¿Cuál es el mejor software de videoconferencia? Busca las 8 funciones

En tiempos de COVID-19, las videoconferencias han pasado a ser de la noche a la mañana la herramienta principal en el ámbito empresarial. Antes de la pandemia, nos estábamos adaptando poco a poco al teletrabajo. No obstante, muchas empresas se han visto obligadas a incorporar el trabajo flexible por la covid.

Sabemos que buscar el mejor software de videoconferencia para tu equipo puede ser agotador. Existe un sinfín de opciones, nuevas y antiguas (¿te acuerdas del Skype Empresarial?), y a veces puede ser difícil identificar la solución que mejor se adapte a tus necesidades (y las de tu equipo).

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Ventajas de software de videoconferencia

Todo el mundo sabe que los programas para la gestión de videoconferencias hoy día están triunfando, sobre todo debido a la pandemia de la COVID-19. Pero las reuniones en línea ya tenían sus ventajas incluso en tiempos normales, ya que permitían conectarse y trabajar en un entorno virtual cuando los encuentros físicos no eran posibiles. Desde 2005, el teletrabajo ha aumentado un 159 % debido a la necesidad de desarrollar herramientas específicas para la comunicación virtual. Además, el trabajo completamente remoto es la forma más popular del trabajo flexible.

Las videoconferencias tienen un carácter mucho más personal que una llamada telefónica. Aquellos que trabajan de forma virtual suelen agradecer (incluso buscar) el contacto humano, y más en los tiempos que corren. Con la comunicación escrita, nos arriesgamos a que haya malentendidos, cosa que no pasa con los software de videoconferencia, ya que te permite captar la comunicación no verbal, como el tono, las expresiones faciales o los gestos. De hecho, más de la mitad de la comunicación se realiza a través del lenguaje corporal y un 38 % tiene que ver con el tono de voz. Hay estudios que muestran que cuando la comunicación verbal se combina con la no verbal, nuestra capacidad de procesar la información recibida mejora notablemente.

Los programas de videoconferencia son herramientas orientadas a la cooperación para facilitar el trabajo de grupo y mejorar su eficiencia. En lugar de tener obligar a todo un equipo a coordinar horarios, viajar y buscar alojamiento, puedes enviarles un enlace para que puedan asistir al encuentro desde la comodidad de la oficina, su casa o desde donde sea que trabajen. Esto, además, permite ahorrar mucho dinero del presupuesto previsto para viajes de empresa.

La importancia de elegir el mejor software de videoconferencia para tu negocio

Un informe de App Annie ha revelado que, a nivel global, se realizaron 62 millones de descargas durante la semana del 14 al 21 de marzo de 2020. Fue la semana de mayor actividad hasta la fecha: las descargas aumentaron un 45 % en comparación con la semana anterior y un 90 % en comparación con la media semanal de 2019.

Clientes y pequeños comercios incorporan cada vez más las herramientas digitales en tiempos de COVID-19, por lo que es cada vez más importante saber cuáles son las herramientas buenas. No todas las empresas tienen las mismas necesidades y no todas las herramientas ofrecen lo mismo.

Implementar una nueva herramienta (y más cuando es a nivel de empresa) requiere tiempo, paciencia y dinero, sin hablar de la dedicación y flexibilidad por parte del personal. Por eso, es importante elegir el producto adecuado y mantenerlo a largo plazo. Es absurdo hacer perder el tiempo al personal con esto cuando podrían estar dedicándolo a asuntos más importantes para el negocio. Es una absoluta pérdida de tiempo que tengan que estar aprendiendo a usar nuevas plataformas cada cierto tiempo.

Funciones que te interesa buscar en un software de videoconferencia

Ya en los tiempos pre-Covid, teníamos muchísimas opciones de plataformas entre las que elegir. Aunque todas las soluciones tienen la misma oferta de base —herramientas virtuales de videoconferencia—, algunas plataformas incluyen funciones adicionales para mejorar la eficiencia y productividad de las reuniones en línea y hacerlas más atractivas. Te presentamos algunas de las funciones esenciales que debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de videoconferencia:

Posibilidad de organizar eventos para grupos numerosos

Según nuestro informe, durante el primer mes de la pandemia, los eventos virtuales organizados a través de ClickMeeting llegaron a reunir a más de 3,2 millones de participantes. Para que te hagas una idea, el año anterior contamos únicamente 870 579 participantes. Esto significa un aumento del número de usuarios del software de videoconferencia de más del 267 %.

Con el aumento de los usuarios de las videoconferencias, es necesario ofrecer soluciones que estén orientadas a la posibilidad de reunir grupos más numerosos. Aunque ahora mismo tu equipo sea pequeño, puede ser que crezca en el futuro o que tengas que trabajar con gente externa. Por eso es tan importante contar con un software de videoconferencia que te permita organizar reuniones de cualquier extensión , desde reuniones de dos personas, hasta reuniones multitudinarias.

Con ClickMeeting, puedes ver, escuchar y hablar con hasta 25 miembros del equipo en una sola sala.

Facilidad para compartir pantalla

Si has participado alguna vez en una videoconferencia, sabes lo importante que es poder compartir pantalla con los demás participantes. Esto permite a los asistentes seguir con mayor facilidad las presentaciones o explicaciones. Además, puede ayudarte a recalcar tus argumentos.

Verás que muchos programas de videoconferencia ofrecen esta función, pero a veces hay más participantes que necesiten compartir pantalla. Si tu software no lo permite, habrá que parar la reunión, que te manden la presentación por e-mail para que te la descargues y la compartas. En definitiva, una pérdida de tiempo.

Con ClickMeeting, cualquier persona del evento puede compartir su pantalla sin problema. Tan solo hay que hacer clic en el icono de compartir pantalla ubicado junto a los iconos de cámara y micrófono en la parte inferior de la ventana y… ¡listo! Pueden compartir pantalla con el resto. Pero ten en cuenta que se puede compartir una pantalla a la vez, así que tendrás que permitir a los asistentes tomar el control de la pantalla cuando lo necesiten.

Herramientas para la presentación de contenidos durante una reunión

Hablando de compartir pantallas y presentar contenidos, las mejores plataformas para videoconferencias también ofrecen ciertas funciones que permiten transmitir contenidos durante una reunión. De hecho, ClickMeeting tiene tres funciones específicas para ello:

Presentación

La función de Presentación de ClickMeeting te permite acompañar tu discurso con otro contenido en cualquier formato. Te permite compartir la clásica presentación de PowerPoint, pero no solo: también puedes cargar cualquier otro archivo, como gráficos, hojas de cálculo o vídeos.

Vídeo

Al reproducir un vídeo directamente desde YouTube, estás dando los asistentes un momento de respiro. A veces, las reuniones virtuales pueden resultar cansadas y aburridas cuando hay una solapersona hablando todo el rato. Usar contenido multimedia, incluyendo vídeo (audio e imagen), puede animar la reunión y ofrecer un pequeño descanso de la monotonía.

Pizarra

Quizás la estrella de las herramienta de presentación de contenidos de ClickMeeting sea la pizarra. Esta herramienta te permite complementar tu contenido con ilustraciones virtuales hechas a mano o hacer anotaciones para incorporar apuntes o consultar material de apoyo durante la reunión. También puedes involucrar a los propios asistentes, animándoles a participar y a dibujar en la pizarra. ¿Las artes no son lo tuyo? Utiliza los cuadros de texto, figuras y la goma de borrar.

Múltiples opciones de comunicación y participación activa

Cuando pensamos en un software de videoconferencia, normalmente nos imaginamos al típico ponente con un grupo de asistentes durante un evento transmitido en directo. A menudo, el ponente es el que más habla y los asistentes intervienen solo en caso de necesidad. No obstante, existen muchas otras maneras de hacer partícipe al público en una reunión virtual, sobre todo cuando se trata de grupos numerosos.

Chat

Muchas herramientas ofrecen la posibilidad de tener activo un chat directo dentro del grupo. Sin embargo, a veces los asistentes tienen que hablar con el presentador de forma individual, en privado. ClickMeeting tiene la solución. Además de transmitir audio y vídeo, existe también un chat en el que puedes mandar mensajes grupales o individuales a miembros del equipo específicos sin distraer a los demás.

Sondeos y encuestas

Durante las reuniones virtuales, la participación activa del grupo siempre plantea una serie de desafíos. Por eso es tan importante buscar herramientas que inviten a la participación. Las soluciones tipo sondeos o encuestas permiten a los asistentes expresar sus ideas con respecto a la presentación, gracias a lo cual puedes recopilar información esencial y la opinión de los participantes.

Si quieres votar sobre un tema específico, lo mejor es hacerlo a través de una herramienta de sondeo, como la que ofrece ClickMeeting.

Grabación

La comunicación asíncrona es cada vez más popular; las reuniones virtuales no son una excepción. Existen muchas razones por las que no todo el mundo puede participar en una reunión programada: otra reunión al mismo tiempo, tener que ayudar a los niños con sus tareas del colegio en tiempos de pandemia o vivir en un huso horario diferente.

Por eso, te hace falta un software de videoconferencia que te permita grabar las reuniones. Siempre puedes grabar el evento y mandar la grabación a los miembros del equipo que no hayan podido participar. Esto también es útil para que puedas repasar el vídeo y puedas identificar los aspectos a mejorar de cara a futuras reuniones.

Seguridad

Seguro que has oído hablar de los fallos de seguridad de Zoom, bautizado como «zoombombing». El uso de una plataforma de videoconferencia sin mecanismos de seguridad robustos puede ponerte en peligro a ti, a los asistentes y a toda la empresa. Las intrusiones de troles y el bombardeo con material improcedente son amenazas reales.

«¡Una vez vimos que alguien de fuera se había conectado a nuestra reunión! Fue muy extraño y no sabemos realmente cómo pudo pasar» – comenta Rhiannon Moore de Evopure, fabricante de aceite CBD del tipo «de la granja a la mesa». «Seguramente haya sido por tener ID y contraseñas de Zoom similares, ¡vete tú a saber!»

Con ClickMeeting, existen tres maneras de acceder a tus servicios de videoconferencia:

Evento abierto para todo el mundo: cualquiera que reciba el enlace a tu conferencia podrá participar.
Evento protegido con contraseña: proporcionas una contraseña única para cada participante; esta contraseña está incluida en la invitación enviada por correo electrónico.
Evento protegido con ficha: cada persona recibe una ficha individual que le permite conectarse al evento; la ficha tiene un código único que caduca después de su uso.

Al elegir el tipo de acceso a tu evento, recomendamos encarecidamente que lo protejas con una contraseña que elijas o una ficha única en lugar de dejarlo abierto a cualquier usuario de Internet. Es la manera más segura de proteger el evento contra posibles intrusiones, porque se trata de un código individual que caduca automáticamente después de su uso.

Garantía de calidad

«¡Hola! ¿Me oyes?» «Te veo pero no te oigo.» «Bueno, ahora se te ha congelado la pantalla.» «Déjame que salga y vuelva a entrar»

¿Te suena familiar? Esto es el pan de cada día en las reuniones virtuales. Independientemente del grado de avance tecnológico, hay algunos errores que son inevitables.

A no ser que puedas probar el audio y vídeo antes de la reunión. Con ClickMeeting, puedes probar la conexión de tu micrófono y cámara para asegurarte de que todo está listo para empezar.

El hecho de poder comprobar el audio y vídeo antes de comenzar la reunión significa que puedes empezarla sin retrasos en lugar de tener que esperar hasta resolver todos los problemas técnicos. Además, esto mejora tu imagen, ya que das una imagen mucho más profesional.

Configuración antes de la reunión

Si hay algo que nuca sobra, eso es el tiempo. Todos estamos ocupados intentando conciliar la vida profesional y la privada, y nadie le viene bien estar perdiendo tiempo mientras te intentas apañar con el software de videoconferencia, compartir enlaces y configurar permisos. Es mejor prepararse de antemano respetando el valioso tiempo de los miembros de tu equipo y el tuyo propio. Por eso, vale la pena apostar por el mejor software de videoconferencia que ofrezca una serie de ajustes que puedes configurar antes de la reunión.

En ClickMeeting, puedes hacer una serie de cosas para preparar la reunión antes de su inicio. La herramienta garantiza el desarrollo ininterrumpido de la sesión desde el inicio hasta el final. Los preparativos incluyen:

Cargar el contenido de la presentación;
Preparar una encuesta para los asistentes;
Añadir vídeos de YouTube;
Crear botones de CTA.

En ClickMeeting, solemos referirnos a estos ajustes como «etapas». Así , si quieres copiar los ajustes de una sala concreta de tu reunión virtual en otra sesión, lo puedes hacer de forma rápida y sencilla.

Diseños sincronizados

Aprender interfaces nuevas no suele ser tarea fácil, independientemente de lo «intuitiva» que prometa ser cada solución. Con ClickMeeting, controlas la interfaz con diseños sincronizados, limitando áreas personalizadas innecesarias que puedan distraer a los usuarios de las llamadas web y telefónicas.

Gracias a esta función, puedes tener el control completo del aspecto gráfico de tu evento y de cómo lo ven los asistentes.

Con los diseños sincronizados de ClickMeeting, puedes:

Aumentar la ventana del chat para que todo el mundo pueda seguir el debate y responder rápidamente a las preguntas planteadas.
Ocultar la ventana del chat para que la gente se concentre en tu presentación.
Acoplar, desacoplar, arrastrar y soltar tu módulo audiovisual o hacer que desaparezca por completo.
Reproducir el mismo diseño que tengas en tu pantalla en las pantallas de los asistentes.