Pregunta: ¿Cuándo fue la última vez que saliste de una reunión de trabajo pensando: «¡Qué maravilla! ¡Ojalá pudiera tener una de estas todos los días!»? Respuesta: NUNCA.
Todos estamos de acuerdo en que a nadie le gustan las reuniones. Pero a pesar de ello, todos los días se celebran 55 millones de ellas en Estados Unidos. ¿Por qué? Porque, por muy poco que nos gusten, las reuniones son necesarias. Sin ellas, la mayoría de los equipos de trabajo no funcionarían.
Así que, ¿cuál es la solución? ¿Estamos condenados a asistir a reuniones aburridas y poco productivas hasta el fin de nuestros días? ¡No! Todo lo que necesitas es organizar una reunión de pie diaria.
En este artículo te explicamos lo que son las reuniones de pie, por qué deberías empezar a organizarlas, cómo hacerlo y una serie de cosas a evitar cuando lo hagas. Hay mucho que contar, o sea que ¡al lío!
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¿Qué es una reunión de pie?
Una reunión de pie consisten en un encuentro rápido que permite a los miembros de un equipo compartir novedades relacionadas con su trabajo. Suelen hacerse de pie, lo que garantiza brevedad. En cada una de estas reuniones, se realizan tres preguntas a los miembros del equipo para ayudarles a organizarse:
- ¿Qué hiciste ayer?
- ¿Qué vas a hacer hoy?
- ¿Hay algo que esté impidiendo tu progreso?
Las reuniones de pie diarias, conocidas también «daily scrums» surgieron en círculos de desarrollo ágil de software, pero ahora se usan en una gran variedad de equipos.
¿Deberías organizar reuniones de pie diarias?
Nadie se levanta por la mañana pensando: «¡Cuánto me apetece la reunión de hoy!». De hecho, la mayoría pensamos: «¡Por favor, otra vez no!», cuando recibimos una convocatoria.
La mayoría de las reuniones son una auténtica pérdida de tiempo. Así que entendemos que las palabras «reuniones de pie diarias» te revuelva el estómago. Pero la cosa es que las reuniones de pie no son como las reuniones convencionales, aburridas e improductivas a las que normalmente asistimos. Te lo explicamos:
- Las reuniones de pie son rápidas: Despídete de las soporíferas reuniones de horas. Si tienes 15 minutos, puedes asistir a una reunión diaria de pie. Sí, solo se necesitan 15 minutos.
- Las reuniones de pie van al grano: Los asistentes llegan, responden a las tres preguntas que hemos enumerado más arriba y vuelven al trabajo. Ya está. No hay espacio para la distracción.
- Las reuniones de pie favorecen el trabajo en equipo: Cuando los miembros de un equipo intercambian información de forma regular, se crea un entorno de trabajo más colaborativo.
¿Qué crees? ¿Deberías organizar reuniones de pie diarias? Si quieres mejorar la productividad y mantener un entorno de trabajo positivo para tus empleados, la respuesta es «¡Sí!».
Cómo podemos realizar reuniones de pie diarias en línea
Ya sabemos qué son las reuniones diarias de pie y por qué son beneficiosas. Hablemos de cómo se pueden organizar de forma efectiva para equipos a distancia o distribuidos. Aquí te dejamos cinco trucos que pueden servir:
Usa un software de videoconferencias adecuado
Da igual qué tipo de reunión a distancia estés organizando, ya sea una rápida de pie o una conferencia de días: el software para las reuniones que uses es importante. Elige una herramienta que:
- Sea facilísima de usar: Las reuniones diarias de pie deberían ser rápidas. Es absurdo perder tiempo en los «espera, ¿cómo se compartía la pantalla?» y similares. Elige un software para videoconferencias que sea fácil de manejar.
- Tenga todas las funciones que necesitas: Tener las funciones adecuadas hará que tu reunión de pie sea productiva y tenga impacto. Busca un software para videoconferencias que te permita compartir pantalla, dibujar en las pizarras digitales y grabar los encuentros de forma sencilla.
- No te cueste un riñón: El software de videoconferencias que uses debe ajustarse a tu presupuesto. Elige una herramienta intuitiva que tenga las características que necesites a un precio asequible. Hay muchísimas soluciones de calidad en el mercado que cumplen estos criterios.
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Crea un plan para tu reunión diaria de pie
Las mejores reuniones empiezan y acaban a una hora concreta, y abordan información específica. En otras palabras, tienen un plan al que la reunión debe ceñirse.
Las reuniones de pie no son diferentes. Elige una hora fija, preferiblemente por las mañanas. Asegúrate de que duran solo 15 minutos. Y haz que todos los asistentes respondan a las tres preguntas que hemos incluido en la sección «Qué es una reunión de pie» en este artículo.
Te dejamos aquí un ejemplo de un plan para tus reuniones diarias de pie:
- 9:00 – Todos los asistentes inician sesión en el software de videoconferencias de la empresa.
- 9:05 – Empieza la reunión diaria de pie y se plantean las tres preguntas.
- 9:20 – Acaba la reunión diaria de pie y todos los asistentes vuelven al trabajo.
Las reuniones diarias de pie deberían ser sencillas y concisas. No pretendas reinventar la rueda. Sencillamente crea un plan que se parezca al que te acabamos de mostrar y cúmplelo.
Deshazte de los intercambios no relacionados o poco productivos
La única forma de celebrar una reunión de pie de 15 minutos es «quitando la paja». Tienes que eliminar todas las conversaciones que se desvíen de las tres preguntas que hagas a cada asistente.
Para hacerlo, intenta escribir todos los temas no relacionados en una pizarra. Luego invita a los miembros del equipo a que traten estos temas contigo después de la reunión si así lo desean. También puedes compartir esos temas en un archivo en Slack con tu equipo para que se debatan ahí en vez de durante la reunión de pie.
Así es como tendría que ser una conversación con un miembro de tu equipo durante una reunión de pie:
- Tú: ¿Qué hiciste ayer?
- Miembro del equipo: Catalogué todas las respuestas de la encuesta de soporte y las organicé en una hoja de Google para que tengamos un mejor acceso a la información.
- Tú: ¿Qué vas a hacer hoy?
- Miembro del equipo: Voy a analizar los datos con Juan y voy a trabajar con él para actualizar nuestra estrategia de contenido para el resto del año.
- Tú: ¿Hay algún problema que esté bloqueando tu trabajo?
- Miembro del equipo: En este momento no, pero me gustaría que alguien revisara la estrategia de contenido cuando la acabemos.
Y pasas a otro miembro. Si eres capaz de mantener las conversaciones tan concisas como el ejemplo anterior, tus reuniones diarias de pie van a ser muy satisfactorias.
Termina siempre tus reuniones diarias de pie con los siguientes pasos
Pide a uno de los asistentes que tome notas durante la reunión. De esa forma, habrá un seguimiento de los temas tratados y todo el mundo sabrá exactamente lo que hacer cuando se desconecte. Esto también ayudará a mantener a los miembros del equipo al día, en caso de que no puedan asistir a las reuniones.
Muchos de los temas de acción serán las respuestas de tu equipo a la segunda pregunta: «¿Qué vas a hacer hoy?», lo que hace que el proceso de toma de notas sea tremendamente sencillo. Pero no te olvides de apuntar cualquier otro elemento de acción que surja durante las reuniones de pie.
Por ejemplo, si le preguntas a Marta «¿Hay algún problema que te esté dificultando el trabajo?» y te responde: «Sí, la verdad es que me vendría bien algo de ayuda para repasar los informes de la semana pasada» y Sara dice: «Yo te puedo ayudar», asegúrate de que el elemento de acción se añada a la carga de trabajo de Sara.
Haz un seguimiento después de tu reunión diaria de pie
Finalmente, comunícate con tu equipo después de la reunión. Asegúrate de que tienen todo lo que necesitan para completar sus tareas. Pregúntales si se han topado con algún otro problema desde que hablasteis por última vez. Y ponte a su disposición si lo necesitan.
EVITA estar demasiado encima de tus empleados y que sientan que les estás microgestionando. Pero un e-mail de seguimiento siempre se agradece.
Este tipo de comunicación también te ayudará a poder exigir responsabilidades a tu equipo. Si saben que vas a verificar que todo va bien en unas horas tras la reunión de pie, seguramente tengan una mayor motivación de trabajar más y completar sus tareas a tiempo.
Cosas a evitar durante tu próxima reunión diaria de pie
Las reuniones diarias de pie tienen el potencial de transformar tu empresa en una fuente de productividad, pero solo si evitas los errores más comunes que enumeramos a continuación:
No llegues tarde
El tiempo de tu equipo es valioso. No lo malgastes llegando tarde a la reunión. Llega a tiempo y asegúrate de tener siempre todo listo.
La impuntualidad muestra una falta de respeto por tus empleados y por la reunión en general. Si no te esfuerzas en llegar a la hora acordada, ¿por qué debería hacerlo el resto del equipo? Eso es meterse en terreno pantanoso. Es mucho mejor llegar a tiempo.
Por supuesto, siempre pueden surgir imprevistos. Si sabes que vas a llegar tarde, platéate cancelar la reunión y conectarte con el equipo a través de un software de videoconferencias al día siguiente.
No te sientes
Se llaman reuniones de pie por algo…
Si te sientas, te relajas, y la comodidad es la enemiga de tu reunión diaria de pie. ¿Por qué? Es mucho más probable que priorices una reunión productiva y rápida cuando estés en una posición incómoda que si te encuentras en una cómoda.
Recuerda, las reuniones de pie deben ser cortas e ir al grano. Estar de pie es una de las mejores forma de asegurarse que tus reuniones diarias no se alargan indefinidamente.
No ignores los horarios de los empleados
Si diriges a un equipo a distancia, lo más seguro es que tus empleados se encuentren en diferentes husos horarios. Recuérdalo a la hora de programar tus reuniones diarias de pie.
Por ejemplo, Jim, que vive en Nueva York y tiene a su cargo a dos empleados en remoto: Gary, que vive en Los Ángeles y Laura, en Londres. Si Jim programa la reunión de pie a las 9:00 EST, Gary tendría que despertarse a las 6:00 PST debido a la diferencia horaria.
Sería mejor que Jim programara la reunión diaria de pie a las 12:00 EST, que son las 9:00 para Gary y las 17:00 en Londres, donde vive Laura.
A lo que vamos es que tendrías que elegir una hora para tus reuniones diarias de pie que le venga bien a todos los miembros de tu equipo a distancia. De esa forma, todos los miembros se sienten valorados.
Celebra mejores reuniones
Una vez aprendas a organizar reuniones diarias de pie, seguro que también mejorará la productividad de tu equipo. Tras haber leído este artículo, ya sabes cómo celebrar reuniones diarias de pie de la mejor forma posible. También has aprendido cuáles son los errores más comunes que debes evitar.
Ya solo te queda crear un horario para tu primera reunión de pie. Tenemos la certeza de que a tu equipo a distancia le va a encantar el tiempo libre que os queda todos los días.
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