Los eventos en línea ofrecen cantidad de oportunidades. Cientos de miles de empresas en todo el mundo lo han descubierto y, para muchos, la pandemia ha sido el impulso que necesitaban para tomar cartas en el asunto. Estos eventos incluyen una gran cantidad de actividades; los webinarios son cada vez más populares, no solo para formación sino también para las estrategias de marketing de las marcas. Permiten un contacto sencillo y directo que llegue a clientes interesados.

Por supuesto, esto conlleva una gran responsabilidad. Uno de los aspectos más importantes que un organizador de eventos en línea debería tener en cuenta es la privacidad de los asistentes y la seguridad de los datos que nos confían.

En nuestro último informe, nos fijamos en cómo los propios usuarios abordan la privacidad en línea y en qué se fijan especialmente. Para ello, hemos encuestado a participantes en eventos en febrero de 2022. La información extraída es particularmente útil desde el punto de vista de los organizadores, porque pueden descubrir lo que su público realmente espera. En el informe también encontrarás consejos demostrados para proteger tu privacidad y la de los asistentes a tus webinarios y reuniones en línea.

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La privacidad en línea es fundamental

En esta era de amenazas digitales, proteger la privacidad se vuelve un reto importante. Al mismo tiempo, aumenta el número de situaciones que pueden incrementar el riesgo de, por ejemplo, compartir tu imagen u otros datos personales con personas no autorizadas, especialmente en un momento en el que la mayoría de las actividades sociales han pasado al espacio virtual.

Somos conscientes de las consecuencias que podría acarrear. Al mismo tiempo, la información que aparece en los medios de comunicación de vez en cuando muestra que aún hay mucho trabajo que hacer en esta área y no todos los usuarios de internet tienen el mismo entendimiento del problema. ¿Cómo evaluamos nuestras acciones con respecto a la protección de la privacidad en línea?

¿Te preocupas por tu privacidad en línea?

Como ves, casi todos los participantes en la encuesta son conscientes de la importancia de proteger la privacidad al realizar ciertas actividades en el espacio virtual. Solo menos de un 2 % de los encuestados aseguró que la privacidad no es un tema que le preocupe y solo el 0,59 % respondió que no le importaba en absoluto.

Privacidad durante los eventos en línea

Participamos en ellas con mucho gusto; muchas veces solo necesitamos un par de clics para registrarnos en un evento y asistir al mismo. Pero por otro lado, muchas empresas organizan webinarios y los usan, por ejemplo, en su estrategia de marketing.

Por supuesto, para la mayoría de asistentes, el contenido y, por ejemplo, el prestigio de los expertos invitados es un factor fundamental. ¿Cómo es para ellos de importante? ¿Están dispuestos a hacer ciertas concesiones en este aspecto? Según parece, este punto es uno de los más importantes.

¿Quieres que el organizador cuide tu privacidad durante el evento?

¡Cuida la privacidad de tu público!

La sensación de privacidad convence a los asistentes a que se registren y participen en el webinario. De hecho, es la responsabilidad del organizador hacerlo. ¿Qué pueden hacer para garantizar las necesidades de los participantes? Existen muchas posibilidades: desde una correcta elección de las herramientas, hasta las acciones que se toman al finalizar, pasando por el comportamiento durante el evento.

Una plataforma para webinarios segura desde el punto de vista de los participantes

Al elegir el software para webinarios y eventos en línea, solemos fijarnos en la lista de funciones disponibles, que tenga una conexión estable y que la experiencia del usuario sea intuitiva. Evidentemente, estos son aspectos muy importantes que tienen un impacto directo en las experiencias tanto del organizador como de los asistentes. No obstante, al comparar diferentes herramientas, es fácil pasar por alto factores esenciales, especialmente la privacidad y seguridad de los datos procesados. ¿Qué opinan los participantes?

¿Es la protección de la privacidad fundamental a la hora de elegir una herramienta de comunicación en línea?

Nuestros datos lo dejan claro: más del 90 % de los encuestados se preocupan por que el software que utilizan garantice una correcta seguridad. Esto también supone un compromiso importante por parte de los organizadores. Si quieres protegerte de posibles responsabilidades legales, pero también te preocupa dar a tu público un entorno cómodo en el que trabajar y aprender, elige una herramienta fiable que se preocupe por tu privacidad y por la de los asistentes a tu evento.

Ten en cuenta el RGPD

El organizador de un evento es el controlador de los datos de carácter personal de los participantes y la plataforma para webinarios es la parte responsable del procesamiento de los datos personales en nombre del controlador. Según el RGPD, con el fin de poder aportar estos datos, hay que formalizar un acuerdo de procesamiento de datos adecuado, que suele hacerse al firmar el contrato con la plataforma. Por lo tanto, antes de que inicies un webinario, comprueba si el proveedor ofrece un contrato del estilo, especialmente si viene de fuera de la UE.

La protección de datos es un compromiso importante y, por supuesto, está regulado por ley. En este sentido, las soluciones específicas son aplicables, entre otros, a ciertos tipos de entidades que operan en el territorio de la Unión Europea. El RGPD ha supuesto, en muchos aspectos, una revolución de la forma en la que almacenamos y procesamos los datos personales. No se trata únicamente de una serie de reglamentos a los que las empresas europeas, como ClickMeeting, tienen que ceñirse; es también un intento de establecer una normativa global para la protección de datos. Ya hay muchos clientes en todo el mundo que confían en este sistema y eligen conscientemente herramientas que incluyan directrices derivadas del RGPD.

Prepara un buen formulario de registro

El webinario en sí no lo es todo. Para que un evento tenga lugar, los asistentes tienen que registrarse: eso es obvio. La forma en la que se registran también es de suma importancia desde el punto de vista del organizador. Muy a menudo, no solo te permite registrar participantes, sino que te ayuda a generar clientes potenciales.

Por lo tanto, muchas empresas piden a los asistentes a sus eventos que den su permiso para usar sus datos para fines comerciales. Es cierto que aprovechar todo el potencial del marketing por webinario ofrece grandes beneficios, pero también es fácil cometer errores.

El organizador debería asegurarse de que el consentimiento que se da al registrarse a un webinario cumple con la ley aplicable. Cuando un participante se registrar en un webinario, está acordando su participación en el webinario con el organizador, así que es necesario incluir una casilla de selección en el formulario de registro que los participantes deberán marcar para dar consentimiento al procesamiento de sus datos personales con este fin. Es importante tener en cuenta de que solo se puede recopilar información que sea necesaria para participar en el evento, o sea que no pidas datos como la dirección, ni de casa ni de la oficina. Si, como organizador, solicitas otro tipo de información, esa información debe ser voluntaria. El organizador también puede recopilar un consentimiento voluntario por parte de los participantes, por ejemplo, mediante el envío de información comercial. Con una plataforma como ClickMeeting, puedes configurar la página de registro de forma sencilla incluyendo consentimiento tanto obligatorios como voluntarios. Esto permite a los participantes decidir qué información quieren compartir contigo y, al mismo tiempo, te ayuda a cumplir con los requisitos legales.

¿Qué piensan los participantes sobre aportar consentimientos tanto obligatorios como adicionales?

Uno de cada cinco asistentes está dispuesto a dar consentimiento con fines comerciales. Esto tiene un potencial tremendo. No obstante, como ves, más del 16 % de los encuestados declaró que lo importante es si están interesados o no en la empresa o producto. Así que un contenido de calidad y una buena comunicación pueden garantizar excelentes resultados.

No te olvides de las obligaciones informativas

Los documentos importantes que protegen los derechos tanto de los asistentes como de los oradores son, por supuesto, los término y condiciones del evento y su política de privacidad. Deberían definir claramente las reglas de participación en el webinario e informar a los participantes, entre otras cosas, de sus derechos en relación con la protección de su privacidad.

Es una buena idea crear una página web con información detallada sobre el tratamiento que le das a los datos de carácter personal que vas a recopilar durante tu evento. Puedes hacerlo de forma breve (una obligación informativa) o de forma extendida (una política de privacidad que describa los problemas relacionados con el procesamiento de datos personales en todos los aspectos de tu negocio. La información ofrecida a los participantes deberían incluir, entre otras cosas, la identidad e información de contacto del controlador de los datos, es decir, el organizador del evento, el fin del procesamiento de datos, el periodo del almacenamiento de datos, información sobre los derechos de los participantes, incluyendo el derecho de acceso, rectificación o eliminación de los datos personales, así como información sobre las partes con las que es posible que se comparta dicha información.

¿Es relevante para los usuarios? Al parecer, totalmente.

¿Lees las reglas de evento y la política de privacidad antes de dar tu consentimiento?

La gran mayoría de asistentes leen las normas del evento o la política de privacidad antes de marcar la casilla adecuada. Solo menos del 12 % se las saltan y un escaso 1,21 % de los encuestados los consideran irrelevantes.

Presta atención a la información de los asistentes en la sala del evento

¿Qué datos aportan los usuarios a la hora de ingresar a un evento? Al parecer, la mayoría de ellos prefiere mantener al menos el anonimato parcial. Si es posible, más de la mitad de ellos solo indica un seudónimo y una dirección de correo electrónico. Solo el 4 % utiliza su nombre completo.

Al ingresar en un evento, por lo general escribes:

El organizador tiene un papel crucial a la hora de crear una sensación de seguridad. Al elegir la plataforma correcta, podrá aprovechar opciones adicionales para que los asistentes se sientan cómodos. Estas pueden incluir que los datos de los asistentes no sean visibles públicamente (por ejemplo, en el chat o durante los turnos de preguntas y respuestas). Al parecer, esto también es importante desde su punto de vista.

¿Consideras importante la privacidad durante los webinarios en los que participas (por ejemplo, ocultando tu nombre de la lista de participantes)?

Informa a los participantes de que vas a grabar

Grabar los eventos es una función extremadamente importante. Te permite crear contenido audiovisual que puedes compartir con los asistentes, con aquellos que se registraron, pero que no se conectaron al evento, o usarlo en otros canales. Al mismo tiempo, suele ocurrir que la imagen o los datos personales de otros se recogen en las grabaciones (por ejemplo, cuando se pide a un asistente que hable o que grabe una reunión en línea con tus compañeros de trabajo o estudiantes).

El error más grave en un evento puede ser no informar a los asistentes de que el evento se está grabando. Al parecer, es muy importante para ellos.

¿Quieres que se te informe de que se va a grabar el evento?

La encuesta la llevó a cabo ClickMeeting en febrero de 2022 y en ella participaron 510 asistentes a eventos en línea. El grupo estaba formado por el 52 % de mujeres y el 48 % de hombres de diferentes grupos de edad: 18-34 años, 26 %; 35-54 años, 35 %; más de 55 años, 39 %.

 

¿Te has encargado de la privacidad de tus asistentes? Te dejamos una lista de tareas para el organizador

Como ves, proteger la privacidad y los datos de los asistentes es un asunto de extrema importancia, que no solo es un requisito legal para los organizadores, sino algo que abordan los propios participantes. Garantizar un espacio seguro no tiene por qué ser complicado. Te dejamos unos elementos básicos en los que deberías fijarte.

  1. Elige una plataforma segura: recuerda que, como organizador, eres el custodio de los datos personales de los participantes. Sin embargo, es la plataforma la parte responsable de procesarlos. Presta atención a los procedimientos de seguridad que ofrece. Asegúrate de que cumplen con la normativa legal aplicable.

  2. Reduce los datos necesarios al mínimo imprescindible: los datos personales que solicites a tus participantes deberían solo recopilarse únicamente para los fines específicos necesarios, por ejemplo, participar en un evento.

  3. Desarrolla los términos de uso y la política de privacidad: sé claro y ofrece a tus asistentes toda la información que puedas sobre la forma en la que pueden participar en el evento y cómo se van a almacenar y procesar sus datos personales.

  4. Indica los consentimientos obligatorios y voluntarios: obtener consentimiento por parte de los participantes es muy sencillo. Puedes utilizar casillas de selección en la página de registro. Deberías también decidir qué consentimientos son obligatorios y cuáles son voluntarios.

  5. Usa el espacio: un buen webinario y plataforma de reuniones en línea te da muchas oportunidades para interactuar con tu público. Puedes poner información sobre el procesamiento de datos personales, privacidad, copyright y confidencialidad comercial en la página de registro, en la sala de espera o en los correos electrónicos automatizados.

  6. Asegura tu evento: durante un webinario, se comparte conocimiento y, a menudo, se ofrece también contenido adicional. Si quieres proteger dicho contenido, asegura tu evento con contraseña o con un autenticador único.

  7. Informa a los asistentes sobre la grabación: si tu intención es grabar el evento, házselo saber a los asistentes desde el principio. Incluye información relacionada (por ejemplo, sobre cómo usar las grabaciones) en tu política de privacidad.

  8. Protege la identidad de los asistentes: una de las opciones disponibles te permite ocultar la información de los asistentes (por ejemplo, en la lista de asistentes o en la ventana de chat). De esta forma, en vez del nombre o del nombre y el apellido, solo aparecerán las iniciales y el resto de letras estarán remplazadas por asteriscos. Como demuestra nuestro estudio, muchos asistentes lo esperan.

Aviso legal. La información sobre los aspectos legales de organizar un webinario está basada en las leyes de la UE. Si utilizas la plataforma de ClickMeeting en el Área Económica Europea y usas ciertas funciones de la plataforma, es posible que te apliquen las obligaciones mencionadas anteriormente.

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Autor Paweł Łaniewski

Paweł is the Content Expert at ClickMeeting.

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