En los últimos meses hemos observado un auge de videoconferencias, reuniones en línea y seminarios web. Y, seamos sinceros, su importancia no deja de crecer. Desde que la pandemia ha vuelto el mundo patas arriba, el número de eventos organizados en línea se ha disparado. En este artículo, ¡vamos a desengranar el arte de videoconferencia como herramienta y mostrarte cómo utilizarla! ¡A por ello!

 

Antes de profundizar en el tema, veamos brevemente cómo están las cosas en el mundo empresarial actual. Tal como destacamos en nuestro informe, cada semana hemos ido observando un 375% más de eventos virtuales que en los tiempos anteriores a la pandemia de COVID-19. Estos eventos han reunido a un público en un 560% más numeroso.

Aquí tenemos muchos más datos de interés, pero primero deberíamos aclarar el significado de videoconferencia.

La pregunta es: ¿qué son las videoconferencias?

 

¿Qué son las videoconferencias?

Las videoconferencias son una forma de comunicación audiovisual mantenida en línea en tiempo real y organizada con la ayuda de software web, de escritorio o aplicaciones móviles. Esta tecnología ayuda a conectar a la gente esparcida por el mundo y les permite reunirse en una sala de reuniones virtuales.

 

¿Para qué sirven los sistemas de videoconferencia?

Mucho antes de que el confinamiento trastornara nuestra manera de vivir, el software para videoconferencias era uno de los medios esenciales para la comunicación en línea en cuanto a las llamadas personales a la familia o amigos a través de Internet. Ahora lo más importante es su introducción en la gestión empresarial y la enseñanza.

Todo tipo y tamaño de empresas han incorporado reuniones y conferencias virtuales para reducir los gastos de viajes de negocios, ahorrar el tiempo y el esfuerzo necesario para organizar reuniones tradicionales, presenciales, mantenidas en salas de reuniones de las oficinas.

Introducir una solución de videoconferencia en una organización ha servido para conectarse y cooperar rápidamente con los empleados, gerentes, colaboradores, socios o autónomos de cualquier rincón del mundo.

Aparte de otras herramientas para la gestión de proyectos, el seguimiento del tiempo o la gestión documental, el software para videoconferencias ha adquirido un papel esencial para mantener la pelota en el campo y lograr los objetivos de negocios de una manera más rápida y eficaz.

 

Un cambio global hacia las reuniones en línea

Todos sabemos cómo fueron las cosas en marzo de 2020. Todo cambió de la noche a la mañana y las empresas, las escuelas, las universidades, los centros de salud y las organizaciones no gubernamentales (y muchas otras entidades) tuvieron que adaptarse rápidamente a la nueva realidad.

Estas imágenes de Exploding Topics hablan más alto que las palabras:

 

 

 

 

 

Sin duda alguna, todos estos temas se acabaron disparando, lo cual nos llevó a realizar una encuesta acerca del uso de los seminarios web y las plataformas para videoconferencias en los tiempos de la pandemia.

Los resultados, que se presentan en nuestro informe detallado, están más que claros: la nueva realidad ha cambiado el panorama de los objetivos empresariales en cuanto al uso de la tecnología mencionada.

Dicho esto, aquí está lo que sugieren las respuestas de los encuestados:

  • la organización de reuniones de negocios y encuentros en línea con los empleados ha subido del 45% al 50%;

  • cooperación en proyectos: mejora del 36% al 43%;

  • generación y fomento de oportunidades de negocios creció del 12% al 17%;

  • la organización de conferencias virtuales se ha intensificado, pasando del 11% al 15%;

  • la popularidad de la comunicación de relaciones públicas ha aumentado del 9% al 14%;

  • el objetivo educativo del uso de los seminarios web y las videoconferencias sigue siendo el más frecuente, a pesar de la ligera caída del 48% al 46% en las respuestas de los encuestados;

  • no obstante, la organización de sesiones de formación profesionales sigue creciendo: del 41% antes del brote de la pandemia al 44% después del inicio del confinamiento;

  • lo mismo se observa en el área de incorporación y formación de empleados, en donde se ha notado un crecimiento del 15% al 17%.

 

Cómo organizar una buena videoconferencia: 4 elementos esenciales

Pues bien, las videoconferencias y las reuniones en línea se han convertido en pilares fundamentales del teletrabajo obligatorio y de la enseñanza virtual. Ahora veamos algunos aspectos esenciales de la introducción de los encuentros digitales en tu día a día.

 

1.    Equipamiento

En cuanto a los equipos informáticos, obviamente hace falta un ordenador o dispositivo móvil. No vamos a profundizar en la descripción de los portátiles y teléfonos inteligentes, pero sí te ayudaremos a elegir entre una cámara web simple y un sistema complejo para videoconferencias.

Los hemos probado y descrito aquí:

 

Sistema complicado vs. Cámara web: cómo configurar tu solución para videoconferencias

 

2.    La seguridad es lo primero

El auge de demanda que hemos visto en cuanto a las videollamadas también ha revelado cierta vulnerabilidad a posibles ataques, lo cual ya se conocerá en la historia de Internet con el término de zoombombing. Este término significa la intrusión de troles en las reuniones virtuales (clases impartidas en línea, reuniones empresariales y otro tipo de eventos en línea) y su interrupción con contenidos completamente improcedentes, que los asistentes de la reunión preferirían no recordar.

Además, organizar eventos en línea abiertos para todo el mundo conlleva el riesgo de filtración de datos y revelación de planes estratégicos a la competencia.

Así pues, la elección del software adecuado para organizar reuniones en línea en un entorno seguro es fundamental. Asegúrate de que la plataforma elegida garantice la protección de tus futuros eventos mediante una contraseña o ficha única.

Como en este vídeo:

 

 

3.    Protección de datos

Si vives y trabajas dentro de la UE, ten en cuenta que tus videoconferencias deben cumplir con las estrictas normas del RGPD.

La sentencia reciente del Tribunal de Justicia de la Unión Europea del 16 de julio de 2020 declaró inválido el Escudo de Privacidad. Se trata de un sistema que regula las normas de transmisión de datos de la UE a los EE.UU. y legaliza el tratamiento de esos datos en el territorio estadounidense.

¿Qué quiere decir esto para el entorno de las reuniones organizadas en línea? La mayoría de los proveedores viene de los EE.UU. y tiene sus centros tecnológicos en ese país. Esto significa que deben elaborar soluciones para ajustarse a la nueva realidad jurídica al ya no poder valerse del Escudo de Privacidad.

Desde tu perspectiva como anfitrión de una reunión virtual, lo mejor es elegir una plataforma que tenga sus servidores y centros de tratamiento de datos ubicados en Europa.

 

4.    Funcionalidades

En cuanto encuentres la plataforma adecuada que garantice el cumplimiento de las normas de seguridad y protección de datos al nivel más alto posible, deberás comprobar el conjunto de herramientas que tengas a tu disposición. ¿Qué tipo de funcionalidades debes buscar?

  • Conexión de audio y vídeo: parece obvio, pero merece la pena asegurarse dos veces de que tu futura plataforma para las reuniones en línea ofrezca todo lo necesario para ver, escuchar y hablar a todos los asistentes del encuentro. Como aquí:

 

 

  • Opción de compartir la pantalla: una reunión eficiente es inimaginable sin la posibilidad de compartir la pantalla y presentar tu trabajo actual a los demás asistentes.

  • Pizarra blanca: es una herramienta simple, pero muy útil para apuntar y visualizar ideas durante una reunión y guardar los resultados para futuras consultas.

  • Chat: una ventana de chat de grupo o individual viene muy bien para compartir ideas y hacer preguntas en el curso de la reunión.

  • Grabación de la reunión: ¿y si alguien no puede asistir? La solución es grabar el evento para que esa persona lo pueda reproducir en cualquier momento.

 

Te toca a ti

Por supuesto, existe una amplia gama de otras herramientas que vendrían bien para hacer amigos durante las videoconferencias, pero los aspectos que hemos mencionado son los rudimentos.

Reunirte con los estudiantes, los profesores, los socios empresariales o los compañeros del trabajo en un entorno virtual hoy día parece indispensable. La solución es conectarte con ellos a través de una aplicación de audio y vídeo llena de herramientas multimedia.

Descarga nuestro informe acerca las últimas tendencias y conoce las industrias que han incorporado los seminarios web, las reuniones en línea y las videoconferencias mejorando sus objetivos empresariales:

 

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Autor Jakub Zielinski

Jakub is the Senior Content Marketing Specialist at ClickMeeting.

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