Jak komunikować się online? Relacja z webinaru

Optymalna komunikacja to podstawa skutecznej współpracy. Oczywiście zyskuje szczególne znaczenie podczas pracy zdalnej i hybrydowej. Kiedy nie mamy okazji spotkać swoich współpracowników twarzą w twarz, zdecydowanie łatwiej o kryzysy, nieporozumienia i dezorganizację. Nie oznacza to wcale, że to problemy, z którymi po prostu musimy się pogodzić. Wręcz przeciwnie!

Ekspertki Socjomanii, Anna Żurek-Lisowska i Martyna Żądło, podczas webinaru „Jak komunikować się online?” przedstawiły praktyczne sposoby na to, jak usprawnić współpracę i przenieść do świata wirtualnego zbiór dobrych praktyk. Dzięki nim spotkania online będą zdecydowanie bardziej efektywne i satysfakcjonujące, uda się również uniknąć wielu niepożądanych scenariuszy. Czasami nawet drobne zmiany wystarczą, aby znacząco poprawić współpracę w zespołach zdalnych.

Zapraszamy do zapoznania się z pełną wersją nagrania z webinaru. Przygotowaliśmy również relację, dzięki której przekonasz się, jak usprawnić komunikację online w swoim teamie.

Z jakimi problemami komunikacyjnymi zmagamy się najczęściej?

W trakcie webinaru prelegentki poprosiły uczestników o podzielenie się spostrzeżeniami dotyczącymi sytuacji, które najczęściej są dla nich przeszkodą w efektywnej współpracy zdalnej i hybrydowej. Zaprezentowane wyniki wskazują na wiele punktów krytycznych, z którymi musimy radzić sobie w codziennej pracy. Należą do nich m.in.:

• Problemy techniczne, zła jakość połączenia,
• Brak odpowiedzi na ważne maile i wiadomości ze strony współpracowników,
• Niskie zaangażowanie współpracowników,
• Problem z właściwym wykorzystywaniem narzędzi,
• Nieprzekazywanie informacji osobom pracującym poza biurem,
• Niewłączanie mikrofonów i kamer w trakcie spotkań online,
• Brak możliwości zobaczenia twarzy rozmówcy,
• Zła współpraca,
• Zbyt wysokie tempo, natłok obowiązków,
• Bardziej agresywne komunikaty online niż twarzą w twarz.

Dobór odpowiednich narzędzi

Jednym z najistotniejszych problemów dotyczących optymalnej komunikacji jest przy tym niewłaściwe zarządzanie posiadanymi narzędziami. Te w założeniu mają oczywiście wspierać wymianę informacji. Nie brakuje jednak sytuacji, w których znacząco ją utrudniają.

Bardzo często organizacje nie zdają sobie sprawy z tego, jakim ekosystem narzędzi dysponują. Zdarza się, że poszukują przy tym nowych rozwiązań, choć takie same funkcje oferuje oprogramowanie, z którego już korzystają. To przekłada się natomiast na powstanie jeszcze większej liczby szumów komunikacyjnych.
Anna Żurek-Lisowska

W wielu przypadkach taki chaos wynika ze słabego poznania wykorzystywanych do tej pory narzędzi lub podejmowania spontanicznych decyzji dotyczących pozyskania nowych produktów.

Warto na samym wstępie przeprowadzić prosty audyt komunikacji wewnętrznej, uwzględniający przede wszystkim:

• liczbę, charakter i cele spotkań,
• narzędzia wykorzystywane w celu uzyskania pilnej odpowiedzi,
• narzędzia wykorzystywane w celu przekazywania ważnych informacji firmowych,
• narzędzia wspierające pracę głęboką,
• liczbę spotkań nieplanowanych i cyklicznych.

Przypisanie narzędzi do konkretnych ról pozwoli ujednolicić wykorzystywane w zespole reguły i usprawnić współpracę. Po audycie warto natomiast spotkać się z zespołem podczas warsztatów, które umożliwią stworzenie katalogu dobrych praktyk.

Na tej podstawie można spisać zespół zasad dotyczących komunikacji online i stworzyć guideline, stanowiący zespół dobrych praktyk w tym zakresie.
Anna Żurek-Lisowska

Czym jest komunikacja asynchroniczna?

Podczas pracy w warunkach biurowych zazwyczaj kontaktujemy się ze sobą bezpośrednio. W przypadku współpracy hybrydowej i zdalnej zdecydowanie powszechniejsza jest jednak komunikacja asynchroniczna, która nie wymaga jednoczesnego zaangażowania nadawcy i odbiorcy komunikatu.

Model asynchroniczny wykorzystujemy przy tym praktycznie nieustannie w codziennej pracy: dzieje się to chociażby wtedy, kiedy wysyłamy do współpracownika maila, nie oczekując natychmiastowej odpowiedzi, czy posługując się różnego typu komunikatorami. Taki sposób działania nie jest przy tym żadną nowością.

W jaki sposób korzystamy z asynchronicznych modeli komunikacji? Należą do nich m.in.:

• Maile,
• Wiadomości wideo,
• Chat zespołowy,
• Narzędzia do zarządzania projektami,
• Współtworzone dokumenty.

„Spotkanioza” utrudnia współpracę zdalną

W trakcie pracy w biurze komunikacja prezentowała się zupełnie inaczej. Nawet przypadkowe spotkanie przy ekspresie do kawy mogło posłużyć jako dobra okazja do wymiany opinii, zaprezentowania swojej wizji i uzyskania szybkiej informacji zwrotnej. Bardzo często staramy się przenieść tego typu zachowania do komunikacji online i rekompensować sobie ich brak poprzez komunikację synchroniczną.

Nie powinniśmy naciskać tak bardzo na komunikację wymagającą zbyt częstych spotkań. Tak naprawdę z rytmu pracy wybijają nas nie tylko one. Prowadzi do tego komunikacja synchroniczna.
Martyna Żądło

W jaki sposób korzystamy z komunikacji synchronicznej w codziennej pracy? Obejmuje ona kilka – niezwykle powszechnych – scenariuszy:

• spotkania wideo,
• rozmowy telefoniczne,
• wiadomości błyskawiczne/chat zespołowy,
• fizyczne spotkania i rozmowy.

Wszystkie z nich mogą utrudnić skupienie na skutecznej realizacji obowiązków. Warto wobec tego zastanowić się, w jakim zakresie możliwe będzie wprowadzenie w organizacji komunikacji asynchronicznej, która pozwala na wydajniejsze zarządzanie czasem pracy. Oczywiście nie oznacza to, że spotkania online same w sobie stają się zbędne: pełnią ważną rolę, jednak nie powinny utrudniać wykonywania obowiązków.

„Spotkanioza”, czyli spędzanie znacznej części dnia na spotkaniach, jest dużym problemem wielu organizacji. Przekłada się także na zmęczenie pracowników. Ograniczenie liczby spotkań może wpłynąć korzystnie na organizację pracy i efektywność.

Czy to spotkanie nie mogłoby być mailem?

Listę zasad warto rozpocząć od kryteriów, które decydują o tym, czy warto organizować spotkanie. Stosunkowo często okazuje się po prostu, że wybijające ze standardowego rytmu pracy spotkanie można z powodzeniem zastąpić zwyczajną wiadomością mailową albo adnotacją w oprogramowaniu służącym do zarządzania pracą. Dzięki temu uda się nie tylko zaoszczędzić sporo czasu, ale również realizować obowiązki zdecydowanie wydajniej. Przy tym wprowadzenie dobrych praktyk, zarówno na szczeblu zespołu, jak i całej organizacji, pozwoli na uregulowanie wielu wątpliwości tego typu i ugruntowanie ich w kulturze organizacyjnej firmy.

Liczy się asertywność

Aby zasady były skuteczne, muszą być nie tylko spisane, ale również respektowane przez wszystkie osoby. To musi także wiązać się z asertywnością i umiejętnością mówienia „nie” wtedy, kiedy oczekiwania np. współpracowników są sprzeczne z przyjętymi standardami. Jeżeli realizujesz ważny projekt i rezerwujesz sobie czas na pracę głęboką, sprawy z mniejszym priorytetem powinny poczekać, a inni członkowie zespołu muszą zdawać sobie z tego sprawę. Elementem kultury organizacyjnej jest również dostosowywanie się do ustaleń dotyczących np. czasu na udzielenie odpowiedzi na maile. Ciągłe przypominanie o wysłaniu wiadomości jest nie tylko niezgodne z zasadami wirtualnego savoir-vivre, ale wpływa również negatywnie na skuteczność realizacji obowiązków.

Jeżeli jakaś kwestia jest pilna, również powinniśmy wdrożyć zasady dotyczące optymalnej formy komunikacji. Nie należy przy tym nadużywać kanałów kontaktu, które są zarezerwowane do takich sytuacji.
Martyna Żądło

Unikanie nadmiaru informacji

Pracę utrudnia również zbyt duży zakres informacji. Bardzo często okazuje się, że trafiają do nas wiadomości, które nie wymagają naszego zaangażowania. Przesyt utrudnia efektywną komunikację i najzwyczajniej w świecie odrywa nas od realizacji zdecydowanie ważniejszych zadań.

Należy umiejętnie dobierać odbiorców komunikatu. Nadmiar informacji, np. dołączanie zbyt dużej liczby odbiorców do wiadomości mailowych, utrudnia pracę. W większości przypadków nie wszyscy muszą wiedzieć o wszystkim. Nie dotyczy to rzecz jasna chociażby ogólnych wiadomości firmowych.
Anna Żurek-Lisowska

Naucz się właściwie adresować wiadomości i odpowiednio je profilować, wykorzystując przy tym najbardziej optymalne kanały. Np. wątki interesujące cały zespół warto umieszczać w kanałach, z których korzystają jego wszyscy członkowie. Jeżeli ograniczymy się do mniejszego grona, często okaże się, że wiadomość trzeba będzie powtórzyć.

Z drugiej strony problemem bywa jednak również zbyt wąski zakres informacji. Jeżeli komunikat nie będzie zawierał wszystkich istotnych danych, współpraca będzie zdecydowanie trudniejsza. Wobec tego jeszcze przed stworzeniem wiadomości należy zastanowić się, co jest najbardziej istotne i co ułatwi pracę odbiorcy.

Zasady tworzenia komunikatów

Choć pozornie wydaje się, że reguły dotyczące sposobów przekazywania informacji czy formatowania tekstu są jasne, w praktyce często okazuje się, że to właśnie te aspekty generują sporo problemów. Aby zapewnić właściwy kontakt, warto trzymać się kilku prostych zasad:

• Pisz krótko i zwięźle,
• Pamiętaj o kontekście,
• Załóż dobre intencje rozmówcy.

Częstym problemem jest umieszczanie w wiadomościach zbyt wielu informacji i umieszczanie ich w nieprzejrzystej formie. Warto najpierw zastanowić się nad tym, co jest najistotniejsze i co powinno znaleźć się w komunikacie. Dobrym rozwiązaniem jest również uwzględnienie chociażby wyliczeń czy bulletpointów, dzięki którym przyswajanie informacji będzie zdecydowanie prostsze.