Was ist ein Webcast? Alles, was Sie über die Organisation sehr großer Veranstaltungen wissen müssen

Die Online-Veranstaltungen werden immer größer – nicht nur durch die Kontaktbeschränkungen aufgrund der Pandemie, sondern auch einfach wegen der Globalisierung. Eine Veranstaltung, an der Menschen aus allen Kontinenten gleichzeitig teilnehmen, ohne dass sie sich aus ihren Zimmern bewegen – das funktioniert nur online. Und wenn die Teilnehmeranzahl in Tausenden gezählt wird, gibt es nur eine Lösung, die eine solche „Last“ tragen kann – sie heißt Webcast.

Webcast? Was ist das eigentlich und worin unterscheidet es sich von „normalen“ Webinars?

Was versteht man unter Webcast. Definition, die wir in Wikipedia lesen können, lautet: „Ein Webcast ist dem Zweck nach ähnlich einer Radio- oder Fernsehsendung, jedoch für das Medium Internet konzipiert und – im Falle eines Live-Webcasts – durch die Möglichkeit der Interaktion einer Radio- oder Fernsehübertragung auch voraus.“ Es handelt sich also um ein virtuelles Event, das an eine sehr große Gruppe von Teilnehmern übertragen werden soll. Beim Fernsehen reden wir natürlich über Millionen von Empfängern, die Webcast-Technologie funktioniert erstmal für Tausende. Dies stellt jedoch kein Problem dar, weil die Inhalte, die in Webcast übertragen werden, meistens etwas spezifischer sind, was die Zielgruppe weiter einschränkt als es im Fernsehen üblich ist. Die größte Stärke von Webcasts ist, dass die Inhalte live übertragen werden können – und es gibt keine geographischen Einschränkungen bei der Organisation solcher Events.

Doch was ist ein Webcast im Vergleich zu traditionellen Online-Meetings und Webinaren? Schauen wir uns kurz an, was die drei Typen von Online-Veranstaltungen grundsätzlich unterscheidet.

Was ist ein Online-Meeting?

So bezeichnet man Veranstaltungen mit bis zu 25 Teilnehmern, die sich in einem virtuellen Besprechungsraum befinden und sich einander hören und (wenn sie die Kameras einschalten) sehen können. Diese Art von virtuellen Events gehört mittlerweile zum Alltag im Berufsleben von vielen von uns – die internen virtuellen Besprechungen, zyklische Abstimmungsrunden, Kundentermine und Gespräche zwischen den Vertretern von verschiedenen Organisationen sind klassische Online-Meetings. Das wichtigste Merkmal ist, dass alle Teilnehmer mehr oder weniger gleiche Rechte haben – vielleicht außer dem Organisator.

Was ist ein Webinar?

Wenn man nur die Teilnehmerzahl betrachtet, sind die Webinare etwas zwischen den Online-Meetings und den Webcasts. Was bedeutet das? Ein Webinar hat meistens mehrere Hundert Teilnehmer und einen Gastgeber (Host), der alle Teilnehmer mit einem gewissen Ziel zusammengerufen hat. Am häufigsten handelt es sich um die Bildung – während der meisten Webinare wird das Wissen an die Teilnehmer vermittelt. Der Gastgeber kann den Teilnehmern eine Präsentation zeigen, einen Vortrag halten und viele andere technische Möglichkeiten nutzen, die ein Webinar-Raum bietet (Call-to-Action, Umfragen, etc.). Die Teilnehmer sehen meistens den Präsentator, aber nicht sich einander – sie können im Normalfall auch sich einander nicht hören. Die Kommunikation zwischen den Teilnehmern und dem Host erfolgt meistens durch ein Chatfenster, das vom Organisator moderiert werden kann.

Und Webcast – was ist das?

Webcasts unterscheiden sich nicht wirklich stark von den Webinaren – durch die sehr hohe Anzahl an Teilnehmern (bis 10 000) wird aber auf die bidirektionale Kommunikation verzichtet. Die Teilnehmer sehen sich die Veranstaltung an, als ob es eine klassische Fernsehsendung wäre – sie können den Ablauf des Events also nicht beeinflussen. Der Organisator kann den Teilnehmern zwar etwas sagen, erhält aber keine Rückantwort. Es sieht so aus, als ob sie YouTube oder Netflix schauen würden – es konnte früher aufgenommen werden, es kann aber durchaus ein Live-Stream sein.

Webcasts auf ClickMeeting-Art – wie sieht unser Ansatz aus?

Als Anbieter von hochqualitativen Lösungen für Online-Meetings sind wir auf dem Laufenden – das bedeutet, die Webcast-Technologie befindet sich bereits in unserem Leistungsspektrum. Sie wissen wahrscheinlich, dass die maximale Teilnehmeranzahl bei einem Webinar 1 000 (eintausend) beträgt. Wenn Sie planen, eine höhere Anzahl an Menschen mit Ihren Produkten oder Leistungen vertraut zu machen, gibt es keinen anderen Weg – es ist Zeit für Webcast!

Große Veranstaltungen sind eine große Chance und es handelt sich meistens um große Gewinne, die damit erzielt werden können. Deswegen lassen wir unsere Kunde mit einer solchen Wahl nie alleine. Wenn Sie also eine virtuelle Großveranstaltung planen, kontaktieren Sie bitte unseren Verkaufsberater. Solche Vorhaben sollen immer individuell betrachtet werden.

Unser Berater wird Ihnen einige wichtige Fragen stellen, um die richtigen Einstellungen Ihres Kontos vorzunehmen und alle Parameter ihrer Großveranstaltung an die Gegebenheiten anzupassen. Im Endeffekt werden Sie ein Event organisieren können, an dem bis 10 000 (zehntausend) Menschen teilnehmen können. Dazu können Sie die Teilnehmeranzahl jederzeit überwachen und die Tendenzen beobachten. So finden Sie heraus, welche Inhalte für die Zuschauen interessanter waren und welche Teile vielleicht verbesserungswürdig sind. Die Zuschauerliste können Sie nach der Veranstaltung ganz bequem herunterladen.

Ziemlich praktisch ist, dass Sie zu einem solchen Event bis zu vier Gastrednern einladen können. Wenn Sie eine Diskussionsrunde in einem kleinen Gremium planen und diese Ihren Zuschauern präsentieren wollen, ist das eine perfekte Erweiterung, die Ihre Webcast-Veranstaltung bestimmt beleben wird.

Und last but not least – wir sorgen immer für die Sicherheit von Ihnen und Ihren Teilnehmern!

Wir stehen Ihnen immer zur Seite!

Egal, was Sie tun möchten und welche Pläne Sie haben, sind wir immer für Sie da, um Ihnen zu helfen und Ihre Vorhaben zu unterstützen. Doch bevor wir „zur Sache“ gehen, lohnt es sich, die wichtigsten Regeln kennen zu lernen, die beim Veranstalten von einem Webcast essenziell sind.

1.     Wählen Sie das richtige Tool aus

Ohne Technik kein Webcast – das steht quasi in der Webcast-Definition. Zum Glück gibt es aber eine Menge von Anwendungen, die in der Lage sind, diese Aufgabe zu erfüllen. ClickMeeting zählt logischerweise dazu – Sie können die Inhalte entweder im Vorfeld aufzeichnen oder komplett live übertragen!

Wichtig ist, dass die Lösung über entsprechende Kapazitäten verfügt – mehrere tausend Menschen sollen sich in einem virtuellen Raum befinden und die Veranstaltung soll trotzdem reibungslos verlaufen. Außerdem brauchen Sie Tools und zusätzliche Möglichkeiten, um die Zuschauer „wachzuhalten“. Das können Sie z.B. durch den Einsatz von Whiteboard, die Miteinbeziehung der Umfragen oder das Abspielen der YouTube-Videos erreichen – nutzen Sie die technischen Möglichkeiten, die die modernen Online-Tools haben, um das Interesse Ihrer Teilnehmer zu steigern!

2.     Planen sie sorgfältig die Inhalte

Es reicht nicht, dass Sie wissen, was Sie sagen wollen. Sie müssen die Inhalte auch attraktiv vermitteln – der Konkurrenzdruck ist hoch und es ist eher unwahrscheinlich, dass Sie der/die Einzige sind, die solche Inhalte vermitteln. Nutzen Sie vor allem alle technischen Möglichkeiten, die Ihre Plattform bietet. Versuchen Sie, die Inhalte möglichst oft in Form von Zahlen, Diagrammen, Grafiken oder anderen Arten der Visualisierung darzustellen.

Doch auch eine schön und sorgfältig vorbereitete Präsentation bringt nichts, wenn das Interesse der Zielgruppe dadurch überhaupt nicht befriedigt wird. Wenn die Diagramme und Grafiken das Ziel verfehlen und einfach uninteressant sind, werden die Teilnehmer Ihre Veranstaltung schnell verlassen und wahrscheinlich lassen sie sich nie wieder einladen. Erkundigen Sie sich also, was die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe sind und tun Sie alles, um ihre Probleme während der Veranstaltung anzusprechen und bestenfalls zu lösen!

Doch wie machen Sie auf Ihre Veranstaltung aufmerksam? Ein prominenter Gast erhöht das Interesse der potenziellen Teilnehmer. Heutzutage sorgen die Influencer hauptsächlich dafür, dass die Produkte und Dienstleistungen sich gut verkaufen. Finden Sie also einen Influencer oder eine Influencerin, die zu Ihrem Unternehmen gut passt und schlagen Sie vor, bei Ihrer Veranstaltung Redner zu sein. Und sobald alles fest steht, vergessen Sie nicht, die ganze Welt darüber zu informieren – ohne entsprechende Werbung erreichen Sie nicht das Publikum, das Sie ansprechen wollen!

3.     Nochmal – machen Sie Werbung!

Es bringt nichts, eine tolle Veranstaltung zu organisieren, wenn niemand darüber informiert wird. Hier dürfen Sie keinesfalls bescheiden sein – die ganze Welt sollte darüber wissen, wann und wo Sie Ihre Veranstaltung organisieren!

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um für Ihr Event zu werben. Wenn Sie bereits eine E-Mail-Liste haben, weil Sie bereits einige Online-Events organisiert haben, nutzen Sie die Kontaktdaten, die Sie bisher gesammelt haben! Möglicherweise kommen sie wieder – und wenn nicht, vielleicht leiten sie die Informationen über Ihre Veranstaltung an ihre Bekannte weiter, die an Ihrem Thema interessiert sein könnten. Die Empfehlungen sind weiterhin im Marketing sehr wichtig und es gibt keine Anzeichen, dass der Trend sich ändern soll.

Natürlich können Sie aber auch nach neuen Kunden suchen und dort hingehen, wo Sie vielleicht noch nie waren. Wenn Sie das tun, ist es meistens nicht schlecht, ein gewisses Budget dafür einzuplanen. Die kostenpflichtige Werbung in den Social Media oder YouTube sind meistens deutlich effizienter als ungeplante und kostenfreie Werbung, die in einigen Plattformen angeboten werden.

Trotzdem raten wir keinesfalls davon ab, Social-Media-Profile zu pflegen. Ein Fanpage bei Facebook ist immer eine gute Visitenkarte Ihres Unternehmens, es lohnt sich auch, sich um die Präsenz z.B. bei LinkedIn oder Instagram zu kümmern.

Und nochmal zurück zu den Influencern – mit ihnen kann man ja auch langfristig zusammenarbeiten. Sie können etwas mehr als nur Redner in Ihrem Event sein – sie können auch für Ihre Veranstaltung werben. Wenn sie ein paar nette Worte über Ihr Event in ihren Social Media posten, erhöht das die Erfolgschancen Ihres Vorhabens.

4.     Halten Sie die Teilnehmer gespannt

Nur sitzen, zuhören, zuschauen – langweiliger geht es kaum. Wenn der Teilnehmer während der Veranstaltung permanent passiv bleibt, ist die Wahrscheinlichkeit sehr gering, dass er überhaupt bis zum Ende bei Ihnen bleibt. Er klickt auf „Verlassen“ oder – noch schlimmer – bleibt zwar im virtuellen Raum, hört aber nicht mehr zu, tut andere Dinge am Computer oder geht vom PC komplett weg und tut etwas, was er deutlich interessanter findet. Es ist immer gut, zu überprüfen, ob die Teilnehmer immer noch „da“ und „wach“ sind – virtuell ist es deutlich komplizierter als bei einer Präsenzveranstaltung. Doch wie macht man das in einem Webcast?

Die Lösung ist immer die Gleiche – nutzen Sie die Technik und Ihre Kreativität! Setzen Sie den Präsentationsmodus ein, um Ihre Inhalte mit anderen Menschen zu teilen. Teilen Sie Ihren Bildschirm oder kreieren Sie Ihre Grafiken live, indem Sie das virtuelle Whiteboard verwenden. Jede Art Dynamik, die in Ihre Veranstaltung hineingebracht werden kann, erhöht die Chance, dass Ihre Zuschauen die ganze Zeit aufmerksam bleiben und Ihnen folgen können. In einem Webcast ist es zwar schwer, sicherzugehen, dass niemand inzwischen den Faden verloren hat, doch lässt sich durch den Einsatz entsprechender Tools diese Gefahr deutlich minimieren.

Trotzdem setzen viele Teilnehmer bestimmt auf Multitasking – sie hören zwar zu, tun aber in der Zwischenzeit auch andere Dinge. Für diesen Typ von Menschen wird das Streamen z.B. über Facebook oder YouTube eine begehrte Funktion sein. Die Veranstaltung läuft im Hintergrund, während Sie z.B. an ihrem Facebook-Profil arbeiten oder sich um den Kundenkontakt kümmern.

5.     Denken Sie an die nächsten Schritte

Webcast ist erst der Anfang – wirklich interessant soll es erst danach werden. Wenn Sie es geshafft haben, die Teilnehmer über die Einzigartigkeit und Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen zu überzeugen, wird es nach dem Event bestimmt weitere Schritte geben. Verpassen Sie nicht diese Chance, Ihre Umsatzzahlen um eine Größenordnung zu erhöhen!

Möglicherweise werden einige Teilnehmer bereit sein, Ihre Produkte noch während des Events zu erwerben. Geben Sie ihnen doch diese Chance! ClickMeeting bietet die Möglichkeit, durch die Verwendung entsprechender Buttons den Online-Kauf noch während der Veranstaltung direkt abzuwickeln.

Sollte der Teilnehmer noch unentschlossen sein, geben Sie ihm die Möglichkeit, sich in eine E-Mail-Liste einzutragen. Viele werden nach dem Event weiterhin auf dem Laufenden bleiben wollen – außerdem sind die Informationen die wichtigsten Ressourcen der heutigen Welt. Auch wenn es mit dem Deal nicht diesmal klappt, erhöhen Sie die Chance, dass es nächstes Mal gelingt.

Bei Unentschlossenen kann eine zur Verfügung gestellte kostenfreie Ressource oft vieles klären. Halten Sie kostenlose Testversionen oder Probierpakete bereit. Und wenn der Kunde das braucht, geben Sie natürlich Zeit zum Nachdenken.

Das wichtigste ist aber, dass der Kunde das Gefühl hat, jemand ist für ihn immer da. Deswegen sollten die Kontaktdaten Ihres Sales-Teams immer und überall sichtbar sein. Auch während der Veranstaltung sollte es möglich sein, einen Termin mit Ihrem Salesmanager zu vereinbaren.

6.     Optimieren Sie Ihre Prozesse

Eigentlich ist es selbstverständlich – bei jedem Event gibt es sowohl die Vor- als auch die Nachbereitung. Analysieren Sie alle Daten und ziehen Sie die richtigen Schlüsse.

Jetzt wissen Sie hoffentlich etwas besser, was ein Webcast ist und wie Sie Webcast für Ihre geschäftlichen Ziele einsetzen können. Sollten Sie weitere Fragen haben, steht unser Sales-Team Ihnen gerne zur Verfügung.