L’essor du travail à distance a rendu les vidéoconférences nécessaires. Mais savez-vous comment en réaliser une avec succès ? Vous pouvez commencer par mettre en œuvre quelques règles de base pour les réunions virtuelles.

Dans cet article, nous allons discuter les raisons pour lesquelles les règles de base sont importantes et cinq bonnes pratiques de réunion virtuelle que vous et votre équipe devez respecter. À la fin, vous aurez toutes les informations dont vous avez besoin pour organiser des vidéoconférences efficaces qui propulsent votre entreprise vers l’avant.

Donc, sans plus attendre, commençons !

Avez-vous besoin de définir des règles de base pour les réunions virtuelles ?

Ce n’est pas comme si votre logiciel de visioconférence allait exploser sans règles de base. Donc, techniquement, non, vous n’en avez pas besoin pour vos réunions virtuelles. Mais elles vont certainement aider.

Les règles de base pour les réunions virtuelles aident à créer un environnement collaboratif, qui vous aidera, vous et votre équipe, à réaliser un meilleur travail en moins de temps. Elles permettent également à ce que chaque membre de l’équipe se sente valorisé et respecté – deux choses que les employés devraient toujours ressentir.

Ça vous parait clair ? Bien, maintenant passons en revue quelques bonnes pratiques de réunion virtuelle.

Les règles de base indispensables pour les réunions virtuelles

Quelles règles de base devez-vous définir pour vos réunions virtuelles ? C’est à vous de voir. Mais nous vous suggérons les cinq règles ci-dessous pour vous assurer que vos rencontres en ligne sont réussies.

1. Créer et partager un ordre du jour de réunion

Tout d’abord, créez un ordre du jour pour votre réunion.

Cela donnera un but à votre réunion virtuelle. Vous saurez exactement de quoi parler et combien de temps pour en parler. Vous n’oublierez pas non plus les points de discussion importants. Comment pourriez-vous ? Tout ce dont vous avez besoin pour discuter sera décrit avant même le début de votre réunion.

Ce genre de direction maintiendra votre équipe sur la bonne voie pendant la vidéoconférence et garantira qu’elle atteindra des niveaux de productivité maximaux- quelque chose que chaque équipe souhaite atteindre.

N’oubliez pas que la création d’un agenda n’est que la première étape. Vous devez également partager le document final avec les participants à la réunion. De cette façon, ils peuvent se préparer pour la discussion. Les participants préparés sont en mesure de contribuer aux conversations de manière beaucoup plus significative.

Une fois que vous créez et partagez un ordre du jour de réunion, respectez-le ! Commencez quand votre agenda dit que vous allez commencer. Couvrez les sujets que votre ordre du jour dit que vous allez couvrir. etc.

P.S :Votre ordre du jour de la réunion doit inclure une heure de début. Assurez-vous que ce temps fonctionne pour toutes les personnes impliquées. Pour ce faire, vous devrez peut-être tenir compte de plusieurs fuseaux horaires. Faites de votre mieux pour trouver un moment pratique pour chaque participant, peu importe où il habite.

2. Couper le son de votre micro, sauf lorsque vous parlez

Cela est simple, mais cela ne le rend pas moins important. Assurez-vous que tous ceux qui assistent à votre réunion éteignent leur microphone lorsqu’ils ne parlent pas.

La dernière chose que votre équipe veut entendre lors d’une réunion est un enfant qui crie, un chien qui aboie ou une équipe de construction qui travaille en arrière-plan. Puisque 45 % de tous les employés américains travaillent à distance au moins un jour par semaine, ces bruits sont des possibilités distinctes.

Heureusement, il y a une solution facile. Mettez juste votre micro en sourdine quand vous ne parlez pas au groupe. Puis coupez le son quand c’est votre tour de parler. Et remettez-le en sourdine quand vous aurez fini. Rien de plus facile.

Comme mentionné ci-dessus, il s’agit de l’une des règles de base les plus simples pour les réunions virtuelles. Mais c’est aussi l’une des plus importantes. Utilisez la technologie pour minimiser les bruits distrayant pendant votre vidéoconférence et la réunion virtuelle de votre équipe sera plus efficace.

3. Assurez-vous que votre caméra est allumée

C’est ça, éteignez les micros, allumez les caméras.

Pourquoi votre équipe se réunit-elle via un logiciel de visioconférence ? Pourquoi ne les appelez-vous pas au téléphone ? Ou pourquoi ne pas envoyer d’e-mail et utiliser Slack entre vous ?Parce que ces modes de communication ne permettent pas le même niveau de connexion humaine.

Il est difficile de collaborer efficacement avec quelqu’un que vous ne connaissez pas et avec qui vous n’êtes pas connecté. La vidéoconférence renforce les relations, permettant un meilleur travail entre les équipes.

Maintenant, si « caméras allumées » est l’une des règles de base de votre entreprise pour les réunions virtuelles (et cela devrait certainement l’être !), vous devez également mettre en place quelques autres règles de base.

Par exemple, l’espace d’où chaque membre de l’équipe assiste aux réunions doit être exempt de distractions visuelles, telles que des arrière-plans désordonnés et/ou chaotiques. Bonne nouvelle : de nombreuses solutions de conférence virtuelle permettent aux utilisateurs de créer des arrière-plans numériques dans ce but précis.

Puisque nous parlons de distractions visuelles, nous pourrions aussi bien mentionner la tenue vestimentaire. Assurez-vous que votre équipe s’habille correctement pour vos réunions virtuelles. Cela signifie pas de pyjama, de vêtements révélateurs, de t-shirts au contenu explicite, etc. Tout le monde devrait rester professionnel.

4. Respecter les règles d’étiquette de réunion virtuelle

Avez-vous créé et partagé un ordre du jour de réunion ? Votre micro est-il coupé et votre caméra allumée ? Bien, vous êtes prêt pour la règle de base #4, qui a à voir avec l’étiquette de réunion virtuelle.

Pour vous assurer que votre réunion est collaborative, productive et réussie, vous devez vous assurer que vos participants respectent certaines règles d’étiquette. Ce n’est pas un concept révolutionnaire. Votre équipe respecte également les règles d’étiquette lorsqu’elle assiste à des réunions en personne.

Voici la différence : nous avons assisté à des réunions en personne pendant toute notre vie. En tant que tel, les règles d’étiquette sont enracinées en nous. Les réunions virtuelles, bien qu’immensément populaires de nos jours, sont un nouveau concept. En tant que tel, votre équipe peut avoir besoin d’être rappelé comment se comporter.

Voici quelques règles d’étiquette que nous vous suggérons de mettre en œuvre pour vos réunions virtuelles :

  • Respectez vos collègues :Avant tout, assurez-vous que votre équipe se respecte mutuellement. Ils peuvent faire preuve de respect en prêtant attention (plus à ce sujet ci-dessous) en permettant à leurs collègues de parler sans interruption et en minimisant les distractions.
  • Prêtez attention à la réunion :Vous demandez à vos collègues d’assister à vos réunions pour une raison précise. Nous supposons que la raison n’était pas de « rattraper le retard sur l’e-mail » ou « envoyer un SMS à un ami ». Donc, assurez-vous que votre équipe soit attentive. Demandez-leur de ranger leurs appareils et d’éviter les tâches multiples. Ils devraient se concentrer sur la conversation que vous avez.
  • Supprimer toutes les distractions :Les distractions sont de toutes formes et tailles – téléphones, comptes de messagerie, bruits de fond, nourriture, etc. Demandez aux participants à la réunion de faire taire leurs téléphones et de s’abstenir de consulter les courriels. Demandez-leur de couper le son de leurs micros afin que les bruits de fond ne s’infiltrent pas. Et demandez-leur d’éviter de manger aussi. Chacune de ces choses a le potentiel de faire dérailler une conversation. Retirez-les.

Lorsqu’il s’agit de règles de base pour les réunions, l’étiquette est toujours un sujet important.

5. Terminez vos réunions virtuelles avec les prochaines étapes

Enfin, mais ce n’est certainement pas tout, assurez-vous de terminer vos réunions virtuelles avec une fin. Comment fait-on ça ? C’est simple, vraiment : donnez à chaque participant une action ou deux à entrprendre.

Que voulez-vous que votre équipe fasse après votre entretien ? Contacter une personne spécifique ? Terminer une tâche ? Démarrez un nouveau projet ? Assurez-vous que chaque personne sait exactement ce que l’on attend d’elle avant de vous déconnecter de votre logiciel de vidéoconférence.

Nous vous suggérons d’aller plus loin dans cette règle de base et d’envoyer un courriel à chaque participant une fois votre réunion terminée. Utilisez l’e-mail pour récapituler les choses dont vous avez parlé, les décisions qui ont été prises et les actions spécifiques que chaque membre de l’équipe a été invité à réaliser.

Bien qu’il faille du temps pour envoyer des courriels à chaque participant, cela permettra de s’assurer que tout le monde est sur la même page et comprend sa/ses dernière (s) tâche(s).

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Voilà, cinq règles de base pour les réunions virtuelles.

Dès que vous implémenterez ces bonnes pratiques de réunion, vos vidéoconférences deviendront plus collaboratives et efficaces. C’est exactement ce que vous voulez, non ?

Qu’attendez-vous ? Créez et partagez un ordre du jour de réunion, mettez votre micro en sourdine (sauf lorsque vous parlez), assurez-vous que votre caméra est allumée, suivez les règles d’étiquette de réunion virtuelle et mettez fin à vos rencontres en ligne avec des éléments d’action. C’est tout.

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Auteur Paweł Łaniewski

Paweł is the Content Expert at ClickMeeting.

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