Évènements hybride : Qu’est-ce qu’un évènement hybride et comment l'héberger ?

Les événements virtuels avaient une importance majeure pendant la pandémie de la COVID-19. Les pionniers ainsi que les entreprises réticentes au virtuel ont intégré la technologie dans leurs stratégies pour aider à faire tourner les roues. Selon nos calculs, quelques 2,316,074 évènements ClickMeeting ont eu lieu en 2020, contre seulement 627,033 évènements l’année précédente.

Et maintenant que certaines entreprises retournent au travail et que les activités en présentiel commencent lentement à reprendre dans certaines parties du monde, les entreprises cherchent des moyens pour combiner les expériences virtuelles et en présentiel. C’est là qu’interviennent les évènements hybrides.

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Qu’est-ce qu’un évènement hybride ?

Un évènement hybride est un évènement qui combine les éléments virtuels et réels pour faciliter la participation quel que soit l’endroit où l’on se trouve. Les évènements hybrides peuvent être réunions, sessions de formation, ateliers, conférences, expositions commerciales, séminaires et autres types d’évènements que vous pourrez organiser pour votre entreprise.

Chaque évènement hybride est différent. Dans certains cas, les entreprises peuvent ajouter une composante virtuelle à un évènement en personne, peut-être pour améliorer l’expérience pour les participants, pour donner accès à plus de personnes (47 % d’organisateurs disent que les évènements hybrides peuvent connecter des audiences internationales) ou en raison de restrictions pour les évènements en personne durant la pandémie. Dans d’autres cas, un évènement en ligne uniquement peut être étendue pour inclure une composante en présentiel. Les possibilités sont infinies pour structurer un évènement hybride.

Les évènements hybrides ont essentiellement existé une fois que les événements virtuels étaient organisés mais ils ont récemment pris de l’ampleur alors que les confinements s’estompent et le monde revient « à la normalité » dans cette époque de la COVID-19. Une enquête a révélé récemment que 63 % d’entreprises avec 2000-5000 salariés utilisent les évènements hybrides ainsi que 71 % d’organisations avec plus de 5000 employés. Et plus d’un tiers des planificateurs d’évènements et des spécialistes de marketing prévoient d’intégrer davantage d’évènements hybrides dans l’avenir.

Organisation d’évènements hybrides : astuces pour héberger votre propre évènement

De nombreuses entreprises commencent à réaliser les avantages des évènements hybrides : jusqu’à 86 % d’entreprises B2B obtiennent un retour sur l’investissement (ROI) positif sept mois après l’évènement et 45 % d’entre elles visent à tripler leur ROI un an plus tard. Alors exactement, hébergez-vous vos propres évènements hybride tout en optimisant le ROI ?

Tout commence par faire un plan et rester organisé. Les évènements hybrides sont souvent plus compliqués à planifier que les évènements uniquement en ligne et en personne. Non seulement vous planifiez les deux sur le plan logistique mais vous tâchez également de restructurer l’évènement afin de le rendre attrayant et précieux pour les deux types de public très distincts avec des expériences très distinctes. En effet, 38 % d’organisateurs d’évènements estiment qu’il faut plus de temps pour héberger les évènements hybride.

Ci-dessous quelques astuces pour vous aider à rester concentré et organiser votre propre évènement hybride réussi.

Déterminez comment vous allez mesurer la réussite de l’évènement

Définir les objectifs est souvent la première étape dans toute entreprise commerciale et c’est également le cas pour les évènements hybrides. Cela commence par la connaissance de vos objectifs généraux et puis la cartographie des objectifs de l’évènement hybride pour soutenir les initiatives plus larges. Jusqu’à 94 % d’évènements hybrides B2B citent le « pipeline généré » comme leur principal indicateur de performance clé (KPI), en examinant essentiellement le nombre de prospects que l’évènement envoie à leur « tuyau » de ventes.

Vous voudrez mesurer également les statistiques générales d’engagement dans l’évènement pour évaluer le succès :

Participation à l’évènement et taux de participation
Satisfaction des participants; 89 % d’organisateurs l’utilisent pour mesurer le succès de l’évènement hybride.
Net Promoter Score (NPS), analysé par près d’un quart des organisateurs.

Vous pouvez découvrir beaucoup de ces informations grâce à des sondages et des enquêtes auprès des participants. Certaines plateformes des événements hybrides et virtuels proposent des outils d’analyse et des intégrations. Par exemple, ClickMeeting, propose l’intégration Google Analytics. Avec lui, vous pouvez voir le comportement des utilisateurs sur votre formulaire d’inscription, dans la salle d’attente et sur la page de remerciement.

Configurer votre technologie

Avec les évènements hybrides, vous devez penser à la technologie pour vos participants virtuels et vos participants en personne. Obtenir la bonne technologie est préoccupant pour deux tiers des organisateurs d’évènements, et un tiers ont vécu des évènements hybrides avec des problèmes de connectivité. Malgré cela, uniquement 12 % d’entre eux ont un plan de secours pour le WiFi. Les problèmes techniques peuvent avoir un impact négatif sur l’expérience des participants et dans des cas extrêmes, peuvent mettre un terme à l’évènement.

Lorsque vous cherchez une plateforme pour vos évènements hybrides, recherchez un outil capable d’héberger des évènements virtuels à petite et grande échelle. Par exemple, ClickMeeting a des fonctionnalités qui vous permettent de rendre votre conférence en ligne aussi attrayante que celle sur place. Vous pouvez diffuser des différentes sessions et diviser votre évènements en plus petits groupes pour les participants en personne et en ligne.

Choisir le temps et le lieu pour votre évènement hybride

Il y a deux considérations de « lieu » pour chaque évènement hybride : le physique et le virtuel. Physiquement parlant, vous aurez besoin d’un espace qui peut accueillir vos participants, les intervenants et diffusions en direct. Mais trouver le bon endroit est plus facile à dire qu’à faire, en fait 35 % d’organisateurs d’évènements considèrent que c’est difficile de trouver un bon endroit.

En ce qui concerne le « temps », vous voudrez donner la priorité aux participants en personne mais également équilibrer les besoins de vos participants virtuels. Tenez compte de la localisation de vos participants. Si vous formez un groupe de nouvelles recrues qui se trouvent tous dans le même pays, certaines à domicile et d’autres au bureau, c’est simple. Mais les évènements qui concernent les participants à travers les fuseaux horaires et les frontières internationales sont plus compliqués. Près de la moitié des organisateurs le trouvent difficile de programmer les évènements hybrides avec des participants internationaux dans différents fuseaux horaires.

Si vous avez affaire à une programmation complexe, vous avez plusieurs options :

Héberger plusieurs évènements pour les différents fuseaux horaires (sachez que cela n’est pas toujours faisable)
Cibler une zone géographique spécifique lors de la promotion de l’évènement hybride
Sondez l’emplacement de vos inscrits et prévoyez le temps qui convient au mieux pour la majorité du groupe.

Connectez les participants virtuels et présents en personne

Le défi le plus important pour les évènements hybrides est d’équilibrer les besoins et construire un pont entre les participants virtuels et présents en personne. Si vous êtes coincé ici, vous n’êtes pas seul. Plus de 70 % des organisateurs identifient cela comme le plus grand défi. Et malheureusement les participants se sentent déconnectés : 39 % de participants virtuels ne se sentent pas inclus.

L’essentiel est de faire du composant virtuel plus qu’une simple expérience numérique à côté. Au lieu de cela, les évènements hybrides doivent intégrer les activités virtuelles dans l’expérience sur place ainsi que connecter les participants de deux côtés sans nuire au potentiel en personne. 57 % des personnes interrogées déclarent qu’elles préféreraient assister à une version en personne d’un évènement hybride plutôt qu’à la version virtuelle.

Le réseautage est un facteur majeur de la satisfaction des participants alors c’est important de créer ces opportunités dans l’expérience. Utilisez des salles de sous-commission, créez de petits groupes et encouragez les participants en personne à utiliser les outils numériques pour renforcer leur expérience. Permettez aux participants virtuels de participer aux séances questions-réponses et aux sondages et donnez-leur l’occasion de diffuser leur contribution.

C’est une bonne idée de créer un espace numérique où les participants de l’évènement peuvent se rendre à tout moment et se connecter les uns aux autres. Vous pouvez également utiliser un outil comme ClickMeeting’s lobby pour créer un espace souple pour que les participants puissent se connecter.

Préparez vos intervenants

De nombreux intervenants sont habitués aux présentations virtuelles ou en ligne uniquement, il y en a moins qui connaissent les évènements hybrides. En effet, près de la moitié des organisateurs mentionnent la difficulté des intervenants à balancer entre les deux audiences. En tant que tel, il est important de préparer vos intervenants proprement pour qu’ils soient conscient des deux audiences. Vous pouvez également proposer des idées sur la façon dont ils peuvent engager les deux groupes de manière égale telles que les initier aux outils de votre plateforme des événements virtuels.

Aller de l’avant avec vos évènements hybrides

Les évènements hybrides sont là pour rester et c’est aux organisateurs de tirer parti des outils et des tactiques qui font réussir un évènement pour les participants sur place et en ligne. Lorsque vous organisez votre propre évènement hybride, n’oubliez pas les conseils suivants :