Les événements en ligne offrent d’énormes opportunités. Des centaines de milliers d’entreprises à travers le monde l’ont découvert, et pour beaucoup, la pandémie est devenue le moteur pour découvrir ce domaine. Ils comprennent une grande variété d’activités – les webinaires sont de plus en plus utilisés non seulement dans l’éducation mais aussi dans les stratégies marketing des marques. Ils facilitent les contacts et permettent d’atteindre directement les destinataires intéressés.
Bien sûr, cela vient aussi avec beaucoup de responsabilités. L’un des aspects les plus importants qu’un organisateur d’événements en ligne devrait prendre en charge est la confidentialité des participants et la sécurité des données qu’ils confient.
Dans notre dernier rapport, nous avons examiné la manière dont les utilisateurs eux-mêmes abordent la confidentialité en ligne et les préoccupations auxquelles ils prêtent attention. À cette fin, nous avons mené une enquête auprès des participants à l’événement en février 2022. Cette connaissance est particulièrement utile du point de vue des hôtes. Ils peuvent rapidement savoir ce que leur public attend vraiment. Dans le rapport, vous trouverez également des conseils éprouvés pour protéger votre vie privée et celle de vos participants lors de webinaires et de réunions en ligne.
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Table of Contents
La vie privée en ligne est cruciale
À l’ère des menaces numériques, protéger sa vie privée devient un sérieux défi. Dans le même temps, en particulier dans une période où la plupart des activités sociales se sont déplacées vers l’espace virtuel, le nombre de situations qui peuvent augmenter le risque de partager, par exemple, son image ou d’autres données personnelles avec des personnes non autorisées, augmente.
Nous sommes bien conscients des conséquences que cela peut entraîner. En même temps, les informations qui paraissent ponctuellement dans les médias montrent qu’il reste encore beaucoup à faire dans ce domaine et que tous les internautes n’ont pas la même compréhension du problème. Alors, comment évaluons-nous nos actions concernant la protection de la vie privée en ligne ?
Vous souciez-vous de votre vie privée en ligne ?
Comme vous pouvez le voir, presque tous les participants au sondage sont conscients de l’importance de protéger la vie privée lors de diverses activités entreprises dans l’espace virtuel. Seulement moins de 2 % des répondants déclarent ne pas se soucier de leur vie privée, mais seulement pour 0,59 %, cela n’a aucune importance.
Confidentialité pendant les événements en ligne
Nous y participons très volontiers. Très souvent, il suffit de quelques clics pour s’inscrire à un événement et y assister. Mais, d’autre part, de nombreuses entreprises organisent des webinaires et les utilisent, par exemple, dans leur stratégie marketing.
Bien sûr, pour la plupart des participants, le contenu et, par exemple, le prestige des experts invités jouent un rôle crucial. Quelle est l’importance de la vie privée pour eux ? Sont-ils prêts à accepter des compromis dans ce domaine ? Il s’avère que c’est l’un des facteurs les plus importants !
Voulez-vous que l’organisateur se soucie de votre vie privée pendant le webinaire ?
Prenez soin de la vie privée de vos participants !
Le sentiment d’intimité convainc les participants de s’inscrire et de participer à un webinaire. De plus : il est du devoir de l’organisateur de s’en assurer. Que peuvent-ils faire pour bien sécuriser les besoins de leurs participants ? Il existe de nombreuses possibilités, en commençant par le bon choix des outils, en adoptant un comportement responsable pendant l’événement lui-même, et en terminant par les mesures prises par la suite.
Une plateforme de webinaire sécurisée du point de vue du participant
Lors du choix d’un logiciel pour les webinaires et les événements en ligne, nous prêtons généralement attention à la liste des fonctions disponibles, à la stabilité de la connexion et à l’expérience utilisateur intuitive. Ce sont évidemment des points très importants, qui impactent directement à la fois l’expérience de l’organisateur et celle des participants. Cependant, lorsque l’on compare différents outils, il est facile de négliger un facteur essentiel, à savoir le soin approprié apporté pour assurer la confidentialité et la sécurité des données traitées. Que pensent les participants à l’événement ?
La protection de la vie privée est-elle vitale pour vous lorsque vous choisissez un outil de communication en ligne ?
Nos données ne laissent aucun doute. Plus de 90% des répondants se soucient du fait que les logiciels qu’ils utilisent leur garantissent une sécurité adéquate. C’est aussi un engagement important pour les organisateurs. Si vous souhaitez non seulement vous protéger contre une éventuelle responsabilité juridique, mais aussi fournir à vos voyageurs un environnement confortable dans lequel travailler et apprendre, choisissez un outil fiable qui prend soin de votre vie privée et de celle de vos participants.
Prêter attention à la RGPD
Un organisateur d’événement agit en tant que responsable du traitement des données personnelles des participants. La plateforme de webinaires est l’entité qui traite les données personnelles pour le compte du responsable du traitement. Selon la RGPD, une telle délégation de données nécessite la conclusion d’un accord de traitement de données approprié, ce qui se fait le plus souvent au stade de la conclusion d’un accord avec la plateforme. Par conséquent, avant d’organiser un webinaire, vérifiez si le fournisseur propose un tel accord, en particulier s’il provient de l’extérieur de l’UE.
La protection des données est un engagement important, et bien sûr, elle est également réglementée par la loi. A cet égard, des solutions spécifiques s’appliquent, entre autres, à certaines entités opérant au sein de l’Union européenne. Le RGPD a, à bien des égards, révolutionné la façon dont nous stockons et traitons les données personnelles. Il ne s’agit pas seulement d’un ensemble de réglementations que les entreprises européennes comme ClickMeeting doivent respecter. C’est aussi une tentative pour établir une norme mondiale pour la protection des données. Déjà, de nombreux clients du monde entier l’abordent avec confiance et choisissent consciemment des outils qui incluent les lignes directrices résultant du RGPD.
Préparer un bon formulaire d’inscription
Le webinaire lui-même n’est pas tout. Pour qu’un événement ait lieu, les participants doivent évidemment s’inscrire. Le formulaire d’inscription joue également un rôle important du point de vue de l’organisateur. Très souvent, il vous permet non seulement d’inscrire des participants, mais vous aide également à générer des prospects.
De nombreuses entreprises souhaitent donc que leurs participants autorisent l’utilisation de leurs données à des fins de marketing. Bien que tirer parti du potentiel du marketing par webinaire offre d’énormes avantages, en même temps, il est facile d’y faire des erreurs.
L’organisateur doit s’assurer que le consentement donné lors de l’inscription à un webinaire est conforme à la loi applicable. Lorsqu’un participant s’inscrit à un webinaire, il s’engage envers l’organisateur à participer au webinaire. Ainsi, il faut inclure une case à cocher obligatoire sur le formulaire d’inscription pour obtenir le consentement au traitement des données personnelles à cette fin. Il est important de noter que vous ne pouvez collecter que les données nécessaires pour participer à l’événement. N’exigez donc pas de détails tels qu’une adresse professionnelle ou personnelle. Si, en tant qu’organisateur, vous collectez d’autres données, la fourniture de ces données doit être volontaire. L’organisateur peut également recueillir le consentement volontaire des participants, par exemple pour l’envoi d’informations commerciales. Avec une plateforme telle que ClickMeeting, vous pouvez facilement configurer la page d’inscription en incluant à la fois les consentements obligatoires et volontaires. Cela permet aux participants de décider quelles informations ils souhaitent partager avec vous, tout en vous permettant de vous conformer aux exigences légales.
Que pensent les participants du consentement obligatoire et du consentement facultatif ?
Un participant à un événement sur cinq est prêt à donner volontairement son consentement à des fins de marketing. C’est vraiment un énorme potentiel. Cependant, comme vous pouvez le constater, pour plus de 16 % des répondants, l’essentiel est de savoir s’ils sont intéressés par l’entreprise ou le produit. Ainsi, un contenu de bonne qualité et une communication efficace peuvent garantir d’excellents résultats.
N’oubliez pas les obligations d’information
Les documents importants qui protègent les droits des participants et des présentateurs sont, bien sûr, les conditions générales de l’événement et la politique de confidentialité. Ils devraient définir clairement les règles de participation au webinaire et informer les participants, entre autres, de leurs droits en matière de protection de leur vie privée.
C’est une bonne idée de créer un site Web avec des détails complets sur la façon dont vous gérez les données personnelles collectées pendant l’événement. Vous pouvez le faire sous une forme plus courte, c’est-à-dire une obligation d’information, ou sous une forme plus longue, c’est-à-dire une politique de confidentialité décrivant les problèmes liés au traitement des données personnelles dans tous les aspects de votre entreprise. Les informations fournies aux participants devraient inclure, entre autres, l’identité et les coordonnées du responsable du traitement, c’est-à-dire l’organisateur de l’événement, la finalité du traitement des données, la période de stockage des données, des informations sur les droits des participants, y compris le droit d’accès, de rectification ou d’effacement des données à caractère personnel, et une indication des entités avec lesquelles ces données peuvent être partagées.
Est-ce pertinent pour les utilisateurs ? Il s’avère que oui, absolument.
Lisez-vous le règlement de l’événement et la politique de confidentialité avant de donner votre consentement ?
La grande majorité des participants lisent les règles de l’événement ou la politique de confidentialité avant de cocher la case appropriée. Seulement moins de 12 % les ignorent, et seulement 1,21 % des participants à l’enquête considèrent qu’elles ne sont pas pertinentes.
Faites attention aux données des participants dans la salle d’événement
Quelles données les utilisateurs fournissent-ils lorsqu’ils se connectent à un événement ? Il s’avère que la plupart d’entre eux préfèrent conserver un anonymat au moins partiel. Si possible, plus de la moitié d’entre eux n’entrent qu’un pseudonyme et une adresse e-mail. Seulement 4 % utilisent leur nom complet.
Lorsque vous vous connectez à un événement, vous entrez généralement :
L’organisateur a un rôle crucial dans la création d’un sentiment de sécurité. En choisissant la bonne plateforme, ils pourront profiter d’options supplémentaires pour que les participants se sentent à l’aise. Celles-ci incluent le masquage des données des participants de la vue publique (par exemple dans la fenêtre de chat ou pendant les sessions de questions-réponses). Il s’avère que cela est également important de leur point de vue.
La protection de la vie privée pendant les webinaires auxquels vous assistez (par exemple en masquant votre nom de la liste des participants) est-elle importante pour vous ?
Informer les participants sur l’enregistrement
L’enregistrement des événements est une fonctionnalité extrêmement importante. Il vous permet de créer des séquences vidéo qui peuvent ensuite être partagées avec les participants, les personnes qui se sont inscrites mais ne se sont pas présentées à l’événement, ou de les utiliser sur des canaux complètement différents. Dans le même temps, il arrive souvent que l’image ou les données personnelles d’autres personnes soient saisies sur l’enregistrement (par exemple, lorsque vous demandez à un participant au webinaire de prendre la parole ou d’enregistrer une réunion en ligne avec vos collègues ou vos étudiants).
L’erreur la plus grave qu’un organisateur d’événement puisse commettre est de ne pas informer les participants que l’événement est enregistré. Il s’avère que c’est très important pour eux !
Voulez-vous être informé si l’événement est enregistré ?
L’enquête a été menée par ClickMeeting en février 2022 sur un échantillon de 510 participants à des événements en ligne. Le groupe était composé de 52 % de femmes et de 48 % d’hommes de différents groupes d’âge – 18-34 ans 26 %, 35-54 ans 35 %, plus de 55 ans 39 %.
Avez-vous pris soin de la vie privée de vos participants ? Une liste de contrôle rapide pour l’hôte
Comme vous pouvez le voir, la protection de la vie privée et des données des participants est une question extrêmement importante qui n’est pas seulement une obligation légale pour les organisateurs ; elle est également abordée par les participants aux événements en ligne eux-mêmes ! Garantir un espace sûr ne doit pas être difficile. Voici quelques éléments de base auxquels vous devriez prêter attention.
Choisissez une plateforme sécurisée : rappelez-vous qu’en tant qu’organisateur, vous êtes le dépositaire des données personnelles de vos participants. Cependant, la plateforme est responsable de leur traitement. Faites attention aux procédures de sécurité qu’elle fournit. Assurez-vous qu’elles sont conformes aux normes juridiques en vigueur.
Réduisez les données requises au strict minimum : les données personnelles que vous demandez à vos participants ne doivent être collectées que dans la mesure nécessaire à une fin spécifique, par exemple en participant à un webinaire.
Élaborer des conditions d’utilisation et une politique de confidentialité : soyez clair et fournissez à vos participants autant d’informations que possible sur la façon dont ils peuvent participer à l’événement et sur la façon dont leurs données personnelles seront stockées et traitées.
Indiquez les consentements obligatoires et volontaires : obtenir le consentement des participants est très facile. Vous pouvez utiliser les cases à cocher appropriées sur la page d’inscription. Vous devez également décider quels consentements sont obligatoires et lesquels sont volontaires.
Utilisez l’espace : Une bonne plateforme de webinaires et de réunions en ligne vous offre de nombreuses opportunités pour interagir avec votre public. Vous pouvez mettre des informations sur le traitement des données personnelles, la vie privée, le droit d’auteur et la confidentialité des affaires sur la page d’enregistrement, dans la salle d’attente et sur les envois automatisés.
Sécurisez votre événement : Lors d’un webinaire, vous partagez vos connaissances et fournissez souvent du contenu supplémentaire. Si vous souhaitez protéger un tel contenu, sécurisez votre événement avec un mot de passe ou un jeton unique.
Informez les participants de l’enregistrement : si vous prévoyez d’enregistrer votre événement, informez-en les participants dès le début. Incluez dans votre politique de confidentialité, par exemple, comment vous utiliserez les enregistrements.
Masquer l’identité des participants : une des options disponibles vous permet de masquer les détails des participants, par exemple sur la liste de présence ou dans la fenêtre de discussion. Ainsi, à la place du prénom ou du nom et prénom, seules les initiales apparaîtront, et le reste des lettres sera remplacé par des astérisques. Comme notre étude le prouve, de nombreux participants s’y attendent.
Dégagement de responsabilité. Les informations sur les aspects juridiques de l’hébergement de webinaires contenues dans ce guide sont basées sur le droit de l’UE. Si vous utilisez la Plateforme ClickMeeting dans l’Espace Economique Européen et utilisez certaines fonctionnalités au sein de la Plateforme, il est probable que les obligations mentionnées ci-dessus s’appliquent à vous.
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