Pobierz poradnik
lub przeczytaj podsumowanie poniżej.
Wydarzenia online dają olbrzymie możliwości. Przekonały się o tym setki tysięcy firm na całym świecie, a dla wielu z nich impulsem do podjęcia działania w tym obszarze stała się pandemia. Obejmują przy tym bardzo zróżnicowane aktywności – webinary coraz częściej wykorzystywane są nie tylko w edukacji, ale również strategiach marketingowych marek. Pozwalają na łatwe nawiązywanie kontaktu i bezpośrednie docieranie do zainteresowanych odbiorców.
Oczywiście wiąże się to również z dużą odpowiedzialnością. Jednym z najważniejszych aspektów, o które powinien zadbać organizator wydarzeń online, jest prywatność uczestników i bezpieczeństwo powierzanych przez nich danych.
W naszym najnowszym raporcie przyjrzeliśmy się temu, jak do prywatności w sieci podchodzą sami użytkownicy i na jakie kwestie zwracają uwagę. W tym celu w lutym 2022 roku przeprowadziliśmy ankietę wśród uczestników wydarzeń. To wiedza szczególnie przydatna z perspektywy organizatorów. Mogą szybko przekonać się, czego tak naprawdę oczekują ich odbiorcy. W poradniku znajdziesz również sprawdzone rady, które pozwolą Ci zadbać o prywatność Twoją i Twoich uczestników podczas webinarów i spotkań online.
Table of Contents
Prywatność w sieci jest kluczowa
W dobie cyfrowych zagrożeń ochrona własnej prywatności staje się poważnym wyzwaniem. Jednocześnie, zwłaszcza w okresie, w którym większość aktywności społecznych przeniosła się do przestrzeni wirtualnej, rośnie liczba sytuacji, które mogą zwiększać ryzyko np. udostępnienia swojego wizerunku lub innych danych osobowych niepowołanym osobom.
Doskonale zdajemy sobie przy tym sprawę z tego, z jakimi konsekwencjami może się to wiązać. Jednocześnie pojawiające się co jakiś czas w przestrzeni publicznej informacje pokazują, że nadal pozostaje w tym zakresie sporo do zrobienia i nie wszyscy internauci podchodzą do tego problemu z takim samym zrozumieniem. Jak sami oceniamy swoje działania dotyczące ochrony prywatności w sieci?
Prywatność w trakcie wydarzeń online
Bierzemy w nich udział niezwykle chętnie. Bardzo często wystarczy kilka kliknięć, aby zapisać się na wydarzenie i wziąć w nim udział. Z drugiej strony wiele firm organizuje webinary, wykorzystując je np. w swojej strategii marketingowej.
Oczywiście dla większości uczestników kluczową rolę odgrywają kwestie merytoryczne i np. ranga zaproszonych ekspertów. Jak ważna jest dla nich prywatność? Czy są gotowi na pójście na kompromisy w tym zakresie? Okazuje się, że to jeden z najważniejszych czynników!
Zadbaj o prywatność swoich uczestników!
Poczucie prywatności przekonuje uczestników do rejestracji i wzięcia udziału w webinarze. Co więcej: jej zapewnienie jest obowiązkiem organizatora. Co może zrobić, aby odpowiednio zabezpieczyć interesy swoich uczestników? Możliwości jest bardzo dużo, zaczynając od właściwego doboru narzędzi poprzez odpowiedzialne zachowanie w trakcie samego wydarzenia, a kończąc na działaniach podejmowanych po jego zakończeniu.
Wypróbuj ClickMeeting za darmo
Bezpieczna platforma do webinarów z perspektywy uczestnika
Wybierając oprogramowanie do webinarów i wydarzeń online, zwykle zwracamy uwagę na listę dostępnych funkcji, stabilność połączenia czy intuicyjność obsługi. To oczywiście bardzo ważne kwestie, które wpływają bezpośrednio zarówno na doświadczenia organizatora, jak i uczestników. Porównując ze sobą poszczególne narzędzia, łatwo jednak o pominięcie niezwykle istotnego czynnika, jakim jest odpowiednie zadbanie o prywatność oraz bezpieczeństwo przetwarzanych danych. Co sądzą o tym uczestnicy wydarzeń?
Dane nie pozostawiają złudzeń. Ponad 90% respondentów zwraca uwagę na to, czy oprogramowanie, z którego korzystają, gwarantuje im odpowiednie bezpieczeństwo. To również ważne zobowiązanie dla organizatorów. Jeżeli chcesz nie tylko zabezpieczyć się przed potencjalną odpowiedzialnością prawną, ale również zapewnić swoim gościom komfortowe środowisko do pracy i nauki, wybierz wiarygodne narzędzie, które dba o prywatność Twoją i Twoich uczestników.
Zwróć uwagę na przepisy RODO
To organizator wydarzenia jest administratorem danych osobowych uczestników. Platforma, na której się ono odbywa, jest podmiotem, który przetwarza dane osobowe uczestników na polecenie administratora. Zgodnie z RODO takie powierzenie danych wymaga zawarcia odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzanych danych osobowych, co najczęściej odbywa się to na etapie zawierania umowy z platformą. Zanim przeprowadzisz webinar, zwróć uwagę na to, czy dany dostawca oferuje taką umowę lub treści jej odpowiadające, zwłaszcza jeżeli pochodzi spoza terytorium UE.
Anna Zielińska – radca prawny w ClickMeeting
Ochrona danych osobowych to ważne zobowiązanie, które oczywiście jest również regulowane prawnie. Pod tym względem szczególne rozwiązania dotyczą m.in. określonych podmiotów działających na terytorium Unii Europejskiej. Rozporządzenie RODO pod wieloma względami zrewolucjonizowało sposób, w jaki przechowujemy i przetwarzamy dane osobowe. To nie tylko zbiór przepisów, które muszą respektować europejskie firmy, takie jak ClickMeeting. To również próba wyznaczania globalnego standardu w zakresie ochrony danych. Już dziś wielu klientów z całego świata podchodzi do niego z zaufaniem i świadomie wybiera te narzędzia, która uwzględniają wytyczne RODO.
Stwórz dobry formularz zapisu
Sam webinar to nie wszystko. Aby mógł się odbyć, uczestnicy muszą oczywiście dokonać zapisu. Formularz zapisu pełni także ważną funkcję z perspektywy organizatora. Bardzo często pozwala nie tylko na rejestrację uczestników, ale umożliwia również pozyskanie leadów.
Wielu firmom zależy więc na tym, aby uczestnicy wyrazili zgodę na wykorzystanie swoich danych w celach marketingowych. Wykorzystanie potencjału webinar marketingu daje olbrzymie korzyści, jednocześnie jednak łatwo tutaj o popełnienie błędu.
Organizator powinien zatroszczyć się o to, aby zgody przy zapisywaniu się na webinar były zgodne z obowiązującym prawem. Uczestnik, rejestrując się na webinar, zawiera z organizatorem umowę o udział w webinarze. Na formularzu rejestracyjnym umieść więc obowiązkowy checkbox do wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w tym celu. Co ważne, w ramach tej zgody możesz zbierać tylko dane niezbędne do wzięcia udziału w wydarzeniu – nie wymagaj więc podania np. miejsca pracy czy adresu zamieszkania. Jeśli jako organizator zbierasz inne dane, to ich podanie musi być dobrowolne. Organizator może od uczestników zbierać także zgody dobrowolne np. na przesyłanie informacji handlowych. Przy pomocy platform takich jak ClickMeeting możesz w łatwy sposób skonfigurować stronę rejestracji, umieszczając na niej zarówno zgody obowiązkowe, jak i dobrowolne. Takie rozwiązanie pozwoli uczestnikom zdecydować, jakimi danymi chcą się z Tobą podzielić, a Ty będziesz działać w zgodzie z obowiązującym prawem.
Anna Zielińska – radca prawny w ClickMeeting
Jak uczestnicy badania podchodzą do wyrażania zgód obowiązkowych oraz dodatkowych?
Co piąty uczestnik wydarzeń jest skłonny do dobrowolnego wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych. To naprawdę olbrzymi potencjał. Jak widać, dla ponad 16% respondentów kluczowe znaczenie ma jednak to, czy są zainteresowani firmą lub produktem. Dobra jakość treści i skuteczna komunikacja mogą więc zagwarantować znakomite rezultaty.
Wypróbuj ClickMeeting za darmo
Pamiętaj o obowiązku informacyjnym
Ważnymi dokumentami, które chronią zarówno interesy uczestników, jak i prowadzących, są oczywiście regulamin wydarzenia oraz polityka prywatności. Powinny w jasny sposób określać zasady uczestnictwa w webinarze i informować uczestników między innymi o przysługujących im prawach dotyczących ochrony ich tożsamości i prywatności.
Warto stworzyć stronę zawierającą kompleksowe dane dotyczące obchodzenia się z danymi osobowymi zbieranymi podczas wydarzenia. Możesz to zrobić w formie krótszej tj. obowiązku informacyjnego lub dłuższej, czyli polityki prywatności opisującej kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych we wszystkich aspektach Twojej działalności. Informacje przekazywane uczestnikom powinny obejmować m. in. tożsamość i dane kontaktowe administratora danych, czyli organizatora wydarzenia, cel przetwarzania danych, okres ich przechowywania, informacje o prawach przysługujących uczestnikom, w tym o prawie do dostępu, sprostowania lub usuwania danych osobowych, a także wskazanie podmiotów, którym dane takie mogą być udostępniane.
Anna Zielińska – radca prawny w ClickMeeting
Czy jest to dla nich istotne? Okazuje się, że jak najbardziej.
Zdecydowana większość uczestników zapoznaje się z regulaminem wydarzenia czy polityką prywatności przed odznaczeniem odpowiedniego przycisku wyboru. Jedynie niecałe 12% rezygnuje z tej możliwości, a za nieistotne uważa to zaledwie 1,21% uczestników badania.
Zwróć uwagę na dane uczestników w pokoju wydarzenia
Jakie dane podają użytkownicy, logując się na wydarzenie? Okazuje się, że większość z nich preferuje zachowanie – przynajmniej częściowej – anonimowości. Jeżeli jest taka możliwość, ponad połowa badanych wprowadza jedynie nick i adres e-mail. Jedynie 4% przedstawia się natomiast pełnym imieniem i nazwiskiem.
Organizator ma decydujący wpływ na budowanie poczucia bezpieczeństwa. Wybierając odpowiednią platformę, będzie w stanie skorzystać z dodatkowych opcji, które pozwolą poczuć się uczestnikom komfortowo. Należy do nich chociażby ukrywanie widocznych publicznie danych uczestników (np. w oknie czatu czy podczas sesji Q&A). Okazuje się, że to również ważne z ich perspektywy.
Poinformuj uczestników o nagrywaniu
Nagrywanie wydarzeń jest niezwykle ważną funkcją. Pozwala stworzyć materiał wideo, którym następnie można podzielić się z uczestnikami, osobami, które dokonały rejestracji, ale nie pojawiły się na wydarzeniu, lub wykorzystać go w zupełnie innych kanałach. Jednocześnie często zdarza się, że na nagraniu zostaje uwieczniony wizerunek czy dane innych osób (np. wtedy, gdy prosisz uczestnika webinaru o zabranie głosu albo nagrywasz spotkanie online ze swoimi współpracownikami czy uczniami).
Najpoważniejszym błędem, jaki może popełnić organizator wydarzenia, jest nieinformowanie uczestników o jego nagrywaniu. Okazuje się, że to dla nich bardzo ważne!
Ankieta została przeprowadzona przez ClickMeeting w lutym 2022 roku na próbie 510 uczestników wydarzeń online. Grupa składała się z 52% kobiet i 48% mężczyzn w różnych grupach wiekowych – 18–34 lata 26%, 35–54 lata 35%, powyżej 55 lat – 39%.
Czy zadbałeś o prywatność swoich uczestników? Krótka checklista dla organizatora
Jak widać, ochrona prywatności i danych uczestników to niezwykle ważna kwestia, która jest nie tylko obowiązkiem prawnym organizatorów: zwracają na nią uwagę również sami uczestnicy wydarzeń online! Zapewnienie bezpiecznej przestrzeni nie musi być trudne. Oto kilka podstawowych elementów, na które należy zwrócić uwagę.
Wybierz bezpieczną platformę: pamiętaj, że jako organizator jesteś administratorem danych osobowych swoich uczestników. Platforma odpowiada jednak za ich przetwarzanie. Zwróć uwagę na procedury bezpieczeństwa, jakie zapewnia. Upewnij się, czy są one zgodne z obowiązującymi normami prawnymi.
Zredukuj wymagany zakres danych do niezbędnego minimum: dane osobowe, których wymagasz od swoich uczestników, powinny być pozyskiwane w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu, np. wzięcia udziału w webinarze.
Opracuj wzory regulaminów i politykę prywatności: postaw na jasną komunikację i udostępnij swoim uczestnikom jak najbardziej wyczerpujące informacje na temat zasad uczestniczenia w wydarzeniu oraz sposobu przechowywania i przetwarzania ich danych osobowych.
Wskaż zgody obowiązkowe i dobrowolne: uzyskiwanie zgód od uczestników jest niezwykle proste. W tym celu możesz posłużyć się odpowiednimi checkboxami, które umieścisz na stronie rejestracji na wydarzenie. Zdecydujesz również, które są obowiązkowe, a które dobrowolne.
Wykorzystaj przestrzeń: dobra platforma do webinarów i spotkań online daje Ci sporo możliwości kontaktowania się ze swoimi odbiorcami. Informacje na temat przetwarzania danych osobowych, prywatności czy związanych z ochroną prawa autorskich i tajemnicy przedsiębiorstwa możesz więc umieścić nie tylko na stronie rejestracji, ale również w poczekalni czy wysyłanych automatycznie mailingach.
Zabezpiecz swoje wydarzenie: w trakcie webinaru dzielisz się swoją wiedzą, często także udostępniasz dodatkowe materiały. Jeżeli chcesz je chronić, zabezpiecz wydarzenie hasłem lub jednorazowym tokenem.
Poinformuj uczestników o nagrywaniu: jeżeli planujesz nagrywanie wydarzenia, daj o tym znać uczestnikom na samym początku. Np. w polityce prywatności wskaż również, w jaki sposób będziesz wykorzystywać nagrania.
Ukryj tożsamość uczestników: jedna z dostępnych opcji pozwala na ukrycie danych uczestników np. na liście obecności lub w oknie czatu. Zamiast imienia lub imienia i nazwiska pojawi się więc jedynie inicjał, a resztę liter zastąpią gwiazdki. Jak udowadnia nasze badanie, wielu uczestników tego oczekuje.
Zastrzeżenie. Informacje na temat prawnych aspektów prowadzenia webinarów zawarte w tym przewodniku oparte są na prawie UE. Jeśli korzystasz z Platformy ClickMeeting w Europejskim Obszarze Gospodarczym i używasz wybranych funkcji w ramach Platformy, prawdopodobnie wymienione powyżej obowiązki mają zastosowanie w Twoim przypadku.
Loading...
