Wydarzenie hybrydowe: czym są wydarzenia hybrydowe i jak je stworzyć?

Wydarzenia wirtualne odegrały kluczową rolę podczas pandemii COVID-19. Zarówno firmy, które wcześnie wykorzystywały tę technologię, jak i te, które niechętnie korzystają z wirtualnych spotkań, włączyły ją do swoich strategii. Według naszych danych w 2020 roku odbyło się 2,316,074 wydarzeń na platformie ClickMeeting – w porównaniu do zaledwie 627,033 wydarzeń rok wcześniej.

Obecnie, gdy niektóre firmy wracają do tradycyjnej pracy, a w pewnych częściach świata przywracane są spotkania twarzą w twarz, przedsiębiorstwa szukają sposobów na połączenie doświadczeń wirtualnych i bezpośrednich. I tu z pomocą przychodzą wydarzenia hybrydowe.

Table of Contents

Czym jest wydarzenie hybrydowe?

Wydarzenie hybrydowe to wydarzenie na żywo, które łączy w sobie elementy stacjonarne i wirtualne, dzięki czemu uczestnicy mogą brać w nim udział niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Wydarzeniami hybrydowymi mogą być spotkania, sesje szkoleniowe, warsztaty, konferencje, targi, seminaria i każdy inny rodzaj wydarzenia, które możesz zorganizować dla swojej firmy.

Każde wydarzenie hybrydowe jest inne. W niektórych przypadkach firmy mogą dodać wirtualny element do wydarzenia, które zazwyczaj odbywa się w obecności ludzi – być może po to, aby wzmocnić wrażenia uczestników, sprawić, by wydarzenie było dostępne dla większej liczby osób (47% organizatorów twierdzi, że wydarzenia hybrydowe łączą międzynarodową publiczność) lub w wyniku ograniczeń spowodowanych pandemią. W innych przypadkach wydarzenie online może zostać rozszerzone o komponent stacjonarny. Istnieje nieskończenie wiele możliwości dotyczących struktury wydarzenia hybrydowego.

Wydarzenia hybrydowe pojawiły się na rynku już w momencie, gdy na scenę wkroczyły wydarzenia wirtualne, ale ostatnio zyskały na popularności, ponieważ świat balansuje między blokadami a “powrotem do normalności” w czasach COVID-19. Jedno z badań wykazało, że obecnie 63% firm zatrudniających 2000-5000 pracowników korzysta z wydarzeń hybrydowych, podobna zależność dotyczy 71% organizacji zatrudniających powyżej 5000 pracowników. Ponad jedna trzecia organizatorów wydarzeń i marketerów planuje w przyszłości wprowadzić więcej wydarzeń hybrydowych.

Tworzenie wydarzeń hybrydowych: praktyczne rady

Wiele firm zaczyna zdawać sobie sprawę z korzyści płynących z organizacji wydarzeń hybrydowych – aż 86% organizacji B2B uzyskuje pozytywny zwrot z inwestycji (ROI) siedem miesięcy po wydarzeniu, a 45% dąży do osiągnięcia 3x ROI rok później. Jak więc dokładnie zorganizować własne wydarzenia hybrydowe, optymalizując ROI?

Wszystko zaczyna się od stworzenia planu i odpowiedniej organizacji. Wydarzenia hybrydowe są często bardziej skomplikowane pod względem planowania niż wydarzenia online i wydarzenia stacjonarne. Nie tylko należy zaplanować oba te wydarzenia pod względem logistycznym, ale również zrobić to w taki sposób, aby były atrakcyjne i wartościowe dla dwóch bardzo różnych grup odbiorców, posiadających odmienne doświadczenia. W rzeczywistości 38% organizatorów wydarzeń uważa, że potrzeba więcej czasu na przygotowanie się do organizacji wydarzeń hybrydowych.

Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, które pomogą Ci stworzyć udane wydarzenie hybrydowe.

Określ sposób oceny powodzenia wydarzenia

Wyznaczanie celów jest pierwszym krokiem w każdej rynkowej inicjatywie i dotyczy to także wydarzeń hybrydowych. Należy zacząć od poznania swoich nadrzędnych celów biznesowych, a następnie mapowania założeń wydarzeń hybrydowych w kontekście wsparcia większych inicjatyw. Aż 94% organizatorów wydarzeń hybrydowych B2B określa stworzenie pipeline’u sprzedażowego jako najważniejszy kluczowy wskaźnik efektywności (KPI) – czyli zwraca uwagę na to, ile leadów z wydarzenia do niego trafia.

Ponadto warto zmierzyć ogólne statystyki zaangażowania w wydarzenie, aby ocenić jego powodzenie:

Frekwencja na wydarzeniu i wskaźnik frekwencji.
Satysfakcja uczestników; 89% organizatorów używa tego wskaźnika do pomiaru sukcesu wydarzenia hybrydowego.
Wskaźnik Rekomendacji Netto (Net Promoter Score – NPS), analizowany przez prawie jedną czwartą organizatorów.

Wiele z tych informacji można uzyskać dzięki ankietom i sondażom przeprowadzanym wśród uczestników. Niektóre platformy do wydarzeń hybrydowych i wirtualnych oferują również narzędzia analityczne i integracje. ClickMeeting, na przykład, posiada opcję integracji z Google Analytics. Dzięki niej możesz zobaczyć zachowanie użytkowników w formularzu rejestracyjnym, w poczekalni i na stronie z podziękowaniami.

Skonfiguruj kwestie techniczne

W przypadku wydarzeń hybrydowych należy pomyśleć o technologii zarówno na użytek wirtualnych, jak i bezpośrednich uczestników. Dwie trzecie organizatorów imprez zastanawia się nad zapewnieniem odpowiednich rozwiązań technicznych, a jedna trzecia z nich miała do czynienia z wydarzeniami hybrydowymi, podczas których wystąpiły problemy z łącznością. Mimo to tylko 12% ma plan awaryjny dla problemów z siecią WiFi. Kwestie techniczne mogą negatywnie wpłynąć na wrażenia uczestników, a w poważnych przypadkach mogą doprowadzić do całkowitego wstrzymania wydarzenia.

Szukając platformy do wydarzeń hybrydowych, zwróć uwagę na narzędzie, które może być gospodarzem wirtualnych wydarzeń na małą i dużą skalę. Na przykład ClickMeeting posiada funkcje, które pozwolą Ci na zorganizowanie konferencji online tak atrakcyjnej, jak ta odbywająca się na miejscu. Możesz transmitować różne sesje i podzielić wydarzenie na mniejsze grupy, zarówno w przypadku uczestników stacjonarnych, jak i internetowych.

Czas i miejsce wydarzenia hybrydowego

W przypadku każdego wydarzenia hybrydowego należy wziąć pod uwagę dwa aspekty “miejsca”: fizyczny i wirtualny. Pod względem fizycznym potrzebna jest przestrzeń, która pomieści uczestników, prezenterów i transmisję na żywo. Jednak znalezienie odpowiedniego miejsca nie jest proste – to wyzwanie dla 35% organizatorów wydarzeń hybrydowych.

W kontekście czasu konieczne będzie nadanie priorytetu uczestnikom stacjonarnym, ale także zrównoważenie potrzeb uczestników wirtualnych. Zastanów się, gdzie znajdują się uczestnicy. Jeśli szkolisz grupę nowo zatrudnionych pracowników, którzy znajdują się w tym samym regionie, niektórzy w domu, a niektórzy w biurze, sprawa jest prostsza. Jednak wydarzenia, w których uczestnicy przebywają w różnych strefach czasowych i poza granicami kraju, są nieco trudniejsze. Prawie połowa organizatorów uważa, że trudno jest zaplanować hybrydowe wydarzenia z udziałem międzynarodowych uczestników z różnych stref czasowych.

Jeśli masz do czynienia ze złożonym harmonogramem, masz kilka opcji:

Organizacja wielu wydarzeń w różnych strefach czasowych (uwaga: nie zawsze jest to możliwe).
Promocja wydarzenia hybrydowego powinna być skierowana na konkretny obszar geograficzny.
Analiza lokalizacji zarejestrowanych uczestników i dostosowanie wydarzenia hybrydowego do czasu, który jest najlepszy dla większości grupy.

Połączenie użytkowników stacjonarnych i online

Prawdopodobnie największym wyzwaniem dla wydarzeń hybrydowych jest zrównoważenie potrzeb i zbudowanie łącznika pomiędzy uczestnikami stacjonarnymi i wirtualnymi. Jeśli utknąłeś w tym miejscu, nie jesteś sam. Ponad 70% organizatorów identyfikuje to jako swoje największe wyzwanie. I niestety, uczestnicy również odczuwają ten rozdźwięk: 39% wirtualnych uczestników odczuwa związany z tym dyskomfort.

Głównym celem jest sprawienie, aby komponent wirtualny był czymś więcej niż tylko dodatkowym cyfrowym doświadczeniem. Wydarzenia hybrydowe powinny raczej uwzględniać działania wirtualne w ramach doświadczeń na miejscu oraz łączyć uczestników po obu stronach, nie odbierając potencjału wynikającego z osobistego uczestnictwa. 57% respondentów twierdzi, że wolałoby uczestniczyć w wersji fizycznej wydarzenia hybrydowego niż w wersji wirtualnej..

Nawiązywanie kontaktów jest głównym czynnikiem wpływającym na zadowolenie uczestników, dlatego ważne jest, aby wykorzystać te możliwości w trakcie spotkania. Korzystaj z sal konferencyjnych, twórz małe grupy i zachęcaj uczestników bezpośrednich do korzystania z narzędzi cyfrowych, aby wzbogacić ich doświadczenia. Pozwól wirtualnym uczestnikom wziąć udział w sesji pytań i odpowiedzi oraz ankietach, a także daj im szansę na przekazanie swoich opinii.

Dobrym pomysłem jest również stworzenie cyfrowej przestrzeni, do której uczestnicy wydarzenia mogą w każdej chwili wejść i połączyć się ze sobą. Możesz również użyć narzędzia takiego jak poczekalnia ClickMeeting, aby zapewnić uczestnikom elastyczną przestrzeń do komunikacji.

Przygotuj prelegentów

Wielu prelegentów jest przyzwyczajonych do wirtualnych prezentacji – nie każdy ma doświadczenie z wydarzeniami hybrydowymi. Prawie połowa organizatorów wydarzeń twierdzi, że prelegenci mają trudności z utrzymaniem balansu pomiędzy obiema grupami odbiorców. Dlatego ważne jest, aby odpowiednio przygotować prelegentów, tak aby byli świadomi istnienia różnic. Możesz również zaproponować pomysły, w jaki sposób mogą oni zaangażować obie grupy w równym stopniu, np. zapoznając ich z narzędziami udostępnianymi przez platformę do wydarzeń wirtualnych.

Rozwój wydarzeń hybrydowych

Wydarzenia hybrydowe pozostaną z nami na stałe, a organizatorzy powinni wykorzystać narzędzia i taktyki, które sprawią, że będą satysfakcjonujące zarówno dla uczestników na miejscu, jak i online. Przygotowując własne wydarzenie hybrydowe, pamiętaj o następujących wskazówkach: