La vidéoconférence, les réunions en ligne et les webinaires ont connu un essor considérable au cours des derniers mois. Et franchement, ils le sont toujours. Depuis que la pandémie a tout chamboulé, le nombre d’événements en ligne a explosé. Dans cet article, nous décortiquerons la vidéoconférence en tant qu’outil et nous vous montrerons comment la mettre en œuvre ! Allons-y !
Avant de nous lancer, laissez-nous vous donner un aperçu actualisé de ce qui se passe dans l’entreprise. Comme nous l’avons souligné dans notre rapport, chaque semaine, nous avons remarqué 375 % de plus d’événements en ligne qu’avant le COVID-19. Ces événements ont rassemblé un public 560 % plus nombreux.
Nous avons ici beaucoup de données plus précieuses pour vous, mais tout d’abord – la définition d’une vidéoconférence.
Nous devons nous demander : qu’est-ce qu’une vidéoconférence ?
Table of Contents
Qu’est-ce qu’une vidéoconférence ?
Une vidéoconférence est une forme de communication en ligne audiovisuelle en temps réel, organisée à l’aide d’un navigateur, d’un ordinateur de bureau ou d’applications mobiles. Cette technologie permet de mettre en relation des personnes disséminées aux quatre coins du globe et de les réunir dans une salle de réunion en ligne.
Quel est l’intérêt d’utiliser des systèmes de vidéoconférence ?
Bien avant que le confinement ne perturbe notre mode de vie, la vidéoconférence a été l’un des moyens de communication en ligne les plus importants en termes d’appels privés sur le web avec la famille et les amis. Et surtout, il devient un moyen de gérer une entreprise et des activités éducatives.
Les entreprises de toutes tailles et de toutes formes ont adopté les vidéoconférences et les web conférences pour réduire les coûts des voyages d’affaires, gagner du temps et éviter les désagréments nécessaires à l’organisation de réunions traditionnelles sur place, dans des salles de conférence de bureau.
L’introduction d’une solution de vidéoconférence dans une organisation est un moyen de se connecter et de collaborer rapidement avec des employés, des directeurs, des associés, des partenaires commerciaux ou des indépendants de tous les coins de la planète.
À part les autres outils pour la gestion de projets, le suivi du temps ou la gestion de la documentation, les logiciels de vidéoconférence sont devenus indispensables pour garder la balle dans le camp et pour réaliser vos objectifs commerciaux plus rapidement et plus efficacement.
Un passage global aux réunions en ligne
Nous savons tous comment cela s’est passé en mars 2020. Tout a changé du jour au lendemain, et les entreprises, les écoles, les universités, les établissements de santé et les ONG (la liste est longue) ont dû s’adapter rapidement.
Ces visuels sur les sujets en pleine explosion parlent plus fort que les mots :
Il ne fait aucun doute que ces sujets ont littéralement explosé, ce qui nous a incités à mener une enquête sur l’utilisation des webinaires et des plateformes de vidéoconférence en période de pandémie.
Les résultats présentés dans notre étude approfondie sont clairs. La nouvelle réalité a changé le paysage des objectifs commerciaux dans l’utilisation de cette technologie.
Cela dit, les réponses de nos sondés vont dans ce sens :
La tenue de réunions d’affaires et l’organisation de réunions en ligne avec les employés ont fait un bond de 45 % à 50 %;
projets collaboratifs – sont passés de 36 % à 43 %;
La génération et la maturation des pistes sont passées de 12 à 17 %;
La tenue de conférences virtuelles est passée de 11 % à 15 %;
La fréquence de communications sur les relations publiques est passée de 9 à 14 % ;
l’objectif pédagogique de l’utilisation des webinaires et des vidéoconférences reste le plus élevé, malgré une légère baisse de 48 % à 46 % selon les réponses des sondés ;
en revanche, l’organisation de sessions de formation professionnelle est toujours en hausse, elle passe de 41 % avant la pandémie à 44 % après la mise en place du confinement ;
il en va de même pour le domaine de l’accueil et de la formation des salariés, où l’on parle d’une croissance de 15 à 17 %.
Comment bien utiliser la vidéoconférence – 4 éléments clés
D’accord, la vidéoconférence et les réunions en ligne sont devenues fondamentales en termes d’enseignement à distance obligatoire et en ligne. Maintenant, examinons de plus près les aspects essentiels de l’introduction des rencontres numériques dans votre travail quotidien.
1. Équipement
En ce qui concerne le matériel, vous avez évidemment besoin d’un ordinateur ou d’un appareil mobile. Nous n’entrerons pas dans les détails pour décrire les ordinateurs portables et les smartphones, mais nous vous aiderons certainement à choisir entre une simple webcam ou un système de vidéoconférence complexe.
Nous les avons testés et décrits ici :
Système perfectionné ou webcam – Comment mettre en place votre solution de vidéoconférence ?
2. La sécurité d’abord
La plus forte demande d’appels vidéo que nous ayons jamais vue a également révélé une vulnérabilité aux attaques potentielles, que l’histoire de l’Internet retiendra comme le zoombombing. Ce qui se cache sous ce terme se cache l’idée de s’emparer de réunions virtuelles (cours en ligne, rencontres d’affaires et autres types d’événements en ligne) par des trolls et à les perturber avec des contenus très inappropriés, dont les participants à ces réunions ne voudront pas se souvenir.
De plus, l’organisation d’événements en ligne ouverte à tous peut entraîner des fuites de données préjudiciables et révéler des plans stratégiques aux concurrents.
Il est donc essentiel de choisir le bon logiciel pour organiser des réunions en ligne en toute sécurité. Assurez-vous que la plateforme de votre choix garantit la sécurité de vos futurs événements grâce à un mot de passe ou un jeton unique.
Comme dans cette vidéo :
3. Protection des données
Si vous vivez et travaillez à l’intérieur des frontières de l’UE, n’oubliez pas que votre vidéoconférence doit respecter les règles strictes de l’UE en matière de réglementation RGPD.
Le dernier arrêt de la Cour européenne de justice du 16 juillet 2020 a invalidé la protection de la vie privée. Il s’agit d’un système qui réglemente les règles de transfert de données de l’UE vers les États-Unis et qui légalise leur traitement aux États-Unis.
Qu’est-ce que cela signifie pour l’environnement des réunions en ligne ? La plupart des fournisseurs viennent des États-Unis et ont leurs centres technologiques sur le sol américain. Cela signifie qu’ils doivent trouver comment s’adapter à la nouvelle réalité juridique, car la Protection n’est plus là.
De votre point de vue, en tant qu’hôte de réunion en ligne, il est plus judicieux de choisir une plateforme dont les serveurs et le traitement des données sont situés en Europe.
Plus d’informations sur ce sujet dans cet article :
4. Caractéristiques
Dès que vous aurez trouvé la plateforme qui vous garantira les normes de sécurité et de protection des données les plus élevées, il sera temps pour vous de vérifier leur boîte à outils. Quel type de caractéristiques rechercheront-ils ?
Connexion audio et vidéo – cela semble évident, mais il vaut la peine de vérifier si votre future plateforme de réunion en ligne a tout ce qu’il faut pour voir, entendre et parler pour tous les participants à la réunion. Comme ceci :
Partage d’écran – on ne peut pas imaginer une rencontre efficace sans la possibilité de partager un écran et de présenter ce sur quoi vous travaillez actuellement.
Tableau blanc – outil simple, mais très utile pour noter et visualiser les idées pendant une réunion et enregistrer les résultats pour y revenir plus tard.
Chat – un groupe ou une fenêtre de discussion privée est utile pour partager des réflexions et poser des questions au fur et à mesure de la réunion.
Enregistrement de la réunion – Que faire si quelqu’un ne peut pas assister à un événement ? L’enregistrement de l’événement vient à la rescousse et permet à cette personne de suivre la réunion à tout moment.
À vous de jouer
Bien sûr, il existe un grand nombre d’autres outils qui vous seraient utiles pour vous faire des amis grâce à la vidéoconférence, mais ceux qui précèdent sont les rudiments.
Rencontrer des étudiants, des enseignants, des partenaires commerciaux et des coéquipiers en ligne est actuellement un aspect que vous ne pouvez pas ignorer. Les connecter avec une application audio-vidéo, pleine d’outils multimédias, est un moyen d’y parvenir.
Téléchargez notre rapport sur les dernières tendances et vérifiez quels secteurs ont adopté les webinaires, les réunions en ligne et les vidéoconférences, et découvrez également leurs objectifs commerciaux :
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