Stand-up meetings quotidiens : Sont-ils adaptés à votre équipe à distance ?

Question : À quand remonte la dernière fois où vous avez quitté une réunion d’affaires en pensant : « Oui, c’était génial ! J’aimerais qu’on puisse faire ça tous les jours ! » Réponse : JAMAIS.

Tout le monde est d’avis que les réunions sont nulles. Mais cela ne nous a pas empêchés d’en programmer 55 millions chaque jour aux États-Unis. Pourquoi ? Parce que, aussi boiteuses puissent-elles être, les réunions sont nécessaires. Sans elles, la plupart des équipes ne pourraient pas fonctionner.

Alors, quelle est la réponse ? Sommes-nous condamnés à assister à des réunions ennuyeuses et improductives pour le reste de notre vie ? Pas du tout ! Tout ce que vous devez faire, c’est organiser un stand-up meeting (ou réunion debout) quotidien.

Dans cet article, nous expliquons ce que sont les stand-up meetings quotidiens, pourquoi vous devriez en organiser, comment les organiser et quelques pièges à éviter. Nous avons beaucoup à faire, alors plongeons dans le vif du sujet !

Qu’est-ce qu’un stand-up meeting ?

Un stand-up meeting est une brève réunion qui permet aux membres de l’équipe de partager des informations relatives au travail. Les participants sont généralement debout, ce qui permet d’être bref. Au cours de chaque réunion, trois questions sont posées aux membres de l’équipe pour les aider à rester sur la bonne voie :

1. Qu’avez-vous fait hier ?
2. Qu’allez-vous faire aujourd’hui ?
3. Y a-t-il quelque chose qui bloque votre progression ?

Les stand-up meetings quotidiens, parfois appelés cohues quotidiennes, sont nés dans les milieux dynamiques du développement logiciel, mais sont maintenant utilisés par une grande variété d’équipes.

Devriez-vous organiser un stand-up meeting quotidien ?

Personne ne se réveille le matin en se disant : « Waouh, j’ai hâte d’assister à cette réunion au travail aujourd’hui ! ». En fait, la plupart d’entre nous se disent : « Pfff, encore !” » lorsqu’une nouvelle réunion est prévue.

La plupart des réunions sont une véritable perte de temps. Nous comprenons donc si les mots « stand-up meeting quotidien » vous donnent la nausée. Mais voilà : les stand-up meetings ne ressemblent pas aux réunions ordinaires, ennuyeuses et improductives auxquelles vous avez l’habitude d’assister. Voici pourquoi :

• Les stand-up meetings sont rapides : Dites adieu aux réunions interminables d’une heure. Si vous disposez de 15 minutes, vous pouvez participer à un stand-up meeting quotidien. Oui, 15 minutes, c’est tout ce dont vous avez besoin !
• Les stand-up meetings quotidiens sont ciblés : Les participants arrivent, répondent aux trois questions énumérées ci-dessus, puis se remettent au travail. C’est tout, il n’y a aucune possibilité de distraction.
• Les stand-up meetings favorisent le travail d’équipe : Lorsque les membres d’une équipe s’informent régulièrement de leurs avancées, ils contribuent à créer un environnement de travail plus collaboratif.

Alors, devez-vous organiser un stand-up meeting quotidien ? Si vous souhaitez stimuler la productivité et maintenir un environnement de travail positif pour vos employés, la réponse est « oui » !

Comment organiser des stand-up meetings quotidiens en ligne

Maintenant que nous savons ce que sont les stand-up meetings quotidiens et pourquoi ils sont bénéfiques, parlons de la manière dont les équipes à distance et/ou géographiquement dispersées peuvent les mener efficacement. Voici cinq conseils pour vous aider :

Utilisez le bon logiciel de visioconférence

Quel que soit le type de réunion à distance que vous organisez (une réunion rapide ou une conférence d’affaires de plusieurs jours) le logiciel de réunion est important. Choisissez un outil qui :

• est très facile à utiliser : Vos stand-up meetings quotidiens doivent être rapides. Vous ne voulez pas perdre de temps à demander à votre équipe : « Attendez, comment je partage mon écran à nouveau ? » ou quelque chose de similaire. Choisissez un logiciel de visioconférence facile à utiliser.
• Ayez les fonctionnalités dont vous avez besoin : Les bonnes fonctionnalités rendront vos réunions plus productives et plus efficaces. Recherchez un logiciel de visioconférence qui vous permet de partager votre écran, de dessiner sur des tableaux blancs numériques et d’enregistrer facilement vos réunions.
• Ne vous ruinez pas : Le logiciel de visioconférence que vous utilisez doit être adapté à votre budget. Choisissez un outil intuitif, doté des fonctionnalités dont vous avez besoin et d’un coût abordable. Il existe de nombreuses solutions de qualité sur le marché qui répondent à ce critère.

En parlant de solutions de qualité, essayez ClickMeeting.

Notre outil de visioconférence et de webinaire est utilisé par des milliers de clients satisfaits dans 125 pays à travers le monde. Il est doté de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour organiser un stand-up meeting quotidien réussi. Et cela ne coûtera à votre entreprise que 25 $ par mois sur une base annuelle.

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Créez un ordre du jour de stand-up meeting quotidien

Les meilleures réunions commencent à des heures précises, se terminent à des heures précises et couvrent des informations spécifiques. En d’autres termes, elles ont un ordre du jour que les participants à la réunion respectent.

Il en va de même pour les stand-up meetings quotidiens. Choisissez une heure régulière pour les organiser, de préférence le matin. Veillez à ce qu’ils ne durent pas plus de 15 minutes. Et demandez à chaque participant de répondre aux trois questions décrites dans la section « Qu’est-ce qu’un stand-up meeting » de cet article.

Voici un exemple d’ordre du jour d’un stand-up meeting quotidien :

• 9 h 00 : Tous les participants se connectent au logiciel de visioconférence de votre entreprise.
• 9 h 05 : Votre stand-up meeting quotidien commence et les trois questions sont posées.
• 9 h 20 : Votre stand-up meeting quotidien se termine et chaque participant retourne à son travail.

Les stand-up meetings quotidiens doivent être simples et concis. N’essayez pas de réinventer la roue. Créez simplement un ordre du jour qui ressemble à celui que nous venons de partager et respectez-le.

Supprimez les discussions sans rapport et/ou improductives

La seule façon d’organiser un stand-up meeting de 15 minutes est de « supprimer le superflu ». Vous devez éliminer toutes les discussions qui ne se rapportent pas aux trois questions que vous posez à chaque participant.

Pour ce faire, essayez d’écrire des sujets sans rapport sur un tableau blanc derrière votre caméra. Invitez ensuite les membres de l’équipe à vous en parler après la réunion s’ils en ressentent le besoin. Ou bien, publiez les sujets dans un canal Slack de l’équipe pour qu’ils y soient discutés, plutôt que pendant votre stand-up meeting.

Voici à quoi devrait ressembler le dialogue entre vous et un membre de l’équipe pendant un stand-up meeting :

• Vous : Qu’avez-vous fait hier ?
• Membre de l’équipe : J’ai catalogué toutes les réponses à notre sondage et les ai organisées dans un Google sheet afin que les informations soient facilement accessibles.
• Vous : Qu’allez-vous faire aujourd’hui ?
• Membre de l’équipe : Je vais analyser les données avec Jack et travailler avec lui pour mettre à jour notre stratégie de contenu pour le reste de l’année.
• Vous : Vous rencontrez des problèmes ?
• Membre de l’équipe : Pas pour l’instant, mais j’aimerais que quelqu’un d’autre examine la stratégie de contenu une fois que nous l’aurons terminée.

Et puis c’est au tour du membre suivant de l’équipe. Si vous pouvez garder vos échanges aussi courts et concis que cela, vous serez en mesure d’organiser des stand-up meetings quotidiens extrêmement réussis.

Terminez toujours vos stand-up meetings quotidiens par les étapes suivantes

Demandez à l’un de vos participants de prendre des notes pendant votre stand-up meeting. De cette façon, les actions discutées sont correctement suivies et chacun sait exactement ce qu’il doit faire lorsqu’il se déconnecte. Cela permettra également de garder les membres de l’équipe dans la boucle lorsqu’ils ne peuvent pas assister aux réunions.

La plupart des actions seront les réponses de votre équipe à la deuxième question : « Que ferez-vous aujourd’hui ? », ce qui rend le processus de prise de notes extrêmement facile. Mais n’oubliez pas de noter toutes les actions supplémentaires qui apparaissent au cours de vos réunions quotidiennes.

Par exemple, si vous demandez à Jenny : « Y a-t-il des problèmes qui vous empêchent d’avancer ? » et qu’elle répond : « Oui, j’aurais besoin d’aide pour passer au peigne fin les rapports de la semaine dernière », puis que Sarah dit : « Je peux vous donner un coup de main », assurez-vous que l’action est ajoutée à la charge de travail de Sarah.

Effectuez un suivi après votre stand-up meeting quotidien

Enfin, faites le point avec votre équipe après votre stand-up meetings dynamique. Assurez-vous qu’ils ont tout ce dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches. Demandez-leur s’ils ont rencontré d’autres problèmes depuis votre dernière conversation. Et soyez disponible pour les aider si nécessaire.

Vous ne voulez PAS être trop impliqué ou donner l’impression à vos employés qu’ils font l’objet d’une microgestion. Mais un courriel de suivi rapide sera probablement apprécié.

Ce type de communication permettra également de responsabiliser votre équipe. S’ils savent que vous allez prendre de leurs nouvelles quelques heures après la réunion, ils seront probablement plus motivés pour travailler dur et accomplir leurs tâches en temps voulu.

Les pièges à éviter lors de votre prochain stand-up meeting quotidien

Les stand-up meetings quotidiens ont le potentiel de transformer votre entreprise en une centrale de productivité, mais seulement si vous évitez les pièges courants décrits ci-dessous :

Ne soyez pas en retard

Le temps de votre équipe est précieux. Ne le gaspillez pas en arrivant à votre stand-up meeting quotidien après l’heure prévue. Arrivez à l’heure et assurez-vous d’être toujours bien préparé.

Les retards témoignent d’un manque de respect pour vos employés et pour la réunion en général. Si vous ne prenez pas la peine d’arriver à l’heure prévue, pourquoi votre équipe devrait-elle en faire autant ? C’est une pente très glissante. Il est préférable d’arriver à l’heure.

Bien sûr, la vie réserve des imprévus. Si vous savez que vous allez être en retard, envisagez d’annuler la réunion et de vous connecter à nouveau avec tout le monde via un logiciel de visioconférence le lendemain.

Ne vous asseyez pas

Ce n’est pas pour rien qu’on les appelle des stand-up meetings…

Si vous vous asseyez, vous serez à l’aise et le confort est l’ennemi de votre stand-up meeting quotidien. Pourquoi ? Parce que vous êtes beaucoup plus susceptible de prioriser une réunion rapide et productive lorsque vous êtes mal à l’aise que lorsque vous êtes dans une position plus agréable.

N’oubliez pas que les stand-up meetings doivent être courtes et directes. Rester debout est l’un des meilleurs moyens de s’assurer que vos stand-up meetings quotidiens ne s’éternisent pas.

Ne négligez pas les horaires des employés

Si vous gérez une équipe à distance, il y a de fortes chances que vos employés se trouvent dans des fuseaux horaires différents. Gardez cela à l’esprit lorsque vous planifiez vos stand-up meetings quotidiens.

Prenons l’exemple de Jim, qui vit à New York et gère deux employés à distance : Gary, qui vit à Los Angeles, et Laura, qui vit à Londres. Si Jim planifie son stand-up meeting à 9 h 00 EST, Gary devra être prêt à 6 h 00 PST en raison du décalage horaire.

Jim ferait mieux de programmer ses stand-up meetings quotidiens à 12 h 00 EST, ce qui correspond à 9 h 00 PST pour Gary et à 17 h 00 GMT pour Laura.

Voilà l’essentiel : choisissez une heure pour votre stand-up meeting quotidien qui convienne à tous les membres de votre équipe à distance. Ainsi, chaque membre de l’équipe se sentira valorisé.

Organisez de meilleures réunions

Les stand-up meetings quotidiens amélioreront la productivité de votre équipe, une fois que vous aurez appris à les organiser. Après avoir lu cet article, vous savez exactement comment faire pour que vos stand-up meetings soient les meilleurs possibles. Vous connaissez également quelques-uns des pièges les plus courants à éviter.

Il ne vous reste plus qu’à programmer votre premier stand-up meeting ! Nous sommes convaincus que vous et votre équipe à distance apprécierez le temps supplémentaire qu’il vous offre chaque jour.

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