De nos jours, pour accomplir de grands projets importants, les entreprises doivent adopter la stratégie « tout le monde sur le pont ». Cela signifie recruter les meilleurs et les plus brillants des professionnels de chaque service et les fusionner en une seule équipe de collaboration interfonctionnelle.

Dans cet article, nous allons discuter de ce qu’est la collaboration interfonctionnelle et des enjeux qu’elle représente, d’un cadre éprouvé de collaboration interfonctionnelle que vous pouvez utiliser et de quatre façons d’améliorer la collaboration interfonctionnelle dans votre entreprise.

Plongeons dans le vif du sujet !

Qu’est-ce qu’est la collaboration interfonctionnelle ?

Nous parlons de la collaboration interfonctionnelle lorsque des personnes issues de différents services au sein d’un même établissement se réunissent pour réaliser un objectif spécifique.

Par exemple, si une société décidait d’organiser une conférence numérique, ses dirigeants devraient probablement consulter le service financier pour déterminer le budget pour la réunion, quelques représentants du support client pour comprendre quel client a besoin de créer du contenu, et le service marketing pour élaborer des stratégies de promotion efficace de l’évènement.

Si ces trois équipes ne se joignent pas pour fonctionner comme une seule équipe, votre conférence virtuelle sera probablement ratée. Malheureusement, la coopération interfonctionnelle n’est pas toujours une chose facile …

3 enjeux liés à la coopération interfonctionnelle

Bien qu’elle soit importante, la coopération interfonctionnelle est souvent difficile à réaliser. Pourquoi ? Car les professionnels engagés auront des priorités, des préférences de communication et des flux de travail différents de ceux des autres personnes avec qui ils sont soudainement invités à travailler.

Examinons plus en détails chacun de ces trois enjeux :

1. Priorités

Chaque service au sein de l’organisation est demandé d’accomplir certaines choses. Le marketing doit générer des prospects. Les ventes doivent transformer les prospects en clients. L’assistance doit veiller à ce que les clients soient satisfaits pour encourager la fidélité des clients …

Pour cette raison, les équipes interfonctionnelles connaissent souvent une différence de priorités. Chaque participant est tellement habitué à poursuivre les objectifs de son département qu’il peut être difficile de s’adapter.

Heureusement, la clé pour surmonter ce défi est simple : énoncer clairement le ou les objectifs à votre équipe interfonctionnelle tout au début de votre coopération. Lorsque chaque personne comprend l’objectif global, il leur sera plus facile de remplir leur part.

2. Communication

Votre équipe interfonctionnelle peut rencontrer également des problèmes de communication.

Cela arrive habituellement lorsque les membres de l’équipe, en se parlant, utilisent un jargon spécifique à leurs départements respectifs. Si vous travaillez chez les RH, vous pouvez ne pas savoir ce que sont les USPs et les CTAs . Si un professionnel du marketing continue à utiliser ce vocabulaire, vous serez confus et frustré.

Encore une fois, il est assez facile de surmonter ce défi. Il suffit de demander à votre équipe d’éviter le jargon en parlant avec les autres. Et de les encourager à poser des questions lorsqu’ils ne comprennent pas quelque chose qu’un autre membre d’équipe a dit.

3. Flux de travail

Enfin, les équipes interfonctionnelles doivent également faire face aux problèmes de flux de travail.

Il est fort probable que chaque membre de votre équipe ait ses préférences par rapport à sa façon de travailler. Ils peuvent avoir des logiciels spécifiques qu’ils aiment utiliser. Ou bien des opinions bien arrêtées sur le déroulement des réunions internes. La liste peut être très longue.

Mais pour que votre nouvelle équipe interfonctionnelle réussisse, il vous faut créer des flux de travail standard que tout le monde suit. Encore une fois, la clarté est essentielle. Expliquez vos flux de travail à votre équipe au début de votre collaboration pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. 

Un cadre de collaboration interfonctionnelle éprouvé

Chaque équipe interfonctionnelle sera confrontée aux défis ci-dessus. La clé pour les surmonter est de construire un cadre solide qui repose sur les trois piliers suivants :

Stratégie

Il est essentiel d’avoir un plan légitime pour votre équipe interfonctionnelle. Que cherchez-vous à accomplir ? A quel point êtes-vous proche de cet objectif ? Et quels employés dans votre entreprise vous aideront à y arriver de manière la plus rapide, la plus efficace ?

Sans une stratégie solide en place, vous allez simplement faire perdre du temps précieux à tout le monde.

Une fois que vous avez identifié vos objectifs finaux, créez des points de contrôle en cours de route qui vous permettront d’évaluer les progrès. Assurez-vous simplement que chaque point de contrôle a une date limite et que votre équipe s’y tient. Cela garantira que leur travail sera accompli à temps et dans le respect du budget.

Leadership

Chaque effort de collaboration interfonctionnelle a besoin de quelqu’un qui en serait responsable. Alors rendez vous un service et nommez un leader au tout début de votre collaboration.

Cette personne doit être respectée de tous et entièrement fiable. Ils doivent également être forts en communication et avoir la capacité d’inspirer et motiver les personnes de leur entourage. En d’autres termes, ils doivent avoir les caractéristiques standards de leader – cela est évident.

Mais le leader que vous nommez pour diriger votre collaboration interfonctionnelle devrait également comprendre les objectifs généraux de votre entreprise ainsi que les objectifs spécifiques que cette nouvelle équipe devra atteindre. Ainsi, ils peuvent transmettre les informations au reste d’entre vous.

Logiciels

Enfin, investissez dans quelques solutions logicielles pour améliorer l’efficacité de votre collaboration interfonctionnelle. Il y a deux types de logiciels spécifiques que nous recommandons :

Logiciel de gestion de projet

Les applications de gestion de projet permettent aux équipes de s’organiser et fonctionner. Bien qu’il y ait plein de solutions disponibles pour vous, nous suggérons une de ces applis :

  • Trello: Trello est un logiciel de gestion de projet populaire qui est basé sur la méthodologie Kanban. Il est facile de créer de nouveaux projets et collaborer avec d’autres membres de l’équipe. Il est aussi très visuel ce qui est apprécié de beaucoup d’utilisateurs. Mieux encore, de nombreuses fonctionnalités de Trello sont disponibles via la plan gratuit du logiciel.
  • Asana: Asana est une application de gestion de projet plus traditionnelle que Trello. En tant que telle, elle offre aux utilisateurs de nombreuses options : plusieurs vues chronologiques, jalons du projet, communication interne, gestion de charge de travail, automatisation et plus. Cependant, il faut tenir compte du fait que toute cette fonctionnalité crée la courbe d’apprentissage plus raide.
  • Airtable: Airtable combine la familiarité d’un tableur avec la puissance d’une base de données pour créer une solution de gestion de projet unique. Cela peut être une solution parfaite pour la collaboration interfonctionnelle car il est très souple et permettra aux membres de l’équipe de personnaliser leur travail sans perturber les flux de travail standard.

Logiciel de communication

Une communication claire est essentielle pour la réussite de votre collaboration interfonctionnelle. Heureusement, il y a de nombreuses outils pour vous aider.

 

  • Email: Tout le monde utilise le bon vieil email, ce qui en fait un outil de collaboration interfonctionnelle précieux. Ce n’est pas de la haute technologie ou quoi que ce soit mais vous n’aurez pas à former votre équipe pour l’utiliser. L’e-mail stocke également les conversations précédentes pour que vous puissiez vous y référer si/quand cela est nécessaire. Ne négligez pas les e-mails !

  • Slack: Slack est un outil de messagerie professionnelle incroyablement populaire. Bien qu’il n’ait pas tué l’e-mail traditionnel comme il le prétendait (voir ci-dessus), c’est un logiciel incroyablement utile qui facilite et accélère la communication. Il permet également un rappel rapide des conversations passées et permet aux utilisateurs d’envoyer et recevoir des documents volumineux.

  • ClickMeeting: Lorsqu’il s’agit de la communication visuelle, vous réussirez toujours avec ClickMeeting. Notre plateforme est utilisée par des milliers de clients dans 125 pays différents à travers le monde pour hébergerdes réunions en ligne, webinaires, et même des conférences virtuellesà part entière. Certaines de ses fonctionnalités principales pour les équipes interfonctionnelles incluent le partage d’écran, les tableaux blancs numériques, les salles de sous-commission, et l’enregistrement de la réunion . La meilleure partie est que vous pouvez utiliser ClickMeeting gratuitement dès maintenant ! Inscrivez-vous  pour un essai gratuit de 30 jours (carte de crédit non requise) pour tester notre plateforme vous-même.

Comment améliorer votre collaboration interfonctionnelle

Il n’y a aucun raccourci, pour réussir une collaboration interfonctionnelle, il faut de la pratique. Mais il y a quelques points que vous pouvez réaliser pour faciliter le processus. Lorsque vous travaillez avec des professionnels de différents départements, gardez toujours à l’esprit ces quatre éléments :

1. Encouragez la diversité

La diversité dans le lieu de travail est puissante. Des expériences de vie différentes, des points de vue concurrents et un éventail de compétences ne feront que renforcer votre équipe interfonctionnelle – à condition qu’elle soit correctement gérée, bien évidemment. C’est pourquoi vous devez encourager la diversité.

Ainsi, lors de la construction de votre équipe, scrutez votre entreprise entière pour trouvez les bonnes personnes, autrement dit les gens qui apportent du nouveau au groupe. Assurez-vous simplement que l’équipe que vous choisissez soit complémentaire. La dernière chose que vous souhaitez est l’hostilité dans ses rangs.

De manière générale, les équipes qui analysent les problèmes sous tous les angles réussissent le mieux car elles sont préparées pour chaque scénario. Construisez-en une de ces équipes !

2. Faites confiance à votre équipe

Il est difficile de se fier entièrement à quelqu’un avec qui vous n’avez jamais travaillé auparavant. Et lorsque vous collaborez avec des équipes interfonctionnelles, vous serez entouré de nouveaux visages dont certains vous paraitrons totalement inconnus. C’est un peu le but, non ? Mais cela ne facilite pas les choses …

C’est pourquoi vous devez instaurer la confiance avec votre équipe. Commencez par quelques petites tâches pour permettre aux gens de se connaitre. Et célébrez toujours vos réussites. La célébration renforce la camaraderie ce qui évoluera rapidement en relation fondée sur la confiance.

Si vous êtes le leader de votre équipe, vous devez également vous abstenir de micro-gérer vos employés. Cela revient essentiellement à leur dire que vous ne les pensez pas assez compétent pour accomplir leur tâche eux-mêmes. Au lieu de cela, faites-leur confiance pour qu’ils fassent leur travail.

3. Proposez des incitations

Vous pouvez également proposer des incitations à votre équipe interfonctionnelle pour  améliorer la productivité et l’efficacité. La plupart de gens travaillent plus dur lorsqu’ils ont une motivation personnelle pour le faire, c’est-à-dire une raison au-delà de générer plus de succès pour l’entreprise qui les embauche.

Cependant, les incitations que vous proposez ne doivent pas être nécessairement des prix standard, si les cartes cadeaux peuvent aider à motiver votre équipe, n’hésitez pas à les utiliser ! Mais tout le monde doit savoir comment ils en bénéficient.

Par exemple, est-ce que travailler sur votre collaboration interfonctionnelle aidera les membres de l’équipe à renforcer leur réputation au bureau et obtenir les promotions auxquelles ils aspirent ? Est-ce que cela présentera un défi excitant à relever pour éviter la monotonie de travail ?

Recherchez toujours des moyens de motiver votre équipe et aidez-les à déployer pleinement leur potentiel.

4. Créez des playbooks

Enfin et surtout, nous vous suggérons de réaliser des playbooks qui contiennent des informations utiles sur votre projet : les flux de travail, les procédures, les dates limites, les outils informatiques etc.

Encore mieux, si vous arrivez à rendre votre playbook open-source ce qui permettra à votre équipe d’actualiser et y contribuer à leur guise. Lorsque votre équipe peut partager facilement les réflexions et les idées de cette manière, ils seront plus engagés et la connaissance se propagera.

On y est presque

La collaboration interfonctionnelle permettra à votre entreprise d’accomplir des nouvelles et belles choses, du moment que vous le faites correctement. Il y a de nombreux défis à ce style d’organisation de travail. Mais si vous adoptez un cadre éprouvé, investissez dans de bonnes solutions informatiques et suivez les astuces que nous avons proposées dans cet article, tout devrait bien se passer.

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Auteur Jacob Thomas

Content writer @ ClickMeeting

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