Einsatz von Kollaborationstools zur Verbesserung der Teamkommunikation

Für viele Firmen hat die COVID-19-Pandemie eine enorme Veränderung ihrer Arbeitsweise mit sich gebracht – manche waren darauf besser, manche schlechter vorbereitet. Es besteht kein Zweifel, dass die Arbeit aus der Ferne, in verteilten bzw. ausgelagerten Teams und die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern heutzutage zu einer Notwendigkeit wurde, was zum verstärkten Einsatz von Online-Kollaborationstools führt.

In diesem Beitrag befassen wir uns mit dem aktuellen Stand der Telearbeit und damit, wie Firmen ihre Online-Kommunikationsflüsse mit der verfügbaren Technologie verbessern können.

Aber zuerst möchten wir eines klarstellen.

Telearbeit war keine Erfindung aufgrund der Pandemie.

Bei zahlreichen Firmen kam die Telearbeit bzw. Arbeit in verteilten Teams schon lange vor COVID-19 zum Einsatz. Ein bemerkenswertes Beispiel dafür ist Buffer, das Ende 2012 beschloss, vollständig auf Telearbeit umzustellen.

Andere Unternehmen haben sich für ein gemischtes Modell entschieden und ermöglichen den Mitarbeitern, von Zeit zu Zeit von zu Hause aus zu arbeiten (nach einer Gartner-Umfrage sogar 30%). Laut einer Gallup-Studie wäre Telearbeit ein Vorteil für 54% von Büroangestellten, die bereit wären, den Arbeitsplatz zu wechseln, nur um von zu Hause aus (oder von überall auf der Welt) zu arbeiten.

Der Umstieg vollzog sich also sehr langsam bereits in den letzten Jahren. Ohne den Lockdown und die Reisebeschränkungen wäre der Wandel in einigen Unternehmen bzw. Branchen wahrscheinlich nicht so schnell erfolgt.

Laut einem Bericht von Slack gaben 45% der befragten Wissensarbeiter an, dass sie jetzt aus der Ferne arbeiten, 66% sind ausdrücklich wegen der Coronavirus-Pandemie auf dieses Arbeitsmodell umgestiegen und 27% arbeiten wie üblich von zu Hause aus.

Die Zahlen unterscheiden sich je nach Branche und Standort, aber man hat einen unbestreitbaren Anstieg der Fernarbeit und der Nutzung von Videokonferenzplattformen und Online-Kollaborationstools verzeichnet. In unserem jüngsten Bericht konnten wir einen verstärkten Einsatz von ClickMeeting für Geschäftstreffen und Zusammenarbeit an Projekten deutlich erkennen.

Bei der ganzen Sache gibt es aber einen Haken – oder besser gesagt eine Herausforderung, nämlich die Arbeitsleistung.

Können Teams vollzeitig von zu Hause aus arbeiten UND produktiv bleiben?

Diese Herausforderung beschäftigt vermutlich alle CEOs und Geschäftsinhaber. Diejenigen, die am meisten zögerten, zu einem Fernarbeitsmodell zu wechseln, hatten auch Angst vor einem Produktivitätseinbruch.

Laut Gartner sind unzureichende Technologie und Konnektivität die größten Barrieren für die Produktivität der Mitarbeiter und eine effektive Telearbeit.

Aber wie die Beispiele von Buffer und anderen Firmen zeigen, muss die Umstellung auf Telearbeit mit der heute verfügbaren Technologie nicht zwangsläufig eine verminderte Arbeitsleistung bedeuten. Immer mehr Firmen beobachten eine Produktivitätssteigerung, vorausgesetzt, dass das aus der Ferne arbeitende Team angemessen gemanagt wird und Zugang zu Online-Kollaborationstools hat, die ihre Arbeit komfortabler und effektiver machen.

Buffer behauptet, sein Team sei „hochproduktiv”, und eine Studie ergab, dass Telearbeiter 35% bis 40% produktiver sein können als wenn sie im Büro arbeiten würden. Telearbeiter zeigen auch mehr Engagement. Satte 90% gaben an, dass sich eine flexiblere Arbeitsweise positiv auf ihre Arbeitsmoral auswirkt.

Einer der wichtigsten Aspekte ist die Bereitstellung der richtigen Tools für die Online-Zusammenarbeit, damit das Team besser kommunizieren und seinen Tagesablauf organisieren können.

Jetzt werfen wir einen genaueren Blick auf Optionen, die das Leben von Telearbeitern erleichtern (und Führungskräften helfen, nachts besser zu schlafen).

Online-Kollaborationstools zur Verbesserung der Teamkommunikation

File-Sharing-Dienste

Sie müssen nicht aus der Ferne arbeiten, um File-Sharing-Dienste zu nutzen. In Zeiten, in denen USB-Sticks der Vergangenheit angehören, erleichtern solche Dienste im Allgemeinen die Zusammenarbeit für alle Teams, gleich ob sie von zu Hause oder vom Büro aus arbeiten.

Je nach dem gesamten Ökosystem, das eine Firma verwendet, kann es sich dabei um Google Docs, Microsoft SharePoint bzw. Dropbox handeln. Sie ermöglichen die gleichzeitige Dateibearbeitung durch mehrere Teammitglieder sowie die Weitergabe von Dateien, auch übers Handy.

In einigen Branchen sind Cloud-Speicher- und Dateifreigabediensten in Verbindung mit anderen Online-Kollaborationstools kaum wegzudenken. Immer häufiger arbeitet ein Team an einem Google-Dokument, das während der Videokonferenz auf dem Bildschirm freigegeben wird.

Es ist einfacher, die Bearbeitung und die Änderungen zu verfolgen und unnötige E-Mails zu vermeiden, in denen eine Datei unzählige Male von verschiedenen Teammitgliedern bearbeitet wird, wobei der Dateiname um weitere Unterstriche und Versionsnummer ständig erweitert wird.

Es ist wichtig, sich in der gesamten Firma auf ein einziges Tool zu einigen, um die Anzahl der Dateiversionen zu minimieren, einen Dienst für alle zu nutzen und alles an einem Ort aufzubewahren – einem Cloud-Dienst.

Messaging-Tools

Es ist kaum vorstellbar, dass eine Firma heutzutage kein Messaging-Tool für sein Team einsetzt, um abteilungs- bzw. tischübergreifend auch im gleichen Raum zu kommunizieren. Daher ist es auch selbstverständlich, dass diese Tools bei der Telearbeit genutzt werden. Sie sind schneller als E-Mails, ermöglichen Gruppenkommunikation und helfen dabei, sich gegenseitig über wichtige (und manchmal auch weniger wichtige) Themen auf dem Laufenden zu halten.

Immer mehr Tools wie Slack oder Microsoft Teams bieten neben der Messaging-Funktion auch Videokonferenzen an. Entscheidend für die Wirksamkeit dieser Tools ist die Festlegung von Regeln und gemeinsamen Kommunikationskanälen im ganzen Unternehmen.

Neben schnellen Vieraugengesprächen kann über themenspezifische Slack-Kanäle Wissen zu bestimmten Themen ausgetauscht werden. Über spezielle Gruppen können die Mitarbeiter entspannte Gespräche führen oder einfach nur Witze und Memes verschicken, um die Atmosphäre im Büro aufzulockern (seien wir mal ehrlich, das ist auch ein Teil der Teambildung – wir arbeiten nicht 100% der Zeit).

Es fühlt sich fast so an, als wäre man im gleichen Raum, aber ohne die gewöhnlichen Ablenkungen einer Büroumgebung.

Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Tools gab es auch schon lange vor der Pandemie. Sie helfen Teams, die eigene Arbeit zu organisieren, Projekte voranzutreiben bzw. abzuschließen und gleichzeitig die Arbeitsleistung zu steigern.

Heutzutage kann man sich nur schwer eine projektorientierte Firma vorzustellen, die ohne Jira, Trello oder Asana arbeitet, um den Projektfortschritt und die Aufgaben zu verfolgen.

Diese Tools sind sehr nützlich, unabhängig davon, ob Ihr Team agil arbeitet oder traditionellere Ansätze zum Projektmanagement verfolgt, oder ob Sie ein Großunternehmen oder ein Startup mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern betreiben.

Zusätzliche Wiki-Tools wie Confluence oder Notion bieten Arbeitsbereiche für Teams, um die Projektdokumentation in Ordnung zu halten, und ermöglichen mehreren Personen, auf diese zuzugreifen und sie zu bearbeiten, was den Aufwand bei der Versionskontrolle und damit verbundene Fehler bzw. Unstimmigkeiten reduziert. Außerdem lassen sie sich in der Regel in Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools einbinden, wodurch ein umfassender Projektmanagement-Hub entsteht.

Diese Tools (zusätzlich zu Videokonferenz-Tools und Messaging-Apps) machen die Telearbeit angenehmer und manchmal sogar kaum wahrnehmbar (abgesehen von dem sozialen Aspekt natürlich, der weitgehend von Online-Meeting-Tools abgedeckt ist; dazu kommen wir gleich).

Zeitmanagement-Tools

Zeitmanagement scheint eine der größten Herausforderungen bei der Telearbeit zu sein; das ist es aber nur dann, wenn sie diese Arbeitsweise als Zeitvertreib auf Facebook betrachten, wenn der Chef nicht hinschaut.

Unser Arbeitsumfeld hat sich verändert. Eine erzwungene Telearbeit während der Pandemie mit dem zusätzlichen Angstfaktor ist eine ganz andere Erfahrung als wenn Sie sich bewusst für die Arbeit von zu Hause aus entscheiden.

Es steht fest, dass die Telearbeit Selbstdisziplin des Teams und großes Vertrauen seitens der Manager und Führungskräfte erfordert. Zum Glück gibt es Tools, die beide Seiten unterstützen und das Zeitmanagement für alle Beteiligten erheblich erleichtern.

Plattformen wie Time Camp, Harvest oder Hubstaff helfen dabei, die für die Arbeit aufgewendete Zeit zu erfassen und die Leistung des Teams zu überwachen, damit Ihre Projekte auf dem richtigen Kurs bleiben.

Einige von ihnen lassen sich auch in andere Unternehmenstools einbinden und ermöglichen die Zeiterfassung in Projektmanagement-Software bzw. Internet-Browsern sowie vereinfachte Rechnungsstellung oder Budgetüberwachung.

Mit einer Reihe von intelligenten Tools für Ihr Team wir die Zeiterfassung zu einem produktivitätssteigernden Instrument, von dem alle profitieren. Schließlich kann es etwas schwieriger sein, sich zu Hause gut zu organisieren, insbesondre wenn man Kinder hat (und ein Haufen Wäsche um die Ecke auf einen wartet). Zeiterfassungssoftware hilft den Mitarbeitern, ihre Termine zu organisieren, und gibt den Managern die Gewissheit, dass die Arbeit erledigt wird.

Kreative Zusammenarbeit im Team

Was Teams und Führungskräfte am meisten vermissen, wenn sie nicht mehr im Büro arbeiten können, ist die kreative Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern vor Ort. All die Brainstorming- und Mindmapping-Treffen, die viel Engagement und manchmal hitzige Diskussionen hervorrufen und bei denen sich traditionell alle Teilnehmer im selben Raum befinden, erfordern jetzt ein Umdenken.

Zum Glück ist dies heute mit Hilfe der richtigen Tools online möglich – wie fast alles (außer der täglichen Pendelfahrt vielleicht).

Tools wie Miro bieten kollaborative Online-Whiteboards, die sich ideal für agile Arbeitsabläufe, Strategie- und Planungs- und Brainstormingtreffen eignen. Mindmapping-Software wie Mind Meister bietet Mindmaps für visuelles Brainstorming, Konzeptualisierung und die Erstellung von Notizen.

Unterstützt durch Videokonferenzen kann diese Software persönliche Treffen problemlos ersetzen, so dass der Kommunikationsfluss reibungslos und störungsfrei bleibt. Auch wenn Sie sich an weit voneinander entfernten Orten befinden, können Sie miteinander sprechen und sich sehen, Notizen und Vorschläge auf dem Whiteboard erfassen und Ideen austauschen, genau wie im Büro.

Tägliche Videobesprechungen

Ein wichtiger Puzzlestein der erfolgreichen Telearbeit, der mit allen anderen Elementen integriert werden kann – und sollte.

Da sich über ClickMeeting bis zu 25 Personen in Echtzeit und zur gleichen Zeit treffen können, gibt es im Grunde keine Art von Treffen, das nicht online stattfinden kann. Von täglichen bzw. wöchentlichen Besprechungen Ihrer agilen Teams über Diskussionen und Brainstorming (denkbar unter Verwendung eines der oben genannten Tools, freigegeben von einem der Moderatoren auf einem Bildschirm) bis hin zu Einzelgesprächen oder sogar gemeinsamen Kaffee- und Mittagspausen.

Öffentliches und privates Chatten wird unterstützt. Managen Sie den Ton und die Kameras der Teilnehmer, moderieren Diskussionen und passen die Ansichten an, damit alle den Überblick behalten und alles klar sehen können.

Sich an Online-Treffen zu gewöhnen wird einige Zeit dauern, wenn das Team mit dieser Form noch nicht vertraut ist. Interaktive Treffen, bei denen sich jeder engagieren und mit anderen auseinandersetzen kann, kommen der Erfahrung einer persönlichen Besprechung so nahe wie möglich.

Sie können die gleichen Themen besprechen wie im Büro vor Ort, aber mit bequemeren Tools, wie etwa die Freigabe von Whiteboard-Notizen für alle nach der Besprechung (ohne dass Sie Fotos von Ihrem Whiteboard im Konferenzraum machen und dann alles noch einmal in ein Dokument tippen müssen).

Alle Tools zusammen einsetzen

Wie ich bereits erwähnt habe, kommt es darauf an, alle Tools als Ganzes zu nutzen, um ein umfassendes Ökosystem für Ihr Team zu schaffen. Es empfiehlt sich, die Anzahl der Tools zu begrenzen und sich auf einen einheitlichen Arbeitsablauf team- und abteilungsübergreifend zu einigen, damit jedes einzelne Teammitglied weiß, wo das Benötigte zu finden und was zu tun ist.

Wenn Sie diese Arbeitsweise effektiv einsetzen, ist es nur eine Frage der Zeit, bis sich die Kommunikation im Team verbessert und die Arbeitsleistung steigt.

Bleibt die Telearbeit langfristig?

Manche sagen, die Zukunft der Pandemie vorherzusagen sei wie eine Wettervorhersage –- wir haben zwar eine allgemeine Vorstellung, aber können nicht mit Sicherheit wissen, was auf uns zukommt. Wir werden die Weiterentwicklung der Telearbeit mit großem Interesse verfolgen – sowohl jetzt als auch nach der Pandemie.

Experten zufolge könnte es bis 2035 mehr als 1 Milliarde Telearbeiter geben, und bis 2028 werden 73% aller Teams aus Telearbeitern bestehen.

Eines steht fest. Wir erleben gerade eine tiefgreifende Veränderung unserer Arbeitsweise und haben bereits die Werkzeuge, mit denen wir diesen Wandel für alle einfacher und produktiver gestalten können. Die Tools selbst bringen jedoch nichts, wenn wir diese nicht sinnvoll einsetzen und die Teams nicht so gemanagt werden, dass sie sich an die neuen Kommunikationsabläufe aus der Ferne anpassen. Es ist ein Lernprozess für alle.

Welche Erfahrungen haben Sie mit der Telearbeit gemacht? Ist Ihre Arbeitsleistung gestiegen oder haben Sie eher einen Rückgang beobachtet? Wenn ja, was waren Ihrer Meinung nach die Gründe dafür? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.