Pytanie: Kiedy ostatni raz wyszedłeś ze spotkania biznesowego i pomyślałeś: “Tak, to było niesamowite! Chciałbym, żebyśmy mogli to robić każdego dnia!”. Odpowiedź: NIGDY.
Panuje powszechna zgoda co do tego, że spotkania biznesowe nie są satysfakcjonujące. Ale to nie powstrzymuje nas przed planowaniem 55 milionów z nich każdego dnia w samych Stanach Zjednoczonych. Dlaczego? Ponieważ spotkania, choć mogą być kiepskie, są konieczne. Bez nich większość zespołów nie byłaby w stanie funkcjonować.
Jaka jest więc odpowiedź? Czy jesteśmy skazani na uczestniczenie w nudnych, bezproduktywnych spotkaniach do końca życia? Nie! Warto przemyśleć jednak ich formułę. Znakomicie sprawdzają się chociażby spotkania w formule daily.
W tym artykule wyjaśniamy, czym są daily (daily standup meeting), dlaczego powinieneś je prowadzić, jak to robić i wskażemy kilka pułapek, których należy unikać. Mamy wiele do zrobienia, więc zaczynajmy!
Table of Contents
Co to daily?
Daily to szybkie spotkanie, które pozwala członkom zespołu podzielić się aktualnościami związanymi z pracą. W warunkach biurowych często odbywa się na stojąco, co zapewnia zwięzłość. Podczas każdego spotkania członkom zespołu zadawane są trzy pytania, które pomagają utrzymać ich we właściwych torach:
- Co zrobiłeś wczoraj?
- Co zrobisz dzisiaj?
- Czy jest coś, co blokuje twój postęp?
Codzienne spotkania (daily) wywodzą się z kręgów zwinnych metodyk zarządzania projektami, ale obecnie są wykorzystywane przez wiele różnych zespołów.
Czy powinieneś organizować spotkania daily?
Nikt nie budzi się rano i nie myśli: “Wow, nie mogę się doczekać, żeby wziąć udział w dzisiejszym spotkaniu w pracy!”. W rzeczywistości większość z nas myśli: “Ugh, tylko nie znowu to!”.
Wiele spotkań to kompletna strata czasu. Rozumiemy więc, jeśli samo słowo “spotkanie” przyprawia Cię o mdłości. Ale chodzi o to, że krótkie spotkania daily nie są takie jak zwykłe, nudne i bezproduktywne spotkania, do których jesteś przyzwyczajony. Oto dlaczego:
- Daily są szybkie: pożegnaj się z godzinnymi wywodami. Jeśli możesz wygospodarować 15 minut, możesz uczestniczyć w codziennym spotkaniu daily. Tak, 15 minut to wszystko, czego potrzebujesz!
- Spotkania daily są konkretne: uczestnicy przychodzą, odpowiadają na trzy pytania wymienione powyżej, a następnie wracają do pracy. To wszystko, nie ma okazji do rozpraszania się.
- Spotkania daily promują pracę zespołową: kiedy członkowie zespołu regularnie przekazują sobie nawzajem aktualne informacje, pomagają budować środowisko pracy oparte na współpracy.
Czy powinieneś więc organizować daily? Jeśli chcesz zwiększyć produktywność i utrzymać pozytywne środowisko pracy dla swoich pracowników, odpowiedź brzmi “tak!”.
Jak przeprowadzać codzienne spotkania online
Skoro już wiesz, czym są codzienne spotkania daily i dlaczego są korzystne, porozmawiajmy o tym, jak zespoły zdalne i/lub rozproszone mogą je skutecznie przeprowadzać. Oto pięć wskazówek, które w tym pomogą:
Korzystaj z odpowiedniego oprogramowania do wideokonferencji
Nie ma znaczenia, jaki rodzaj zdalnego spotkania organizujesz – szybkie spotkanie czy trwającą kilka dni konferencję biznesową – ważne jest oprogramowanie do prowadzenia spotkań. Wybierz narzędzie, które:
- Jest super łatwe w użyciu: Twoje codzienne spotkania standup powinny być szybkie. Nie chcesz tracić czasu na pytanie swojego zespołu: “Zaraz, jak mam znowu udostępnić mój ekran?”. Wybierz oprogramowanie do wideokonferencji, które jest łatwe w obsłudze.
- Ma funkcje, których potrzebujesz: odpowiednie funkcje sprawią, że daily będą bardziej produktywne i skuteczne. Poszukaj oprogramowania do wideokonferencji, które pozwala na współdzielenie ekranu, rysowanie na cyfrowych tablicach i łatwe nagrywanie spotkań.
- Nie rozbijesz banku: oprogramowanie do wideokonferencji, z którego korzystasz, powinno być dostosowane do Twojego budżetu. Wybierz intuicyjne narzędzie, które ma funkcje, których potrzebujesz, i kosztuje tyle, na ile możesz sobie pozwolić. Na rynku jest wiele wysokiej jakości rozwiązań, które spełniają te kryteria.
Wypróbuj ClickMeeting i przekonaj się, jak w łatwy sposób tworzyć spotkania daily i inne wydarzenia online, bez względu na ich skalę!
Nasze narzędzie do prowadzenia wideokonferencji i webinarów jest używane przez tysiące zadowolonych klientów w 125 krajach na całym świecie. Posiada wszystkie funkcje, których potrzebujesz, aby z powodzeniem prowadzić codzienne spotkania daily. Zagwarantuje przy tym wymierne oszczędności.
Najlepsze jest to, że możesz wypróbować ClickMeeting za darmo już teraz. Zapisz się na 30-dniowy okres próbny (bez karty kredytowej), aby sprawdzić, czy nasze rozwiązanie jest odpowiednie dla Ciebie i Twojego zespołu.
Stwórz porządek spotkania
Najlepsze spotkania zaczynają się o określonych porach, kończą o określonych porach i dotyczą określonych informacji. Innymi słowy, mają agendę, której gospodarze spotkań się trzymają.
Nie inaczej jest z daily. Wybierz stałą porę ich organizowania – najlepiej rano. Upewnij się, że kończą się 15 minut po rozpoczęciu. I niech każdy uczestnik odpowie na trzy pytania, które opisaliśmy w pierwszej części artykułu.
Oto przykład dziennej agendy spotkania daily:
9:00 – Wszyscy uczestnicy logują się do firmowego oprogramowania do wideokonferencji.
9:05 – Spotkanie rozpoczyna się i zadawane są trzy pytania.
9:20 – Daily kończy się i każdy z uczestników wraca do pracy.
Daily powinny być proste i zwięzłe. Nie ma potrzeby wprowadzania jakichkolwiek zmian. Po prostu stwórz agendę przypominającą tę, którą właśnie się podzieliliśmy, a następnie trzymaj się jej.
Wyeliminuj nieproduktywne dyskusje
Jedynym sposobem na zorganizowanie 15-minutowego daily jest pozbycie się zbędnych elementów. Musisz wyeliminować wszystkie dyskusje, które nie odnoszą się do trzech pytań, które zadajesz każdemu uczestnikowi.
Aby to zrobić, spróbuj napisać niepowiązane tematy pojawiające się w trakcie dyskusji. Następnie zaproś członków zespołu, aby porozmawiali z Tobą na ten temat po spotkaniu, jeśli czują taką potrzebę. Możesz też opublikować tematy w zespołowym kanale Slack, aby były omówione w innym czasie.
Oto, jak powinien wyglądać dialog między Tobą a członkiem zespołu podczas daily:
Ty: Co robiłeś wczoraj?
Członek zespołu: Skatalogowałem wszystkie odpowiedzi w naszej ankiecie i uporządkowałem je w Arkuszu Google, tak aby informacje były łatwo dostępne.
Ty: Co będziesz robił dzisiaj?
Członek zespołu: Przeanalizuję te dane z Jackiem i wspólnie z nim zaktualizujemy naszą strategię treści na resztę roku.
Ty: Napotkałeś na jakieś problemy?
Członek zespołu: Nie w tym momencie, ale chciałbym, aby ktoś inny spojrzał na strategię treści, gdy już ją przygotujemy.
Następnie możesz przejść do kolejnego członka zespołu. Jeśli uda Ci się utrzymać taką wymianę zdań, będziesz w stanie prowadzić niezwykle udane codzienne spotkania daily.
Zawsze kończ daily podsumowaniem
Poproś jednego z uczestników o robienie notatek podczas spotkania. W ten sposób zyskacie możliwość śledzenia postępów, a każdy uczestnik będzie wiedział, co dokładnie ma robić. Pomoże to również odnaleźć się osobom, które nie mogą uczestniczyć w spotkaniach.
Większość z zapisywanych akcji będzie dotyczyć odpowiedzi na drugie pytanie: “Co zrobisz dzisiaj?”, co sprawia, że proces robienia notatek jest niezwykle łatwy. Nie zapomnij jednak zapisywać wszelkich dodatkowych działań, które pojawią się podczas daily.
Na przykład, jeśli zapytasz Ani: “Czy są jakieś problemy, które utrudniają Twoją pracę”, a ona odpowie: “Tak, przydałaby mi się pomoc w analizie zeszłotygodniowych raportów”, a wtedy Marta powie: “Mogę ci pomóc”, upewnij się, że ten punkt działania zostanie dodany do zadań Marty.
Działania po zakończeniu daily
Na koniec sprawdź, co dzieje się z Twoim zespołem po spotkaniu. Upewnij się, że mają wszystko, czego potrzebują do wykonania swoich zadań. Zapytaj, czy napotkali jakieś dodatkowe problemy od czasu ostatniej rozmowy. I bądź dostępny, aby pomóc, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Nie chcesz być zbyt bezpośredni lub sprawić, aby Twoi pracownicy czuli się tak, jakby byli zarządzani w mikroskali? Szybki e-mail uzupełniający prawdopodobnie zostanie przez nich doceniony.
Ten rodzaj komunikacji pomoże również utrzymać odpowiednie tempo pracy w zespole. Jeśli uczestnicy wiedzą, że odniesiesz się po pewnym czasie do tematów poruszanych podczas daily, będą prawdopodobnie bardziej zmotywowani do pracy i terminowo wykonają zadania.
Pułapki, których należy unikać podczas daily
Codzienne spotkania potencjał, aby przekształcić Twoją firmę w potęgę produktywności – ale tylko wtedy, gdy unikniesz typowych pułapek opisanych poniżej:
Nie spóźniaj się
Czas Twojego zespołu jest cenny. Nie marnuj go, przychodząc na daily po jego planowanym rozpoczęciu. Pojawiaj się punktualnie i upewnij się, że jesteś zawsze w pełni przygotowany.
Spóźnienia świadczą o braku szacunku dla pracowników i całego spotkania. Jeśli Ty nie możesz przybyć o wyznaczonej godzinie, dlaczego Twój zespół miałby odczuwać taką potrzebę?
Oczywiście wszystko może się wydarzyć. Jeśli wiesz, że się spóźnisz, rozważ odwołanie spotkania i ponowne połączenie się ze wszystkimi za pośrednictwem oprogramowania do wideokonferencji następnego dnia.
Nie siadaj
Nie bez powodu daily często określa się mianem stand-upów…
Jeśli usiądziesz, zrobi się wygodnie, a wygoda jest wrogiem daily. Dlaczego? Ponieważ o wiele bardziej prawdopodobne jest, że gdy jest Ci niewygodnie, będziesz dążył do szybkiego, produktywnego spotkania, niż gdy znajdujesz się w bardziej komfortowej pozycji.
Pamiętaj, że spotkania standup powinny być krótkie i dotyczyć określonych zagadnień. Stanie to jeden z najlepszych sposobów na to, aby codzienne spotkania nie ciągnęły się zbyt długo.
Organizuj lepsze spotkania
Codzienne spotkania daily poprawią produktywność Twojego zespołu, jeśli tylko przekonasz się, jak je prowadzić. Po przeczytaniu tego artykułu wiesz już dokładnie, jak sprawić, by Twoje spotkania były najlepsze z możliwych. Wiesz również o kilku najczęstszych pułapkach, których powinieneś unikać.
Wszystko, co pozostaje do zrobienia, to zaplanowanie swojego pierwszego daily! Jesteśmy pewni, że Ty i Twój zdalny zespół pokochacie czas, który uda się dzięki niemu zaoszczędzić.
Szukasz wysokiej jakości oprogramowania do wideokonferencji, na którym będziesz mógł organizować codzienne spotkania standup? Wypróbuj ClickMeeting za darmo już teraz. Nasze rozwiązanie jest łatwe w użyciu, bogate w funkcje i doceniane przez tysiące zadowolonych klientów. Kliknij tutaj, aby rozpocząć 30-dniowy okres próbny.
Loading...
