Le marché de la visioconférence a explosé avec la crise liée au Covid-19. Auparavant, nous nous adaptions peu à peu au travail à distance. Mais aujourd’hui, la pandémie a accéléré les projets des entreprises en matière de flexibilité du travail.
Lorsque vous recherchez le meilleur logiciel de de visioconférence pour votre équipe, le choix peut être difficile. Il existe plusieurs options, nouvelles et anciennes (vous vous souvenez de Skype for Business ?), et il peut être difficile de déterminer la plus adaptée à vos besoins et aux besoins de votre équipe.
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Les avantages des plateformes de visioconférence
Ce n’est un secret pour personne que les logiciels de visioconférence sont en plein essor, en grande partie grâce à la pandémie de COVID-19. Mais les réunions en ligne avaient leurs avantages même avant la pandémie, permettant de se connecter et de collaborer quand il était impossible de se réunir. Depuis 2005, le travail à distance a augmenté de 159 %,ce qui exige des outils de communication virtuels. En outre, le travail à distance est la forme la plus populaire d’organisation flexible du travail.
Les visioconférences sont beaucoup plus personnelles qu’un appel téléphonique. Pour les employés travaillant à distance — et parce que chacun est un peu isolé chez soi — les contacts avec les autres sont souvent bienvenus, et même nécessaires. Plutôt que de risquer de mal interpréter des remarques dans une communication écrite, les logiciels de visioconférence vous permettent de remarquer et d’observer les indices non verbaux — le ton, les expressions du visage, les gestes des mains, etc. En fait, plus de la moitié de la communication vient du langage corporel et 38 % du ton de la voix. Et selon les recherches lorsque la communication verbale est associée à des indices non verbaux, nous traitons ces informations plus efficacement.
Les logiciels de visioconférence sont des outils de collaboration en équipe qui rendent le travail de groupe plus facile et plus efficace. Plutôt que de demander à toute équipe de coordonner les horaires, de se déplacer et de trouver un logement, vous pouvez envoyer un lien permettant à chacun de participer à la réunion depuis son bureau, son domicile ou tout autre lieu de travail. Cela permet également d’économiser une part importante du budget consacré aux déplacements.
L’importance de choisir le meilleur logiciel de visioconférence pour votre entreprise
Le rapport annuel d’App Annie révèle que les applications professionnelles ont atteint 62 millions de téléchargements pendant la semaine du 14 mars au 21 mars 2020. Cette semaine a été la meilleure à ce jour, avec une hausse de 45 % par rapport à la semaine précédente et de 90 % par rapport à la moyenne hebdomadaire de 2019.
À l’ère du COVID-19, les consommateurs et les petites entreprises utilisent de plus en plus d’outils numériques. Il est donc de plus en plus important de choisir les bons outils. Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins, et tous les outils n’ont pas été créés de la même manière.
La mise en œuvre d’un nouvel outil demande du temps, de la patience et de l’argent, surtout lorsqu’elle concerne toute l’entreprise. Elle exige également beaucoup d’engagement et de flexibilité des employés. Il est donc important de faire le bon choix et de s’y tenir. Vous ne voulez pas priver vos employés d’un temps précieux qui pourrait être consacré à des affaires plus importantes. Apprendre régulièrement un nouvel logiciel de visioconférence n’est pas la meilleure façon d’utiliser leur temps.
Fonctionnalités à rechercher lors du choix d’un logiciel de visioconférence
Même avant la pandémie, il existait de nombreuses plateformes de visioconférence parmi lesquels les entreprises pouvaient choisir. Si la plupart proposent la même offre de base – les logiciels de visioconférence – certaines proposent des fonctionnalités supplémentaires qui rendent les réunions en ligne plus efficaces, plus productives et plus attrayantes. Voici quelques fonctionnalités clés à rechercher lors du choix d’un logiciel de visioconférence:
La possibilité d’organiser des événements pour de grands groupes.
Selon notre rapport, au cours du premier mois de la pandémie, les événements en ligne organisés par ClickMeeting ont rassemblé plus de 3,2 millions de participants. L’année précédente, il n’y avait eu que 870 579 participants. Cela représente une hausse de plus de 267 % du nombre de personnes utilisant des plateformes de visioconférence.
Comme de plus en plus de personnes utilisent les logiciels de visioconférence, vous devriez pouvoir organiser des visioconférences pour des groupes plus nombreux. Même si votre équipe est petite, il est possible qu’elle s’agrandisse ou que vous deviez collaborer avec des personnes extérieures. C’est pourquoi il est important de trouver un logiciel de visioconférence capable de gérer des réunions avec n’importe quel nombre de participants – des réunions 1:1 aux groupes de plus de deux douzaines de personnes.
Grâce à ClickMeeting vous pouvez voir, entendre et parler à un maximum de 25 membres de votre équipe dans une seule salle de réunion.
Partage d’écran facile
Si vous avez déjà participé à une visioconférence, vous savez combien il est important de pouvoir partager votre écran avec les participants. Il est ainsi plus facile pour votre auditoire de suivre votre présentation et vos instructions, sans compter que cela peut vous aider à souligner les points que vous essayez de présenter.
Vous constaterez que de nombreuses plateformes de visioconférence disposent de ce type de fonctionnalité. Mais parfois, les participants ont également besoin de partager leur écran. Et si votre plateforme ne permet pas le partage d’écran entre les participants, vous risquez d’interrompre la réunion pour envoyer des courriels, télécharger, puis charger des fichiers sur votre écran.
Le logiciel ClickMeeting, permet à chaque participant présent dans la salle de réunion de partager son écran sans difficulté. Il lui suffit de cliquer sur l’icône de partage d’écran à côté des icônes de caméra et de microphone en bas de l’écran et voilà ! Il transmet ainsi son écran à tous les participants. Notez qu’une seule personne à la fois peut partager son écran, vous devrez donc laisser les participants prendre le contrôle du partage d’écran si nécessaire.
Outils pour présenter du contenu pendant une réunion.
En parlant de partage d’écran et de présentation, les meilleures plateformes offrent également des fonctionnalités qui vous permettent de diffuser du contenu pendant une réunion. ClickMeeting dispose en fait de trois fonctionnalités spéciales qui vous permettent de faire exactement cela :
Présentation
La fonction de présentation de ClickMeeting vous permet d’étayer votre discours avec du contenu dans n’importe quel format. Outre l’affichage d’une présentation PowerPoint traditionnelle, vous pouvez également transférer d’autres fichiers, tels que des graphiques, des feuilles de calcul ou des vidéos.
Vidéo
La lecture d’une vidéo directement à partir de YouTube peut donner à votre auditoire une chance de se changer les idées. Participer à une réunion en ligne où quelqu’un ne fait que parler tout le temps dans le vide peut s’avérer assommant et ennuyeux. Une approche multimédia, incorporant la vidéo – afin de disposer d’un support audio et visuel – peut dynamiser la réunion et permettre à votre audience de rompre la monotonie.
Tableaux blanc
Le tableau blanc est peut-être l’outil de présentation de contenu le plus cool de ClickMeeting. Il vous permet de modeler le contenu à l’aide d’illustrations virtuelles dessinées à la main et de marqueurs, ce qui vous permet de prendre des notes ou de dessiner des éléments visuels supplémentaires pendant une réunion. Vous pouvez même mobiliser les participants en les encourageant à collaborer et à dessiner ensemble sur le tableau. Vous n’êtes pas un artiste ? Utilisez les zones de texte, les formes et la gomme.
Plusieurs options de communication et d’engagement
Lorsque vous pensez aux plateformes de visioconférence, vous pensez généralement à un organisateur et aux participants lors d’un événement en direct. Souvent, l’organisateur prend l’initiative, et les participants réagissent lorsque cela est nécessaire. Mais les possibilités de discuter avec les participants à une réunion en ligne sont multiples, surtout lorsque les groupes sont de plus en plus nombreux.
Chat en ligne
De nombreux outils offrent la possibilité de discuter en direct avec le groupe. Cependant, il arrive que les participants aient besoin de discuter avec l’organisateur ou le présentateur dans une conversation privée, en face à face (c’est-à-dire à 2 personnes). ClickMeeting permet de réaliser cela. En plus du streaming vidéo et de l’audio, il y a aussi un système de messagerie qui vous permet de discuter avec l’ensemble du groupe ou d’envoyer des messages directs à certains membres de l’équipe sans déconcentrer le reste du groupe.
Sondages et enquêtes
L’engagement du groupe est toujours un défi lorsqu’il s’agit de réunions en ligne. Il est donc important de rechercher des outils qui permettent aux participants de s’engager. Les sondages et les enquêtes leur donnent l’occasion d’interagir avec la présentation pendant que vous recueillez des informations et des commentaires importants.
Si vous souhaitez réaliser un sondage sur un sujet, le meilleur choix est d’utiliser un outil d’enquête, tel que celui proposé par ClickMeeting.
Enregistrement
La communication asynchrone est de plus en plus répandue, et ce concept s’applique également aux réunions en ligne. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une personne ne peut pas participer à une réunion prévue : une autre réunion a été annoncée, les enfants doivent faire l’école à la maison pendant la pandémie, elle se trouve dans un autre fuseau horaire, et c’est impossible selon leur agenda.
C’est pourquoi vous avez besoin d’un logiciel de visioconférence qui peut enregistrer les réunions. Vous pouvez toujours enregistrer la réunion et envoyer l’enregistrement aux membres de l’équipe qui ne participaient pas celle-ci. Cela vous donne également l’occasion de regarder vous-même la vidéo, ce qui vous permet de voir ce que vous pouvez améliorer pour les prochaines réunions.
Sécurité et sûreté
Vous avez peut-être lu les gros titres sur les problèmes de sûreté de Zoom le — «zoombombing», comme on l’a surnommé. L’utilisation d’un logiciel de visioconférence sans protection solide en matière de sécurité et de sûreté peut vous mettre en danger, ainsi que vos participants et votre entreprise. Le trolling et le bombing extérieurs sont réels.
« Une fois, quelqu’un s’est connecté par hasard à notre réunion ! C’était vraiment bizarre, et nous ne savons pas comment cela s’est passé », se souvient Rhiannon Moore d’ Evopure, qui fabrique de l’huile de CBD de la ferme à la table. « Cela doit être à cause d’identifiants et de mots de passe Zoom similaires, mais qui sait ! »
Dans ClickMeeting, les participants peuvent rejoindre la visioconférence de trois façons différentes :
Accès ouvert à tous : toute personne qui obtient un lien pour accéder à votre salle de réunion peut s’y joindre.
Protégé par un mot de passe : vous fournissez un mot de passe unique pour tout le monde ; celui-ci est inclus dans le courriel d’invitation.
Accès protégé par un jeton d’authentification : attribuez à chaque personne un jeton qui lui permet de s’inscrire avec un code unique qui expire après utilisation.
Lorsque vous choisissez le type d’accès à votre événement, nous vous conseillons fortement de le protéger par un mot de passe de votre choix ou un jeton unique plutôt que de le laisser ouvert à tous les internautes. C’est le moyen le plus sûr de protéger votre événement contre d’éventuelles violations, car il s’agit d’un code individuel qui expire automatiquement après son utilisation.
Assurance de la qualité
« Salut ! Vous pouvez m’entendre »? « Je peux vous voir, mais je ne peux pas vous entendre ». « Ok, maintenant votre écran est gelé ». « Laissez-moi quitter la réunion et me reconnecter ».
Ce genre de dialogue vous semble familier ? Cela est trop fréquent dans le monde des réunions en ligne. Aussi avancée que soit la technologie, certains écueils sont inévitables.
Sinon, vous pouvez tester votre système audio-visuel avant la réunion. Grâce à ClickMeeting, vous pouvez tester les appels micro et vidéo pour vous assurer que vous êtes prêt à montrer à tous ce dont vous êtes capable.
Si vous avez l’occasion de vérifier vos connexions audio et vidéo avant de commencer la réunion, vous pouvez vous lancer directement dans la réunion, plutôt que d’attendre que les difficultés techniques se résolvent d’elles-mêmes. De plus, cela donne aux participants une meilleure impression, plus professionnelle.
Préparation de la réunion
Le temps est une chose qui nous manque toujours. Nous sommes tous engagés dans une vie professionnelle et familiale, et personne n’a besoin de perdre du temps pendant que vous êtes occupé à chercher un logiciel de visioconférence, à partager des liens et à configurer des autorisations. Au lieu de cela, il est bon d’être préparé et de respecter votre temps et celui de vos collaborateurs. C’est pourquoi vous devez trouver le meilleur logiciel de visioconférence qui offre une configuration avancée de la réunion.
Dans le logiciel ClickMeeting, vous pouvez faire un certain nombre de choses pour vous préparer avant le début de la réunion. Il garantit le bon déroulement de la session du début à la fin. Voici quelques suggestions pour vous préparer :
- Charger le contenu de votre présentation ;
- Construire une enquête pour les participants ;
- Ajouter des vidéos YouTube ;
- Créer des boutons CTA.
Dans le logiciel ClickMeeting, nous appelons ces paramètres « étapes » — ainsi, si vous souhaitez répéter la configuration de la salle de réunion en ligne pour une autre session, vous pouvez le faire rapidement et facilement.
Mises en page synchronisées
Il est difficile d’apprendre de nouvelles interfaces, aussi « intuitives » qu’elles puissent paraître. Grâce à ClickMeeting, vous contrôlez l’interface avec des mises en page synchronisées, ce qui limite les personnalisations inutiles qui détournent l’attention du Web et des appels téléphoniques.
Il vous donne un contrôle absolu sur l’apparence de votre événement et sur la façon dont il est perçu par vos participants.
Avec les mises en page synchronisées de ClickMeeting, vous pouvez :
Agrandir la fenêtre de chat en ligne pour que chacun puisse suivre la discussion et réagir rapidement aux questions.
Cacher la fenêtre de chat pour vous concentrer sur la présentation.
Accrocher, décrocher, faire glisser et déposer votre module AV, ou le faire disparaître.
Transmettre à vos participants la même mise en page que celle que vous avez sur votre écran.
Quelle est la meilleure plateforme pour organiser des réunions en ligne ?
Bien sûr, nous sommes partiaux, mais ClickMeeting répond à tous les critères des fonctionnalités les plus avancées parmi les plateformes de visioconférence. Les entreprises qui ont besoin de se réunir en ligne doivent rechercher les fonctionnalités suivantes :
- Possibilité d’accueillir des événements pour de grands groupes ;
- Partage d’écran facile ;
- Outils pour présenter du contenu pendant une réunion ;
- Plusieurs options de communication et d’engagement ;
- Sécurité et sûreté ;
- Assurance qualité ;
- Préparation de la réunion ;
- Mises en page synchronisées.
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