybrydowy nie powinien wyjść odgórnie. Powinien być zaprojektowany wspólnie na podstawie doświadczeń reprezentantów różnych działów i różnych szczebli organizacyjnych.

2. Iteracyjny i elastyczny plan wdrażania — proces wdrożenia pracy hybrydowej nie powinien być zrobiony „na szybko”. Musimy mieć świadomość, że nie wszystko uda się za pierwszym razem i będziemy musieli pracować na zasadzie prób i błędów. Ważne jest, aby nieustannie monitorować sytuację oraz nastroje w firmie i na ich podstawie wyciągać odpowiednie wnioski.

3. Monitorowanie i docenianie sukcesów — jako manager powinieneś sprawdzać nie tylko efektywność, ale przede wszystkim zadowolenie pracowników.

4. Sprawdzanie mierników — pamiętaj, że ważna jest nie tylko efektywność, ale również satysfakcja i motywacja do dalszej pracy.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat pracy hybrydowej?

Pobierz raport ClickMeeting “Jak oceniamy pracę zdalną po roku pandemii?”.